3. Внутреннее качество документов

Внутреннее качество документов в органах безопасности определяется тем, насколько, во-первых, содержание их реквизитов отвечает требовани­ям государственных стандартов, во-вторых, содержание их текстов соот­ветствует целевому назначению и, в-третьих, оно соответствует реальной действительности, безупречно с политической и юридической точек зрения, а также профессионально грамотно, полно, четко и ясно оно изложено.

Согласно государственному стандарту содержание реквизитов доку­ментов оформляется по следующим правилам.

Государственный герб изображается на бланках организаций только в тех случаях, которые предусмотрены законодательством. Как правило, он фиксируется на бланках министерств и ведомств, а также входящих в их систему учреждений, независимо от месторасположения последних.

Эмблема — символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организаций. Она изображается на бланках и облегчает поиск документов. Однако эмблема не заменяет наименования учреждений. В качестве эмблемы целесообразно использовать товарный знак (знак обслуживания)

156

Код по общегосударственному классификатору учреждений разделя­ется линией от кода по общегосударственному классификатору документа­ции. Первый изображается на бланках документов, второй вписывается в ходе создания конкретных видов документов. В общих бланках коды целе­сообразно размещать в верхней части документов, в бланках для писем — после указания адреса автора и перед датой и регистрационным номером документов.

Наименование автора формируется так, чтобы отразить подчинен­ность: сначала фиксируется наименование министерств, затем — наимено­вание учреждений, и, наконец, — наименование подразделений. Все на­именования записываются в именительном падеже.

Адрес автора изображается только на бланках для писем и состоит из индекса предприятия связи, почтового и телеграфного адреса, номера теле­тайпа (абонентского телеграфа), номера телефона (справочной службы, коммутатора либо канцелярии), номера счета в банке (последний предна­значен для расчетно-финансовых документов).

Наименование вида документа (наименование совокупности докумен­тов, выполняющих однородные функции) является обязательным реквизи­том, отсутствующим только на письмах. Это наименование дает первое общее представление о документах и их назначении, т.к. определенные действия тех или иных руководителей должны оформляться определенны­ми видами документов. Оно сразу же определяет степень обязательности выполнения указанных требований, устанавливает их форму, набор необ­ходимых реквизитов, элементы текста.

Дата и регистрационный номер проставляются в ходе завершения оформления документов. Дата является одновременно датой подписания документов и датой их отправки. В одно время с датой проставляется реги­страционный номер документов. Он состоит из индекса подразделений, в которых подготовлены документы и будут храниться их копии, номера дел в номенклатуре, в которых эти копии будут храниться, и порядкового но­мера исходящих документов.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа изображается только на бланках для писем. Она заполняется в ходе оформления ответов на ранее полученные документы (например, «На № 05-34/1245 от 00.00.00»). Слово «год» либо сокращение «г» не проставляются. Ссылка помогает найти копии документов, на которые присланы ответы.

Место составления или издания проставляется на общих бланках в том месте, где в бланках для писем располагается ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Гриф ограничения доступа к документу размещается выше реквизитов «адресат» или «гриф утверждения». Гриф «секретно» («совершенно секрет­но») присваивается документам, содержащим секретные (совершенно сек­ретные) сведения. Документам, содержащим несекретные сведения ограни­ченного распространения,  присваивается гриф  «для служебного

157

пользования». Передача таких документов осуществляется под расписку в соответствующих учетных журналах или карточках.

Адресат оформляется на документах, предназначенных для передачи руководству (например, на рапортах, заявлениях, докладных и объясни­тельных записках и т.д.), а также в подразделения (например, на указаниях, распоряжениях и т.д.). Однако чаще всего он фиксируется на письмах и других документах, направляемых в другие учреждения или частным ли­цам. Максимально он может состоять из следующих частей: 1) наименова­ние организации (в именительном падеже); 2) наименование подразделения (в именительном падеже); 3) указание должности получателя (в дательном падеже); 4) фамилия и инициалы (в дательном падеже); 5) почтовый адрес. Каждая из указанных частей размещается с новой строки, знаки препинания (точки, запятые) не ставятся. На одном документе может быть не более 4-х адресатов.

