1. Общая характеристика

Документационная культура управления в органах безопасности — это качественная характеристика документационной деятельности руководителей'.

При этом под документационной деятельностью понимается совокуп­ность разнообразных операций, выполняемых руководителями с докумен­тами в ходе реализации различных управленческих функций. По данным специалистов, в целом на выполнение этих операций руководители затра­чивают от 30% до 80% своего служебного времени. Ведь реализация любой функции управления начинается с обращения к тем или иным документам и завершается различными операциями с документами. Причем эффектив­ность осуществления управленческих функций во многом предопределяет­ся качеством документационной деятельности, ее основных составляющих:

документирования и документооборота2.

Документирование включает все операции от подготовки, составления и согласования документов до их оформления и изготовления, а докумен­тооборот — от создания или поступления документов извне до завершения их исполнения и оформления «в дела» или отправки адресатам

Целевое назначение документирования заключается в том, чтобы своевременно преобразовать информацию в такую форму, которая была бы пригодна, надежна и удобна для использования в практической деятельно­сти руководителей.

Такое назначение обусловливается спецификой этой практической деятельности Она заключается в том, что чаще всего имеющаяся (получен-

' Культура управления — характеристика качественной стороны управленческой деятельности субъектов управления (см Энциклопедический словарь бизнесмена Указ изд — С 347) 2 См , например Бобылева МП Совершенствование документационного обеспечения управления —М, 19S4, Кузнецова ТВ, ИлюшенкоМП Основы документоведения —М, 1988

150

ная) информация используется руководителями не сразу и не один раз, а, как правило, по истечении определенного промежутка времени и много­кратно в различных ситуациях.

Несовпадение во времени между моментами получения и использова­ния руководителями информации приводит к тому, что у них возникает необходимость в ее надежном сохранении. А для этого она должна быть прежде всего зафиксирована на материальных носителях в том случае, если поступила к ним в нефиксированной (идеально фиксированной) форме. Дело в том, что при всей своей универсальности память руководителей все же оказывается ненадежным хранилищем информации.

Однако, к сожалению, дело не только во временном разрыве между моментами получения и применения руководителями информации. Обычно возникает и пространственный разрыв — несовпадение в пространстве моментов получения и использования ими той или иной информации. Ис­ходная информация проходит через тот или иной круг различных руково­дителей.

Кроме того, важным является также то обстоятельство, что для прак­тических целей руководители обычно могут использовать не любую ин­формацию, а лишь ту, которая имеет определенное юридическое значение. Другими словами, информацию, которая может вызывать те или иные юри­дические последствия. Это возможно только в том случае, если информа­ция оформлена в соответствии с действующим правовым порядком.

Практика показывает, что для подобных условий лучше всего приспо­соблена информация, которая зафиксирована тем или иным способом на постоянных длительного применения материальных носителях — бумаге, пластике, металле, стекле и т.д. Такие материальные носители вместе с информацией, зафиксированной на них в порядке, установленном норма­тивными актами, с помощью различных способов и технических средств, называются документами.

Степень совершенства документирования, с точки зрения пригодно­сти, надежности и удобства информации для практического использования, определяется внешним и внутренним качеством документов. Причем каче­ственное документирование предполагает строгое соблюдение трех основ­ных принципов: 1) создание систем документов, необходимых для успеш­ной деятельности всех руководителей (и исполнителей); 2) создание систем документов, достаточных для успешной деятельности всех руководителей (и исполнителей); 3) фиксирование информации об однотипных ситуациях в одних и тех же видах документов.

Практически реализация этих принципов во многом осуществляется в ходе унификации документов, используемых руководителями в своей дея­тельности.

Унификация является ведущим направлением совершенствования до­кументов. Ее смысл заключается в установлении единообразного состава и форм документов, фиксирующих выполнение однотипных действий. Она осуществляется с целью улучшения качества и сокращения количества

151

используемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их создания и обработки, более эффективного использования современной информационной техники и т.д. В результате появляются унифицирован­ные системы документации, т.е. такие системы, которые создаются по еди­ным правилам и требованиям.

Документы, используемые руководителями в управленческой деятель­ности, составляют содержание системы, обозначаемой термином «Унифи­цированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД).

Заключительным этапом унификации является стандартизация, в ре­зультате которой требования к документам становятся нормами, обязатель­ными правилами. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Целевое назначение документооборота заключается в том, чтобы свое­временно обеспечить руководителей качественной информацией, необхо­димой для практической реализации управленческих функций. Целена­правленное «движение» документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность. Степень совершенства документооборота, с точки зрения эффективности обеспечения руководителей качественной информацией, определяется: числом «пунктов обработки» документов;

временем перемещения документов между «пунктами»; временем выпол­нения всех необходимых операций с документами в каждом «пункте». При этом предполагается строгое соблюдение следующих основных принципов, которые имеют характер требований, обязательных для выполнения во всех организационных звеньях: 1) прохождение документов кратчайшим и еди­нообразным путем (маршрутом), через наименьшее количество «пунктов обработки», исключающее либо сводящее к минимуму их возвратные пе­ремещения; 2) избирательное распределения документов между руководи­телями (и исполнителями) в соответствии с их должностными обязанно­стями; 3) единообразие составов технологических операций для типовых документов, а также однократное выполнение каждой из них.

Большое значение для практической реализации перечисленных прин­ципов имеет унификация документооборота в различных организационных звеньях. Она предполагает рациональную последовательность операций с документами, установление порядка их выполнения и маршрутов «движе­ния» документов в целом.

Для каждой группы документов может быть разработана типовая тех­нология, которую обычно представляют в виде оперограммы или техноло­гической схемы.

В процессе унификации документооборота необходимо учитывать важнейшее требование о том, чтобы максимально освобождать руководите­лей от выполнения несвойственных им технических операций с документа­ми. Документы, таким образом, являются основными предметами докумен­тирования и документооборота, а обеспечение их качества и

152

своевременности — основными целями документационной деятельности руководителей.

В  документации,  обозначаемой  термином  «организационно-распорядительная», в зависимости от содержания зафиксированной инфор­мации выделяются два больших класса документов:

1) собственно управленческие (организационные, руководящие, рас­порядительные, командные) документы;

2) учетно-отчетные (справочные, информационные, осведомительные, исполнительские) документы.

Собственно управленческие документы содержат сведения о различ­ных типах управленческих решений. Основными среди них являются по­ложения, уставы, инструкции, приказы, указания, планы.

Учетно-отчетные документы содержат сведения констатирующего и оценочного характера о состоянии деятельности в целом, о результатах выполнения различных действий, а также всевозможные запросы, просьбы, требования либо пожелания. Основными среди них являются справки, об­зоры, отчеты, заключения, акты, протоколы, докладные записки, объясни­тельные записки, письма, телеграммы (телетайпограммы), телефонограм­мы, стенограммы.

Самостоятельный класс образуют так называемые документы по лич­ному составу, которые создаются в ходе приема, перемещения и увольне­ния сотрудников, предоставления им отпусков, поощрений и т.д. К таким документам относятся заявления, рапорты, анкеты (личные листки по учету кадров) и дополнения к ним, автобиографии, характеристики, приказы по личному составу и т.д.

В практической деятельности руководителей в органах безопасности большое и особое значение имеют оперативные документы. Это докумен­ты, содержащие сведения, используемые для организации и осуществления оперативной деятельности.

Важное значение имеют также процессуальные документы, содержа­щие сведения, которые используются для организации и реализации уго-ловно-процессуальной деятельности.