Нотариальное делопроизводство

Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляется органами юстиции субъекта в составе РФ, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, – в порядке, определяемом Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

В соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Нотариус имеет личную печать с изображением Государственного герба рФ, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы, штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы.

От правильной постановки делопроизводства в государственной нотариальной конторе зависит надлежащая организация работы государственных нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность старший государственный нотариус, возглавляющий нотариальную контору, а у нотариуса, занимающегося частной практикой, – он сам.

В государственной нотариальной конторе, где имеется несколько сотрудников, ведение делопроизводства и архива приказом (распоряжением) старшего государственного нотариуса возлагается на одного из них.

При увольнении или переводе на другую работу нотариуса или другого должностного лица, на которого возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-сдачи.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы:

• журнал входящей корреспонденции;
• журнал исходящей корреспонденции;
• разносная книга для местной корреспонденции;
• книга жалоб и предложений;
• контрольная картотека (или папка).

Регистрации подлежат все документы, поступающие в нотариальную контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка и другие документы, не связанные с деятельностью нотариальной конторы.

При составлении документов организационно-распорядительного характера нотариусу необходимо руководствоваться указаниями законодательства РФ по ведению делопроизводства, а также необходимо соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства.