Глава 2. О СТРУКТУРЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АППАРАТЕ МИРОВОГО СУДЬИ, ЗАНИМАЮЩЕГОСЯ РАССМОТРЕНИЕМ ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ

1. Общие положения

Делопроизводство у мирового судьи осуществляется его аппаратом, структура и штатное расписание которого устанавливаются законом субъекта Российской Федерации, с учетом нормативов и особенностей местных условий.

Передача в ведение мирового судьи гражданских уголовных дел и дел об ответственности по административно-правовым нарушениям, находившихся ранее в ведении районных (городских) судов, влечет за собой необходимость организационного обеспечения судопроизводства по делам названных категорий.

Это достаточно большой объем структурно непростой работы, выполнение которой силами ограниченного в количественном отношении аппарата мирового судьи представляет собой довольно трудную задачу.

Целью организации делопроизводства является обеспечение успешной работы мирового судьи по отправлению правосудия по делам, отнесенным к его компетенции (с соблюдения процессуальных норм и сроков), обеспечение исполнения приговоров, решений, определений и постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся в суд граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Работа с документами должна отвечать требованиям стандартов в области документоведения и архивного дела и должна совершенствоваться с внедрением передовых компьютерных технологий по обработке документальных материалов.

Работники аппарата судебного участка мирового судьи, занимающиеся делопроизводством в суде, обязаны хорошо знать инструктивные требования по делопроизводству, структуру судов, график и порядок работы других юридических учреждений. Они должны быть знакомы с нормами гражданского и уголовного права и процесса, постоянно совершенствовать свои знания и профессиональное мастерство путем самостоятельной подготовки и учебы в организованных формах.

Поскольку аппарат мирового судьи предусматривается, как правило, немногочисленный и во многих случаях невозможно объединение аппаратов нескольких мировых судей для обеспечения более совершенной системы организации делопроизводственной деятельности, приобретает еще большую значимость, чем, скажем, в районных судах, взаимозаменяемость работников аппарата мирового судьи.

Это, в свою очередь, требует более широкой подготовки каждого специалиста, а от мирового судьи, естественно, требуется не только знание всех сторон и особенностей делопроизводственной деятельности, но и понимание важности точного разграничения обязанностей между работниками аппарата и продуманного контроля за исполнением этих обязанностей.

Недостаточно внимательное отношение к организации работы специалистов судебного участка и игнорирование необходимого, методичного контроля со стороны мирового судьи, как свидетельствует опыт работы районных судов, неизбежно повлечет за собой негативные последствия. Избежать ошибок вообще, может быть, и не удастся, но при продуманной организации работы аппарата и при системном и регулярном контроле (самоконтроле) значительно раньше они могут быть замечены, и своевременно могут быть приняты необходимые меры для устранения самих ошибок и нежелательных последствий.

2. Руководство делопроизводством по судебному участку

мирового судьи и распределение основных обязанностей

между сотрудниками его аппарата

2.1. Мировой судья руководит делопроизводством и отвечает за его состояние.

Мировой судья систематически проверяет состояние делопроизводства в суде и своевременно принимает меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков.

Мировой судья:

- организует работу аппарата судебного участка в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и Инструкцией по статистической отчетности с соблюдением установленных государственных стандартов;

- в целях повышения производительности труда, наиболее четкого исполнения служебного долга распределяет должностные обязанности между работниками аппарата судебного участка и осуществляет систематический контроль за их выполнением;

- контролирует сроки прохождения по судебному участку дел и поступающих отдельно материалов;

- организует хранение, отбор и сдачу в архив документов судебного участка, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;

- не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещей, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств;

- дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов;

- внедряет в практику работы аппарата судебного участка передовой опыт работы других судебных участков по делопроизводству, средства оргтехники, решает вопросы организации рабочих мест;

- обеспечивает регулярное проведение занятий с работниками канцелярии по повышению деловой квалификации, организует освоение ими смежных профессий и наиболее рациональных приемов труда.

2.2. Помощник мирового судьи (а в тех случаях, где эта должность не предусмотрена, секретарь суда) в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству организует работу аппарата мирового судьи.

На него возлагается:

- ведение учета явки на работу и ухода с работы работников аппарата мирового судьи, контроль за исполнением секретарем судебного заседания его обязанностей;

- ведение нарядов, книги приказов и распоряжений мирового судьи;

- принятие, регистрация, учет и хранение гражданских дел и вещественных доказательств;

- принятие, регистрация жалоб, протестов на решения, определения и постановления мирового судьи;

- подготовка к отправке и отправка дел с апелляционными, кассационными, частными жалобами и протестами в вышестоящие суды;

- учет и контроль за исполнением судебных поручений, поступивших из других судов, а также учет и контроль за исполнением судебных поручений мирового судьи, направленных в другие суды, в том числе связанных с исполнением обязательств по международным соглашениям;

- контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по гражданским делам и др.), составление статистических отчетов по утвержденным формам;

- учет частных определений и контроль за ведением переписки по их исполнению;

- ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей;

- учет юридической литературы, поступающей в судебный участок, учет и систематизация законодательства и судебной практики вышестоящих судов;

- ведение архива судебного участка мирового судьи, подготовка и оформление помещения в архив законченных дел, журналов и карточек, обеспечение сохранности судебных дел и документов, создание необходимого режима хранения, ведение журналов архива суда;

- рассмотрение годовых описей судебных дел и документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, и передача дел (по согласованию с архивным учреждением) в государственный архив;

- отбор судебных дел, материалов, нарядов и других документов для постоянного хранения или оформление их для уничтожения;

- снятие с разрешения мирового судьи копий с документов, необходимых для вручения или высылки гражданам и должностным лицам;

- выдача с разрешения мирового судьи документов из дел и дел из архива;

- регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение службе судебных приставов-исполнителей;

- подготовка и направление документов по исполнению решений, определений, постановлений и контроль за получением сообщений об их исполнении;

- выполнение другой работы по поручению председателя суда и заведующего канцелярией (старшего секретаря).

2.3. На секретаря судебного заседания возлагается:

- выполнение необходимой работы при приеме мировым судьей граждан, оформление запросов, писем и повесток;

- вызов участников процесса и свидетелей;

- подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

- проверка явки лиц, которые вызывались в судебное заседание, и сведений о вручении вызовов неявившимся лицам, изготовление отметок в повестках о времени нахождения явившихся лиц в судебном заседании;

- ведение протоколов судебных заседаний и ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам;

- оформление гражданских дел после их рассмотрения;

- отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения;

- выписка исполнительных листов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению;

- выполнение другой работы по поручению мирового судьи и его помощника (секретаря суда).

В том случае, если мировые судьи, несмотря на то что каждый имеет свой территориально выделенный участок, располагаются в одном здании и возникает возможность организовать работу аппарата, объединив соответственно штатные единицы, установленные для каждого мирового судьи в одно целое, т.е. в единый аппарат нескольких мировых судей, может быть по-иному организована работа специалистов, помощников мировых судей, секретарей судебного заседания.

В этом случае обязанность по организации работы объединенного аппарата мировых судей может быть возложена на одного из них (на мирового судью организатора), и именно этим мировым судьей должно быть обеспечено повседневное руководство и соответственно контроль за правильным исполнением каждым работником аппарата его инструктивных обязанностей.