Гриф утверждения санкционирует содержание документов или рас­пространяет их действие на определенный круг лиц либо учреждений. Он располагается в верхней правой части документов.

Документы утверждаются двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: 1) изданием приказа и т.д.; 2) специальным оформлени­ем (грифа утверждения).

В этой связи существуют два варианта фиксации грифа утверждения:

УТВЕРЖДАЮ Начальник Управления ________________

(личная подпись) И И Богатырев 00.00.00

УТВЕРЖДЕНО Приказ начальника Управления ___________

от 00.00.00

Слова «утверждено» и «утверждаю» пишутся прописными буквами без кавычек. Только после утверждения некоторые документы приобретают юридическую силу.

Резолюция пишется руководителями рукописным способом под реквизи­том «адресат» параллельно основному тексту документов. Если в этом мест недостаточно площади, то резолюцию можно зафиксировать на любой свобод­ной площади лицевой стороны документов, кроме полей. Она состоит из сле­дующих основных элементов: 1) кому поручается исполнение (фамилия и инициалы); 2) что поручается (характер и порядок исполнения); 3) срок испол­нения; 4) подпись руководителя и дата резолюции. Если не требуется дополни­тельных указаний относительно предписываемых действий, порядка и сроков исполнения, то в резолюции отражаются только такие элементы: исполнитель (исполнители), подпись руководителя и дата подписания.

Заголовок к тексту является обязательным элементом для любых до­кументов, подготавливаемых на бумаге формата А4 (210 х 297 мм). В нем

158

кратко, четко и ясно отражается основное содержание документов. Он дол­жен отвечать на вопрос «о чем?» или «чего?». Заголовок значительно облегчает обработку документов. Без него составляются только короткие документы на формате А5 (148 х 210 мм): телеграммы, телефонограммы и т.д.

Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» или контрольной даты на левом служебном поле документов на уровне заголовка. Она может наноситься штемпелем или писаться от руки красным, синим либо зеленым карандашом.

Текст является главным элементом, ради которого собственно и соз­даются различные документы. В тексте документов обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, цели или основания подго­товки документов, в другой — выводы, рекомендации, просьбы, предложе­ния, распоряжения.

Иногда в тексте могут быть и три части: введение (подготавливает к восприятию информации), доказательство (описываются причины, следст­вия, события, факты), заключение (выводы, рекомендации, просьбы, пред­ложения, распоряжения). Число этих смысловых компонентов, их располо­жение зависят от характера конкретных ситуаций, обусловивших создание тех или иных документов. Для выделения существа информации и облегче­ния ее восприятия рекомендуется начинать некоторые документы с заклю­чительной части (с изложения существа вопросов: просьб, предложений и т.д.), а затем уже формулировать обоснования. Можно также создавать документы, состоящие только из заключительной части (например, рапор­ты, приказы).

Текст документов делится обычно на абзацы, с которых начинают фиксировать новые мысли, идеи, факты, события, рекомендации и т.д. Аб­зацы помогают сделать небольшие остановки в ходе чтения документов и вдуматься в их содержание.

Текст больших по объему и сложных документов, как правило, разде­ляется на следующие части: разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деле­ния (например, номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта). Все они разделяются точками и в конце номера также ставится точка.

Отметка о наличии приложения характерна для некоторых докумен­тов. Приложение дополняет, детализирует или разъясняет отдельные поло­жения текста.

Если приложение упомянуто в тексте, то отметка о его наличии оформляется по такому образцу:

Приложение. ___________________________ на __л в __ экз

Если же приложение в тексте не упомянуто, то существует другая форма:

159

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству ___________

на 15 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект Инструкции по делопроизводству __________ на 2 л. в 2 экз.

Подпись проставляется, как правило, на первых экземплярах докумен­тов, подготовленных на бланках. Она состоит из наименования должности лица, подписывающего документы, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах на бланках название организаций не входит в название должности. В документах на чистых листах бумаги название должности включает наименование органи­заций. В вузах и научных учреждениях в названии должности указываются ученые степень и звание, а в военных учреждениях — воинское звание.

