Для оценки риска системы учета основных средств и обобщения данных анализа системы учета проведем тест для проверки состояния внутреннего контроля и учета основных средств (см. таблицу 3.1).
Таблица 3.1
Тест проверки состояния внутреннего контроля и учета основных средств в ООО «Модерн»
| N п/п | Содержание вопроса | Ответ | Уровень оценки | |
| да | нет | |||
| 1 | Имеется ли в организации служба внутреннего контроля | х | Низкий | |
| 2 | Организован ли раздельный синтетический и аналитический учет в организации | х | Средний | |
| 3 | Применяются ли типовые формы аналитического учета основных средств | х | Высокий | |
| 4 | Все ли объекты основных средств отражены в аналитическом учете | х | Высокий | |
| 5 | Проводятся ли инвентаризации основных средств | х | Средний | |
| 6 | Создается ли для проведения инвентаризации комиссия | х | Низкий | |
| 7 | Участвуют ли в проведении инвентаризации представители общественности | х | Низкий | |
| 8 | Осуществляется ли контроль за основными средствами со стороны руководства предприятия | х | Низкий | |
| 9 | Правильно ли начисляется износ по основным средствам | х | Средний | |
| 10 | Все ли объекты распределены по материально-ответственным лицам | х | Низкий | |
| 11 | Учитывается ли движение основных средств при начислении амортизации | х | Средний | |
| 12 | Применяется ли метод ускоренной амортизации по отдельным объектам основных средств | х | Средний | |
| 13 | Все ли объекты приняты в расчет при начислении амортизации | х | Высокий | |
| 14 | Все ли объекты распределены по материально-ответственным лицам | х | Средний | |
| 19 | Оформляется ли документально выбытие основных средств | х | Высокий | |
| 20 | Правильно ли исчисляется сумма НДС при поступлении, реализации и выбытии основных средств | х | Средний | |
Анализ данных таблицы показывает, что в ООО «Модерн» средний уровень состояния системы внутреннего контроля учета основных средств и он нуждается в совершенствовании.
В ООО «Модерн» движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации.
Поступившие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем Общества. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт приемки-передачи основных средств (ф. № ОС-1) на каждый объект в отдельности.
При приемке на склад оборудования к установке (оборудования, требующего монтажа) комиссия на основании наружного осмотра составляет акт о приемке оборудования (форма ОС-14), а сдача его в монтаж – актом о приеме-передачи оборудования в монтаж (ф. № ОС-15).
Если в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования выявлены дефекты, не установленные при его поступлении на склад, составляется акт о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16). В этом случае акт о приемке оборудования (Форма ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Указанные первичные документы по учету основных средств являются основанием для предъявления претензии организации-изготовителю.
При приемке основных средств выявляются внешние дефекты, которые, как правило, устраняются за счет организации-изготовителя. Неустранимые недостатки в приобретенном оборудовании к установке могут быть выявлены при монтаже и испытании. В этом случае оборудование подлежит возврату поставщику, а в сумму предъявляемой претензии включается стоимость оборудования, расходы на доставку, произведенные расходы на его монтаж и демонтаж.
Списание объекта основных средств осуществляет комиссия, назначенная руководителем предприятия, в состав которой входят соответствующие должностные лица. Комиссия производит осмотр объекта, подлежащего списанию; устанавливает его непригодность к восстановлению и дальнейшему использованию, причины списания; выявляет конкретных лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие объектов основных средств из эксплуатации; устанавливает возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта и производит их оценку. В компетенцию комиссии также входит контроль за изъятием из списываемых объектов основных средств цветных и драгоценных металлов, определением их количества, веса.
Результаты принятого комиссией решения оформляются актом на списание основных средств (форма № ОС-4) или актом на списание автотранспортных средств (Форма № ОС-4а), которые составляются в двух экземплярах. В акте указываются данные, характеризующие объект: дата принятия объекта к бухгалтерскому учету; инвентарный номер; год изготовления или постройки; дата ввода в эксплуатацию; срок полезного использования; первоначальная (восстановительная) стоимость и сумма начисленной амортизации; количество и стоимость произведенных ремонтов; причина выбытия с обоснованием причин нецелесообразности использования и невозможности восстановления; состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов и возможность их использования. Акт утверждается руководителем организации.
При списании автотранспортных средств, кроме того, указывается пробег автомобиля, дается техническая характеристика агрегатов и деталей и узлов, которые могут быть получены в результате разборки. Если автотранспортное средство списывается вследствие аварии, то к акту на списание прилагается копия акта об аварии, а также поясняются причины, вызвавшие аварию, указываются меры, принятые в отношении виновных лиц.
Детали, узлы и агрегаты разобранных и демонтированных основных средств, пригодные для ремонта других объектов основных средств, приходуются по рыночной стоимости на дату списания. Непригодные детали и материалы приходуются как вторичное сырье. В случае, если объект основных средств списывается в результате ликвидации и не подлежит полезному использованию, в бухгалтерии должны иметься документы об утилизации лома или утиля (вывоз на полигон, сдача в металлолом и пр.).
В бухгалтерии на оборотной стороне акта указывается сведения о затратах, связанных со списанием объекта, и материальных ценностях, полученных от его списания, а также определяется финансовый результат. На основании оформленного акта в инвентарной карточке делается отметка о выбытии объекта основных средств с указанием даты и причины выбытия. Соответствующая отметка производится и в инвентарном списке по месту нахождения списываемого объекта. После этого акт передается на подпись главному бухгалтеру, который производит запись о том, что инвентарная карточка на списанный объект закрыта. Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, определяемого руководителем организации.
Следует учитывать, что в соответствии с пунктом 6 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, при принятии к учету объекта основных средств, имеющего составные части с разным сроком полезного использования, каждая такая часть подлежит учету как отдельный инвентарный объект. Поэтому при ликвидации такого объекта списание каждой части оформляется отдельным актом.
Основным регистром аналитического учета основных средств ООО «Модерн» являются инвентарные карточки учета основных средств (ОС-6). На лицевой стороне инвентарных карточек указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (постройки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат (для отнесения сумм амортизации), сумму начисленной амортизации, внутреннее перемещение и причину выбытия.
На оборотной стороне инвентарных карточек указывают сведения о дате и затратах по достройке, дооборудованию, реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работах, а также краткую индивидуальную характеристику объекта.