Подготовка проектов документов производится с соблюдением требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформления.

Под содержанием документа следует понимать всю включенную в него информацию. Основным информационным компонентом документа является его текст — выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированного в документе управленческого решения и вытекающих из него действий. Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться[1]:

• Сведения об авторе.
• Сведения об адресате.
• Сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (в зависимости от его функционального назначения).
• Сведения, обеспечивающие юридическую силу документа.
• Сведения вспомогательного характера.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта РФ, используемом в качестве государственного наряду с русским. Последнее требование распространяется на документы компаний, осуществляющих свою деятельность в соответствующих субъектах РФ. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.

В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде так называемого связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или их комбинации.

Связный текст — грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией ее деятельности. Связный текст образует упорядоченная последовательность предложений, как правило объединенных в абзацы.

Примечание. В отдельных документах наиболее значимый по смыслу текст может излагаться в основной части (в составе основного текста), а второстепенные (вспомогательные) фрагменты текста — в составе приложений.

Анкетный способ представления текста применяется, как правило, в случаях, когда в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект (вопрос).

Табличный способ представления текста применяется, как правило, в случаях, когда в содержании документа по определенным признакам (одному или нескольким) характеризуются два и более объекта (вопроса) одновременно.

В необходимых случаях для подготовки текстов документов допускается использовать унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов, а также текстовые формуляры (шаблоны, трафареты) и текстовые образцы.

Подготовка содержания документа во всех случаях должна начинаться с изучения существа вопроса (направления деятельности компании), излагаемого в данном документе, положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, имеющих отношение к излагаемому направлению деятельности компании, а также имеющихся в распоряжении компании материалов деловой переписки. Содержание документа должно:

• Включать достоверную и аргументированную информацию, т.е. основываться на фактах (событиях).
• Увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными — например, в рамках деловой переписки) по данному направлению деятельности компании, но при этом не дублировать их содержание, а при необходимости иметь соответствующие ссылки на них.
• Не противоречить законодательным и нормативным правовым актам, локальным нормативным актам и организационно-распорядительным документам компании, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности (ее направления, отдельного вопроса), освещаемого в документе.
• Излагаться ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко.
• Соответствовать правилам грамматики и орфографии используемого для его изложения языка.

Рассмотрим особенности подготовки проектов наиболее распространенных видов документов компании. К их числу, безусловно, относятся приказы и распоряжения по основной деятельности.

Письменный приказ — это документированное управленческое решение руководителя компании, регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности.

Письменное распоряжение — это документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя компании его заместителем (помощником), и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

Проект приказа (распоряжения) во исполнение указания руководителя компании должен быть подготовлен в течение 10 рабочих дней, если не установлен другой срок. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя компании (лица, уполномоченного отдавать соответствующее распоряжение от имени руководителя) во исполнение документа, поступившего компании, либо в инициативном порядке.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение распоряжения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указывается также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю». Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте проекта.

В качестве исполнителей в документе указываются структурные подразделения (должностные лица) компании. Последний пункт распорядительной части документа может также содержать сведения о том, на кого возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения). Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

Секретарь может готовить для доклада руководителю проекты основных видов документов, образующих корпоративную переписку. К таким документам, на наш взгляд, относятся деловые письма и телеграммы. Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией[2]:

• как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
• как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
• как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
• как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

Служебная записка — краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности компании для обеспечения оперативного обмена письменной информацией между сотрудниками (структурными подразделениями).

Содержание служебной записки обычно состоит из двух частей — вводной и основной.

Во вводной части указывается тема документа (вопрос или группа вопросов деятельности компании), поясняются причины, которые послужили поводом для подготовки документа.

В основной части служебной записки, начинающейся с абзаца, как правило, содержатся:

• аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения, т.е. обоснование этого решения;
• основные результаты изучения вопросов, непосредственно связанных с принятием, подготовкой и реализацией указанного решения;
• расчеты, подкрепляющие обоснование;
• предложения и выводы.

 

[1] Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. М.: Налоговый вестник, 2011. С. 45.

[2] Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М.: Альфа-Пресс, 2008. С. 97.