Глава 7. Инвентаризация основных средств
7.1. Правила проведения инвентаризации
В соответствии с п.1 ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" "для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка".
Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приложение к приказу Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49) (далее - Методические указания по инвентаризации).
Согласно п.1.4 Методических указаний по инвентаризации "основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств".
Порядок и сроки проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них), определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
"Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации" (п.2 ст.12. Федерального закона "О бухгалтерском учете").
"При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады)" (п.1.6 Методических указаний по инвентаризации).
"Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия" (п.2.2 Методических указаний по инвентаризации).
"В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными" (п.2.3 Методических указаний по инвентаризации).
До начала инвентаризации рекомендуется проверить:
а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.
В соответствии с п.3.2 Методических указаний по инвентаризации:
"При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.
Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации".
"При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам- местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.
Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях" (п.3.3 Методических указаний по инвентаризации).
"Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации - изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводится по наименованиям с указанием количества этих предметов" (п.3.4 Методических указаний по инвентаризации).
"Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризируются до момента временного их выбытия" (п.3.5 Методических указаний по инвентаризации).
"На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.)" (п.3.6 Методических указаний по инвентаризации).
"Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.
По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду" (п.3.7 Методических указаний по инвентаризации).
Необходимо отметить серьезность такого мероприятия как инвентаризация с точки зрения обеспечения выполнения важнейшей задачи бухгалтерского учета - формирования достоверной информации; на многих небольших предприятиях вообще не проводятся инвентаризации или проводятся с нарушением правил.
7.2. Документальное оформление
результатов инвентаризации
Документальное оформление результатов инвентаризации основных средств осуществляется в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (введено в действие с 1 января 1999 года).
Согласно вышеуказанному Постановлению:
1. Для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.) применяется Инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1).
Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).
При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.
Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения).
На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.
2. При инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств применяется Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма N ИНВ-10)
Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки состояния работ в натуре, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, второй - материально ответственному(ым) лицу (лицам). В случае выявления необоснованного перерасхода выявляются его причины и производятся соответствующие исправления в бухгалтерском учете.
3. Для отражения результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов), по которым выявлены отклонения от данных учета применяется сличительная ведомость (формы N ИНВ-18).
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).
7.3. Отражение в бухгалтерском учете
результатов инвентаризации
Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета определен в п.3 ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете", в соответствии с которым:
"а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов)".
Пунктом 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности конкретизировано, что излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.
В соответствии с п.34 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств "неучтенные объекты основных средств, обнаруженные при инвентаризации, принимаются к бухгалтерскому учету по рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом учета финансовых результатов (с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц)".
Согласно п.3.3 Методических указаний по инвентаризации "оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами".
"Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете" (п.5.5 Методических указаний по инвентаризации).
Согласно новому Плану счетов и Инструкции по его применению для обобщения информации о прочих доходах и расходах (операционных, внереализационных) отчетного периода, кроме чрезвычайных, предназначен счет 91 "Прочие доходы и расходы".
Для отражения процесса выбытия основных средств может быть открыт отдельный субсчет "Выбытие основных средств" счета 01 "Основные средства", в дебет которого относится стоимость выбывающего объекта, а в кредит - сумма накопленной амортизации
В новом Плане счетов и Инструкции по его применению изменен код счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Данному счету соответствует одноименный счет 94.
В соответствии с пояснениями к счету 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" по дебету указанного счета отражается остаточная стоимость (первоначальная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации) недостающих или полностью испорченных основных средств. По недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с кредита счетов учета указанных ценностей.
При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", и их стоимостью, отраженной на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", относится в кредит счета 98 "Доходы будущих периодов". По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 "Доходы будущих периодов" в корреспонденции со счетом 91 "Прочие доходы и расходы".
По кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражается также списание недостач ценностей сверх величин (норм) убыли и потерь от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников, а также недостач товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков в корреспонденции со счетом 91 "Прочие доходы и расходы".
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
| Хозяйственная операция | Дебет | Кредит |
|———————————————————————————————————————————————|———————————|———————————|
|Выявлены излишки основных средств | 01 | 91 |
|———————————————————————————————————————————————|———————————|———————————|
|Списана первоначальная стоимость объекта основ-| 01 | 01 |
|ных средств, недостача которого выявлена | | |
|———————————————————————————————————————————————|———————————|———————————|
|Списана амортизация по объекту основных| 02 | 01 |
|средств, недостача которой выявлена | | |
|———————————————————————————————————————————————|———————————|———————————|
|Выявлен результат от недостачи основных| 94 | 01 |
|средств | | |
|———————————————————————————————————————————————|———————————|———————————|
|Недостача отнесена на виновных лиц | 73 | 94 |
|———————————————————————————————————————————————|———————————|———————————|
|Разница между балансовой и рыночной стоимостью| 73 | 98 |
|объекта основных средств отнесена на виновных| | |
|лиц | | |
|———————————————————————————————————————————————|———————————|———————————|
|Удержана из заработной платы виновных лиц при-| 70 | 73 |
|читающаяся к уплате сумма в возмещение ущерба | | |
|———————————————————————————————————————————————|———————————|———————————|
|Сумма сверх выявленной недостачи признана вне-| 98 | 91 |
|реализационным доходом организации | | |
|———————————————————————————————————————————————|———————————|———————————|
|Недостача отнесена на финансовые результаты,| 91 | 94 |
|если виновные лица не установлены | | |
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
«все книги «к разделу «содержание Глав: 14 Главы: < 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.