1.6. Сроки хранения первичных учетных документов
Согласно статье 17 Закона "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Необходимо отметить, что в соответствии с пунктом 1 "8" статьи 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.
В данном случае необходимо учитывать следующее. Закон "О бухгалтерском учете" регулирует отношения, возникающие в связи с организацией и ведением бухгалтерского учета, а Налоговый кодекс - отношения по установлению и взиманию налогов и сборов.
Другими словами, названные нормативные акты регулируют различные правовые отношения. Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей налогообложения, а Законом "О бухгалтерском учете" - для целей бухучета. Аналогичного мнения придерживается Минфин России, например в письме от 9 февраля 1999 г. N 04-01-10.
По мнению автора, срок хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности следует устанавливать исходя из максимального предусмотренного законодательством, то есть не менее пяти лет.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 августа 1998 г. N 904 "О внесении изменений и дополнений в Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" было определено, что контрольные ленты, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет.
Сроки хранения отдельных видов документов предусмотрены также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года (в редакции решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27 июня 1996 года).
Приведем отдельные сроки хранения первичных документов применительно к деятельности торговой организации. Необходимо отметить, что в Перечне сроки хранения документов зависят от того, поступают ли документы определенных организаций и предприятий в госархивы или нет.
При этом приему в государственные архивы подлежат документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение (п.2.4.1 Перечня). Поскольку в торговых организациях такого рода документы практически не создаются, следовательно, сроки хранения этих документов в нижеприводимой таблице не учитываются.
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
| Вид документов | Срок хранения | Примечание |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Распорядительская деятельность |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|Протоколы общих собраний | | |
|1) сотрудников организаций | 10 лет | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|2) структурных подразделений организа-| 5 лет | |
|ций | | |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Организационные основы управления |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|Уставы организаций | 3 года |После замены|
| | |новыми |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Положения о структурных подразделениях| 3 года |После замены|
|организаций | |новыми |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Штатные расписания | 3 года | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Должностные инструкции | 3 года |После замены|
| | |новыми |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Правовое обеспечение управления |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|Судебно-арбитражные дела (исковые заяв-| 3 года |После вынесения|
|ления, доверенности, претензии, акты,| |решения |
|справки, протоколы заседаний арбитража)| | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Переписка претензионная о поставках,| 3 года |По экспорту и|
|подрядах и услугах | |импорту - 10|
| | |лет |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Копии документов (исковые заявления,| 3 года |После вынесения|
|акты, справки, докладные записки, ха-| |решения |
|рактеристики), представляемые в право-| | |
|охранительные органы по уголовным и| | |
|гражданским делам; копии решений, при-| | |
|говоров, частных определений, постанов-| | |
|лений | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Заключения, решения по делам об адми-| 3 года | |
|нистративных взысканиях | | |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Организация документационного обеспечения управления, организация |
| ведомственного хранения документов |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|Журналы (книги), ведомости учета блан-| 3 года | |
|ков строгой отчетности | | |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Финансирование |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|Документы (положения, карточки, пере-| 3 года | |
|писка) об открытии в организациях банка| | |
|расчетных и текущих счетов и оформлении| | |
|полномочий на совершение денежно-рас-| | |
|четных операций по счетам | | |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Бухгалтерский учет и отчетность |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|Бухгалтерские отчеты и балансы и объяс-| | |
|нительные записки к ним | | |
|1) годовые | 10 лет | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|2) квартальные | 3 года |При отсутствии|
| | |годовых - 10|
| | |лет |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Передаточные, разделительные, ликвида-| 10 лет | |
|ционные балансы и приложения, объясни-| | |
|тельные записки к ним | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Первичные документы и приложения к ним,| 5 лет |При условии за-|