При разработке инструкций для работников объединенного аппарата обязательно должны быть охвачены все делопроизводственные операции, и четко должны быть они обозначены в инструкции каждого.

При этом рекомендуется иметь в виду, что функции секретаря судебного заседания определяются во многом процессуальным законодательством, и передача этих функций секретаря судебного заседания как участника судебного процесса другим специалистам недопустима.

3. Прием посетителей

3.1. Прием граждан в суде производится мировым судьей и работниками его аппарата в дни и часы, установленные приказом мирового судьи по расписанию приема, вывешиваемому на видном месте. Граждане, прибывшие из других населенных пунктов, принимаются в течение рабочего дня мировым судьей или работниками его аппарата вне зависимости от графика приема.

3.2. Выдача справок и документов производится работниками аппарата мирового судьи в дни и часы, установленные приказом мирового судьи.

4. Порядок приема и отправления почты

4.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в суд (за исключением принятых на личном приеме), принимаются и отправляются помощником мирового судьи (секретарем суда).

Помощник мирового судьи (секретарь суда) вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, где указывается дата поступления материала в суд.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом немедленно докладывается мировому судье.

Об отсутствии документа составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, кассационных или частных жалоб и протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Почта на имя работников суда с пометкой "лично" не вскрывается и передается по назначению.

4.2. Поступившие в судебный участок дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале учета входящей почты (форма N 1).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться не в одном общем журнале, а в нескольких журналах (форма N 1) по видам:

исполнительные документы,

корреспонденция по гражданским делам,

поручения других судов, прочая корреспонденция и т.д.

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей почты могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

Не подлежат регистрации, а передаются секретарю судебного заседания с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные суду за ненахождением адресата;

б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений.

4.3. Помощник мирового судьи (секретарь суда) после регистрации, но не позднее следующего рабочего дня всю поступившую корреспонденцию передает мировому судье для рассмотрения.

Гражданские дела, возвращенные в связи с отменой или изменением решений, либо с частными определениями вышестоящих судов, а также письма, заявления, жалобы непроцессуального характера передаются мировому судье.

4.4. Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в канцелярии суда ведутся журналы (форма N 2).

4.5. Исковые (встречные) заявления, другие материалы, в том числе о привлечении к уголовной ответственности в порядке частного обвинения, принятые мировым судьей на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются в канцелярию для учета в журналах входящей корреспонденции.

4.6. При отправке по назначению судебных дел и других документов исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

4.7. Судебные дела направляются по назначению заказными бандеролями или с рассыльными (курьерами), а исковые материалы и исполнительные документы - заказными письмами.

На заказные бандероли и письма составляется опись (форма N 3) отдельно на бандероли и на письма. Опись остается в судебном участке и подшивается в хронологическом порядке в наряд N 22.

4.8. Судебные дела и переписка, направляемые адресатам с рассыльными, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции (форма N 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

5. Регистрация гражданских дел, других производств и материалов

5.1. Все и гражданские дела, поступившие в судебный участок, регистрируются на учетно-статистических карточках (для гражданских дел - форма N 6) и в алфавитном указателе (для гражданских дел - форма N 6-а).

По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки N 6; алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика; по делам, вытекающим из административно-правовых отношений, - на подателя жалобы; по делам, вытекающим из налоговых отношений, - на налогоплательщика; по делам особого производства - на заявителя по заявлению о выдаче судебного приказа.

Исковые материалы и заявления, поступившие по почте, после регистрации в журнале входящей корреспонденции не позднее следующего рабочего дня передаются под расписку в указанном журнале мировому судье.

Не позднее трех дней после передачи материалы и заявления должны быть возвращены помощнику мирового судьи (секретарю суда) для оформления. На принятое к производству заявление оформляется учетно-статистическая карточка на гражданское дело, в журнале входящей корреспонденции делаются отметки о движении заявлений (об отказе в их принятии или оставлении без движения).

5.2. Учетно-статистические карточки хранятся в картотеках (ящиках) отдельно по уголовным и по гражданским делам в порядке их номеров таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки (ящика). В карточках соответственно движению дела должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные формами N 5 и 6.

5.3. По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года, например:

N 2-360/1998 год

Дело ________

N 2-1/1999 год

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.

5.4. Жалобы на действия судебных приставов-исполнителей, поступившие в порядке статьи 90 Федерального закона "Об исполнительном производстве", совершенные в процессе исполнения исполнительных документов, выданных по судебным актам мирового судьи, регистрируются в журнале (форма N 16).

5.5. Регистрация дел и материалов, перечисленных в пунктах 5.2 - 5.4, может производиться не в журналах, а на карточках.

При компьютерном ведении регистрации и учета дел и материалов объем учитываемых сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного приложениями к настоящей статье по делопроизводству.

5.6. Для регистрации гражданских и других материалов и производств устанавливается примерный перечень индексов:

"1" - уголовные дела;

"2" - гражданские дела;

"3" - материалы судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания;

"4" - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнительного производства;

"5" - материалы об административных правонарушениях;

"6" - материалы по применению принудительных мер медицинского характера по статьям 97 ч. 1 пп. "а", "б", 99 ч. 1 - 102 УК РФ и Закону РФ "О психиатрической помощи и гарантиях прав при ее оказании";

"7" - материалы о направлении несовершеннолетних в специальные учебно-воспитательные учреждения;

"8" - производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства;

"9" - материалы, по которым отказано в принятии заявлений; материалы, по которым заявления оставлены без движения.

"10" - уголовные апелляционные дела;

"11" - гражданские апелляционные дела;

"12" - дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях.

При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются.

В случае изменения действующего законодательства и по усмотрению суда перечень индексов может быть дополнен.

5.7. Номер гражданского дела и других материалов включает соответствующий индекс и порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу.

5.8. Порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу, который входит в состав номера соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу (материалу).

5.9. Поступившие в судебный участок гражданские дела подшиваются в обложку (форма N 18).

5.10. На обложке делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, дата начала производства в данном судебном участке и т.д.).

Если дело, поступившее в судебный участок, подшито в новую обложку (форма N 18), то при деле должна быть сохранена обложка, в которой оно находилось при поступлении.

На внутренней стороне обложки гражданского дела помещается справочный лист (форма N 19), в котором отмечаются все действия мирового судьи и его аппарата, произведенные по делу (направление повесток, искового заявления, заявления о выдаче судебного приказа, заочного решения, решения, истребование документов и др.).

5.11. Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке и учетно-статистической карточке или регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в судебный участок.

По делам и заявлениям, присланным в судебный участок по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной канцелярией в день приема дела или заявления, а по делам и заявлениям, принятым на личном приеме, дата поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной мировым судьей при их приеме.

5.12. Гражданские дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены решений, определений, постановлений, после отмены судебных приказов, заочных решений, регистрируются в учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела, и получают новый порядковый номер. В N 6 делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации.

В алфавитном указателе повторно поступившие дела записываются отдельно, но с отметкой об их повторном поступлении.

5.13. Заявления, поданные с нарушением требований статей 131, 132 ГПК РФ или не оплаченные государственной пошлиной, по определению мирового судьи остаются без движения. Истцу (заявителю) не позднее следующего рабочего дня направляется копия этого определения. В период установленного мировым судьей срока заявления хранятся в особой папке.

