2. Внешнее качество документов

Внешнее качество документов в органах безопасности определяется их внешним видом и наличием всех реквизитов, предусмотренных для них требованиями государственных стандартов и нормативных актов органов безопасности'.

Реквизиты (от латинского слова «requisitum» — требуемое, необходимое) — обязательные данные, установленные нормативными актами для документов (см.: Словарь иностранных слов. — М., 1982. —С. 426).

153

Как правило, руководители создают документы (их первые экземпля­ры) на определенных бланках, т.е. на стандартных листах бумаги, на кото­рых типографским способом, с помощью компьютеров или штемпелями зафиксирована постоянная информация и определено свободное место для переменной.

Практически руководителями используются следующие виды бланков:

1) общие бланки для всех документов (кроме писем); 2) бланки для писем;

3) бланки конкретных видов документов.

Общие бланки и бланки для писем различаются двумя реквизитами, которые располагаются на одних и тех же местах и потому взаимно исклю­чают друг друга: в бланках для писем — «справочные данные об организа­ции» и «ссылка на регистрационный номер и дату документа», в общих бланках — «наименование вида документа» и «место составления или из­дания документа»'.

Бланки конкретных видов документов (приказов, актов и т.д.) изготав­ливаются только типографским способом.

Некоторые документы, подготавливаемые совместно руководителями нескольких организационных звеньев либо используемые руководителями внутри отдельных из них, могут создаваться на чистых листах бумаги.

Для подготовки большинства документов обычно используют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), иногда для подготовки графиков, таблиц и т.д. применяется формат A3 (297 х 420 мм).

По периметру бланков располагаются служебные поля документов. Их границы определяются следующими показателями: 1) слева от границы листа — не менее 20 мм; 2) справа от границы листа — не менее 10 мм; 3) сверху от границы листа — не менее 20 мм; 4) снизу от границы листа — не менее 10 мм.

Левые служебные поля документов используются для крепления лис­тов бумаги в различных папках (делах), правые — рассчитаны на износ бумаги в процессе хранения, верхние и нижние — предназначены для раз­мещения различных служебных отметок.

Служебные поля ограничивают рабочие поля документов, в которых выделяются следующие основные части: заголовочная, содержательная и оформляющая. Каждая из перечисленных частей включает в свой состав различное количество реквизитов.

В настоящее время применяется довольно значительное число рекви­зитов: государственный герб; герб субъектов (государства); эмблема орга­низации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; код формы документа; наименование организации; справочные данные об ор­ганизации; наименование вида документа; дата документа; регистрацион­ный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к

' Здесь и далее реквизиты документов обозначаются в соответствии с государственным стандартом 154

тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложе­ния; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа;

печать; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; отметка для автоматического поиска документа.

На практике дело несколько упрощается, т.к. в ходе подготовки кон­кретных документов руководители используют далеко не все имеющиеся реквизиты.

Обязательными реквизитами документов являются: наименование ор­ганизации — автора документа; код организации; код формы документа;

наименование вида документа (кроме писем); дата документа;

регистрационный номер документа; заголовок к тексту; текст документа;

подпись; визы согласования документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Практически, как правило, применяются только те из них, которые, исходя из юридических требований, являются обязательными для докумен­тов данного типа.

Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование организации (включая наименование вышестоящей организации, если она имеется); наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место издания документа; заголовок к тексту; текст до­кумента; подпись; визы согласования документа.

Приказы оформляются на специальном бланке — бланке приказа или общем бланке с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

Для планов предусматривается наличие следующих обязательных рек­визитов: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления доку­мента; заголовок к тексту; текст документа; подпись; гриф утверждения документа.

Планы органов безопасности должны оформляться на общих бланках, планы подразделений и другие внутренние планы — на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Рапорты содержат следующие обязательные реквизиты: адресат; на­именование вида документа; текст документа; дата документа; подпись. Они оформляются на стандартных листах бумаги.

Служебные письма характеризуются наличием таких обязательных ре­квизитов: наименование организации — автора; справочные данные об организации — авторе; дата документа; регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; подпись; отметка об исполнителе.

Письма подготавливаются на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста.

Справки должны содержать следующие обязательные реквизиты: на­именование организации; наименование вида документа; дата документа;

155

регистрационный номер документа; заголовок к тексту; текст документа;

адресат; отметка о наличии приложения; подпись.

Внешние справки оформляются на общем бланке, внутренние — на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Докладные записки содержат следующие обязательные реквизиты: на­именование организации; наименование вида документа; дата документа; реги­страционный номер документа; место составления документа (для внешних докладных записок); заголовок к тексту; текст документа; подпись.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке, внутрен­ние — на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых рек­визитов.

Для объяснительных записок обязательны следующие реквизиты: на­именование организации; наименование вида документа; дата документа;

регистрационный номер документа; заголовок к тексту; текст документа;

адресат; подпись. Они оформляются на стандартных листах бумаги.

В соответствии с государственным стандартом возможны два варианта расположения определенных реквизитов — продольный и угловой. В пер­вом случае реквизиты, например, название организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, размещаются вдоль границы верхних слу­жебных полей документов. Во втором — у границы левых служебных по­лей в верхних углах документов. Считается, что второй вариант является более экономичным с точки зрения использования площадей листов бумаги и более удобным для обработки.