7.10. Засвідчення вірності копій документів і виписок із них

Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав та обов'язків. Засвідчення вірності копій документів і виписок з них є однією з найпоширеніших нотаріальних дій. Ця дія містить га­рантії для суттєвих прав громадян. Засвідчена нотаріусом копія доку­мента усуває можливий сумнів щодо вірності цієї копії. Якщо ж нота­ріус, засвідчуючи вірність копії документа, порушить встановлений законом порядок засвідчення або допустить перекручення тексту ори­гіналу, то він несе передбачену законом відповідальність, а засвідче­на копія документа в судовому порядку визнається недійсною.

Засвідчення вірності копій документів потребує додержання пев­них умов, за яких ця нотаріальна дія може бути вчинена, а копія доку­мента матиме юридичну силу.

По-перше, документ, з якого засвідчується копія, повинен відпові­дати вимогам закону, тобто документ не повинен суперечити закону за змістом і за формою.

Якщо оригінал документа викликає сумнів щодо його дійсності, нотаріус може затримати його і направити на експертизу на підставі постанови (ст. 51 Закону). Якщо експертиза виявить порушення зако­ну, нотаріус повідомляє про це для вжиття заходів відповідні підпри­ємства, організації чи прокуратуру.

74

По-друге, документ повинен мати юридичне значення. Документ, з якого свідчиться вірність копії, повинен стосуватися прав і закон­них інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, створювати певні правові наслідки для громадянина. Якщо у нотарі­уса виникають сумніви щодо юридичного значення документа, він може з'ясувати, з якою метою засвідчується копія. Неправомірною буде відмова нотаріуса засвідчити вірність копії документа, якщо строк його дії закінчився. Незважаючи на закінчення строку дії доку­мент може мати юридичне значення за певних обставин, бо в ньому можуть стверджуватися факти минулого, які на цей момент мають зна­чення для громадянина.

По-третє, засвідченням вірності копії документа є перевірка факту, чи може нотаріус з поданого документа засвідчити копію.

Закон України "Про нотаріат" не містить переліку документів, з яких не можна засвідчувати вірність копії. Тому в цьому разі необхід­но керуватися п. 138 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України [23], а також Указом Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.83 (який не суперечить законодавству України), де визначено перелік документів, з яких вірність копій не засвідчуєть­ся. Зокрема, це паспорт, а також документи, що його замінюють: до­відка про втрату паспорта, видана органами внутрішніх справ, пас­порт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний пас­порт, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця, довідка про звільнення з місць позбавлення волі. До документів, з яких заборо­няється засвідчувати вірність копії, належать:

профспілкові, військові, студентські квитки, депутатські та служ­

бові посвідчення;

документи, що видаються органами охорони здоров'я — довідки

лікувальних установ про народження дитини; лікарняні свідоцт­

ва і фельдшерські довідки про смерть;

довідки і висновки про наявність психічних захворювань;

свідоцтва про хворобу колишніх військовослужбовців та ін.;

виписки із залікових відомостей, якщо не пред'явлено дипломів

про закінчення навчального закладу; протоколів засідання екза­

менаційних комісій при проведенні кандидатських іспитів;

перепустки для входу в установу;

посвідчення про відрядження військовослужбовців;

довідки про перебування в партизанських загонах;

75

акти громадського стану, оскільки видача їх громадянам заборо­

няється, а юридичне значення матиме видане за встановленою

формою свідоцтво;

трудові книжки у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові

книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. За запита­

ми видаються архівні довідки.

Копія заповіту може бути засвідчена лише після подання нотаріу­су особою, зазначеною в заповіті, свідоцтва про смерть заповідача і за умови, що нотаріус має документальне підтвердження того, що заповіт не скасований і не змінений.

По-четверте, передбачається, що засвідченню підлягають копії тільки тих документів, що виходять від підприємств, організацій та установ і стосуються особистих прав та законних інтересів громадян. Отже, нотаріуси не мають права засвідчувати вірність копій листів од­них підприємств, організацій чи установ, адресованих іншим підпри­ємствам, організаціям чи установам, бо такі документи повинні збері­гатись у справах цих підприємств, організацій чи установ. Вилучати й видавати зі справи ці листи забороняється.

Для засвідчення вірності копії документа, виданого громадянину, необхідною є умова про те, що справжність підпису на оригіналі доку­мента повинна бути засвідчена нотаріусом або посадовою особою ви­конкому місцевої ради, або підприємством, установою чи організа­цією за місцем роботи, навчання, проживання або лікування громадя­нина (п. 138 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України [23]). Нотаріус повинен звертати увагу на те, щоб справжність підпису громадянина була засвідчена не тільки в певній установі, а й відповідною посадовою особою і скріплена пе­чаткою цієї установи.

Вірність копії з копії документа засвідчується за умови, що раніше вірність копії була засвідчена в нотаріальному порядку. Копія з копії засвідчується вчиненням на ній посвідчувального напису спеціальної форми.

Посвідчення виписки з документа так само можливе, якщо в доку­менті вміщено кілька не взаємопов'язаних питань, які можуть за змістом існувати окремо один від одного. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. Найчастіше по­стає потреба зробити виписку з трудової книжки.

Засвідчується вірність копії з пред'явленням оригіналу документа. Нотаріус перевіряє наявність усіх умов для засвідчення, ретельно звіряє

76

копію документа з оригіналом, звертаючи увагу на повну тотожність з ним копії. Дією, яка вказує на засвідчення вірності копії документа, є вчинення посвідчувального напису, для чого застосовується штамп з текстом відповідного напису. Якщо в документі було допущено допис­ки чи виправлення, то вони обов'язково застерігаються нотаріусом у кінці посвідчувального напису. Не до кінця заповнені рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслювання не допускаються.

Засвідчувати можна будь-яку кількість копій, реєструючи в реєстрі нотаріальних дій кожну копію, надаючи кожній з них окремий номер у реєстрі та стягуючи державне мито за кожну з них.