Если недостатки не будут устранены истцом (заявителем) в назначенный судьей срок, заявление считается неподанным. С соответствующим сопроводительным письмом такие заявления и приложенные к ним документы возвращаются истцу (заявителю). Подлинник определения мирового судьи, копия сопроводительного письма о возвращении заявления и приложенных к нему документов хранятся в наряде N 15.

5.14. В случае устранения стороной указанных мировым судьей недостатков регистрация и оформление дела производятся на общих основаниях. Датой поступления дела в судебный участок в этих случаях считается день первоначального представления искового заявления, заявления о выдаче судебного приказа.

5.15. Материалы о вынесении дополнительного решения, разъяснении решения мирового судьи, рассрочки, отсрочки, порядка их исполнения, о выдаче дубликата исполнительного документа отдельно не регистрируются, а приобщаются к соответствующим гражданским делам и исполнительным производствам.

5.16. Заявления, не принятые мировым судьей по основаниям, перечисленным в статьях 134, 135 ГПК РФ, не подлежат рассмотрению. Копия определения мирового судьи об отказе в принятии искового заявления вручается (направляется) истцу (заявителю) не позднее следующего рабочего дня. Вместе с копией определения истцу (заявителю) возвращаются поданные им документы. Подлинник определения мирового судьи, копия заявления и сопроводительное письмо о возврате документов хранятся в наряде N 16.

5.17. Заявления, материалы, дела о гражданско-правовых спорах, переданные мировым судьей на рассмотрение других органов, учитываются в журнале (форма N 21).

6. Регистрация и учет предложений, заявлений и жалоб

на работу судебного участка, не подлежащих рассмотрению

в порядке, установленном уголовно-процессуальным

и гражданско-процессуальным законодательством

6.1. Все поступающие в судебный участок от граждан и организаций предложения, заявления и жалобы (далее - обращения) регистрируются в журнале (форма N 23) с указанием даты их поступления.

Дубликаты, повторные, а также дополнительные обращения регистрируются под тем же номером, что и первоначально поступившее обращение, также с указанием даты их поступления.

6.2. Дубликатами считаются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам.

6.3. Обращения считаются повторными, если они поступили от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в случаях:

а) если заявитель не удовлетворен данным ему по первоначальному обращению ответом;

б) если со времени подачи первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения, а ответ заявителю не дан.

6.4. Обращения, содержащие оскорбительные выражения либо не поддающиеся прочтению, к рассмотрению не принимаются и после регистрации возвращаются автору с указанием мотивов.

Письменные обращения, не содержащие данных о фамилии заявителя, месте его жительства, регистрируются как анонимные и рассмотрению не подлежат, за исключением анонимных сообщений о преступлениях.

6.5. Зарегистрированные обращения в тот же день передаются мировому судье, который в соответствии с законодательством определяет исполнителя, срок рассмотрения и дает конкретные указания исполнителю.

6.6. Отдельные обращения (например, поступившие от органов власти и должностных лиц, на которые после разрешения требуется дать ответ) могут быть поставлены мировым судьей на контроль, о чем делается отметка в журнале (форма N 23).

6.7. В соответствии с резолюцией мирового судьи помощник мирового судьи (секретарь суда) передает обращения исполнителю не позднее следующего рабочего дня под расписку в журнале.

6.8. Помощник мирового судьи (секретарь суда) систематически просматривает журнал регистрации и по всем обращениям, по которым истекает установленный срок разрешения, докладывает мировому судье.

6.9. Если обращение не содержит вопросов, относящихся к компетенции мирового судьи, оно не позднее пяти дней после поступления в канцелярию направляется органам или должностным лицам, правомочным разрешить обращение, с сообщением об этом заявителю.

6.10. Обращения считаются разрешенными и снимаются с контроля в соответствии с резолюцией мирового судьи.

Разрешенные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в наряд N 18 или в отдельные производства. О рассмотрении обращения делается отметка в журнале (форма N 23).

Все оконченные производством обращения хранятся в судебном участке, а по истечении календарного года сдаются в архив суда.

7. Подготовка гражданских дел, назначенных

к рассмотрению в судебном заседании

7.1. Дата и время рассмотрения дела в судебном заседании определяются в соответствии со сроками, установленными законом, с учетом составленного на текущий месяц расписания судебных заседаний и с таким расчетом, чтобы избежать задержки его разбирательства, не допустить напрасной траты времени лицами, вызванными в судебный участок.

7.2. По делам, назначенным к рассмотрению в судебном заседании, секретарь судебного заседания составляет и направляет повестки о вызове в судебное заседание истцов, ответчиков, третьих лиц, свидетелей, экспертов, специалистов, переводчиков, а также извещает о месте, дне и часе рассмотрения дела прокурора, представителей государственных органов, общественных организаций.

7.3. В случае необходимости перечисленные лица могут быть вызваны в судебное заседание телефонограммой или телеграммой.

7.4. Повестки истцам и ответчикам составляются по форме N 30, другим лицам, вызываемым в судебный участок по гражданским делам, повестки составляются по форме N 31.

7.5. Повестки должны быть направлены не позднее следующего дня после назначения дела к рассмотрению в судебном заседании.

7.6. В тех случаях, когда направленная из судебного участка повестка окажется не врученной адресату, секретарь судебного заседания обязан немедленно по возвращении ее почтой или рассыльным выяснить причины невручения, доложить об этом мировому судье и по указанию последнего принять меры, обеспечивающие своевременное вручение повестки.

Расписки о получении повесток лицами, не явившимися в судебный участок, подшиваются к делу.

7.7. В случае необходимости вызова в судебный участок сторон (одной из них) или других лиц для беседы с мировым судьей им направляется не повестка, а соответствующее извещение (форма N 32).

7.8. По гражданским делам ответчикам одновременно с повесткой посылаются копии исковых заявлений, а также заявлений кредитора о выдаче судебного приказа и приложенные к ним документы, а если мировой судья признает необходимым, то и копии приложенных к исковым заявлениям документов.

Если гражданское дело назначено к рассмотрению в присутствии сторон или одной из них (при собеседовании у мирового судьи, при приеме искового заявления), им (стороне) объявляется о месте и времени рассмотрения дела и предлагается расписаться на исковом заявлении. По просьбе стороны ей может быть вручена судебная повестка.

Истцу или заявителю (с его согласия) могут быть переданы повестка, копия искового заявления (заявления кредитора о выдаче судебного приказа) и приложенные к нему документы для вручения ответчику (должнику).

С согласия истца или ответчика им могут быть также выданы повестки для вручения другим извещаемым или вызываемым в суд лицам. Лицо, которому мировой судья поручил доставить повестки, обязано возвратить в судебный участок расписки адресатов в получении повесток.

Эти же правила действуют при производстве по делам, возникающим из административно-правовых отношений, и по делам особого производства.

7.9. Судебные повестки и другие документы, адресованные гражданам Российской Федерации, работающим за границей в российских или иностранных учреждениях, а также проживающим вместе с ними членам их семей, направляются через те центральные ведомства и учреждения, которые командировали этих граждан на работу за границу.

