Секретари могут иметь ряд обязанностей в зависимости от своего рабочего места, но в целом они отвечают за бесперебойную работу офисов, выполняя ряд административных и низкоуровневых задач управления. Эти специалисты обычно отвечают на телефоны и электронную корреспонденцию и управляют системами подачи; они также могут сортировать почту, организовывать встречи и координировать межбанковские коммуникации. В большинстве случаев работа считается «начальным уровнем», что означает, что для успеха не требуются специальные навыки или образовательная квалификация. Точно так же есть место для продвижения. Люди с большим потенциалом или опытом часто оказываются в беге за все более престижные рабочие места с более высокой и высокой оплатой.

Внутри этого зонтика обычно входят помощники помощника помощника, служащего и личного помощника. Все эти должности являются административными, и все они обычно сосредоточены на оформлении документов и электронном документообороте. Одним из единственных исключений являются правительственные или другие официальные «секретари», такие как министр обороны или секретарь казначейства. Хотя эти названия могут предлагать исключительно низкоуровневую функцию, должностные лица в этих ролях, как правило, имеют довольно высокий рейтинг и обычно мало выполняют административную или клерикальную работу.

Клерикские навыки
Управление офисом является одной из важнейших секретарских задач. Эта категория работы может быть несколько широкой, но почти всегда включает административные и канцелярские обязанности. Секретари обычно управляют офисной документацией, которая включает в себя отправку и получение почты, создание и организацию систем регистрации и управление перепиской. В большинстве настроек необходимы навыки работы с компьютером и текстовой обработкой.

Ответ на телефонные звонки также является важной частью работы в большинстве мест. Секретари часто являются первыми людьми, с которыми клиенты и клиенты будут разговаривать, когда звонят в бизнес. Как правило, требуются хорошие манеры и вежливое поведение. Профессионалы, как правило, проявляют большой такт при принятии сообщений, удержание абонентов в ожидании или ответы на основные вопросы.

Планирование и календарное планирование
Во многих случаях административный персонал отвечает за управление офисными календарями, а также отдельными календарями сотрудников. Они часто несут ответственность за планирование встреч и встреч и наблюдение за конфликтами и двойным бронированием. Эта задача особенно заметна в таких местах, как медицинские практики, когда пациенты постоянно призывают к назначению, но могут возникать там, где сотрудники более высокого уровня «пользуются спросом». Даже если речь идет только о планировании обеда или организации ужинов, секретарей как правило, некоторые из первых людей, руководители и менеджеры обращаются за помощью.

Управленческие обязанности
В дополнение к навыкам канцелярского дела административный персонал должен быть менеджером времени и людей. Они должны предвидеть потребности персонала офиса, быстро решать внутренние проблемы и эффективно работать для координации и объединения разных людей. Отличные навыки людей действительно важны, особенно когда речь идет об управлении руководителями и другими важными сотрудниками. Большая часть работы может быть «за кулисами», когда секретари предвосхищают потребности и требования своих начальников до того, как будут сделаны даже запросы.

Позиция в иерархии персонала
В большинстве офисов секретари считаются несколько низкоуровневыми и почти всегда находятся вблизи нижней части офиса. Обычно они отвечают как среднему, так и старшему руководству, и они должны, как правило, помогать всем одинаково. В крупных предприятиях и офисах часто есть целые секретарские пулы, однако в этом случае возникает нечто более тонкая иерархия. В этих настройках некоторым работникам может быть поручено выполнение таких заданий, как регистрация и ответы на телефонные звонки, в то время как другие могут управлять расписаниями и взаимодействовать с высокопоставленными сотрудниками. Продвижение в этих офисах обычно зависит от времени и опыта.

Некоторые из самых престижных работ, которые может получить секретарь, находятся в сфере личной помощи. Многие руководители высшего звена и корпоративные лидеры имеют преданных администраторов, вся трудовая жизнь которых посвящена уходу и управлению графиком одного лидера. Этот тип секретаря обычно должен работать долгие часы и заниматься иногда непредсказуемыми требованиями и запросами, но часто является одним из самых высокооплачиваемых и наиболее уважаемых профессии.

Требования к обучению и обучению
У разных работодателей разные требования к тому, как их секретари получают образование. В некоторых случаях дипломы или эквиваленты средней школы — это все, что необходимо, в то время как в других случаях предпочтительными являются фактические секретарские сертификаты или степени. Общественные колледжи и профессионально-технические училища часто предлагают программы, в которых заинтересованные студенты могут изучать все аспекты обработки текстов и управления офисами. Принятие такого рода курса часто является хорошей идеей, даже если это не является строго обязательным, поскольку это может помочь в выдаче приложения и может дать новым сотрудникам ногу, когда дело доходит до опыта.

Специальные обстоятельства: официальные и правительственные секретари
Термин «секретарь» не всегда может быть прикреплен к администратору офиса. В некоторых случаях, особенно с участием высокопоставленных правительственных чиновников, назначение может использоваться в почетном качестве, чтобы указывать на управление широким сектором дел. Должностные лица, которые возглавляют отделы или контролируют крупные правительственные подразделения, могут использовать секретарские титулы, но их рабочие места не следует путать с более распространенными функциями управления офисом.