2.4.1.3. Ответственность и полномочия
В тесной связи с организационной структурой должно рассматриваться распределение ответственности и полномочий. По существу, это две стороны одной медали, просто организационная структура - это "ячейки", а ответственность и полномочия - то, что в эти "ячейки" раскладывается словно фотографии в фотоальбом. Распределение ответственности и полномочий требует не только четкой и хорошо спланированной структуры предприятия, но также учета профессиональных и личностных качеств тех специалистов, которых в силу своих должностей попадают в зоны ответственности и точки контроля (визирования). Легче всего проиллюстрировать данное положение для бухгалтера с точки зрения принципов организации учетной работы. Например, при заключении договора возможно следующее прохождение документов через центры ответственности и полномочий (см. таблицу 3).
Таблица 3
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
| N| Операция | Ответственность | Полномочия |
|——|————————————————————|—————————————————————————|—————————————————————|
|1 |Поиск потенциальных|Менеджер отдела снабжения|Подбор информации |
| |поставщиков | | |
|——|————————————————————|—————————————————————————|—————————————————————|
|2 |Выбор поставщика |Аналитик отдела снабжения|Сопоставление инфор-|
| | | |мации, отбор наиболее|
| | | |выгодных вариантов |
|——|————————————————————|—————————————————————————|—————————————————————|
|3 |Подготовка текста|Эксперт договорного отде-|Разработка текста|
| |договора |ла |применительно к усло-|
| | | |виям, предлагаемым|
| | | |избранными поставщи-|
| | | |ками |
|——|————————————————————|—————————————————————————|—————————————————————|
|4 |Утверждение текста|Юрист |Анализ подготовлен-|
| |договора | |ного текста с точки|
| | | |зрения действующего|
| | | |законодательства |
|——|————————————————————|—————————————————————————|—————————————————————|
|5 |Финансово-экономи- |Экономист |Определение целесооб-|
| |ческий анализ со-| |разности заключения|
| |держания договора | |договора с экономи-|
| | | |ческой точки зрения |
|——|————————————————————|—————————————————————————|—————————————————————|
|6 |Утверждение текста|Начальник отдела снабже-|Визирование договора|
| |договора, подготовка|ния. Финансовый директор| |
| |к его подписанию |перед представлением его| |
| | |на подпись руководству | |
|——|————————————————————|—————————————————————————|—————————————————————|
|7 |Заключение договора |Генеральный директор |Подписание договора |
|——|————————————————————|—————————————————————————|—————————————————————|
|8 |Передача договора на|Бухгалтерия |Отражение основных|
| |регистрацию | |положений договора в|
| | | |учете, включение пла-|
| | | |тежей по договору в|
| | | |бюджет предприятия |
|——|————————————————————|—————————————————————————|—————————————————————|
|9 |Передача договора на|Отдел снабжения |Осуществление закупок|
| |исполнение | |в рамках договора,|
| | | |предоставление пер-|
| | | |вичной документации в|
| | | |бухгалтерию |
|——|————————————————————|—————————————————————————|—————————————————————|
|10|Отражение операций|Бухгалтерия |Отражение в учете|
| |по договору | |первичной документа-|
| | | |ции |
|——|————————————————————|—————————————————————————|—————————————————————|
|11|Передача оригинала|Договорной отдел |Учет договора с пос-|
| |договора на хранение| |тавщиком, об ее от-|
| | | |слеживание выполнения|
| | | |договора |
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
Сбой на любом этапе прохождения договора чреват неприятностями в части контроля. Например, если текст договора не пройдет юридическую экспертизу (этап 4), то уже после его заключения могут обнаружиться недочеты формулировок, невыгодные для предприятия. При нормальном развитии событий за отсутствие таких недочетов отвечает юрист, визировавший документ. Если сбой произойдет на этапе 8 (это, к сожалению, встречается на практике весьма часто), то бухгалтерия не будет в состоянии адекватно отразить операции по данному договору (то есть дополнительно нарушится обработка информации на этапе 10) ввиду отсутствия у нее данных по характеру и условиям договора. Сбой на этапе 11 может привести к возникновению проблем при поиске оригинала договора, необходимого, например, для подготовки дополнительного соглашения или для представления на проверку.
При этом фиксация центров ответственности позволяет обнаружить лицо, недоработка которого привела к тому или иному сбою, не столько для того, чтобы применить к нему дисциплинарное взыскание, сколько с целью организовать исправление ситуации и предотвратить подобные моменты в будущем. При отсутствии центров ответственности (прохождение которых фиксируется визами на документе или докладными записками ответственных работников) такого рода мероприятия становятся невозможными и, соответственно, уровень функционирования контрольной среды как компонента системы внутреннего контроля существенно падает.
«все книги «к разделу «содержание Глав: 59 Главы: < 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. >