Гриф согласования отражает результаты рассмотрения и оценки каче­ства проектов документов. Он располагается в левой части документов ниже реквизита «подпись». Существует два варианта оформления грифа согласования: 1) согласование с конкретным должностным лицом; 2) согла­сование с коллегиальным органом.

Оба указанных варианта имеют юридическую силу, например:

СОГЛАСОВАНО Начальник Управления ______________

(личная подпись) И.И. Богатырев 00.00.00

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета ______ от 00.00.00.

Слово «согласовано» пишется прописными буквами без кавычек. При необходимости может составляться отдельный лист согласования с не­сколькими учреждениями.

Визой обычно оформляется внутреннее согласование (внутри органи­зации) проектов документов. Существует два варианта написания визы: 1) краткий — личная подпись визирующего и дата; 2) полный — должность визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы и фамилия), дата.

Печать придает определенным документам юридическую силу. Суще­ствуют печати двух видов: гербовая и простая. Гербовая печать имеет круг­лую форму. В центре изображается герб, а по окружности указывается пол­ное название организации. Гербовая печать проставляется на подлинниках документов для особого удостоверения: договорах, доверенностях, чеках, паспортах, дипломах и т.д. Простая печать может быть различной формы:

круглой, квадратной, прямоугольной и треугольной. На ней герб не изо­бражается.

160

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Вер­но», наименования должности лица, заверяюшего документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты заверения.

Отметка об исполнителе включает фамилию (фамилию, имя, отчество) только на исходящих документах. Она располагается на лицевой либо обо­ротной сторонах последних листов в нижнем левом углу. Например:

Макеев 952-89-72.

При необходимости ниже фамилии исполнителя может указываться индекс машинистки (обычно первые буквы ее имени и фамилии), количест­во отпечатанных экземпляров и дата печатания. Например:

Макеев 952-89-72 Д.Н. 4 00.00.00

В документах с грифами ограниченного доступа указываются также и адресаты всех экземпляров.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», номера дела, в котором документ будет храниться с указанием года, кратких сведений об исполнении документа, подписи и даты. Отметка помещается на нижнем служебном поле первой страницы документов.

Отметка о поступлении проставляется чаще всего специальным реги­страционным штампом в нижнем правом углу служебного поля первой страницы документов. Она состоит из сокращенного названия организации, в которую поступил тот или иной документ, даты получения и входящего регистрационного номера.

Отметка для автоматического поиска документа может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, и другие поис­ковые данные. Отметка проставляется на нижнем служебном поле первой страницы документов между реквизитами «отметка об исполнении доку­мента...» и «отметка о поступлении документа...».

Что касается целевого назначения документов, то оно самым непо­средственным образом определяет их содержание*.

Приказы — документы, содержащие правовые акты, издаваемые руко­водителями органов безопасности, единолично принимающими решения для разрешения различного рода проблем.

Различаются три вида приказов: 1) по организационным вопросам, 2) по основной деятельности и 3) по личному составу.

Тексты приказов, как правило, состоят из двух частей: вступительной и распорядительной.

' См. подробнее: Организация работы с документами / В.А. Кудряев и др. — М., 1998. — С. 90— 143,157—182.

161

Во вступительной части дается обоснование предписываемых дейст­вий. Если основанием к изданию приказов являются законодательные или правовые акты вышестоящих организаций либо собственные ранее издан­ные правовые акты, то во вступительной части указываются их наименова­ния, даты и номера. Если приказы готовятся во изменение или дополнение ранее изданных, то в констатирующей части указывают даты, номера и заголовки изменяемых или дополняемых приказов. Если же приказы изда­ются в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на органы безопасности функций, то во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, а также факты (события), послужившие причиной подготовки приказов.

Вступительная часть может и отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки и от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если предусматривается выполнение различных по характеру действий. Каждый пункт включает следующие элементы: наиме­нование исполнителей, предписываемые действия, конкретные сроки вы­полнения. При наличии промежуточных сроков или разбивке действий на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом.

Каждый пункт или подпункт должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Сроки могут не указываться в тех случаях, если предусматриваемые действия носят постоянный характер.

Если приказы отменяют полностью или частично ранее изданные по этим же проблемам, то в предпоследнем пункте необходимо перечислить эти приказы.