|зафиксировавшие факт совершения хозяй-| |вершения реви-|
|ственной операции и явившиеся основани-| |зий. В случае|
|ем для бухгалтерских записей (кассовые,| |возникновения |
|банковские документы, извещения банков| |споров, разно-|
|и переводные требования, выписки бан-| |гласий, следст-|
|ков, наряды на работу, табели, акты о| |венных и судеб-|
|приеме, сдаче и списании имущества и| |ных дел сохра-|
|материалов, квитанции и накладные по| |няются до выне-|
|учету товарно-материальных ценностей,| |сения оконча-|
|авансовые отчеты и др.) | |тельного реше-|
| | |ния |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Лицевые счета рабочих и служащих | 75 лет | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Расчетные (расчетно-платежные) ведомос-| 5 лет |При отсутствии|
|ти | |лицевых счетов|
| | |- 75 лет |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Доверенности на получение денежных сумм| 3 года | |
|и товарно-материальных ценностей (в том| | |
|числе аннулированные доверенности) | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Инвентарные карточки и книги учета| 3 года |После ликвида-|
|основных средств | |ции основных|
| | |средств |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Гарантийные письма | 3 года | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Учетные регистры (Главная книга, журна-| 5 лет |При условии за-|
|лы, ордера, разработочные таблицы и| |вершения реви-|
|др.) | |зий. В случае|
| | |возникновения |
| | |споров, разног-|
| | |ласий, следст-|
| | |венных и судеб-|
| | |ных дел сохра-|
| | |няются до выне-|
| | |сения оконча-|
| | |тельного реше-|
| | |ния |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Вспомогательные и контрольные книги,| 5 лет | |
|журналы, картотеки, кассовые книги,| | |
|оборотные ведомости | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Книги учета депонированной заработной| 5 лет | |
|платы, журналы регистрации исполнитель-| | |
|ных листов | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Журналы, книги регистрации счетов,| 5 лет | |
|кассовых ордеров, доверенностей, пла-| | |
|тежных поручений | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Отчеты, сведения о поступлении, расхо-| 5 лет | |
|довании и остатках драгоценных метал-| | |
|лов, алмазов и изделий из них | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Сведения об учете фондов, лимитов зара-| 5 лет | |
|ботной платы и контроле за их распреде-| | |
|лением, об удержании из заработной пла-| | |
|ты, из средств социального страхования,| | |
|о выплате отпускных и выходных пособий| | |
|и др. | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Документы (протоколы заседаний инвента-| 3 года | |
|ризационных комиссий, инвентаризацион-| | |
|ные описи, акты, сличительные ведомос-| | |
|ти) об инвентаризации | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Документы (копии отчетов, выписки из| 5 лет | |
|протоколов, заключения) о выплате| | |
|пособий, пенсий, листков временной| | |
|нетрудоспособности по государственному| | |
|социальному страхованию | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Поручения-обязательства за товары, по-| 5 лет | |
|лученные в кредит, переписка по оформ-| | |
|лению поручений-обязательств | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Справки, предоставляемые в бухгалтерию| 3 года | |
|на оплату учебных отпусков, получение| | |
|льгот по налогам и др. | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Исполнительные листы | 5 лет | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Документы (справки, акты, обязателства,| 5 лет | |
|переписка) по дебиторской задолженнос-| | |
|ти, недостачах, растратах, хищениях | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Документы (протоколы, акты отчеты) о| До переоценки | |
|переоценке основных фондов | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Акты, ведомости переоценки и определе-| До переоценки | |
|ния износа основных средств | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Паспорта зданий, сооружений и оборудо-| 3 года |После ликвида-|
|вания | |ции основных|
| | |средств. Пас-|
| | |порта зданий и|
| | |сооружений -|
| | |памятников ар-|
| | |хитектуры, на-|
| | |ходящихся под|
| | |охраной госу-|
| | |дарства, - пос-|
| | |тоянно |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Документы (планы, отчеты, переписка) о| 3 года | |
|проведении документальных ревизий и| | |
|контрольно-ревизионной работы | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Акты документальной ревизии финансово-| 5 лет |При условии за-|
|хозяйственной деятельности организаций,| |вершения реви-|
|документы (справки, информации, доклад-| |зий. В случае|
|ные записки) к ним | |возникновения |
| | |споров, разног-|
| | |ласий, следст-|
| | |венных и судеб-|
| | |ных дел сохра-|
| | |няются до выне-|
| | |сения оконча-|
| | |тельного реше-|
| | |ния |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Акты проверки кассы, правильности| 5 лет | |
|взимания налогов и другие | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Договоры, соглашения (хозяйственные,| 5 лет |После истечения|
|операционные, трудовые и другие) | |срока действия|
