Глава 9. Особенности учета расходов на командировки и другие служебные

поездки

В соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах СССР Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Командированным работникам возмещаются расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и по найму жилого помещения, а также выплачиваются суточные.

Все неправительственные НКО вправе самостоятельно определять размер сумм, выплачиваемых в возмещение командировочных расходов. Минфином России установлены нормы возмещения расходов по оплате суточных и найму жилого помещения, применяемые при налогообложении (приказ Минфина России от 13 августа 1999 г. N 57н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации"). Указанные нормы составляют: по оплате суточных - 55 руб. за каждый день нахождения в командировке; по найму жилого помещения - 270 руб. в сутки в случае документального подтверждения расходов и 7 руб. в сутки - без документального подтверждения.

В отличие от коммерческих организаций, учитывающих при налогообложении прибыли расходы на командировки только в пределах норм, в НКО все расходы по командировке, если они предусмотрены сметой или грантом, считаются целевыми. Это относится ко всем расходам, связанным с командировками: на оплату суточных, оплату проживания в гостинице, проезда и т.д.

Вместе с тем в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации (статьи 217 и 238) суммы, выплачиваемые в качестве суточных сверх норм, установленных законодательством, облагаются налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.

Для убедительного обоснования целевого использования средств в НКО целесообразно составлять подробный отчет по командировке с описанием проделанной работы. Форма отчета разрабатывается организацией самостоятельно.

В практике работы НКО возможны следующие ситуации, связанные со служебными поездками:

собственно служебная командировка согласно официальному толкованию этого термина, приведенному выше;

поездки лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, из населенного пункта, где находится некоммерческая организация, в другую местность;

поездки добровольцев (волонтеров) организации в населенные пункты, расположенные как в месте нахождения организации, так и за его пределами;

приглашение специалистов из других регионов, а также иностранцев для работы в организации по гражданско-правовому договору;

прием участников различных конференций, общих собраний, съездов, семинаров (тренингов) и т.д., постоянно проживающих за пределами местонахождения организации, которым не будет выплачиваться вознаграждение, но будут возмещены расходы по проезду, проживанию, а иногда и питанию.

Подобно расходам на командировки все эти расходы независимо от норм их возмещения считаются целевыми, если они подтверждены документально и предусмотрены соответствующими статьями сметы или бюджета гранта. При оплате данных расходов возникают проблемы, связанные с налогообложением получателей этих средств.

В облагаемый доход включаются любые выплаты, за исключением прямо предусмотренных статьей 217 Налогового кодекса Российской Федерации. Поэтому необходимо рассмотреть каждую из ситуаций и попытаться найти основания для того, чтобы избежать на законных основаниях уплаты подоходного налога.

Рассмотрим, например, случай возмещения транспортных и других расходов участникам прибывших делегаций. Компенсация расходов неправительственных организаций по прибытию, проживанию и питанию участников прибывших делегаций не предусмотрена, естественно, ни в одном законодательном акте. Следовательно, при возмещении таких расходов физическим лицам - членам делегаций вся сумма, выплаченная в возмещение расходов, полностью включается в доход этих физических лиц независимо от размера суммы.

В этой ситуации можно предложить только один вариант действий. Некоммерческая организация - организатор мероприятия рассчитывает сумму расходов по проезду, проживанию и питанию каждого участника мероприятия (размер этих сумм может различаться, в частности, из-за разной стоимости билетов участников, прибывающих из разных населенных пунктов), после чего перечисляет эту сумму в безналичном порядке на расчетный счет некоммерческой организации, в которой работает прибывающий участник мероприятия, со следующей формулировкой: "целевой взнос на участие в конференции (съезде и т.д.)". Указанная сумма у получателя зачисляется в состав целевых средств, налогообложению не подлежит и используется на командировку (в официальном понимании этого термина) сотрудника организации, участвующего в данном мероприятии. Первичные документы (командировочное удостоверение, билеты, квитанции гостиницы и т.д.) в таком случае должны храниться в бухгалтерии некоммерческой организации - получателя "целевого взноса". В случае невозможности или нецелесообразности осуществить перечисление средств в безналичном порядке допустимо выдать наличные деньги представителю приглашенной организации с обязательным приложением к расходному кассовому ордеру доверенности на право получения наличных денег.