7.10. На вызов в суд иностранного гражданина, проживающего за границей, составляются извещение и поручение (формы N 34, 35), которые высылаются в соответствующий орган юстиции для проверки правильности оформления документов и направления адресату через Министерство юстиции Российской Федерации.

7.11. Накануне дня судебного заседания секретарь судебного заседания составляет список дел, назначенных к рассмотрению (форма N 36), и вывешивает его при входе в зал заседания или в другом удобном для обозрения месте.

7.12. Секретарь судебного заседания заблаговременно проверяет, имеются ли сведения о вручении вызываемым в суд лицам повесток, других материалов, и при отсутствии этих сведений немедленно докладывает мировому судье для принятия дополнительных мер по обеспечению явки лиц, вручения документов.

7.13. Перед началом разбирательства дела секретарь судебного заседания обязан проверить, все ли вызываемые в суд лица явились в судебное заседание, кто из неявившихся получил повестки, кто не получил и по какой причине.

8. Оформление гражданских дел после их рассмотрения

8.1. После рассмотрения дела либо в случаях отложения его разбирательства, а по распоряжению мирового судьи - и до окончания рассмотрения дела секретарь судебного заседания отмечает в повестках вызванных в судебный участок лиц время их явки и ухода, заверяет эту отметку своей подписью и штампом судебного участка.

8.2. Если разбирательство гражданского дела было отложено и назначено на другой день, то вызванным и явившимся в судебное заседание лицам вручаются повестки о вызове в суд либо объявляется об этом под расписку на отдельном листе, приобщенном к протоколу судебного заседания, с разъяснением последствий их неявки.

Иным лицам, вызов которых мировой судья признал необходимым, посылаются повестки о вызове в судебный участок.

8.3. С решения, судебного приказа, заочного решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые удостоверяются подписями мирового судьи и его помощника (секретаря суда) с приложением гербовой печати судебного участка и направляются по принадлежности.

Если копия состоит из нескольких листов, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

На выдаваемой копии судебного постановления делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило.

8.4. Сторонам и другим лицам, участвующим в гражданском деле, не явившимся в судебное заседание, копия заочного решения мирового судьи, определения о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении иска без рассмотрения высылается не позднее трех дней со дня вынесения решения или определения.

Участвующим в деле, но не присутствовавшим в судебном заседании лицам копии решения суда высылаются не позднее пяти дней со дня принятия решения в окончательной форме.

В остальных случаях копии решений, определений и постановлений мирового судьи выдаются сторонам только по их просьбе. Копии решений, определений и постановлений мирового судьи выдаются сторонам повторно по их просьбе с оплатой государственной пошлины.

Прокурору копия решения (определения) направляется в случае его участия в деле.

8.5. Подготавливая рассмотренное гражданское дело для передачи помощнику мирового судьи (секретарю суда), секретарь судебного заседания:

а) подшивает в дело документы в хронологическом порядке: постановления, предшествующую судебному заседанию переписку, вынесенные в ходе судебного заседания определения и постановления (об отводах, ходатайствах, назначении экспертиз и т.п.), все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы в порядке их поступления, подписку об ответственности по статьям 307, 308 УК РФ свидетелей, потерпевших, экспертов, переводчиков, протокол судебного заседания, решение, определение, постановление мирового судьи и их машинописные копии, заверенные мировым судьей. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист;

б) нумерует листы дела и составляет за своей подписью опись находящихся в нем бумаг;

в) делает отметку о результатах рассмотрения дела в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма N 2);

г) по гражданскому делу, иск по которому вытекает из уголовного дела, где преступлением причинен ущерб имуществу, прилагает к делу заполненные мировым судьей карточки по учету сумм ущерба (приложение N 4 к Инструкции по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, управлениях (отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации);

д) выписывает исполнительные документы по делу, по которому судебные решения подлежат немедленному исполнению.

8.6. После совершения всех действий по оформлению дела, но не позднее трех дней после его рассмотрения секретарь судебного заседания передает дело помощнику мирового судьи (секретарю суда).

Помощник мирового судьи (секретарь суда) обязан тщательно проверить выполнение секретарем судебного заседания всех действий, отметить в учетно-статистической карточке дату и результат рассмотрения и в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, расписаться в получении дела.

До вступления судебного постановления в силу, а также до направления дела в кассационную инстанцию в связи с поступлением кассационных, частных жалоб и протестов дело хранится у помощника мирового судьи.

8.7. По указанию мирового судьи секретарь судебного заседания, а в случае его занятости, помощник мирового судьи знакомит участников процесса и стороны с протоколом судебного заседания.

9. Прием и учет апелляционных, частных жалоб и представлений,

заявлений об отмене судебного приказа, пересмотре заочного решения

9.1. На жалобах и представлениях уполномоченный на то работник аппарата мирового судьи, принявший жалобу или протест, отмечает время их поступления в судебный участок.

К жалобе, полученной по почте, для определения даты ее подачи приобщается конверт.

К протесту прокурора или жалобе должно быть приложено соответствующее число их копий для вручения лицам, чьи интересы затрагивает представление или жалоба.

Лицо, приносящее апелляционную, частную жалобу или представление, может представить дополнительную копию данного документа, на которой работник аппарата мирового судьи по его просьбе ставит штамп судебного участка с указанием даты поступления документа и заверяет своей подписью факт принятия документа, после чего копия остается у лица, принесшего жалобу или протест.

9.2. О дне рассмотрения дела в апелляционной инстанции (согласно полученному из вышестоящего суда графику) лицу, подавшему жалобу, лично объявляется под расписку на жалобе, а приславшему жалобу по почте направляется уведомление (применительно к форме N 42).

9.3. О принесении представления или жалобы, а также о месте и времени рассмотрения дела в апелляционной инстанции извещаются участники процесса, интересы которых затрагивает жалоба или представление (форма N 43), им разъясняется право на ознакомление с представлением или жалобой и принесение возражений.

Лицам, участвующим в гражданском деле, вместе с извещением должна быть направлена копия жалобы или представления, а также копии приложенных к ним письменных материалов.

Возражения или объяснения, поступившие на жалобу или представление по гражданскому делу, приобщаются к делу или в течение суток направляются в дополнение к делу в вышестоящий суд.

9.4. По истечении срока, установленного для обжалования решения, в том числе и заочного решения, определения, а если поступили замечания на протокол судебного заседания, то и после их рассмотрения в установленный законом срок, дело с жалобой или протестом направляется в вышестоящий суд с сопроводительным письмом, подписанным мировым судьей (форма N 44).

В течение срока, установленного для обжалования приговора, решения, определения и постановления, дело никем не может быть истребовано и выслано из судебного участка.

9.5. Правильность оформления дела, направляемого в апелляционную инстанцию, проверяет мировой судья.

9.6. Дата направления дела в апелляционную инстанцию и дата возвращения дела в судебный участок, результаты апелляционного рассмотрения отмечаются в учетно-статистической карточке.

В суде могут быть заведены журналы учета гражданских дел, направленных на рассмотрение в апелляционную или иную инстанцию.

Копии судебных постановлений и сопроводительных писем по делам, направленным в вышестоящую инстанцию, хранятся в специальной папке до возвращения дел.

