3.4.4. Діловодство та документування

Усі форми управлінської діяльності мають достатньо ґрунтовних підстав для власного існування, оскільки вони є ланками одного спільного ланцюга - суспільного процесу, який має бути безперервним і поточним, таким, що акумулює в собі весь досвід попередньої діяльності у цій винятково важливій сфері людського буття. Однією з таких форм є Діловодство та ведення документації. Особливо велике значення має

діловодство в здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі закладу конкретності й оперативності.

Через це документи перетворюються на незамінні довідники, які у подальшому набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань. Узагальнюючи, можна сказати, що документи мають:

-  державне значення, відображаючи суспільні відносини, державний лад та державну політику в різних її проявах, суть взаємовідносин владних інституцій з територіальними спільнотами громадян;

-  юридичне значення, фіксуючи підвалини правових відносин фізичних та юридичних осіб і регулюючи їх дії;

соціально-психочогічне значення, відіграючи роль суспільно-стабілізуючого чинника, закріплюючи в окремої особи розуміння наявності сталих загальноприйнятих норм суспільної поведінки.65

Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації і прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління. Документування - це діяльність, спрямована на зберігання всієї документації, що стосується основних напрямків і процедур роботи органу державного управління та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

Документування, яке займає вагоме місце у процесі здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Бернар Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків.66

Документування управлінської діяльності і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державного управління України здійснюється у відповідності з Примірною Інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також до

65   Лоза О В   Діловодство та документування управлінської діяльності   Навч   посібник   - К    Вид-во УАДУ, 1997 -С  17.

66  Гурне Б Державне управління -С 63.

державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції.

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у справах. Справа - це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання. Формування справи - це групування окремих документів відповідно до встановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстрації самих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особи групують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу.

Органи управління визначають конкретний комплекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ є обов'язковим документом постійного зберігання, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів. Зведена номенклатура після погодження з архівом затверджується керівником установи.

У практиці використовуються номенклатури справ таких типів:

- індивідуальні (відповідно до специфіки конкретної установи);

- типові (для однорідних закладів).

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватись у архів органу державного управління для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з керівництвом органу державного управління.

Підготовка документів до передачі в архів включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі створюється експертна комісія (ЕК). Схоронність

документів органів державного управління здійснюється згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

Функціонально номенклатура справ визначає систему зберігання та використання документів, виконується в кількох примірниках і зберігається:

- у підрозділі установи, що веде діловодство, як робочий примірник;

- у відомчому архіві як обліковий документ поточного зберігання;

- у державному архіві як довідковий матеріал постійного зберігання. Архів - це установа, що забезпечує облік, зберігання і використання

архівних документів, формування архівного фонду, здійснює управління, науково-дослідницьку та інформаційну діяльність у цій  галузі, вивчає закінчені виробництвом та належно оформлені документальні матеріали.67 Архіви бувають таких видів:

-  поточні (структурного підрозділу, де протягом року зберігаються й використовуються як довідковий матеріал виконані та підшиті в справи матеріали);

-   установи, де зберігаються  матеріали організації в  цілому перед здаванням їх до державного архіву;

- державні - розгалужена мережа архівних закладів. Відповідальність    за    загальний    стан    роботи    з    документами

покладається на керівника органу управління. Організація роботи з документами в установі забезпечується діловодними службами. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

- розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

-    організовує   за   дорученням    керівництва   підготовку   проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

-  організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів, нарад;

-  організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

-    уніфікує   системи   документації   та   документів   з   урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

- здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним    виконанням,    вживає    заходів    до    скорочення    термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

' Про Національний архівний фонд І архівні установи Закон України - Б.м. - Б.р

-  приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

-     забезпечує    додержання    єдиного    порядку    відбору,    обліку, схоронності,    якості    оброблення    та    використання    документів,    що створються під час діяльності органу державного управління, для передачі на державне зберігання;

-  удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

здійснює     організаціно-методичне     керівництво     роботою     з документами у структурних підрозділах органу управління;

-  впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та її структурних підрозділах;

-  завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами.

В умовах ускладнення та збільшення обсягів управлінської діяльності, що пов'язано з перебудовою економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація та поліпшення організації роботи діловодних служб може сприяти підвищенню ефективності роботи управлінського апарату. Інтенсифікація діловодства передбачає:

»   чітку   побудову   організаційної   структури   загальних   відділів,

секретаріатів;

» відбір та впровадження найбільш раціональної форми технології діловодства;

» оптимальне розмежування функцій та обов'язків працівників даної сфери;

« наукове обгрунтування норм праці співробітників діловодних служб;

« чітку регламентацію кількісного складу, підвищення особистої кваліфікації та професійної відповідальності працівників;

«  раціональну організацію робочих місць.68

Діяльність щодо документаційного забезпечення функціонування органів державного управління регулюється положеннями, посадовими інструкціями, річними та перспективними планами робіт, іншими нормативними актами. Розробка цих документів покладається на загальні відділи органів управління. Роботу з документацією (документообіг) в цих органах можна зобразити схемою (див. рис. 3.5).

1 Лоза ОБ. Діловодство тл документування управлінської діяльності: Навч. посібник - С. 32-33.

Зовнішні надсилані та одержувачі кореспонденції

Відповідальні виконавці  -

Структурні підрозділи установи

Безпосередні виконавці

Рис. 3.5. Типова схема обігу та використання документів:

----------------> - прямий Інформаційний потік.

»• - зворотний інформаційний потік.

Важливою складовою діловодства є забезпечення дієвого виконавчого контролю. Контроль виконання - це практична робота щодо здійснення поточного нагляду за станом виконання призначеними особами тих чи інших організаційно-розпорядчих документів. Він необхідний для таких цілей:

1)   встановлення   фактичного  стану   в   ході   поточного  виконання конкретного доручення;

2)   виявлення  вузьких  місць  та  вжиття   необхідних  заходів  щодо виправлення ситуації;

3)    отримання   можливості   аналізу   організації   роботи   з   метою запобігання виявлених недоліків у майбутній практичній роботі установи;

4) стимулювання виконавчої дисципліни як стилю роботи.70 Здійснення безпосереднього контролю за виконанням документів в

органах   управління   покладається   на   спеціально   створені   контрольні

69 Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності Навч посібник - С. 33

70 Там само. - С. 38.

служби. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання. Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні, дорученні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути у самому документі або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за ЗО календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

-    постановку   документів   {доручень)   на   контроль,   формування картотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

-    облік   і    узагальнення    результатів    контролю    за    виконанням документів (доручень);

-  інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

-    повідомлення   про   хід   і   підсумки   виконання   документів   на оперативних, апаратних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

Обов'язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності та здешевлення управлінської праці є механізація і автоматизація діловодних процесів. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: реєстрація і підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо та повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежить від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури органу управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості та змісту документів, протреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК в органах державного управління створюються централізовані служби - сектори

діловодства, друкарські і копіювальні бюро тощо. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

- доцільність впровадження технічних засобів;

- можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

- наявність придатних приміщень;

-  можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

До застосування технічних засобів проводиться відповідна підготовка кадрів, яка передбачає: навчання персоналу роботі з технічними засобами на робочих місцях, на спеціальних курсах і шляхом проведення семінарських занять.