Последние пункты приказов — это пункты о контроле, в которых ука­зываются наименования должностей лиц, ответственных за исполнение документов, их инициалы и фамилии.

Если приложением к приказам являются утверждаемые документы (положения, инструкции, правила и т.д.), то в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка «(прилагается)», а на приложе­нии в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Подписываются приказы руководителями органов безопасности.

Планы — документы, содержащие сведения о намечаемых к выполне­нию мероприятиях, их последовательности, объемах (в той или иной фор­ме), сроках исполнения и ответственных исполнителях.

Содержание текстов планов излагается, как уже отмечалось, в форме описания, реже в виде таблиц или графических изображений. В так назы­ваемых календарных планах мероприятия располагаются в хронологиче­ском порядке. Каждый пункт планов характеризуется сведениями о целях

162

предстоящих действий, способах и средствах их достижения, ответствен­ных исполнителях и сроках исполнения.

Планы подписываются составителями и утверждаются руководителя­ми органов безопасности (их подразделений). Некоторые из них согласовы­ваются перед утверждением.

Рапорта — документы, содержащие различные просьбы (требования, пожелания), возникающие к руководству органов безопасности (их подраз­делений). Они выполняются рукописным способом в произвольной форме от первого лица единственного числа. Для некоторых типов рапортов (о переводе на другие должности, о предоставлении отпусков, об освобожде­нии от занимаемых должностей и т.д.) разработаны унифицированные тра­фаретные бланки.

Служебные письма — документы, являющиеся средством общения и обмена информацией между руководителями. Они составляют до 80% всей входящей и исходящей документации организационных звеньев. Их содер­жанием могут быть запросы, уведомления, претензии, сообщения, замеча­ния, отзывы, напоминания, разъяснения, рекомендации и т.д.

Тексты писем, как правило, состоят из двух частей. В первой (ввод­ной) части отражаются мотивы создания документов, ссылки на обстоя­тельства (факты, события), побудившие подготовить письма, или указыва­ются решения вышестоящих руководителей (органов), которые явились основанием для составления писем. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предложения и т.д. Иногда для более активного восприятия со­держания писем целесообразно начинать изложение текстов с просьб, предложений и т.д., поместив доказательства и выводы во вторую часть. Составляются тексты от первого лица множественного числа.

Письма-приглашения адресуются конкретным руководителям (орга­нам) и содержат приглашения адресатам участвовать в каких-либо меро­приятиях, а также сведения о сроках, местах и условиях участия.

Письма-извещения содержат информацию о фактах (событиях), кото­рая может быть полезна адресату, и обычно начинаются следующими сло­вами: «Сообщаем», «Извещаем», «Ставим Вас в известность».

Письма-напоминания содержат сведения о приближении сроков выпол­нения каких-либо мероприятий, возвращения взятых предметов и т.д. Чаще всего они состоят из одной фразы (например: «Напоминаем, что 15 мая...»).

Сопроводительные письма направляются адресату вместе с прилагае­мым к ним документам и содержат задания, разъяснения и т.д. В них ука­зываются вид, заголовок, дата и номер того или иного основного докумен­та. Такие письма начинаются словами: «Посылаем», «Направляем», «Представляем» и т.д.

Справки — документы, содержащие описания фактов (событий) ос­новной деятельности организационных звеньев либо подтверждения сведе­ний биографического или служебного характера.

Справки информационного характера отражают индивидуальные си­туации. Нередко они составляются по запросам и представляются в уста-

163

новленные сроки. Их тексты, как правило, состоят из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для их составления, во второй — приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопросов. Часто тексты состоят только из второй части.

В текстах справок должно объективно отражаться состояние дел. По­этому в процессе их подготовки необходимо отбирать и тщательно прове­рять, сопоставлять и анализировать полученные сведения.

Справки о подтверждении мест учебы, службы либо проживания, за­нимаемой должности, состава семьи и т.д. обычно отражают типовые си­туации. Поэтому очень часто для их создания используют унифицирован­ные трафаретные бланки. Их типовые тексты обычно начинаются с указания фамилий, имен и отчеств (других имен) лиц (в именительном падеже), о которых сообщаются те или иные сведения. В конце текстов указываются названия организаций, в которые данные документы будут представляться. В текстах не должны содержаться различные архаичные обороты (например, «Настоящая справка...» либо «...действительно учит­ся...»). Заверяются тексты подписями и печатями. Обязательно фиксируют­ся даты подписания и выдачи документов.

