6.1. Початок процедури

Початок процедури залежить від виду адміністративної процедури. Якщо це втручальна процедура, то адміністративний орган за наявності правових підстав відкриває провадження самостійно. Заявна процедура починається шляхом подання або надсилання приватною особою заяви до адміністративного органу. Звідси випливає, що певна категорія справ не може розпочатися, якщо немає заяви особи. Щоправда, наприклад, в законодавстві Польщі органу публічної адміністрації «з огляду на конкретний важливий інтерес сторони» надається можливість розпочати таку справу самостійно, але якщо згоди сторони не буде отримано, орган зобов'язаний закрити провадження80.

Заява повинна викладатись, як правило, у письмовій формі, й у ній має бути щонайменше зазначено: прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання заявника — фізичної особи або найменування та місцезнаходження заявника — юридичної особи; виклад суті питання, прохання чи вимоги. Крім того, обов'язковими реквізитами будь-якого документа є підпис особи із зазначенням дати його складення або подання. Щодо усних заяв, то можливість звернення й у такій формі має зберігатися принаймні для тих категорій осіб, які через поганий стан здоров'я або з інших об'єктивних

10 Див. § 2 статті 61 Кодексу адміністративного провадження Республіки Польща.

46

>>>47>>>

причин неспроможні самостійно написати заяву. Вимоги до форми заяви та її реквізитів можуть визначатися окремими законами.

Письмова заява може бути вручена особисто або надіслана поштою. Необхідно передбачити право особи подавати заяву новими технічними засобами зв'язку, насамперед електронною поштою. Можливість звернення та взагалі спілкування з адміністрацією з використанням електронних технологій, зокрема Інтернету, стала реальністю зважаючи на прийняття законодавства про електронний документ та електронний цифровий підпис81. Тепер насамперед від бажання конкретних адміністративних органів залежатиме практичне втілення цієї можливості. При цьому адміністрація мала б зважати на зручність такої форми спілкування і для себе, адже адміністративний орган також міг би електронною поштою інформувати особу про стан провадження та повідомляти їй прийняте рішення. Спілкування з використанням електронних технологій — це не тільки питання зручності для особи та ефективності для адміністрації. Крім того, швидкі способи подання заяви мають велике юридичне значення, наприклад, коли від черговості звернення залежить реалізація певних прав чи законних інтересів особи.

Адміністративний орган повинен сприяти особі в реалізації права на подання заяви, зокрема надавати допомогу в оформленні письмової заяви. Доцільно, щоб форми документів, які вимагаються від заявників, були максимально простими, а ще краще — викладалися у вигляді анкет. Заявнику має забезпечуватись можливість безкоштовного отримання необхідної кількості бланків документів (формулярів). Така норма звучить банально, але вона потрібна, оскільки сьогодні, на жаль, поширена практика, коли в органі влади бланки заяв, декларацій тощо можна отримати тільки купивши за гроші.

Якщо заява від імені особи подається її представником, адміністративний орган може вимагати від представника підтвердження його повноважень шляхом додання до заяви копій відповідних документів. Якщо особа з'явилася разом із представником, то було б доцільно передбачити можливість засвідчення повноважень на представництво шляхом занесення уповноваження в протокол чи фіксування цього факту іншим чином в матеріалах справи самим адміністративним органом. І тут закордонний досвід є досить гнучким. Наприклад, Закон Естонії «Про адміністративну процедуру» дозволяє підтверджувати повноваження на представництво в адміністративній процедурі «дорученням у простій письмовій формі»82. Польський Кодекс адміністративного провадження взагалі передбачає, що «у справах меншого значення орган публічної адміністрації може не вимагати довіреності, якщо уповноваженим є найближчий родич або співмешканець сторони та немає сумніву щодо існування і сфери уповноваження для виступу від імені сторони»83.

81 Закони України «Про електронний цифровий підпис» та «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року (набувають чинності з 1 січня 2004 року).

