1.2. Момент создания первичных документов

В соответствии с пунктом 4 статьи 9 Закона РФ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков (п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Действительно, поскольку первичные документы создаются именно для подтверждения факта совершения хозяйственной операции, их создание по времени должно быть максимально приближено к моменту осуществления действия, которое они подтверждают.

В настоящее время из-за большой загруженности (особенно на крупных предприятиях) работники бухгалтерии нередко откладывают составление первичных документов. Впоследствии восстанавливать проведенные расчеты и совершенные действия значительно труднее, в итоге многие хозяйственные операции остаются неоформленными. Данная ситуация может привести к конфликту как с контролирующими органами, так и с сотрудниками и партнерами предприятия.

Например, торговая организация отгрузила в адрес покупателя товары, не оформив указанную операцию накладной. При оформлении накладной через определенный промежуток времени могут возникнуть разногласия с контрагентом по количеству, номенклатуре и стоимости товаров, и предприятию будет очень нелегко (а то и невозможно) доказать свою правоту.

Если рассмотреть пример, приведенный в предыдущем пункте, то при несвоевременном составлении бухгалтерской справки, которой оформляется расчет издержек обращения, приходящихся на остаток нереализованных товаров, бухгалтеру придется произвести данный расчет повторно, что приведет к непроизводительным потерям времени и без того загруженного работника бухгалтерии.

Характерным примером важности своевременного и полного оформления первичных документов является дело по иску ООО "Кентавр-Сиб" к ИЧП "Т.В.К." о взыскании стоимости полученных и неоплаченных ответчиком куриных окорочков (постановление Президиума ВАС РФ от 1 декабря 1998 г. N 2095/98).

Как видно из материалов дела, ООО "Кентавр-Сиб" в обоснование исковых требований сослалось на накладную от 15 марта 1997 г. N 1187, согласно которой ИЧП "Т.В.К." получены окорочка куриные производства США.

При принятии решения о взыскании задолженности за отпущенный товар суд первой инстанции исходил из общих начал обязательственного права. Названную выше накладную суд посчитал надлежащим доказательством передачи продавцом товара и возникновения у покупателя обязательства по его оплате.

Отказывая в удовлетворении искового требования, апелляционная инстанция сочла, что в накладной от 15 марта 1997 г. N 1187 содержатся противоречивые данные, поскольку ответчик 15 марта 1997 года товара не получал, а документов, свидетельствующих о передаче ответчику окорочков куриных 29 марта 1997 года, истец не представил.

Однако в деле имеются первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие о движении товара на складе ООО "Кентавр-Сиб" 29 марта 1997 года, которые приняты судом первой инстанции в качестве надлежащих доказательств передачи окорочков.

Таким образом, одни и те же доказательства получили в суде первой и апелляционной инстанций различную правовую оценку.

Кроме того, суд апелляционной инстанции ничем не обосновал свои выводы о том, что накладная N 1187 не доказывает факта передачи окорочков 29 марта 1997 года в связи с несовпадением даты выписки спорной накладной с датой выдачи товара покупателю и отсутствием в накладной оговорки о передаче товара после 15 марта 1997 года.

При таких обстоятельствах судебные акты подлежат отмене. А дело необходимо направить на новое рассмотрение в апелляционную инстанцию.