Докладные записки — документы, адресованные руководству данных или вышестоящих организационных звеньев, содержащие обстоятельные сведения о сложившихся ситуациях, имевших место фактах или явлениях, о выполненных действиях (ходе их выполнения), а также выводы, просьбы, рекомендации и предложения составителей. Они могут быть подготовлены по указанию руководства или инициативе авторов для побуждения руково­дства к принятию определенных решений.

Тексты докладных записок состоят из двух или трех смысловых час­тей. В первой из них излагаются причины, послужившие поводом для их подготовки, факты (события). Во второй — анализ сложившихся ситуаций, возможные варианты развития событий или выхода из сложившихся ситуа­ций, в третьей — выводы, просьбы, рекомендации и предложения о кон­кретных действиях, которые необходимо предпринимать в связи с изло­женным. Иногда вторая, аналитическая, часть может отсутствовать, тогда тексты состоят из вводной и заключительной частей. Тексты докладных записок пишутся составителями от первого лица единственного числа.

Объяснительные записки — документы, предоставляемые руково­дству, в которых объясняются причины каких-либо фактов (событий), про­исшествий. Их тексты состоят из двух частей. Первая содержит сведения о фактах, послуживших поводом для их подготовки, вторая — о причинах, объясняющих сложившиеся ситуации. Причем последние должны характе­ризоваться убедительностью, содержать неопровержимые доказательства.

Объяснительные записки оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителями.

И, наконец, последнее требование: в содержании текстов документов руководителям необходимо правильно отражать состояние служебных дел,

164

а также формулировать обоснованные выводы относительно существую­щих тенденций и перспектив их развития.

Фиксация информации, искажающей реальное положение, преувели­чивающей достигнутые успехи либо преуменьшающей допущенные ошиб­ки, всегда наносит вред деятельности любых организационных звеньев.

Что касается политической и юридической безупречности, то эти тре­бования в первую очередь предъявляются к содержанию текстов тех доку­ментов, в которых фиксируются различные управленческие решения, а также к выводам иных документов.

Профессиональная грамотность руководителей, составляющих доку­менты, практически проявляется в содержании текстов в целом или отдель­ных их фрагментов, в частности. Она выражается, во-первых, в подборе и оценке фактических данных, во-вторых, в логике изложения текстов, в-третьих, в применении тех или иных терминов, в-четвертых, в подходе к обоснованию выводов и рекомендаций и, тем более, в-пятых, в формули­ровке самих выводов и рекомендаций. А главное — в предлагаемых управ­ленческих решениях.

Полнота содержания текстов документов должна быть таковой, чтобы в ходе их использования в практической деятельности ни у кого не возни­кало потребности что-то выяснять и уточнять дополнительно. Однако эту полноту не следует смешивать с многословием. Лаконичность, краткость без ущерба для полноты содержания — важнейшая характеристика пись­менной информации. Каждая лишняя фраза не только ухудшает качество текстов документов, но и приводит к потере времени на ее фиксирование и чтение без всякой пользы для дела.

Качество составления и оформления руководителями документов яв­ляется важным показателем документационной культуры в органах безо­пасности. Во многом — это искусство. Искусство качественного и быстрого документирования требует от руководителей глубоких знаний и большого практического опыта. Им должны овладевать все руководители и переда­вать это искусство при необходимости различным исполнителям. При этом рекомендуется широко использовать методы убеждения и личного примера.

Вопросы для самоконтроля

/. Что является, по Вашему мнению, наиболее важным и сложным в доку­ментационной культуре для руководителей в органах безопасности?

2. Что является, на Ваш взгляд, наиболее важным и сложным в деле дости­жения внешнего качества документов для руководителей в органах безопасности?

3. Что является, по Вашему мнению, наиболее важным и сложным в деле достижения внутреннего качества документов для руководителей в органах безо­пасности?