Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает:

а) доставку и прием документов;

б) первичную обработку документов;

в) предварительное рассмотрение документов;

г) рассмотрение документов руководством предприятия;

д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

е) осуществление контроля за исполнением документов;

ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;

з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности

Предварительное рассмотрение полученных документов проводится секретарем-референтом с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые материалы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также — проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь должен осуществлять «фильтрацию» полученных документов, направляемых руководителю, которому должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти материалы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада начальнику. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Секретарь может докладывать руководителю замечания к документам устно или составлять короткие резюме, которые могут приобщаться к документу. В случае информационных документов возможно составление обзора, в котором могут быть кратко охарактеризованы проблемы, затрагиваемые в документах.

Правильная подготовка документов к рассмотрению их руководителем может серьезно ускорить процесс принятия важных управленческих решений.