3.2. Внутренние первичные документы

Постановлением N 132 предусмотрены следующие унифицированные формы первичных документов, которые можно отнести к внутренним:

- "Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика" (ТОРГ-4);

- "Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика" (ТОРГ-5);

- "Акт о завесе тары" (ТОРГ-6);

- "Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары" (ТОРГ-7);

- "Упаковочный ярлык" (ТОРГ-9);

- "Товарный ярлык" (ТОРГ-11);

- "Накладная на внутреннее перемещение товаров, тары" (ТОРГ-13);

- "Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)" (ТОРГ-14);

- "Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей" (ТОРГ-15);

- "Акт о списании товаров" (ТОРГ-16);

- "Журнал учета движения товаров на складе" (ТОРГ-18);

- "Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров" (ТОРГ-20);

- "Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции" (ТОРГ-21);

- "Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц" (ТОРГ-22);

- "Товарный журнал работника мелкорозничной торговли" (ТОРГ-23);

- "Акт о перемеривании тканей" (ТОРГ-24);

- "Акт об уценке лоскута" (ТОРГ-25);

- "Журнал учета выполнения заказов покупателей" (ТОРГ-27);

- "Карточка количественно-суммового учета" (ТОРГ-28);

- "Товарный отчет" (ТОРГ-29);

- "Отчет по таре" (ТОРГ-30);

- "Сопроводительный реестр сдачи документов" (TOPГ-31).

Внутренние документы можно условно разделить на:

- внутренние приходные;

- внутренние расходные;

- распорядительные;

- описательные;

- учетно-отчетные.

Внутренние приходные первичные документы

Внутренние приходные первичные документы составляются торговой организацией в том случае, когда внешние первичные документы от поставщика не поступили.

Например, унифицированная форма N ТОРГ-4 "Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика" применяется для оформления приемки и оприходования фактически полученных товарно-материальных ценностей, поступивших без счета поставщика, т.е. для оформления любого поступления в организацию по фактическому наличию.

Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.

"Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика" (форма N 5) применяется для оформления приемки и оприходования тары, а также упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров, в том случае, когда они не показываются отдельно в счетах поставщика и их стоимость включена в цену товара. Данный акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию. Второй - остается у материально ответственного лица.

"Акт о завесе тары" (форма N ТОРГ-6) применяется для оформления приемки и списания завеса тары. Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации и передается материально ответственным лицом с товарным отчетом в бухгалтерию организации.

В случае если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика, акт составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмещения. Таким образом, данный акт может при определенных условиях использоваться для внешних пользователей, хотя его подписание представителями сторонних организаций типовой формой не предусмотрено.

Внутренние расходные первичные документы

Внутренние расходные документы составляются при внутреннем перемещении товаров, когда право собственности на них остается за торговой организацией.

Например, "Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары" (форма N ТОРГ-13) применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Таким образом может оформляться, в частности, передача товаров с одного склада на другой или со склада в магазин и т.п.

Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей.

Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

"Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)" (форма N ТОРГ-14) применяется для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек, разносов и т.п., на которые не составляются товарные отчеты.

Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим товар.

Один экземпляр передается продавцу товара, а второй экземпляр остается в организации (магазине, базе, складе).

По окончании рабочего дня производят запись в накладной о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации и остатка непроданных товаров.

В случае если продавец не может возвратить непроданные товары, в накладной производится запись остатков.

Распорядительные документы

Распорядительные документы составляются, как правило, комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) руководителя торговой организации. На основании данных документов в бухгалтерском учете отражаются операции, связанные со списанием испорченных товаров, непригодных для реализации и дальнейшего использования, или с оприходованием выявленных излишков товаров.

Например, "Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей" (форма N ТОРГ-15) применяется для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию.

Акт составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителя администрации организации, материально ответственного лица или, при необходимости, представителя санитарного надзора.

Акт утверждается руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственных лиц потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственных лиц.

Аналогичным образом оформляется "Акт о списании товаров" (форма N ТОРГ-16), который применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации.

В случае обнаружения понижения качества и порчи товаров составляется "Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров" (форма N ТОРГ-20). Акт оформляется в двух экземплярах членами комиссии на основании приказа (распоряжения) руководителя организации о перетаривании, сортировке, подработке, перетрафаречивании. Первый экземпляр вместе с приказом, распоряжением передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.

На плодоовощных базах (складах) для оформления переборки, сортировки картофеля, овощей, фруктов, а также отходов, выявленных при переборке, применяется унифицированная форма N ТОРГ-21 "Акт о переборке, сортировке плодоовощной продукции".

Акт составляется в двух экземплярах сотрудником базы (склада) на основании приказа (распоряжения) руководителя на каждую культуру отдельно. Один экземпляр сдается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица. Количество отпущенных в переборку и переработку овощей и фруктов проставляется в акте на основании фактического взвешивания. Отходы от переборки указываются отдельно. Вывоз отходов на свалку учитывается со ссылкой на номер накладной, по которой отходы были вывезены.

