1.5. Учетные регистры

В соответствии со статьей 10 Закона "О бухгалтерском учете" регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации (п.19 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

В соответствии с пунктом 3.3 Положения о документах и документообороте информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Система учетных регистров выбирается предприятием самостоятельно в зависимости от специфики деятельности и от величины предприятия.

Единая журнально-ордерная система счетоводства предназначена в основном для крупных предприятий. Инструкция по ее применению утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. N 63.

В единой журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Шахматная контрольная ведомость или шахматный баланс не ведутся. Не составляется также баланс оборотов. Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Таким образом, в основу построения единой журнально-ордерной формы счетоводства положены следующие важнейшие ее принципы:

- производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

- совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

- отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

- применение объединенных журналов-ордеров по счетам, счетно и экономически связанным друг с другом;

- применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности;

- применение месячных журналов-ордеров.

Небольшие предприятия могут вести бухгалтерский учет в соответствии с Инструкцией по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций, утвержденной письмом Минфина СССР от 6 июня 1960 г. N 176. При этом небольшими предприятиями считаются такие, в которых число счетных работников не превышает 5-7 человек.

Малые предприятия также могут применять упрощенную систему бухгалтерского учета в соответствии с "Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства", утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. N 64н.

Согласно указанному документу, малое предприятие самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета из утвержденных соответствующими органами исходя из потребностей и масштаба своего производства и управления, численности работников. Так, малым предприятиям, занятым в материальной сфере производства, рекомендуется использовать регистры, предусмотренные в журнально-ордерной форме счетоводства. Малые предприятия, занятые торговлей и иной посреднической деятельностью, могут использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета, при необходимости применяя отдельные регистры для учета определенных ценностей, преобладающих в их деятельности (товарно-материальных запасов, финансовых активов и т.п.), из единой журнально-ордерной формы счетоводства.

При этом малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении:

- единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;

- взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета;

- сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;

- накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности.

Согласно Федеральному закону Российской Федерации от 29 декабря 1995 г. N 222-ФЗ "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства", организациям, применяющим упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, предоставляется право оформления первичных документов бухгалтерской отчетности и ведения Книги учета доходов и расходов по упрощенной форме, в том числе без применения способа двойной записи, Плана счетов и соблюдения иных требований, предусмотренных действующим Положением по ведению бухгалтерского учета. При этом применять упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности могут организации с числом сотрудников не более 15 человек.

Для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций и представления необходимой статистической отчетности.

Форма Книги учета доходов и расходов и Порядок отражения в ней хозяйственных операций субъектами малого предпринимательства, применяющими упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, утверждены приказом Минфина России от 22 февраля 1996 г. N 18.

Что касается форм первичных документов, то специально для предприятий, работающих по упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности, такие формы не утверждались.

Поэтому, по мнению автора, при ведении бухгалтерского учета по упрощенной системе налогообложения следует применять формы первичных учетных документов, используемые предприятиями, применяющими общий План счетов.

Вопрос о том, какие компоненты системы документирования являются основополагающими при рассмотрении судебных дел о налоговых правонарушениях - первичные документы или учетные регистры - частично решен в постановлении ВАС РФ от 24 марта 1998 г. N 6531/97.

ОАО "Сибтяжмаш" обратилось в арбитражный суд с иском к Государственной налоговой инспекции о признании недействительным ее постановления в части применения финансовых санкций за нарушение налогового законодательства.

Как следует из материалов дела, в ходе проверки правильности исчисления и уплаты ОАО "Сибтяжмаш" налога на добавленную стоимость и спецналога Госналогинспекцией по городу Красноярску установлено, что в течение года налогоплательщик допустил недоплату в бюджет платежей по указанным налогам.

К такому выводу налоговая инспекция пришла на основании выявленных расхождений между данными, содержащимися в сводных регистрах бухгалтерского учета акционерного общества, и данными налоговых деклараций за IV квартал 1995 года и I квартал 1996 года.

Установив расхождения между данными, имеющимися в регистрах бухгалтерского учета (журнале-ордере N 8), и данными, содержащимися в налоговых декларациях, госналогинспекция выявила занижение сумм налоговых платежей, зафиксировав их в сравнительной таблице (приложение N 1 к акту проверки от 24 июня 1996 года).

Факт расхождения указанных данных не оспаривается и самим налогоплательщиком. Однако, утверждая, что эти расхождения не являются следствием занижения оборотов по реализации продукции и могли быть вызваны другими причинами, истец не привел ни одного бухгалтерского документа, подтверждающего правильность данных налоговых деклараций, касающихся как оборота по реализации, так и сумм налоговых платежей, подлежащих внесению в бюджет.

Несмотря на то что обязанность доказывания обстоятельств, на которые ссылается налогоплательщик, лежала на нем, суд, не выясняя у истца причины расхождения в его бухгалтерских документах, обязал госналогинспекцию представить дополнительные материалы, подтверждающие правомерность вынесенного ею постановления, в том числе и первичные бухгалтерские документы, которыми она не располагала.

Таким образом, для применения штрафных санкций за нарушение налогового законодательства налоговым органам недостаточно выявить расхождения в декларациях и учетных регистрах налогоплательщика, а необходимо предоставить первичные бухгалтерские документы, подтверждающие факт недоплаты налога в бюджет.