9.7. Апелляционные жалоба и представление по гражданскому делу, при подаче которых не были соблюдены требования, предусмотренные ГПК РФ, хранятся при деле и в течение установленного мировым судьей срока контролируются. Копия определения судьи не позднее следующего рабочего дня направляется лицу, подавшему жалобу или представление. Если недостатки, указанные в определении, не будут устранены в назначенный мировым судьей срок, эти жалоба и представление считаются не поданными и с сопроводительным письмом за подписью мирового судьи возвращаются лицам, подавшим жалобу или представление.

Заявление об отмене судебного приказа должник подает мировому судье, выдавшему судебный приказ. В случае отмены судебного приказа требование заявителя может быть рассмотрено в порядке искового производства.

Заочное решение может быть пересмотрено мировым судьей, вынесшим решение по заявлению стороны, присутствовавшей в судебном заседании. Заочное решение может быть обжаловано в порядке, предусмотренном ст. 237 ГПК РФ.

Апелляционные жалоба или представление по гражданским делам, поданные с пропуском срока, возвращаются лицам, подавшим жалобу или представление, и им разъясняется право на обращение к мирровому судье с ходатайством о восстановлении кассационного срока, если он был пропущен по уважительным причинам. При этом мировой судья может установить срок на принесение ходатайства.

10. Обращение к исполнению решений,

определений и постановлений мирового судьи

10.1. Обращение к исполнению решения, определения, судебного приказа и постановления мирового судьи возлагается на его аппарат.

Решения, определения, судебные приказы и постановления мирового судьи обращаются к исполнению после вступления их в законную силу, за исключением случаев, когда по закону предусмотрено их немедленное исполнение.

О действиях, связанных с обращением к исполнению приговора, определения или постановления, судебного приказа, делается отметка в справочном листе по делу, учетно-статистических карточках и регистрационных журналах.

10.2. Контроль за обращением к исполнению решений, определений, судебных приказов и постановлений осуществляется мировым судьей.

Направляемые на исполнение копии решений, определений, постановлений и выдаваемые судом исполнительные документы (в том числе и судебные приказы) заверяются подписями мирового судьи и секретаря суда, а также гербовой печатью. Исполнительные документы должны быть заполнены четко и грамотно. Никакие помарки, исправления и дополнения в исполнительном документе не допускаются. Сопроводительные письма к рассылаемым копиям подписываются теми же лицами. Копия сопроводительного письма подшивается к делу.

В тех случаях, когда решение, определение, судебный приказ или постановление изменены вышестоящим судом, об этом делается отметка на соответствующей копии.

К копиям решения, определения и постановления, измененным при рассмотрении дела в апелляционном или надзорном порядке, по заявлению заинтересованных лиц прилагаются копии определений или постановлений апелляционной или надзорной инстанций.

10.3. Вступившие в законную силу решения, определения, постановления (в том числе судебные приказы) мирового судьи по гражданским делам обращаются к исполнению аппаратом мирового судьи путем выдачи взыскателю исполнительного документа или передачи его (направления) судебному приставу-исполнителю по месту работы или месту нахождения имущества физического лица или по месту нахождения имущества, если должником является юридическое лицо.

Исполнительные документы выписываются и передаются (направляются) по назначению не позднее следующего рабочего дня после вступления в законную силу необжалованного и неопротестованного решения, определения, постановления либо после возвращения дела из апелляционной инстанции, а по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению о присуждении алиментов, о взыскании оплаты за труд, но не свыше заработка за один месяц, о восстановлении на работе незаконно уволенного или переведенного работника, - в день вынесения решения. Судебный приказ выдается и передается (направляется) по назначению по истечении установленного законом срока для извещения должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа.

Копии решения, определения, судебного приказа, постановления мирового судьи по гражданскому делу (выписки из решения) изготовляются помощником мирового судьи (секретарем суда) и должны быть заверены его подписью, подписью мирового судьи и закреплены гербовой печатью судебного участка.

Исполнительные документы выписываются помощником (секретарем суда), подлежащие немедленному исполнению - секретарем судебного заседания.

Исполнительный документ должен быть заполнен четко и грамотно, без помарок, дополнений и исправлений. Содержание исполнительного документа должно соответствовать требованиям статьи 8 Федерального закона "Об исполнительном производстве".

По делам, где предусмотрен розыск должника, дополнительно указывается точная дата и место его рождения, по делам о взыскании алиментов, кроме того, имя и дата рождения ребенка, на которого присуждены алименты.

В отношении взыскателей и должников - юридических лиц (предприятия, учреждения, организации, частные предприниматели) указываются известные по делу местонахождение органа юридического лица, наименование банковских учреждений, являющихся хранителями их денежных средств, и номера расчетных счетов в них.

Если исполнение должно производиться в различных местах либо решение (судебный приказ) вынесено в пользу нескольких истцов или против нескольких ответчиков, а судебный приказ о взыскании в пользу нескольких кредиторов в соответствии со статьей 429 ГПК РФ, выписывается несколько исполнительных документов с точным указанием места исполнения либо той части решения, которая по данному документу подлежит исполнению. При солидарной ответственности должников исполнительные документы выписываются соответственно числу солидарных должников.

10.4. Непосредственно аппаратом мирового судьи направляются исполнительные документы для исполнения:

- в случаях назначения судом конфискации имущества по искам о защите интеллектуальной собственности, наложения штрафов и присуждения к взысканию иных денежных сумм в доход государства;

- о взыскании государственной пошлины с должника в доход соответствующего бюджета;

- о взыскании алиментов (кроме случаев, когда исполнительный документ по заявлению взыскателя выдан ему на руки), при взыскании алиментов в пользу одиноких матерей на содержание детей, родившихся вне брака, копия решения должна быть выслана органу социальной защиты для прекращения выплаты пособия на их содержание;

- о взыскании возмещения вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья, а также смертью кормильца;

- о восстановлении на работе незаконно уволенных или переведенных работников и взыскании заработной платы за вынужденный прогул, а также о взыскании денежных сумм с должностных лиц, виновных в незаконном увольнении или переводе работников либо в неисполнении решения суда о восстановлении на работе;

- по жалобам на действия государственных органов, общественных организаций и должностных лиц, нарушающих права и свободы граждан.

Мировой судья не вправе отказать в просьбе взыскателя о направлении исполнительного документа для исполнения непосредственно судом и по другим категориям гражданских дел.

В остальных случаях исполнительный документ высылается взыскателю путем заказного отправления либо при личной явке взыскателя в судебный участок выдается ему под расписку в справочном листе по делу (форма N 19).

Исполнительные документы, непосредственно обращаемые аппаратом мирового судьи к исполнению, в зависимости от места исполнения через курьера передаются в соответствующее подразделение судебных приставов в пределах данного населенного пункта либо в подразделение судебных приставов другого населенного пункта. В случае, когда точное место нахождения подразделения судебных приставов неизвестно, допускается направление исполнительного документа в службу судебных приставов органа юстиции соответствующего субъекта Российской Федерации.

Копии сопроводительных писем на высылку исполнительных документов при обращении их к исполнению приобщаются к делу.

При обращении к исполнению взыскатель извещается аппаратом мирового судьи о передаче исполнительного документа в подразделение судебных приставов.

10.5. Исполнительные документы, выписанные в судебном участке, регистрируются помощником мирового судьи (секретарем суда) в книге учета исполнительных документов, переданных в подразделение судебных приставов, и алфавитном указателе на исполнительные документы, которые хранятся в судебном участке.

