2. Методика поддержания систем управления в организационных звеньях

Содержание методики поддержания систем управления составляет со­вокупность выполняемых руководителями взаимосвязанных последова­тельных действий, которые можно объединить в несколько блоков:

1) изучение состояния функционирующих систем управления в раз­личных организационных звеньях;

2) выявление фактических и возможных негативных отклонений в сис­темах управления от ранее спроектированного;

3) выяснение причин фактических и возможных отклонений в систе­мах управления;

4) подготовка мероприятий для устранения либо нейтрализации выяв­ленных отклонений в системах управления;

5) реализация мероприятий для устранения или нейтрализации выяв­ленных отклонений в системах управления.

Изучение состояния действующих систем управления в тех или иных организационных звеньях осуществляется путем анализа информации из различных документов, сопровождающих фактически все значимые виды их деятельности, наблюдения за их повседневным функционированием, а также в ходе бесед с исполнителями. Результатами такого анализа являются выводы о фактическом состоянии систем управления и предположения (прогнозы) о возможных ближайших и отдаленных перспективах.

Выявление реальных и возможных негативных отклонений в тех или иных системах управления, обусловливаемых различными внутренними и внешними факторами и снижающих упорядоченность организационных звеньев, производится путем сравнения ранее полученных выводов с нор­мативными требованиями, зафиксированными в соответствующих регла-ментационных актах: положениях, инструкциях и методических рекомен­дациях.

85

Важно своевременно обнаружить негативные моменты в функциони­ровании различных звеньев и предотвратить снижение эффективности их деятельности. Такими моментами могут быть несоответствия между преду­смотренными заранее целями функционирования отдельных звеньев и практически реализуемыми целями этих звеньев, отклонения от их функ­ций, прав и ответственности, а также нарушения организационных связей, порядка функционирования и т.д.

Основными внутренними причинами, вызывающими такие моменты, могут выступать либо недостатки (упущения) в проектировании систем управления, либо недостатки (упущения) в реальном функционировании организационных звеньев, либо то и другое одновременно.

Основными внешними причинами являются изменения в политиче­ских, экономических, научных, технических, социальных и прочих услови­ях функционирования организационных звеньев.

Выводы руководителей о наличии негативных отклонений в функцио­нировании отдельных звеньев служат основанием для разработки меро­приятий по их устранению или нейтрализации.

Подготовка соответствующих мероприятий практически заключается в формировании частных решений корригирующего и корректирующего характера. Смысл таких решений, позволяющих корригировать отдельные элементы систем управления и (или) корректировать реальное функциони­рование конкретных организационных звеньев, заключается в том, чтобы:

а) передать соответствующим руководителям предложения о необходимо­сти уточнений (изменений, дополнений) различных разделов нормативных решений, регламентирующих статус и порядок функционирования звеньев;

б) уточнить (изменить, дополнить) отдельные разделы нормативных реше­ний, которые регламентируют деятельность организационных звеньев; в) уточнить (изменить, дополнить) отдельные моменты в функционировании тех или иных звеньев.

Реализация корригирующих и корректирующих мероприятий практи­чески заключается в своевременном, полном и точном ознакомлении соот­ветствующих руководителей и исполнителей с их содержанием, в разъяс­нении (при необходимости) их смысла и в оценке последующей деятельности организационных звеньев.