5. Какими документами оформляется работа автотранспорта?

Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 утверждены следующие формы первичной документации для учета работы автотранспорта:

1) журнал учета путевых листов (форма N 8);

2) путевой лист легкового автомобиля (форма N 3);

3) путевой лист специального автомобиля (форма N 3 (спец.));

4) путевой лист легкового такси (форма N 4);

5) путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-с, форма N 4-п);

6) путевой лист автобуса (форма N 6);

7) путевой лист автобуса необщего пользования (форма N 6 (спец.));

8) товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т).

Путевой лист является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителям. Этот документ выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом (уполномоченное лицо назначается приказом руководителя организации).

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист под расписку, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую. Путевой лист на следующий день (смену) выдается водителю при условии, что он сдал путевой лист предыдущего дня работы.

Автомобиль перед началом смены должен осмотреть механик и сделать в путевом листе отметку о технической исправности автомобиля. Это может быть штатный сотрудник предприятия либо специалист авторемонтной службы, с которой предприятие заключает договор на ежедневные технические осмотры. Механик, выпускающий автомобили на линию, должен пройти специальное обучение и получить соответствующий сертификат.

Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Журнал учета движения путевых листов (форма N 8) применяется организацией для регистрации выданных путевых листов водителю и сданных после обработки путевых листов в бухгалтерию.

Форма N 3 (спец.) рассчитана на выполнение задания специальным автомобилем у двух заказчиков. Раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за эту работу. В раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и т.п.

Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику.

При перевозке товарных грузов путевые листы форм N 4-с и N 4-п выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

Форма N 4-с (сдельная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа форм N 4-с и N 4-п заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагается соответствующий отрывной талон.

В путевом листе, который остается в организации - владельце автотранспорта, повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика. Если грузы перевозятся на автомобиле, работающем на повременной оплате, то в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных накладных и прилагается один экземпляр этих накладных.

Путевые листы хранятся в бухгалтерии совместно с товарно-транспортными документами для одновременной их проверки.

Форма N 6 применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задания водителям записываются в путевом листе диспетчером и механиком.

Форма N 6 (спец.) применяется для учета работы автобуса необщего пользования по перевозке пассажиров и оформляется только для выполнения заказа одной организации. Раздел "Результаты работы автобуса" заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу.

Товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т) состоит из двух разделов:

1) товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей (cлужит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей);

2) транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей - заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов (cлужит для учета транспортной работы и расчетов заказчиков с перевозчиком за оказанные услуги по перевозке грузов).

Товарно-транспортная накладная составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, то товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах, все экземпляры подписывают грузоотправитель и водитель. На документе проставляется печать (штамп) грузоотправителя. Затем 1-й экземпляр остается у грузоотправителя, а 2-й, 3-й и 4-й экземпляры передаются водителю.

Водитель, доставив груз до места назначения, вручает 2-й экземпляр накладной грузополучателю. 3-й и 4-й экземпляры накладной с подписями и печатью (штампом) грузополучателя водитель сдает в свою организацию. Организация - перевозчик 3-й экземпляр накладной прилагает к счету за перевозку и высылает заказчику автотранспорта (этим заказчиком может быть как грузополучатель, так и грузоотправитель). 4-й экземпляр накладной прилагается к путевому листу и сдается в бухгалтерию организации - перевозчика.

По грузам нетоварного характера накладная составляется в 3 экземплярах: 1-й - со счетом направляется перевозчиком грузоотправителю, 2-й - остается у перевозчика и прикладывается к путевому листу, 3-й - остается у грузоотправителя в момент отправки груза. К грузам нетоварного характера относятся товарно-материальные ценности, по которым невозможно организовать складской учет, но ведется учет путем замера, взвешивания, геодезического замера.