1.1.11. Какими первичными документами отражаются операции с материалами

Для отражения операций с материалами применяются в основном первичные документы унифицированной формы. Основные из них утверждены постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а (далее - Постановление N 71а).

Для получения материалов в месте нахождения поставщика сотруднику организации выдается доверенность. Постановлением N 71а предусмотрено две унифицированные формы доверенности - N М-2 и N М-2а.

Форму N М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Унифицированная форма данного журнала утверждена инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 г. N 17.

Доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Работник, получивший доверенность, должен расписаться в ее корешке (для формы N М-2) или в журнале учета выданных доверенностей (для формы N М-2а).

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия, как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления, иначе она является недействительной.

Оприходование материалов сопровождается составлением следующих первичных документов, также утвержденных Постановлением N 71а:

- приходного ордера (форма N М-4), если количество и качество поступивших материалов совпадает с данными, указанными в товаросопроводительных документах;

- акта о приемке материалов (форма N М-7) - если не совпадает;

- акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35).

Приходный ордер применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Его в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад, а затем передает в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Согласно п. 49 Приказа N 119н вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (например, на накладной) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

Актом о приемке материалов оформляется приемка материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Он составляется также при приемке материалов, поступивших без документов. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают:

- один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей;

- другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, применяется для оформления оприходования материалов, пригодных для использования при производстве работ.

Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика.

Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

Унифицированной формы, предназначенной для оприходования материалов, полученных при разборке других основных средств (например, компьютеров), законодательством не установлено. В этом случае сведения об оприходованных материалах отражаются непосредственно в акте на списание основных средств (форма N ОС-4).

Для внутреннего учета материалов применяется карточка учета материалов (форма N М-17).

Она применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Выбытие материалов оформляется следующими первичными документами:

- лимитно-заборной картой (форма N М-8);

- требованием-накладной (форма N М-11);

- накладной на отпуск материалов на сторону (форма N М-11).

Первые две формы заполняются при внутрипроизводственном использовании материалов, а последняя - при отгрузке материалов сторонним лицам.

Лимитно-заборная карта применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется также оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма N М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных.

Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.

Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.

Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств вычислительной техники.

Требование-накладную оформляют, если в организации не установлено ограничения (лимита) на отпуск материалов склада.

Данная форма применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

При отгрузке материалов сторонним лицам применяется унифицированная форма N М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону".

Накладная применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов:

- при продаже материалов другим организациям или физическим лицам;

- при безвозмездной передаче материалов;

- при отпуске материалов на переработку на давальческой основе и т. д.

Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

На фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Приказа N 119н).

Списание материалов на затраты осуществляется на основании данного акта.

Для списания топлива, использованного при работе автотранспортных средств, необходимо оформить путевые листы. Их унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78:

- N 3 "Путевой лист легкового автомобиля";

- N 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";

- N 4 "Путевой лист легкового такси";

- N 4-С "Путевой лист грузового автомобиля";

- N 4-П "Путевой лист грузового автомобиля";

- N 6 "Путевой лист автобуса";

- N 6 спец. "Путевой лист автобуса необщего пользования";

- N 8 "Журнал учета движения путевых листов".

Все путевые листы выдаются только на один день (смену) при условии сдачи предыдущего путевого листа.

На более длительный срок они выдаются только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более чем одних суток (смены).

В путевых листах обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

В каждой форме путевых листов предусмотрены специальные графы, отражающие движение горючего:

- остаток на начало смены;

- расход горючего по норме;

- расход горючего сверх нормы;

- норма расхода горючего;

- приход горючего;

- остаток на конец смены и т. д.

На основании указанных данных и производится списание стоимости топлива. Кроме того, для подтверждения использования автотранспортного средства (а следовательно, и топлива) по производственному назначению необходимо полностью оформлять графы, в которых отражается маршрут движения транспортного средства. Данный маршрут должен отражать производственную направленность эксплуатации транспорта (кроме такси).

В организации должна регулярно проводиться инвентаризация материалов. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- если были выявлены факты хищения материалов;

- если материалы были частично уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Результаты инвентаризации оформляются первичными документами унифицированной формы, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 8.

Этими документами являются:

- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3);

- акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4);

- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5);

- акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (форма N ИНВ-6);

- сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19);

- приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22) и др.