1.7.2. Учет запасных частей

Запасные части приобретаются организациями, имеющими автотранспортные средства, для ремонта и замены изношенных частей автомобилей. Запчасти могут быть изготовлены на самом предприятии, поступить от поставщиков или подотчетных лиц, закупающих материалы за наличный расчет.

Все приобретенные запчасти приходуются на складе. Материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад составляет в одном экземпляре приходный ордер по форме N М-4. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей. Поступающим на склад запчастям присваивается номенклатурный номер. На каждый номенклатурный номер открывается карточка учета материалов по форме N М-17. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Представитель ремонтного цеха (либо водитель, механик гаража или другое назначенное лицо, если на предприятии нет ремонтной службы) получает запчасти со склада по требованию-накладной формы N М-11. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо склада, сдающее материальные ценности. Ее подписывают сдатчик и получатель запасных частей. Новые запасные части выдают из кладовой только в обмен на изношенные. Изношенные запасные части, подлежащие ремонту, передают в ремонтный цех (участок), а после ремонта возвращают на склад. Негодные к дальнейшему использованию запчасти актируют и приходуют в кладовой по массе лома как прочие материалы.

В установленные организацией сроки материально ответственное лицо склада сдает в бухгалтерию материальный отчет в форме реестра приходных и расходных документов с приложенными первичными документами (приложение 7).

Примечание: правила документального оформления движения материалов являются одинаковыми для всех предприятий, как крупных, так и совсем небольших с численностью работающих до 10 человек. Даже в небольшой организации должен быть завхоз (либо сотрудник, выполняющий функции завхоза), который ведет документальный учет материальных ценностей, приобретаемых организацией и расходуемых в процессе хозяйственной деятельности. К таким материальным ценностям относятся не только запчасти, топливо, но и канцелярские принадлежности, производственный и хозяйственный инвентарь со сроком службы менее 12 месяцев и пр. На небольшом предприятии можно не составлять требование-накладную по форме N М-11, а оформлять отпуск материалов непосредственно в карточке учета материалов формы N М-17, в которой расписывается получатель материалов.

Бухгалтерский учет запасных частей ведется на балансовом счете 10-5 "Запасные части". Учет запасных частей ведется отдельно по учетным позициям:

- запасные части новые;

- запасные части отремонтированные;

- запасные части, подлежащие ремонту.

Этот учет ведет материально ответственное лицо склада (зав. складом или кладовщик) по видам запчастей и номенклатурным номерам.

В организациях, имеющих в своем составе ремонтный цех (участок), создается обменный фонд полнокомплектных двигателей, узлов, агрегатов. Движение обменного фонда отражается на отдельном субсчете второго уровня, открываемом к счету 10-5. В таких организациях для учета запасных частей используют счета 10-5 "Запасные части" и 10-5 "Обменный фонд".

Поступление запасных частей на предприятие отражается проводками:

Дебет 10-5 Кредит 60

- отражено поступление запчастей от поставщика;

Дебет 10-5 Кредит 71

- отражено поступление запчастей, приобретенных за наличный расчет подотчетным лицом;

Дебет 10-5 Кредит 20 (23)

- запчасти изготовлены в цехе (на участке) предприятия.

Списание запчастей отражается по кредиту балансового счета 10-5 и дебету счетов учета затрат на производство (20, 23, 25, 26) или расходов на продажу (44). При оприходовании негодных запасных частей по массе лома делают проводку:

Дебет 10-6 "Прочие материалы" Кредит 10-5 "Запасные части".

Пример 48

ООО "Автомобилист" в апреле произвело закупку запасных частей у поставщика ООО "Сервис" на сумму 48 000 руб., в том числе НДС (8000 руб.). В этом же месяце мастер ремонтного цеха получил на складе новые запасные части в обмен на изношенные на сумму 7000 руб.

Все полученные мастером новые запчасти в апреле были использованы для ремонта автомобилей. Изношенные запчасти ремонту и дальнейшему использованию не подлежат, о чем был комиссионно составлен акт. Эти запчасти были оприходованы по стоимости лома 350 руб.

В апреле бухгалтер ООО "Автомобилист" сделает проводки:

Дебет 10-5 Кредит 60

- 40 000 руб. - отражено поступление запчастей от ООО "Сервис" (проводка сделана на основании приходного ордера формы N М-4);

Дебет 19-3 Кредит 60

- 8000 руб. - отражен НДС, предъявленный поставщиком (проводка сделана на основании счета-фактуры, выставленного ООО "Сервис")

Дебет 60 Кредит 51

- 48 000 руб. - перечислены денежные средства поставщику запчастей (основание для проводки: банковская выписка по расчетному счету);

Дебет 68 Кредит 19-3

- 8000 руб. - налоговый вычет НДС по оприходованным и оплаченным запчастям (основание: счет-фактура и банковская выписка):

Дебет 10-5 (аналитический учет "Запчасти в цехе") Кредит 10-5 (аналитический учет "Запчасти на складе, новые")

- 7000 руб. - запчасти выданы со склада в ремонтный цех (основание: требование-накладная по форме N М-11);

Дебет 10-5 (аналитический учет "Запчасти на складе, изношенные")

Кредит 23

- 350 руб. - оприходованы изношенные запчасти, переданные из ремонтного цеха (основание: требование-накладная по форме N М-11);

Дебет 10-6 "Прочие материалы" Кредит 10-5 (аналитический учет "Запчасти на складе, изношенные")

- 350 руб. - негодные запчасти оприходованы как лом (основание: акт, составленный инвентаризационной комиссией и утвержденный руководителем ООО "Автомобилист");

Дебет 23 Кредит 10-5 (аналитический учет "Запчасти в цехе")

- 7000 руб. - списаны на затраты ремонтного цеха запчасти, использованные для ремонта автомобилей (основание: материальный отчет мастера цеха).

Пример 49

Водитель служебного легкового автомобиля небольшого предприятия приобрел за наличный расчет запасную часть для замены вышедшей из строя. Стоимость запчасти - 210 руб. Запасная часть сразу была установлена на автомобиль. В бухгалтерском учете следует отразить эту операцию таким образом:

Дебет 71 Кредит 50

- 210 руб. - по расходному ордеру водителю выданы денежные средства из кассы предприятия для приобретения запчасти;

Дебет 10-5 Кредит 71

- 210 руб. - запасная часть оприходована на основании товарного чека и чека ККМ, приложенных к авансовому отчету водителя.

Кроме этих документов, завхоз (или иное уполномоченное лицо) составляет приходный ордер по форме N М-4 и открывает карточку учета материалов по форме N М-17. Водитель расписывается в карточке за получение запчасти, что заменяет расходный документ для материально ответственного лица.

Дебет 26 Кредит 10-5

- 210 руб. - запасная часть использована для замены изношенной. Эту проводку бухгалтер делает на основании материального отчета завхоза (реестра приходных и расходных документов). В приходной части реестра завхоз указывает наименование магазина, в котором была приобретена запасная часть, дату и номер товарного чека, а также дату и номер авансового отчета, к которому приложен этот чек. В расходной части реестра завхоз указывает номер карточки учета материалов, в которой расписался водитель за получение запчасти;

Дебет 10-6 Кредит 26

- 2 руб. - изношенная запчасть непригодна для дальнейшего использования, она оприходована по цене лома на основании акта, составленного инвентаризационной комиссией и утвержденного руководителем предприятия.

Примечание. Если запчасть не может быть оприходована как лом или утиль, то в акте необходимо указать, что запчасть уничтожена (разломана на части, разбита и т.п.) и вывезена на свалку.