2. Формальные системы управления

Необходимость создания и использования в органах безопасности формальных систем управления обусловлена следующими объективными обстоятельствами

Известно, что различные организационные звенья, как разновидности социальных систем, относятся к числу сверхсложных систем' Причем спе­циалисты выделяют четыре основных вида сложности этих организацион­ных звеньев

Первая (абсолютная — объективная, заложенная в природе самих ор­ганизационных звеньев) характеризуется множественностью элементов-исполнителей Сам количественный объем этих звеньев ставит пределы их организованности

Вторая (относительная — субъективная, обусловленная способностя­ми их руководителей) возникает из-за разнообразия элементов-исполнителей Такое разнообразие касается не только целей и функций, прав и обязанностей, ответственности исполнителей, но и их природных (психологических и физиологических) качеств

Третья предопределяется многообразием связей между элементами исполнителями, тем более если эти звенья имеют иерархическое строение Причем максимум сложности возникает из за противоречий между отдель­ными исполнителями, группами исполнителей на различных уровнях

'См Пригожин АИ Социология организаций —М,1980 —С 86—109 32

Четвертая вызывается известной автономией отдельных исполнителей, групп исполнителей на различных иерархических уровнях Руководители при этом имеют дело со своей главной проблемой — неопределенностью, субъективностью основного «материала» организационных звеньев, т е наличием у исполнителей собственных потребностей, интересов, устано­вок, мотивов, большей или меньшей свободы выбора действий

В результате сложность различных организационных звеньев часто превышает возможности их руководителей управлять этими звеньями, включенными в них исполнителями, происходящими в них процессами

Естественно, что в такой обстановке возникают различные проблемы ^ В принципе руководители могут их разрешить следующими способами 1"     1) сужением диапазона управления, ^     2) упрощением устройства звеньев

^     Сужение диапазона управления практически заключается в том, что ^ руководители тех или иных организационных звеньев стремятся ограни-Ъ чить количество исполнителей, непосредственно им подчиненных в раз-| личной форме, приближая его к нижней границе диапазона Однако это не <| всегда возможно сделать по тем или иным причинам Ц     Диапазон управления определяется количеством исполнителей, в какой-•ч» либо форме непосредственно подчиненных тому или иному руководителю 1     В настоящее время многие специалисты-управленцы поддерживают f: теорию диапазона управления швейцарского консультанта по управлению || В А Грайкунаса1

у     Основу предложенной им теории составляет положение о том, что t диапазон управления ограничивается (лимитируется) количеством отноше-& ний между руководителями и исполнителями, а также между самими ис-Ц полнителями При этом выделяются три рода отношений непосредственно И индивидуальные (руководители — исполнители), непосредственно группо-f вые (руководители — исполнители в присутствии других исполнителей), пересекающиеся (исполнители — исполнители)

Свои расчеты В А Грайкунас производил с помощью пяти простых ма­тематических формул

(321)

(322)

(323)

(324)

(325)

1     а=п, ^     b=n(n-l),

я с = п (2/2 -1), f= a + b + с

п —> F=n(2/2+n-l)

где п — число исполнителей,

•i См , например Ковалевский С Руководитель и подчиненный Пер с польс — М 1973 — С 'Л35—160 МильнерБЗ Организация программно целевого управления —М 1980 —С 17—19

33

а — количество непосредственно индивидуальных отношений, Ъ — количество пересекающихся отношений;

с — количество непосредственно групповых отношений, /— сумма всех отношений.

В результате произведенных В.А. Грайкунасом расчетов были получе­ны следующие результаты:

а) еслип= 1,то/= 1;

б) если и = 2, то/= б;

в) если п = 3, то/= 18;

г) если п = 4, то/= 44;

д) если п = 5, то/= 100;

е) если п=6, то/= 222;

ж) если п = 7, то/= 490, и т.д.

В конечном счете В.А. Грайкунас сделал вывод о том, что максималь­ное количество исполнителей, непосредственно подчиненных одному руко­водителю, не может превышать пяти человек при условии, что их обязанно­сти не повторяются.

В дальнейшем диапазон управления оценивался многими специали­стами-управленцами, которые выступали как эксперты. В качестве приме­ров можно привести следующие результаты: А. Файоль — Л—5 исполните­лей; Л. Урвик — 5—6; В. Хейс, И. Мэсси — 5—8; Р. Фальк — 5—8; Е. Старосьцяк — 5—10; И. Олтяну — 5—6; X. Симерей — 5—6; Я. Гамильтон — 3—6; Д. Крук, Н. Байков и другие — 5—8 исполнителей.

