Прежде чем сформировать пакет документов для доклада руководителю необходимо выполнить ряд операций над входящими документами. Обработка входящих документов проходит следующие этапы[1]:

• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• рассмотрение документов руководителем и принятие решения об их исполнителях, сроках и характере исполнения;
• направление на исполнение;
• исполнение документов;
• помещение исполненного документа в дело.

Входящие документы начинают свое движение по организации после первичной обработки. Количество инстанций, которые они должны пройти от момента поступления в организацию до исполнения, определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общей организацией делопроизводства.

В небольших организациях документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой сроки прохождения документов от получения до исполнителя будут заметно увеличены.

Входящий документ — это документ, поступающий на предприятие из-за его пределов (от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию): по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов. Организация работы с входящими традиционными документами предполагает[2]:

1. Прием документов.
2. Проверку целостности конвертов (упаковки) и вложений.
3. Проверку правильности адресования.
4. Вскрытие конвертов (упаковок).
5. Систематизацию (сортировку) документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
6. Регистрацию, за исключением документов, не подлежащих регистрации.
7. Предварительное рассмотрение.
8. Передачу документов на рассмотрение (исполнение).

Мероприятия, перечисленные в подп. 1-6, в своей совокупности представляют обработку входящих документов. Началу обработки предшествует их доставка (поступление по каналам электрической связи) предприятию. По рабочим дням доставка входящих традиционных документов из соответствующего почтового отделения производится курьером предприятия (как правило, до обеда).

Ниже приведен примерный перечень входящих документов, не подлежащих регистрации.

Примерный перечень входящих документов, не подлежащих регистрации[3]:

1. Копии (вторые и последующие экземпляры) документов, поступивших ранее компании и зарегистрированных в установленном порядке.
2. Статистические бюллетени, сборники, обзоры, пресс-дайджесты.
3. Приглашения: билеты, извещения, уведомления.
4. Поздравления: письма, открытки и телеграммы.
5. Книги, брошюры и периодические издания: газеты, журналы, альманахи.
6. Прейскуранты и каталоги.
7. Ведомственные (отраслевые) технические (научно-технические) издания.
8. Рекламные материалы.
9. Программы проведения мероприятий, поступившие вместе с приглашениями (см. п. 3) или в дополнение к ним.
10. Нормативно-технические документы общего назначения: федеральные, региональные, отраслевые и ведомственные стандарты, нормы, нормативы, условия.
11. Документы, адресованные сотрудникам компании с пометкой «Лично».
12. Документы без подписи.

Обработанные документы (в том числе не подлежащие регистрации) могут передаваться на предварительное рассмотрение. Эта процедура позволяет распределить документы на две группы: требующие обязательного рассмотрения руководством предприятия и направляемые непосредственно в структурные подразделения (работникам). Поступившие в адрес предприятия письменные обращения граждан направляются в секретариат (передаются секретарю) руководителя, где в установленном порядке готовятся к рассмотрению.

Документы, адресованные структурным подразделениям (работникам), передаются непосредственно этим структурным подразделениям (работникам). Документы, не имеющие конкретной адресации либо адресованные руководителю предприятия (за исключением письменных обращений граждан, см. выше), передаются последнему для принятия решения о порядке последующей работы с документом.

Обычно на рассмотрение руководителя предприятия (вне зависимости от адресации) передаются[4]:

• документы, поступившие из вышестоящих органов управления (власти);
• документы, содержащие информацию по важнейшим направлениям деятельности предприятия: финансовым, кадровым, экологическим и т.п.
• документы, требующие решения руководителя предприятия по иным причинам.

Передача документов на рассмотрение руководителя предприятия производится с простановкой соответствующей отметки в журнале, передача документов непосредственно структурным подразделениям (работникам) предприятия — под роспись лица, получившего документ, в журнале.

Рассмотренные документы возвращаются службе ДОУ с соответствующей резолюцией. Содержание резолюции вносится в журнал, а документ, в зависимости от содержания резолюции, передается на исполнение либо (в том случае, если документ носит сугубо информационный характер) помещается в дело.

Следует заострить внимание на особенности обращения с двумя группами документов: судебными актами (независимо от формы их представления), а также всеми видами электронных документов (ЭД).

Судебные акты (определения, постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявления или жалобы в суд, представления и протесты прокурора, документы иных надзирающих и контролирующих органов, полученные предприятием, регистрируются в день поступления и незамедлительно докладываются руководителю предприятия. Копии перечисленных документов передаются юрисконсульту руководителя (иному лицу с соответствующими полномочиями). Дальнейшая работа с судебными актами организуется в соответствии с заключением юрисконсульта, рассмотренным руководителем предприятия.

Прием ЭД по каналам электронной почты производится в рабочее время на официальный электронный почтовый адрес предприятия. ЭД на автономных небумажных носителях доставляются на предприятие по почте (курьером (экспедитором)) вместе с соответствующей документацией, сопроводительным письмом и распечаткой.

[1] Быкова Т.А.  Основные правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. № 3.

[2] Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: «Юстицинформ», 2011.

[3] Михайлов Ю.М. Секретарь руководителя. Универсальный справочник. М.: Альфа-Пресс, 2010. С. 51.

[4] Быкова Т.А. Технология обработки документов при их получении и отправке // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. № 9.