При передаче основных средств с баланса на баланс организаций реквизит с грифом «Утверждаю», содержащийся в акте формы N ОС-1, заполняется обеими организациями (получателем и сдатчиком). Если же основное средство приобретается через сеть оптовой или розничной торговли для использования покупателем в качестве основного средства, форму N ОС-1 заполняет только организация-покупатель. Левый блок с грифом «Утверждаю» не заполняется, поскольку продаваемый объект является для продавца товаром и в составе основных средств не числится.

Раздел 2, содержащийся в формах N ОС-1 и N ОС-1а, в котором отражаются сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету, заполняется организацией-получателем только в своем экземпляре.

После оформления указанные акты о приеме-передаче, утвержденные руководителем издательско-полиграфической организации, вместе с технической документацией передаются в бухгалтерскую службу такой организации, которая на основании этого документа открывает инвентарную карточку.

После оформления актов приема-передачи объектов основных средств данные об объектах вносятся в следующие унифицированные формы инвентарных карточек (книг) учета объектов основных средств:

• инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);
• инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма N ОС-6а);
• инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б).

Вышеназванные формы применяются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри издательско-полиграфической организации, ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре: на каждый объект — по форме N ОС-6, на группу объектов — по форме N ОС-6а, для объектов основных средств малых предприятий — по форме N ОС-6б.

Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и других).

Прием, перемещение объектов основных средств внутри издательско-полиграфической организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

В показателях граф «Сумма начисленной амортизации (износа)» указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Таков порядок поступления основных средств, не требующих монтажа. Однако некоторые виды оборудования, которое впоследствии будет учтено организацией в составе основных средств, требуют монтажа.

Для учета поступления оборудования, требующего монтажа, Постановлением Госкомстата России N 7 утверждены следующие формы:

• акт о приеме (поступлении) оборудования (форма N ОС-14);
• акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15);
• акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16).

Оформление и учет поступившего на склад организации оборудования производятся с помощью акта о приеме (поступлении) оборудования (форма N ОС-14). Акт составляется комиссией, отвечающей за прием основных средств, в двух экземплярах и утверждается руководителем организации либо лицом, на это уполномоченным.

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15) применяется при передаче оборудования в монтаж. Монтаж оборудования может быть произведен как силами самой издательско-полиграфической организации, так и с привлечением сторонних организаций. Если монтаж производится силами самой издательско-полиграфической организации, то акт формы N ОС-15 составляется.

При проведении монтажных работ подрядным способом акт формы N ОС-15 на передачу оборудования в монтаж не составляется. Уполномоченный представитель монтажной организации, включаемый в состав приемочной комиссии, в получении оборудования на ответственное хранение расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия такого акта.

Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16) составляется на дефекты, выявленные в процессе монтажа, наладки и испытания, а также по результатам контроля.

Смонтированное и готовое к эксплуатации оборудование зачисляется в состав основных средств, для чего в установленном порядке оформляются акты формы N ОС-1 либо N ОС-1б.

Таким образом, поступление оборудования, его монтаж и ввод в эксплуатацию оформляются последовательным составлением актов форм N ОС-14, N ОС-15, в случае необходимости N ОС-16.

Для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри издательско-полиграфической организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и т.д.) в другое применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2), унифицированная форма которой утверждена Постановлением Госкомстата России N 7.

Накладную в трех экземплярах выписывает ответственное лицо структурного подразделения, передающего основное средство. Первый экземпляр сдается в бухгалтерию, второй — остается в подразделении-сдатчике, третий экземпляр передается в подразделение, получающее основное средство. Ответственные лица каждого из подразделений подписывают все три экземпляра накладной.

В случае одновременной передачи нескольких наименований объектов основных средств информация о каждом объекте заносится в отдельную строку с указанием ее номера. В незаполненных строках накладной следует поставить прочерки.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку или книгу учета объектов основных средств (формы N ОС-6, N ОС-6а, N ОС-6б).

Восстановление объекта основных средств внутри издательско-полиграфической организации согласно п. 26 ПБУ 6/01 может осуществляться путем ремонта, модернизации и реконструкции.

Для оформления и учета приема-передачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации применяется акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3), унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России N 7.

Ремонт, реконструкция и модернизация объектов основных средств могут выполняться как силами самой организации, так и с привлечением сторонних организаций.

Если организация самостоятельно выполняет ремонт основных средств, акт формы N ОС-3 составляется в одном экземпляре и подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем структурного подразделения, проводившего ремонт, реконструкцию или модернизацию.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, то акт формы N ОС-3 составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а второй передается исполнителю работ по ремонту, реконструкции и модернизации.

Для проведения ремонта сторонней организацией с ней заключается договор. Одним из существенных условий договора является период проведения ремонта. Дата и номер заключенного договора, а также даты начала и окончания работ по договору указываются в акте формы N ОС-3.

После утверждения акта руководителем организации или уполномоченным им лицом акт сдается в бухгалтерию. Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).