Книга учета исполнительных документов должна быть прошита и пронумерована, заверена подписью мирового судьи и печатью судебного участка.

Регистрации в книге подлежат все виды исполнительных документов по гражданским, уголовным, административным делам, другим материалам и производствам, разрешаемым мировым судьей, подлежащие принудительному исполнению судебными приставами-исполнителями.

10.6. Гражданское дело, по которому иск удовлетворен, считается законченным и подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям.

10.7. Гражданское дело, по которому в удовлетворении иска отказано, или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, подлежит списанию в архив после вступления в законную силу вынесенного решения или определения.

10.8. Гражданское дело, оконченное производством, может быть помещено в архив только в соответствии с резолюцией мирового судьи.

При вынесении постановления о наложении денежного взыскания или штрафа по истечении 15-дневного срока его добровольной уплаты (а в случае предоставления судом отсрочки либо рассрочки - по истечении установленного мировым судьей срока) его копия передается для принудительного исполнения подразделению судебных приставов, по месту работы наказанного, если сумма наложенного взыскания не превышает установленной статьей 383 ГПК РСФСР доли его месячного заработка, в иных случаях - по месту жительства наказанного лица.

В таком же порядке обращается к исполнению постановление (определение) мирового судьи о наложении денежного взыскания или штрафа, вынесенное в судебном заседании во время рассмотрения уголовного дела.

11. Порядок выдачи судебных дел и документов, ведение

и хранение нарядов, книг, карточек и журналов

11.1. Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении судебного участка при предъявлении:

- сторонами и третьими лицами, их законными представителями - документа, удостоверяющего личность;

- адвокатами, выступающими по делам в суде первой и апелляционной инстанций, а также адвокатами, знакомящимися с оконченными делами, - ордера юридической консультации и удостоверения личности;

- другими лицами, выступающими по гражданским делам, гражданскими истцами, ответчиками и их представителями, выступающими по уголовным делам, - доверенности на ведение дела и документа, удостоверяющего личность;

- судьями и другими ответственными работниками вышестоящих судов, прокурорами, работниками системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации - удостоверения личности.

Ознакомление с делами должно проходить в специально оборудованном для этой цели помещении в присутствии и под контролем уполномоченного на то работника аппарата мирового судьи в условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел.

Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе.

11.2. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребовать дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок по почте или с рассыльным.

Секретарь суда обязан контролировать возврат дел и не реже 1 раза в квартал докладывать мировому судье.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке. В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено и когда оно возвращено в судебный участок.

11.3. Учет выдачи и высылки дел, находящихся в архиве судебного участка, производится в соответствии с действующими правилами по ведению архива.

11.4. Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются помощником мирового судьи обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, сторонам по гражданскому делу и их представителям по письменному заявлению с разрешения мирового судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины. Эти заявления приобщаются к делу.

11.5. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.

11.6. Выдаваемые аппаратом мирового судьи копии решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены мировым судьей, секретарем и скреплены печатью. В тех случаях, когда решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.

На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого судебного участка находится дело.

Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

11.7. В каждом судебном участке к началу года составляется номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов. При составлении номенклатуры необходимо руководствоваться номенклатурой основных нарядов.

В номенклатуру должны быть внесены все вновь заводимые наряды, картотеки, книги и журналы учета делопроизводства, а также наряды, книги и журналы, законченные ведением в прошлом году.

Дополнения в номенклатуру вносятся с разрешения лица, утвердившего ее. Внесенные в номенклатуру дополнения заверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

Вторые и последующие тома нарядов, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения.

11.8. Номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов составляется помощником мирового судьи (секретарем суда, старшим секретарем), утверждается мировым судьей, а после годовой проверки наличия документов подшивается в наряд.

11.9. Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Наряды, как правило, заводятся на один год в соответствии с номенклатурой.

Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу.

Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы.

Подшивка должна производиться систематически. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.

11.10. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась полная возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд (дело) подклеивается полоска бумаги.

11.11. На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу проставляется порядковый номер. Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера. Чистые листы в нарядах не нумеруются.

Лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и прошитый за один край, нумеруется на верхней складке как один лист.

Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в отдельных пакетах (конвертах).

При подшивке документов металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) удаляются.

Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не допускается.

Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются только заверенные копии этих документов.

Толщина нарядов не должна превышать 5 сантиметров. Каждый наряд может содержать не более 300 листов. Если документов больше, заводится очередной том наряда.

11.12. На обложке наряда проставляются его номер и наименование согласно номенклатуре, название судебного участка, дата начала и окончания, количество листов и приложений, срок хранения в архиве. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого наряда, а на последующих томах - номер очередного тома и номер наряда.

Наименование наряда должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в нем документов. Присваивать нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых в них документов ("Разная переписка", "По разным вопросам" и т.п.), запрещается.

Если наряду нельзя дать одно общее наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем, или перечисления наиболее важных документов.

11.13. На обложках книг (журналов) указываются те же данные, что и на обложках нарядов, кроме количества приложений. Каждая заводимая книга (журнал) должна быть пронумерована по листам.

Записи в книгах (журналах) учета производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.

11.14. Надписи на обложках нарядов, книг и журналов делаются ручкой, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.

11.15. В конце каждого наряда подшивается чистый лист для заверительной надписи (форма N 56). В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных в деле листов. Заверительная надпись в книгах (журналах) делается на последней странице.

Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется печатью "Для пакетов".

11.16. Если некоторые наряды, книги или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с указанием в соответствующей графе номенклатуры против наименования соответствующего наряда, книги или журнала, за каким номером они учтены в следующем году.

11.17. Правовые акты органов законодательной и исполнительной власти, постановления пленумов Верховного Суда, решения органов системы Судебного департамента по кадровому, организационному и ресурсному обеспечению деятельности судов брошюруются в отдельные папки (наряды) по годам издания.

11.18. Выписки из приказов вышестоящих инстанций по кадровым вопросам подшиваются в отдельный наряд.

Приказы, издаваемые мировым судьей, ведутся в отдельной книге (форма N 57). Порядок ознакомления с приказами устанавливается мировым судьей. Об отмене, изменении и дополнении приказа делается соответствующая отметка на приказе. Отметки должны вноситься своевременно, аккуратно и только ручкой.

Документы, послужившие основанием для издания приказа, подшиваются в соответствующие наряды с отметкой на них даты и номера приказа.

11.19. Наряды, книги, журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в наряды, подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках, запираемых на замок и опечатываемых. Хранение документов в незапирающихся шкафах, сейфах, ящиках запрещается.

12. Организация архива судебного участка

12.1. Законченные судебные дела, исполнительные производства, наряды, журналы и картотеки помещают на хранение в архив судебного участка .

12.2. При учете и хранении дел и других материалов в архиве соблюдаются требования, предусмотренные Правилами по ведению архивного хозяйства и Единой государственной системой делопроизводства, а также устанавливаемые соответствующим органом субъекта Федерации, обеспечивающим организационно работу судебного участка.

12.3. В судебных делах, подлежащих помещению в архив судебного участка, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу. Опись находящихся в деле документов и их количество листов в деле заверяется подписью секретаря.

