1. Методика создания систем управления в организационных звеньях

Содержание методики создания систем управления составляет сово­купность выполняемых руководителями взаимосвязанных последователь­ных действий, которые можно объединить в несколько блоков:

1) формирование целевых систем;

2) выделение блоков организационных звеньев и формирование их систем управления;

3) выделение организационных звеньев в каждом из блоков и форми­рование их систем управления;

4) формирование систем должностей в различных организационных звеньях;

5) создание правовых актов, регламентирующих строение и порядок функционирования систем управления.

80

Исходными моментами формирования целевых систем являются фор­мулирование либо уточнение (уяснение) общих целей функционирования проектируемых собственно основных организационных звеньев (органов безопасности) и детализация их на различные подцели.

Возможности детализации базируются, как уже ранее отмечалось, на качествах, которые присущи всем целям. Основными среди них считаются развертываемость, соподчиненность и соотносительная важность.

Получаемые в результате декомпозиции (детализации общих целей на различные подцели) целевые системы практически фиксируются с помо­щью описательных или графических моделей. Среди последних наиболее распространена модель «дерево целей». Она имеют иерархическое строе­ние: на верхнем (нулевом) уровне находятся общие цели, на следующем (первом) — основные подцели, ниже — подцели первого порядка и т.д.

Для каждой из подцелей нижнего уровня (фундамента) определяются конкретные функции и так называемые блоки организационных звеньев, основной смысл создания которых будет заключаться в достижении этих подцелей путем осуществления соответствующих функций.

Фактически строение целевых систем во многом предопределяет строение блоков организационных звеньев, которое обычно соответствует тем или иным разновидностям линейно-функционального типа.

После этого выделяются сами блоки — укрупненные организационные звенья, руководители которых будут непосредственно подчиняться высше­му руководству. Ими прежде всего являются: Центральный (столичный) аппарат органов безопасности; центральные аппараты региональных и иных аналогичных органов безопасности; городские, районные и иные аналогичные аппараты органов безопасности.

В каждом из укрупненных организационных звеньев выделяются свои блоки: общего руководства, функциональных подразделений, основных и специализированных подразделений.

Блоки общего руководства включают в себя руководителей данных звеньев, их заместителей и органы коллективного руководства (не во всех укрупненных звеньях).

Блоки функциональных подразделений имеют в своем составе прежде всего звенья, назначением которых является различного рода обеспечение базовой деятельности укрупненных звеньев.

Блоки основных и специализированных подразделений содержат зве­нья, предназначенные для выполнения базовой деятельности укрупненных звеньев и содействия ей.

Выделение различных блоков происходит в зависимости от важности и содержания целей, территориального размещения, специфики и объема необходимой деятельности, специфических требований к исполнителям, связей (взаимодействия) с внешней средой.

В качестве основных количественных характеристик, которые предо­пределяют целесообразность формирования тех или иных блоков организа­ционных звеньев, руководителям рекомендуется использовать: а) объем слу-

81

жебной деятельности, предполагаемой для выполнения; б) численность ис­полнителей, необходимых для выполнения предполагаемой деятельности.

Практика показывает, что большинство возможных вариантов выделе­ния блоков может быть сведено к определенному набору типовых решений. Однако это не исключает возможности принятия нестандартных решений относительно выделения тех или иных блоков, которым предстоит функ­ционировать в особых условиях.

Одновременно определяется численность блоков организационных звеньев. Это выполняется либо с учетом опыта успешно действующих ана­логичных звеньев, либо на основе существующих типовых нормативов численности сотрудников.

После этого осуществляется разукрупнение ранее выделенных блоков на относительно самостоятельные организационные звенья.

В составе блоков функциональных организационных звеньев выделя­ются подразделения двух типов: штабные и обеспечивающие.

К штабным, как правило, относятся кадровые, информационные (сек­ретариаты, информационно-аналитические и учетно-архивные), организа­ционно-правовые подразделения, подразделения специальной связи и т.д., к обеспечивающим — хозяйственные, финансовые, медицинские подразде­ления и пр.

Блоки основных подразделений включают в свой состав подразделе­ния, основное назначение которых состоит в противодействии внешним и внутренним угрозам противоправного характера с помощью внештатных сотрудников. Специализация основных подразделений производится с уче­том двух критериев: характера противоправных угроз и характера учрежде­ний, организаций и предприятий, оперативно защищаемых от этих угроз.

В составе блоков специализированных организационных звеньев вы­деляются подразделения, которые содействуют базовой деятельности ос­новных подразделений с помощью специализированных средств и методов. К ним относятся подразделения наружного наблюдения, оперативно-технические и иные подразделения.

Особое место среди специализированных занимают следственные подразделения, в деятельности которых основными являются процессуаль­ные средства и методы.

Все выделенные подразделения (штабные и обеспечивающие, основ­ные и специализированные) относятся к линейно-функциональному типу.

Кроме них создаются и проблемно-целевые подразделения двух видов:

постоянно существующие (например, оперативно-следственные группы) и временные (например, группы разработчиков).

