Глава 12. КОНТРОЛЬ

сущность контроля

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией I своих целей. Контроль включает установление стандартов, измерение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются I от установленных стандартов.

Необходимость контроля. Контроль является неотъемлемым эле­ментом сущности всякой организации. «Контроль и определение направления — это синонимы», — заявлял П Друкер.

Неопределенность. Множество разнообразных обстоятельств может помешать реализации планов и функционированию органи­зационных структур Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции могут сделать планы невыпол­нимыми. Источником неопределенности являются и люди, работа­ющие в организации.

Предупреждение кризисных ситуаций. Ошибки, возникающие внутри организации, переплетаются, множатся и если их вовре­мя не исправить, могут привести к катастрофе, банкротству коммерческой организации, к развалу учреждения. Известно, что в большинстве создающихся мелких предприятий не понимают важности функции контроля, допущенные ошибки накладываются и нарастают, пока не происходит банкротство Нередко организа­ция не гибнет, а существует, но постоянно находится в кризисной ситуации.

Функция контроля состоит в выявлении проблемы и корректи­ровке деятельности до того, как проблемы перерастают в кризис

Поддержка успешных действий — это функция контроля, которая состоит в поддержке всего того, что является успешным в деятельно­сти организации. Для оказания поддержки необходимо определить, какие именно действия эффективно способствовали достижению це­лей организации. Это также позволяет найти область расширения дея­тельности организации.

Широта контроля должна позволять ему быть всеобъемлющим. Любой руководитель независимо от ранга должен осуществлять кон­троль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Планирование, создание организационных структур, мотивацию

131

нельзя рассматривать в отрыве от контроля. Все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации.

Предварительный контроль включает введение в практику опреде­ленных правил, процедур и линий поведения. Они вырабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение позво­ляет убедиться в том, что работа развивается в заданном направлении. Поэтому необходимо писать четкие должностные инструкции, эф­фективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать кадры, имеющие соответствующую их обязанностям квалификацию.

Человеческие ресурсы — одна из сфер предварительного контро­ля. Контроль осуществляется за счет тщательного анализа тех дело­вых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее под­готовленных и квалифицированных людей. В ходе отбора нужно ус­тановить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверять документы и рекомендации, проводить психологические тесты и многочисленные собеседова­ния с работником. Предварительное обучение повышает вероят­ность эффективной работы новых сотрудников.

Материальные ресурсы должны проходить предварительный контроль, так как сделать высококачественную продукцию из пло­хого сырья невозможно. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведе­ния проверок соответствия поступающих материалов этим требо­ваниям. К методам предварительного контроля материальных ре­сурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы подвергаются предварительному контролю путем составления бюджета — текущего финансового плана. Бюд­жет дает уверенность в том, что денежные средства, когда они по­требуются, у организации будут. Бюджеты устанавливают пределы затрат и не позволяют исчерпать средства, не достигнув поставлен­ных целей.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе про­ведения работ. Объектом являются подчиненные сотрудники, теку­щий контроль традиционно является прерогативой их непосред­ственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершен­ствованию работы позволяет не отклоняться от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль основывается на измерении фак­тических результатов работы, направленной на достижение желае­мых целей.

Системы обратной связи. Под обратной связью здесь подразу­меваются данные о полученных результатах. Простейшим приме­ром обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они

132

делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наибо­лее эффективного пути движения к поставленным перед нею целям.

Все системы обратной связи включают «дни и те же основные элементы и работают на одних принципах. -Эти системы: 1) имеют цели; 2) используют внешние ресурсы; 3) преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования; 4-) следят за значитель­ными отклонениями от намеченных целей, 5) корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Организационные системы с обратной семью влияют на «входы», чтобы достичь требуемых характеристик на «выходе». «Входом» для организационных систем с обратной связью являются все виды ре­сурсов: материальные, финансовые и человеческие. «Выходом» та­ких систем являются товары или услуги. Большинство организаци­онных систем контроля с обратной связью стносятся к открытым, или незамкнутым, системам. Внешний для таких систем элемент — это менеджер, который регулярно воздействует на эту систему, вно­ся изменения как в ее цели, так и в процесс функционирования.

Заключительный контроль осуществляется после того, как ра­бота выполнена. Сразу по завершении контролируемой деятельно­сти или по истечении определенного заранее: периода времени фак­тически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Та­кой контроль имеет две важные функции: дает организации ин­формацию, необходимую для планирования дальнейших действий; обеспечивает измерение результативности и определяет необходи­мое вознаграждение сотрудников.