12.4. Для помещения дел и материалов в архив судебного участка составляется опись этих дел и материалов в соответствии с правилами работы архивов учреждений, организаций и предприятий (форма N 58).

Опись подписывается мировым судьей и его помощником.

12.5. На обложках дел и материалов, помещаемых в архив, а также на учетно-статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело или материал помещены по описи в архив, и номер самой описи, а также указываются срок хранения в соответствии с Перечнем документов Министерства юстиции, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения документов, год и месяц отбора для уничтожения. Судебные дела хранятся в архиве по годам в порядке архивных номеров.

12.6. Разрешение на помещение судебного дела в архив дает мировой судья. При этом судья проверяет все производство по делу, обращая особое внимание на реальное исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления, определения.

Разрешив помещение дела в архив, мировой судья в левом верхнем углу наружной стороны обложки после проставления штампа "Архив" ставит дату и свою подпись, а также определяет год (дату), по который включительно дело должно храниться в архиве, или делает надпись "постоянно", если дело подлежит постоянному хранению.

Эти даты переносятся помощником мирового судьи (секретарем суда) в правый верхний угол учетно-статистических карточек красным карандашом или ручкой с чернилами (пастой) красного цвета.

13. Учет, использование и хранение служебных изданий и оргтехники

13.1. К служебным изданиям относятся все поступившие в судебный участок для общего пользования кодексы, официальные издания и иные сборники текущего законодательства, бюллетени вышестоящих судов, инструкции, положения и другие своды правил, регламентирующих служебную деятельность и структуру судов, учебники, справочники и иные подобные издания.

13.2. Все полученные из вышестоящих инстанций, а также приобретенные или изготовленные в типографиях служебные издания помощником мирового судьи (секретарем суда) в книге учета служебных изданий (форма N 59). На сопроводительных письмах к изданиям указывается, за какими инвентарными номерами учтены издания в книге учета, и расписывается лицо, получившее издание на хранение.

На изданиях проставляется инвентарный номер. Дополнительно полученные экземпляры изданий учитываются за новыми инвентарными номерами.

13.3. В случае износа книги учета изданий, а также в тех случаях, когда большинство занесенных в книгу изданий уничтожено, с разрешения мирового судьи может быть произведен переучет изданий и заведена новая книга учета.

Переучет производится с составлением акта комиссией, назначенной мировым судьей. В новую книгу учета переносятся, как правило, только те издания, которые к моменту переучета имеются в наличии и нужны для работы.

После переучета изданий и оформления новой книги старые книги учета по истечении двух лет уничтожаются по акту.

Издания, утратившие практическое значение, уничтожаются в установленном порядке по распоряжению мирового судьи.

Мировой судья ежегодно назначает специальную комиссию, которая проверяет всю имеющуюся литературу, выявляет излишнюю, ненужную и потерявшую практическую ценность, решает вопрос о ее последующем уничтожении или направлении в вышестоящую инстанцию. Уничтожение такой литературы должно быть произведено без ущерба для служебной деятельности судебного участка.

13.4. Издания хранятся в том же порядке, что и служебные документы. Выдача изданий для пользования производится под расписку в карточке выдачи (форма N 60).

13.5. При поступлении в судебный участок оргтехники лицу, назначенному мировым судьей материально-ответственным за нее, необходимо проверить ее техническое состояние, наличие документации, правильность и полноту заполнения технических паспортов. Всю оргтехнику это лицо обязано зарегистрировать в журнале (форма N 61).

Вся документация, относящаяся к оргтехнике, хранится у материально-ответственного лица судебного участка.

13.6. Приказом (распоряжением) мирового судьи оргтехника закрепляется под расписку за соответствующими работниками.

Работники аппарата мирового судьи несут ответственность за техническое состояние и сохранность оргтехники, закрепленной за ними.

При использовании в судебном заседании средств оргтехники магнитофонные ленты и киноленты приобщаются к делу, упаковываются и опечатываются с описью содержания на упаковке и указанием номера дела. Опись удостоверяется секретарем судебного заседания.

14. Прием и передача дел

14.1. Передача дел при смене мирового судьи производится с участием представителя управления (отдела), осуществляющего организационное обеспечение деятельности данного судебного участка.

14.2. Передача дел оформляется приемосдаточным актом, в котором должны быть отражены:

а) общая характеристика делопроизводства, состояние учета, отчетности и архива судебного участка;

б) наименование картотек, журналов, книг, нарядов, которые ведутся в судебном участке, и их наличие;

в) количество пронумерованных листов в каждой картотеке, журнале, книге, наряде;

г) неисполненные документы и нерассмотренные дела;

д) все документы архива судебного участка, все уголовные, гражданские, административные дела и прочие материалы, находящиеся в архиве;

е) соответствие записей в журнале учета вещественных доказательств их фактическому наличию.

Приемосдаточный акт составляется в двух экземплярах и подписывается лицами, участвующими в передаче. Один экземпляр акта остается в судебном участке, второй направляется в управление (отдел), осуществляющее организационное обеспечение деятельности данного суда.

14.3. При освобождении или переводе на другую работу мирового судьи, других сотрудников суда они обязаны в присутствии уполномоченного местного органа исполнительной власти и материально-ответственного лица судебного участка передать все имеющиеся у них дела и неисполненные документы, а также справочные материалы и материальные ценности другому работнику, на которого возложено исполнение обязанностей переводимого (освобождаемого) работника, либо материально-ответственному лицу. При обнаружении недостачи имущества, утраты дел, служебных изданий мировой судья назначает служебное расследование.

15. Составление и оформление служебных документов

15.1. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, обоснования и заключения. Во введении указывают события и факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводят разъяснения, соображения, расчеты и т.п., вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируют выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.

15.2. Документы могут быть изготовлены машинописным, рукописным способами либо изготовлены на компьютере. Служебные документы, предназначенные для печатания на пишущей машинке, должны быть написаны ясно, разборчиво, чернилами или пастой.

В них должны быть четко выделены абзацы.

В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которые необходимо напечатать, свою подпись и дату.

15.3. Документы адресуются организации, ведомству, учреждению, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила:

- наименование организации, ведомства, учреждения и их структурных подразделений указывается в именительном падеже;

- при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже;

- почтовый адрес указывается полностью: индекс отделения связи (допускается указывать индекс главпочтамта), республика, край, область, город, улица, номер дома;

- документ не должен содержать более трех адресов; при направлении документа более чем в три адреса на каждом документе указывается только один адрес.

15.4. При ответах на запросы в начале текста обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

15.5. В сопроводительных документах, к которым имеются приложения, под текстом после слова "Приложение" указывается наименование приложенных документов, их количество, а также их входящие (исходящие) номера.

Отметка о наличии приложения печатается на три интервала ниже текста.

15.6. Под текстом документа либо под указанием о приложении документов слева печатается должность, а справа - инициалы и фамилия лица, подписывающего документ.

Внизу на обороте последнего листа указывается фамилия исполнителя и дата изготовления документа.

15.7. Каждый исходящий документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности. После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.

15.8. Служебные документы, как правило, подписываются одним должностным лицом. При временном отсутствии в суде должностного лица, которому предоставлено право ведения служебной переписки, документы подписываются лицом, временно его замещающим. Подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности запрещается.

При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры.

Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков.