"Актом о контрольной (выборочной) проверке яиц" (форма N ТОРГ-22) оформляются результаты контрольной (выборочной) проверки яиц.

Он составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием специалиста по контролю за качеством и прикладывается к приемному акту.

При необходимости выдачи акта поставщику он составляется в двух экземплярах.

Для организаций, осуществляющих розничную торговлю тканями, предусмотрены следующие унифицированные формы: "Акт о перемеривании тканей" (форма N ТОРГ-24) и "Акт об уценке лоскута" (форма N ТОРГ-25).

Первый акт применяется в магазинах для учета излишков (недостач) при перемеривании тканей по всем или отдельным группам в необходимых случаях до выпуска в продажу. Перемеривание производится членами комиссии в составе товароведа, представителя общественности и материально ответственного лица.

Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр остается у материально ответственного лица, а второй - прилагается к приходным документам и передается в бухгалтерию. Фактическая мера длины куска проставляется на ярлыке производителя чернилами или шариковой ручкой и скрепляется подписями членов комиссии. На ярлыке указывается номер и дата акта. Выявленные излишки тканей приходуются.

"Акт об уценке лоскута" применяется для оформления уценки мерного лоскута, образующегося в торговой сети при розничной продаже тканей по мере накопления лоскута.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии с участием представителя вышестоящей организации.

Один экземпляр акта направляется с товарным отчетом материально ответственного лица в бухгалтерию, второй - прикладывается к товарной накладной на передачу лоскута в организации торговли (магазины, отделы, секции), определенные для его продажи.

Описательные документы

Описательные документы сами по себе не связаны с отражением торговых операций на счетах бухгалтерского учета, но тем не менее их заполнение необходимо, поскольку они дают описание товаров, на которые составляются.

Например, "Упаковочный ярлык" (форма N ТОРГ-9) применяется при упаковке товара, выписывается в трех экземплярах работником организации на каждое отдельное место (ящик, тюк и т.п.), подписывается материально ответственными лицами и упаковщиком.

Один экземпляр вкладывается вместе с товаром в ящик (тюк), второй с указаниями массы каждого места прилагается к счету-фактуре (если он не подлежит поящичной спецификации), третий остается на складе.

Для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товара используется "Товарный ярлык" (форма N ТОРГ-11), который заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями по их местонахождению.

Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

Учетно-отчетные документы

Учетно-отчетные внутренние документы отражают состояние и движение товарно-материальных ценностей на складах, в магазинах и т.п. Указанные первичные документы необходимы для своевременного отражения товарных операций на счетах бухгалтерского учета, а также для контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.

Например, "Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары" (форма N ТОРГ-7) применяется для учета тары, требующей завеса. Записи данных о завесе тары производятся в журнале бухгалтером на основании приемных товарных документов.

"Журнал учета товаров на складе" (форма N ТОРГ-18) используется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). При автоматизированной обработке данных документов средствами вычислительной техники возможен вариант применения предложенной формы в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации.

Журнал ведется материально ответственными лицами по наименованиям, сортам, количеству и цене. Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов (накладных) или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

"Товарный журнал работника мелкорозничной торговли" (форма N ТОРГ-23) применяется для отпуска товаров в мелкорозничную сеть. Журнал выдается торговой или иной компетентной организацией работникам мелкорозничной торговли (киосков, ларьков и т.п.).

Журнал ведется в одном экземпляре и находится на руках у работника мелкорозничной торговли.

Отпуск товаров указанным работникам оформляется в каждом отдельном случае выпиской расходных накладных. Данные об отпуске товаров и получении выручки заносятся в журнал по совершении операции на основании приходно-расходных документов с определением каждый раз нового остатка товаров.

Записи в журнале производятся и подписываются ответственными лицами, которые отпускают товары, а также принимают выручку (в случае, если выручка не сдается в кассу).

"Журнал учета выполнения заказов покупателей" (форма N ТОРГ-27) ведется в одном экземпляре и находится в столе заказов. Журнал применяется для учета выполнения заказов покупателей, принятых к исполнению. В данном документе регистрируются принятые заказы по номерам, датам и времени исполнения, а также получение заказа отборщиком и возврата им исполненных заказов.

Торговые организации, осуществляющие учет товаров в количественно-стоимостном выражении, для аналитического учета применяют унифицированную форму N ТОРГ-28 "Карточка количественно-стоимостного учета".

Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. При количественно-стоимостном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться объединение на одной карточке.

Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на основании проверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.

"Товарный отчет" (форма N ТОРГ-29) и "Отчет по таре" (форма N ТОРГ-30) применяются для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации.

Данные документы составляются в двух экземплярах материально ответственным лицом с указанием номера, даты документов на поступление и выбытие товаров и тары. Товарный отчет, как правило, используется при сальдовом методе учета товаров. Подписывается бухгалтером и материально ответственным лицом.

Первый экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Для регистрации приходных и расходных документов применяется "Сопроводительный реестр сдачи документов" (форма N ТОРГ-31).

Реестр составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период.

Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица.