Статья 50. Хранение документов общества

1. Участники общества имеют право на ознакомление с документами общества. Кроме того, в случаях предусмотренных законодательством, общество обязано ознакомить со своими документами и иных лиц. В связи с этим комментируемый Закон содержит требование об обязательном хранении в обществе ряда документов. Необходимо отметить, что данная статья содержит не исчерпывающий перечень документов, которые общество обязано хранить. Помимо перечисленных, общество обязано также хранить документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации, уставом общества, его внутренними документами и решениями его органов.

2. Документы общества должны храниться в месте нахождения его единоличного исполнительного органа или ином, известном и доступном участникам общества месте. Под местом нахождения единоличного исполнительного органа понимается его фактический адрес, который может и не совпадать с официальным местом нахождения общества. В любом случае участники общества должны быть поставлены в известность о месте хранения документов.

3. Пункт 2 ст. 12 Закона устанавливает, что сведения о порядке хранения документов общества должны содержаться в его уставе. В Законе не содержится указаний на то, какой из органов общества отвечает за организацию хранения документов. Наиболее целесообразно возложить эти обязанности на лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества, который отвечает за хранение бухгалтерских документов в силу Закона о бухгалтерском учете.

В некоторых обществах с ограниченной ответственностью общее собрание участников принимает внутренний документ общества, детально регулирующий порядок и место хранения документов, распределение обязанностей по их хранению, срок хранения в отношении тех из документов, для которых этот срок не установлен действующим законодательством, а также порядок работы с документами и ознакомления с теми из них, которые являются доступными, в частности для третьих лиц. Важно также определить меры по обеспечению сохранности документов и конфиденциальности той информации, которую общество не обязано в соответствии с законодательством раскрывать третьим лицам.

4. Учредительные документы общества, решения, связанные с его созданием, и документ, подтверждающий государственную регистрацию общества, относятся к тем документам, которые подлежат хранению обществом в течение всего срока его существования. Учредительные документы должны храниться таким образом, чтобы общество могло выполнить возложенную на него Законом обязанность по ознакомлению с ними в разумные сроки любого заинтересованного лица, аудитора или участника общества.

5. Требования к хранению документов содержатся и в иных нормативных актах. Так, ст. 17 Закона о бухгалтерском учете устанавливает обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

6. Необходимо отметить, что Закон не предусматривает мер ответственности должностных лиц общества, не обеспечивающих сохранность документов, хранение которых является обязательным в соответствии с рассматриваемой статьей, хотя введение такой ответственности было бы вполне логичным. Представляется, что общее собрание участников может само определить меру ответственности и санкции в принятых внутренних документах общества.