Дату подписания документа и, если необходимо, надпись "Лично" или указание о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.

15.9. При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

15.10. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Перечень документов, из которых проставляется печать, определяется на основании действующих нормативных актов.

Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал подлинную подпись и название должности подписывающего.

15.11. Поправки, внесенные при подписании документа на первом экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры.

В подписанные служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.

На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

15.12. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления.

Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы указываются сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой - фамилия и должность этого лица, адрес суда без сокращений и дата отправления телеграммы.

15.13. Все подписанные документы отправляются только через помощника мирового судьи (секретаря суда) в установленном порядке. Работник аппарата мирового судьи перед отправкой документа обязан:

- проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма;

- составить опись о направлении документа, в которой проставляется дата и исходящий номер.

15.14. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством.

Особенности передачи электронных копий сводных документов судебной статистики регламентируются Инструкцией по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, управлениях (отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

16. Помещения для ведения делопроизводства в судебном участке.

Хранение дел и документов. Охрана помещений

16.1. Помещения и хранилища, в которых ведется делопроизводство и хранятся судебные дела, документы, вещественные доказательства в рабочее и нерабочее время, должны отвечать требованиям, обеспечивающим их сохранность. К таким помещениям и хранилищам относятся кабинет мирового судьи, помещения для работы аппарата мирового судьи и архив суда. Их размещение и оборудование должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в этих помещениях и хранилищах судебных дел, документов и вещественных доказательств.

Входные двери этих помещений и хранилищ должны быть оборудованы замками, гарантирующими надежное их закрытие в нерабочее время, двери канцелярии и архива сверх того - обиты металлом, а окна защищены металлической решеткой. Для контроля за входом могут устанавливаться шифрованные и электронные замки. Помещения и хранилища оснащаются противопожарной и охранной сигнализацией, связанной с постом охраны или пультом централизованного наблюдения за сигнализацией при органах охраны.

16.2. В помещения и хранилища допускаются мировой судья, его помощник, а также лица, которые имеют прямое отношение к ведущимся в этих помещениях и хранилищах работам. Доступ других лиц в помещения и хранилища может быть разрешен только в случае служебной необходимости мировым судьей либо его помощником.

16.3. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в помещениях и хранилищах должны способствовать выполнению работы исполнителями в условиях, предусматривающих обеспечение персональной ответственности лиц за сохранность судебных дел, документов и вещественных доказательств.

Для приема и выдачи дел и документов в канцелярии и архиве выделяется часть помещения, изолированная барьером.

В помещениях и хранилищах запрещается хранение посторонних предметов.

16.4. Для хранения дел, документов, вещественных доказательств помещения и хранилища снабжаются необходимым количеством сейфов и металлических шкафов.

Разрешается хранение архивных дел и вещественных доказательств на открытых стеллажах при условии надежной изоляции хранилища от других помещений судебного участка и надлежащих мер против бесконтрольного проникновения в это хранилище.

16.5. По окончании рабочего дня сейфы, металлические шкафы, помещения и хранилища запираются и опечатываются. При опечатывании мастика или сургуч накладываются так, чтобы исключить возможность их снятия без повреждения оттиска печати.

16.6. Ключи от сейфов, металлических шкафов, помещений и хранилищ (за исключением сейфа в рабочем помещении мирового судьи) в нерабочее время хранятся в одном из сейфов или металлических шкафов. Ключ от этого сейфа или металлического шкафа и ключ от входной двери помещения передаются помощнику мирового судьи (секретарю суда).

Запрещается хранить ключи от сейфов, металлических шкафов в рабочих столах.

16.7. Сдачу ключей, а также получение ключей, вскрытие помещений и хранилищ производят работающие в них сотрудники, ответственные за сохранность судебных дел, документов и вещественных доказательств. Списки таких лиц утверждаются мировым судьей.

При отсутствии лиц, отвечающих за сохранность дел, документов, вещественных доказательств, помещения и хранилища могут быть вскрыты комиссией, созданной по указанию мирового судьи, о чем составляется акт.

16.8. Перед вскрытием помещений и хранилищ должна быть проверена целостность оттисков печатей, исправность запоров. При обнаружении нарушения целостности оттисков печатей, повреждения запоров или других признаков, указывающих на возможное проникновение в эти помещения посторонних лиц, помещения не вскрываются, а составляется акт, и о случившемся немедленно ставится в известность мировой судья.

16.9. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в помещениях и хранилищах производятся только в присутствии работников, отвечающих за сохранность дел и документов.

Во время уборки и хозяйственных работ все дела и документы должны находиться в сейфах и металлических шкафах.

16.10. На случай пожара, аварии или стихийного бедствия разрабатывается специальная инструкция, утверждаемая мировым судьей, в которой предусматривается порядок вызова должностных лиц, вскрытия помещений и хранилищ, очередность спасения судебных дел, документов и вещественных доказательств и дальнейшего их хранения.

16.11. Запрещается выносить из помещения судебного участка для выполнения работы на дому судебные дела и документы, за исключением случаев рассмотрения дела на выездной сессии.

16.12. Для опечатывания помещений, хранилищ, сейфов и металлических шкафов выдаются номерные металлические печати под расписку в журнале (форма N 62).

В этом же журнале учитываются выданные для работы резиновые печати и штампы судебного участка, а также ключи от сейфов и металлических шкафов.

17. Номенклатура основных нарядов,

которые ведутся в судебном участке

N 1. Правовые акты органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации по вопросам, касающимся деятельности судов.

N 2. Правовые акты представительных и исполнительных органов власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления по вопросам, касающимся деятельности судов.

N 3. Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации.

N 4. Письма, инструкции и другие рекомендации органов системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и переписка с этими органами.

N 5. Материалы обобщения судебной практики вышестоящих судов.

N 6. Материалы обобщения судебной практики данного суда. Копии представлений и информационных писем, вносимых судом на рассмотрение в учреждения, организации и ведомства.

N 7. Протоколы оперативных совещаний.

N 8. Планы работ и материалы по их выполнению.

N 9. Акты, докладные записки, протоколы и другие материалы о работе данного суда, канцелярии.

N 10. Статистическая информация суда и переписка по ней.

N 11. Списки заседателей и материалы о работе с ними.

N 12. Копии определений вышестоящих судов по делам данного суда (раздельно по уголовным и по гражданским).

N 13. Копии частных определений и переписка по их исполнению.

N 14. Материалы, оставленные без движения.

N 15. Копии определений (постановлений) и дела для производства дополнительного расследования и направления дел по подсудности.

N 16. Постановления судьи об отказе в возбуждении уголовного дела по жалобе потерпевшего, определения об отказе в принятии искового заявления, о возврате государственной пошлины.

N 17. Копии определений о направлении материалов на рассмотрение общественности и сообщения (решения) общественности о результатах рассмотрения.

N 18. Предложения, заявления, жалобы граждан и юридических лиц, не подлежащие рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным и гражданско-процессуальным законодательством, и переписка по ним.

N 19. Переписка суда, не связанная с делами и жалобами.

N 20. Материалы о розыске должников.

N 21. Описи заказных бандеролей (писем) и описи корреспонденции, отправляемой простой почтой.

N 22. Описи дел, сданных в архив суда.

N 23. Описи дел, сданных в органы государственного архива.