| | |договора, сог-|
| | |лашения при ус-|
| | |ловии заверше-|
| | |ния ревизий |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Реестры договоров | 3 года | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Договоры о материальной ответственности| 5 лет |После увольне-|
| | |ния материально|
| | |ответственного |
| | |лица |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Образцы подписей материально ответст-|До минования| |
|венных лиц |надобности | |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Организация использования трудовых ресурсов |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|Коллективные договоры | 10 лет | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Расчеты по установлению и применению| 3 года | |
|премиальных систем и премирования | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Документы (справки, списки, переписка)| 5 лет | |
|о премировании | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Документы (акты, докладные записки,| 3 года | |
|заключения, переписка) об обеспечении| | |
|рабочих и служащих специальной одеждой| | |
|и обувью, предохранительными приспо-| | |
|соблениями, специальным питанием | | |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Материально-техническое снабжение |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|Спецификации, сертификаты на отгрузку и| 3 года |Импортного обо-|
|отправку товаров | |рудования - до|
| | |окончания эксп-|
| | |луатации |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Коммерческие акты | 3 года | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Акты приема поступивших на склады| 3 года |При условии за-|
|товаров | |вершения реви-|
| | |зий. В случае|
| | |возникновения |
| | |споров, разног-|
| | |ласий, следст-|
| | |венных и судеб-|
| | |ных дел сохра-|
| | |няются до выне-|
| | |сения оконча-|
| | |тельного реше-|
| | |ния |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Карточки, кладовые и амбарные книги,| 3 года |При условии за-|
|описи, приходные и расходные накладные,| |вершения реви-|
|ордера по учету прихода, расхода,| |зий. В случае|
|наличия и остатков товаров на складах,| |возникновения |
|базах | |споров, разног-|
| | |ласий, следст-|
| | |венных и судеб-|
| | |ных дел сохра-|
| | |няются до выне-|
| | |сения оконча-|
| | |тельного реше-|
| | |ния |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Акты, ведомости проведения инвентариза-| 3 года |При условии за-|
|ции имущества | |вершения реви-|
| | |зий. В случае|
| | |возникновения |
| | |споров, разног-|
| | |ласий, следст-|
| | |венных и судеб-|
| | |ных дел сохра-|
| | |няются до выне-|
| | |сения оконча-|
| | |тельного реше-|
| | |ния |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Документы (акты, сведения, справки,| 5 лет | |
|переписка) о недостачах и растратах| | |
|товаров | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Документы (распоряжения, счета, наклад-| 3 года |При условии за-|
|ные, требования, рапорты, карты) об| |вершения реви-|
|отпуске товаров со склада | |зий. В случае|
| | |возникновения |
| | |споров, разног-|
| | |ласий, следст-|
| | |венных и судеб-|
| | |ных дел сохра-|
| | |няются до выне-|
| | |сения оконча-|
| | |тельного реше-|
| | |ния |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Пропуска на вывоз товаров со склада | 3 года | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Документы (акты, сведения, сертификаты)| 1 год | |
|о наличии, движении и возврате тары | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Книги учета и списания тары | 1 год | |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Эксплуатация служебных зданий |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|Документы (договоры, соглашения, акты)| 3 года |После истечения|
|о приеме и сдаче зданий, помещений в| |срока действия|
|аренду | |договора |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Транспортное обслуживание |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|Документы (сведения, акты, переписка) о| 3 года | |
|техническом состоянии и осмотре тран-| | |
|спортных средств | | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Паспорта транспортных средств |До списания| |
| |транспортных | |
| |средств | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Акты списания транспортных средств | 3 года |После списания |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Путевые листы и наряды на машины | 3 года |После заверше-|
| | |ния ревизии |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Документы (заявки, акты, сведения, пе-| 3 года | |
|реписка) о ремонте транспортных средств| | |
|———————————————————————————————————————|———————————————|———————————————|
|Сведения о расходе горюче-смазочных| | |
|материалов, запасных частей | | |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Организация внутриведомственной связи |
|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|Копии квитанций на междугородные| 1 год | |
|телефонные переговоры, за почтовые и| | |
|телефонные услуги | | |
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
«все книги «к разделу «содержание Глав: 24 Главы: < 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. >