Обобщение приведенных выше и других экспертных оценок позволяет сделать вывод о том, что нижняя граница диапазона управления определя­ется достаточно однозначно — 5 (пять) исполнителей.

Что касается верхней границы, то она фиксируется довольно прибли­зительно — б—10 исполнителей.

В среднем диапазон управления составляет 5—9 исполнителей.

Необходимо подчеркнуть, что этот вывод применим к сфере деятель­ности руководителей верхнего и среднего иерархических уровней в различ­ных системах управления. Системы управления в органах безопасности не составляют исключения из данного правила.

Для сферы деятельности руководителей нижнего иерархического уровня экспертные оценки позволяют определить диапазон управления в следующих границах:

а) п == 5—10 исполнителей, если они выполняют различные функции;

б) п = 11—20 исполнителей, если они выполняют сходные функции;

в) п = 21—40 исполнителей, если они выполняют одинаковые функции. Из многочисленных факторов, определяющих потенциальный диапа­зон управления, основными являются следующие'

а) степень трудности заданий исполнителей,

б) степень важности заданий исполнителей;

34

в) степень разнородности заданий исполнителей;

г) наличие (отсутствие) устойчивых связей между руководителями и исполнителями;

д) территориальное размещение исполнителей;

е) степень самостоятельности руководителей;

ж) наличие (отсутствие) у руководителей помощников;

з) уровень культуры исполнителей и руководителей;

и) квалификация исполнителей и руководителей, и т.д. Что касается второго способа, то в принципе существуют различные варианты «ухода» от сложности конкретных организационных звеньев. Например, может использоваться метод «черного ящика»: руководители отдела не вникают в особенности функционирования того или иного под-| • разделения либо в мотивацию действий сотрудников, применяя стимулы на «входе» и оценивая результаты на «выходе». Тогда часть отдела (например, , крупное отделение) субъективно как бы переводится в ранг элемента. От-t носительная сложность отдела снижается.

Однако в органах безопасности в интересах упрощения различных ор­ганизационных звеньев чаще других применяется метод формализации, .понимаемый как синоним метода стандартизации поведения.

Формализация выступает в виде сознательно создаваемых образцов | строения и функционального поведения, а также в качестве элементов ор­ганизованности. Все эти образцы и элементы фиксируются в единой систе­ме самых разнообразных норм (правовых, технологических и т.д.). При ^том различные организационные звенья строятся как безличные системы. ;    Эффект формализации (устойчивое и стабильное функционирование ^организационных звеньев) достигается путем концентрации и оптимизации

деятельности за счет сокращения амплитуды поисков тех или иных ре-риений в каждой конкретной ситуации.

Так снижается сложность организационных звеньев. Основными элементами формальных систем управления является:

1) системы должностей, создаваемые в процессе специализации, каж-из которых наделяется теми либо иными функциями так, что все они не Повторяются, как правило, даже у двух из них;

2) системы коммуникаций, образующие каналы организационных свя-;й, которые обеспечивают прохождение служебной информации, необхо-1мой для успешного взаимодействия;

3) системы регуляторов, обеспечивающие деятельность данных орга-йационных звеньев: нормы и образцы служебного поведения, программы ;ятельности, порядок профессиональной подготовки, правила и формы >знаграждения, стимулирования и принуждения, порядок обеспечения урсами и т.д.

Среди особенных признаков формальных систем управления необхо-ло отметить следующие: 1) рациональность (формальные системы мож-рассматривать как логические системы), 2) безличность (формальные ютемы рассчитаны на абстрактных сотрудников); 3) однозначность (в

35

формальных системах не должно быть никаких других целей, кроме слу­жебных, не предусмотрены никакие другие отношения между сотрудника­ми, кроме служебных)

В своем нормальном проявлении рациональность, безличность и одно­значность являются также необходимыми принципами построения фор­мальных систем управления. Однако при определенных условиях функцио­нирования и развития эти принципы могут способствовать превращению формальных систем в бюрократические. Для последних характерно абсо­лютизация их отдельных сторон (элементов), возведение их в самостоя­тельные ценности, превращение средств деятельности в цели деятельности, развитие внутренних интересов и тенденций «работать на себя» в противо­вес основному назначению.

Формальные системы управления в органах безопасности — неотъем­лемый атрибут и основное условие успешного функционирования тех или иных организационных звеньев. Степень их совершенства во многом опре­деляет эффективность функционирования этих звеньев.