2 Организация работы с документами для доклада руководителю — из реферата Подготовка документов к докладу руководителю

Руководителю обычно необходимо докладывать три  типа входящих документов, это:

  • документы, требующие немедленного решения вопроса;
  • документы, которые в принципе требуют реакции действием, но в данный момент руководитель этого сделать не может в силу каких-либо причин или обстоятельств (например, требуется сбор дополнительной информации или согласование этого вопроса с внешними организациями);
  • информационные документы, рассчитанные только на прочтение, т.е. не требующие ответа[1].

Безусловно, без четкой организации рабочего дня все начинания потерпят фиаско. Поэтому, прежде чем научиться работать производительнее с документацией, необходимо организовать дело так, чтобы подчиненные обращались к руководителю только в строго определенные часы, чтобы было время изучить входящие документы спокойно.

Справиться с беспорядком на рабочем столе может помочь заведение таких папок, как «Срочное», «Диктовать», «Сделать», «Просмотреть», «В дело», «Выбросить». Естественно, что подобные наименования папок условны, а сами папки не относятся к официальным делам, формируемым в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения или организации. Если всю поступающую корреспонденцию секретарь будете раскладывать по этим папкам, то горы бумаг на столе руководителя значительно уменьшатся. В папке «Срочное», например, следует хранить наиболее срочные дела, требующие немедленного действия. В папке «Просмотреть» — документы, представляющие интерес, но не имеющие важного значения. В папке «В дело» — документы, предназначенные только для личной информации, которые после просмотра можно отправить в дело. Папка «Выбросить» предназначается для тех материалов, которые хранить не надо, но которые все же лучше просмотреть, прежде чем выбросить. Однако работа по принципу «утро вечера мудренее» не всегда дает положительный результат. Попытайтесь решить возникшую задачу по частям, и тогда, может быть, необходимая информация будет собрана на вашем столе незаметно для вас к нужному сроку[2].

В первую очередь нужно обратить внимание на документы, требующие немедленного действия. Необходимо внимательно изучить документ, а потом уже решить как его представить руководителю. Секретарю в отдельных случаях можно самому подготовить ответ, предварительно записав ключевые его положения на отдельном листе для заметок и приложить к документу.

Если вопросы, затронутые в письме, можно решить с помощью телефонного звонка, то нужно прикрепить номер телефона к документу.

Все информационные материалы лучше читать и вычленить ключевую информацию. Затем необходимо подготовить для руководителя общий обзор документов в виде резюме либо доложить о содержании документов устно.

Следует иметь ввиду классификацию содержания документов для упорядочения работы на ними. Под содержанием документа следует понимать всю включенную в документ информацию. Основным информационным компонентом документа является его текст — выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированного в документе управленческого решения и вытекающих из него действий. Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:

  • сведения об авторе документа;
  • сведения об адресате;
  • сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (в зависимости от его функционального назначения);
  • сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;
  • сведения вспомогательного характера.

Справиться с большим объемом документов поможет, кроме того, соблюдение некоторых принципов работы. Так, следует:

  • отказаться от привычки накапливать копии документов на случай, если они вдруг понадобятся;
  • хранить только важные документы (не копить документы про запас, выбрасывать ненужные бумаги);
  • оставлять наиболее интересные и приятные дела и документы на конец рабочего дня;
  • всегда контролировать выполнение поручений;
  • приобрести навык и использовать принцип скорочтения.

Соблюдение этих правил поможет руководителю высвободить дополнительное время, необходимое для принятия решений.

[1] Доронина Л. Функции топ-менеджеров по работе с документами // Кадровик. Кадровое делопроизводство, 2009, N 4.

[2] Доронина Л.А. Организация документооборота. Учебно-методическое пособие. — М.: ГУУ, 2005. С. 56.