82 Див. ч. (2) ст. 13 Закону Естонської Республіки Про адміністративну процедуру

83 § 4 статті 33 Кодексу адміністративного провадження Республіки Польща.

47

>>>48>>>

Законом має бути заборонена відмова у прийнятті заяви. Зараз адміністративні органи дуже часто допускають зловживання уже на стадії подання заяви, під різними приводами відмовляючи в її прийнятті. Тому доцільно, щоб заяви подавалися до адміністративних органів через канцелярію, а не через працівника, який буде приймати рішення чи готувати його, тоді можливостей для необгрунтованої відмови у прийнятті заяви буде менше. Усі заяви повинні реєструватися адміністративним органом у день отримання. Факт реєстрації заяви має важливе юридичне значення, адже саме з цього моменту починається перебіг строку для вирішення справи, крім випадків, коли є необхідність усунення недоліків заяви.

При особистому поданні заяви про її отримання та реєстрацію повинна видаватися довідка адміністративного органу із зазначенням дати та номеру реєстрації, як, наприклад, це робиться сьогодні під час реєстрації суб'єктів підприємницької діяльності. У разі отримання заяви поштою, зокрема електронною, така довідка могла б надсилатися аналогічним способом, якщо особа висловила таке прохання і якщо це виправдано з точки зору доцільності. Так, недоцільно надсилати довідку лише про реєстрацію заяви, якщо саме рішення приймається негайно.

Для оперативного вирішення справи можна передбачити правило, за яким у випадку особистого подання заяви адміністративним органом відразу перевіряється повнота поданих документів та інформації, передбачених законом, і особі повідомляється орієнтовний строк, необхідний для вирішення справи. Схоже правило є, наприклад, у законодавстві ФРН84.

Якщо форми заяви, визначеної законом, не дотримано або особою не подано всіх документів, передбачених законом, то адміністративний орган повинен прийняти заяву, однак він не може вирішити справу по суті. Тому адміністративний орган повинен мати право не починати розгляд справи до усунення перешкод у розгляді заяви. Для цього адміністративний орган має якнайшвидше повідомити особу про необхідність усунення недоліків заяви або про виконання інших вимог, передбачених законом. У письмовому повідомленні мають бути зазначені мотиви призупинення розгляду заяви з обов'язковим правовим обгрунтуванням, вказано строк для виправлення недоліків, а також роз'яснено порядок оскарження даного рішення. Було б добре, якби інформація про перешкоди у розгляді справи доводилася до відома учасників не лише у письмовій формі, але, якщо дозволяють технічні можливості адміністративного органу, — також телефоном, факсом або електронною поштою. Якщо ж у визначений строк заявником не будуть усунені перешкоди для розгляду заяви, вона має вважатися не поданою.

Окремою проблемою в заявній процедурі можна назвати випадки подання заяви до некомпетентного органу, тобто коли заява подана до адміністративного органу, який не уповноважений вирішувати дану категорію справ. Простий шлях вирішення такої ситуації — адміністративний орган повертає заяву особі з посиланням на те, що він не має повноважень на

84 Див. абзац (3) § 71с Закону ФРН про адміністративну процедуру. 48

>>>49>>>

вирішення цієї справи. Однак такий формальний підхід не відповідає засадам «належного управління». Краще для особи, коли така заява пересилається адміністративним органом за належністю з одночасним повідомленням про це заявникові. Якщо адміністративний орган зі змісту заяви неспроможний визначити компетентний для її розгляду адміністративний орган або в заяві піднімаються різні питання, які належать до компетенції різних органів, то в органу має бути можливість повернути таку заяву особі, але з максимально повною інформацією для сприяння в реалізації прав та захисті законних інтересів особи. При цьому доцільно забезпечити право особи бути вислуханою, щоб з'ясувати її очікування та посприяти у визначенні компетентного органу.