Линейно-функциональные звенья выделяются, как правило, для дос­тижения относительно стабильных и постоянных целей, проблемно-целевые — незаменимы для реализации временно возникающих целей

Все перечисленные относительно самостоятельные организационные звенья в составе центральных аппаратов обычно имеют статус управлений,

82

отделов, отделений и реже — групп. В составе городских, районных и иных аналогичных подразделений их функции выполняют отдельные сотрудники.

В первую очередь это касается функциональных подразделений, кото­рые действуют в соответствии с централизованными решениями руководи­телей высшего уровня и в своей деятельности во многом связаны с внеш­ними организациями. Поэтому они создаются в составе центральных аппаратов органов безопасности и действуют в общих интересах всех их подразделений.

Выделение различных организационных звеньев происходит в зависи­мости от важности и содержания целей, территориального размещения, специфики и объема необходимой деятельности, специфических требова­ний к исполнителям, специфических средств и методов деятельности, свя­зей (взаимодействия) с внешней средой.

При этом руководителям рекомендуется учитывать следующие основ­ные условия:

а) обязательный «охват» всех целей организационных звеньев и их подцелей (частных целей);

б) запрещение дублирования целей и организационных звеньев на раз­личных уровнях;

в) уменьшение протяженности коммуникаций между организацион­ными звеньями;

г) соблюдение рациональных норм управляемости;

д) наличие минимально необходимого числа уровней;

е) минимизация административно-управленческих расходов. Для выделения таких организационных звеньев руководители могут использовать следующие общие основания: однородность целей или объек­тов управления; однородность выполняемых функций или этапов деятель­ности либо стадий технологии; территориальная общность либо обособлен­ность видов деятельности.

Следует стремиться к тому, чтобы объем будущих действий в таких организационных звеньях позволял соблюдать рациональные нормы управ­ляемости, а также обеспечивать рациональную специализацию и оптималь­ную нагрузку исполнителей. При ожидании недостаточного объема будущих действий рекомендуется создавать многоцелевые звенья, а при ожидании избыточного объема могут быть созданы несколько одноцелевых звеньев, объединяемых руководителем промежуточного уровня управления.

Специалисты рекомендуют руководителям соблюдать некоторые об­щие правила выделения тех или иных звеньев:

а) ориентирование каждого звена на достижение одной или совокуп­ности однородных и взаимосвязанных целей;

б) соответствие суммы целей отдельных звеньев определенной цели более крупного звена;

в) концентрация в каждом звене всех полномочий, необходимых для достижения определенных ему целей, и всей полноты ответственности за конечные результаты;

83

r) приоритет функционально-технологической специализации звеньев по сравнению с объектово-предметной вследствие ее универсальности и большей устойчивости;

д) комплексное объединение взаимосвязанных видов деятельности пу­тем рационального распределения полномочий и ответственности для дос­тижения промежуточных и конечных результатов;

е) специализация анализа и оценок для повышения эффективности и качества соответствующих видов деятельности;

ж) сохранение целостности процессов формирования решений;

з) специализация в деле совершенствования систем управления в це­лом и их отдельных подсистем.

Все выделенные подразделения должны иметь в своем составе руко­водителей, их заместителей (не всегда) и исполнителей, ответственных за деятельность на отдельных участках.

После этого осуществляется формирование систем должностей в раз­личных организационных звеньях. Должности — это в определенной сте­пени обособленные простейшие элементы («клеточки») систем управления в организационных звеньях, зафиксированные в штатах, которым предос­тавлены определенные части компетенции этих звеньев.

В своей совокупности взаимосвязанные, взаимообусловленные долж­ности и составляют содержание формальных систем управления в тех или иных организационных звеньях.

Выделение различных должностей осуществляется в зависимости от важности и содержания целей, специфики и объема необходимой деятель­ности, специфических требований к исполнителям.

Завершается проектирование систем управления подготовкой прежде всего положений о центральных, региональных и аналогичных органах безопасности, их городских, районных и аналогичных аппаратах, а также штатов различных органов безопасности.

С учетом этих положений осуществляется создание положений о раз­личных более или менее самостоятельных организационных звеньях и на их основе — должностных инструкций.

Документы о должностях имеют наиболее важное значение в регла­ментации распределения полномочий и ответственности в организацион­ных звеньях, которое определяет суть структур формальных систем управ­ления. Они являются основными и универсальными документами, регламентирующими взаимодействия должностных лиц.

Для каждой категории должностей определяются общие права и ответ­ственность, обусловленные законодательством и целями деятельности, а также особыми условиями функционирования организационных звеньев.

Общую часть должностных регламентов в органах безопасности необ­ходимо разрабатывать для всех организационных звеньев в целом, не до­пуская индивидуальных отклонений.

В то же время для каждой категории должностных лиц следует преду­сматривать специфические параметры. Для этого в регламентирующих

84

документах рекомендуется фиксировать следующие параметры: специфи­ческие обязанности, критерии эффективной деятельности, права и ответст­венность.

Должностные инструкции не разрабатываются для руководителей, по­скольку их полномочия и ответственность определяются в положениях о соответствующих организационных звеньях. При этом следует четко раз­граничивать обязанности, права и ответственность между руководителями и их заместителями.

И наконец, подготавливаются инструкции, регламентирующие раз­личные значимые виды деятельности органов безопасности, их подразделе­ний, отдельных должностных лиц и т.д., а также разного рода методические рекомендации.