1.4. Внесение исправлений в первичные документы

Согласно пункту 16 Положения по ведению бухгалтерского учета, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Порядок исправления ошибок приведен в пункте 4 Положения о документах и документообороте.

Так, в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Рассмотрим ситуацию на примере.

Кладовщик ООО "Негоциант" принял на склад от ЗАО "Ромашка" партию обуви в размере 500 пар. В товарной накладной (форма N ТОРГ-12) указана цена одной пары - 983 руб. Общая стоимость товара, согласно накладной, составила 491 500 руб., плюс НДС - 98 300 руб., всего с НДС - 589 800 руб. Товарная накладная в установленном порядке была передана в бухгалтерию. При проверке первичного документа бухгалтером установлено, что в счете и счете-фактуре, а также в договоре поставки с ЗАО "Ромашка" зафиксирована стоимость одной пары в размере 283 руб. При выяснении обстоятельств удалось установить, что материально-ответственное лицо ЗАО "Ромашка" случайно указало в накладной вместо цифры "2" цифру "9".

Для исправления указанной ошибки ООО "Негоциант" должно совершить следующие действия:

1. Аккуратно зачеркнуть цифры "983", "491 500", "98 300" и "589 800".

2. Над ними вписать цифры соответственно "283", "141 500", "28 300" и "169 800".

3. Товарная накладная была подписана заведующим складом и кладовщиком ЗАО "Ромашка" и заверена печатью. Следовательно, при исправлении ошибки необходимо проставить надпись "Исправлено", подписи заведующего складом и кладовщика (с расшифровками), а также печать поставщика.

4. Проставить дату исправления.

5. Проставить подпись кладовщика ООО "Негоциант" и расшифровку подписи.

Если указанные исправления не будут внесены, ООО "Негоциант" может столкнуться с весьма негативными последствиями. В данной ситуации возможны два варианта.

Вариант первый. Товары в бухгалтерском учете будут оприходованы по стоимости, указанной в счете и счете-фактуре. В таком случае при составлении товарного отчета и дальнейшей инвентаризации по складу будет числиться недостача в размере 350 000 руб. Указанную недостачу необходимо будет покрыть либо за счет материально-ответственного лица (которое в общем-то ни в чем не виновато), либо отнести на убытки предприятия.

Вариант второй. Товары в бухгалтерском учете будут оприходованы по стоимости, указанной в накладной. В результате произойдет завышение их себестоимости и при дальнейшей их реализации - занижение налоговой базы по налогу на прибыль, налогам на пользователей автодорог и на содержание жилищного фонда и объектов социально-культурной сферы.