11.5. Признание затрат на приобретение бензина по топливным картам для целей бухгалтерского

и налогового учета

Обратите внимание, что затраты на приобретение бензина по топливным картам не могут признаваться для целей бухгалтерского и налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина, потому что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает факт приобретения материальных ценностей - бензина - и не подтверждает факт использования бензина для определенного автомобиля.

Причем наибольшее количество допускаемых ошибок в ходе использования топлива связано именно с тем, что организациями не уделяется должного внимания оформлению первичных учетных документов.

Согласно п.1 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п.12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ МФ РФ от 29 июля 1998 г. N 34н) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

На основании п.1 ст.252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Основным документом, на основании которого определяются расход и списание бензина, является путевой лист, типовая форма которого (по видам автомобилей) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78):

- путевой лист легкового автомобиля (форма N 3);

- путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.);

- путевой лист легкового такси (форма N 4);

- путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-с, форма N 4-п);

- путевой лист автобуса (форма N 6, форма N 6 спец.).

Следует иметь в виду, что перечисленные типовые межотраслевые формы применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть в первую очередь специализированными автотранспортными предприятиями. В связи с этим часть реквизитов, таких как "Гаражный номер", "Время выезда из гаража", "Время возвращения в гараж", "Опоздания, ожидания, простои, заезды в гараж и прочие отметки", "Код заказчика", а также отметки механика, связанные с выпуском автомашин на линию (допуском технически исправных автомобилей к работе), не во всех случаях может быть заполнена неспециализированными, то есть не автотранспортными организациями.

В связи с этим рекомендуем таким организациям, основываясь на нормах п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а также п.п.8 и 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н, разработать и утвердить в приложении к приказу по учетной политике собственную форму путевого листа, приняв за основу типовую форму, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78, а также форму путевого листа легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма N ПЛ-1), утвержденную в Приложении N 3 приказа Минтранса РФ от 30 июня 2000 г. N 68, исключив из них реквизиты, касающиеся только специализированных организаций и индивидуальных предпринимателей, и дополнив дополнительными реквизитами, необходимыми организации.

Наиболее распространенной ошибкой, допускаемой организациями, является выдача путевых листов (особенно это касается служебного легкового автотранспорта) на период от недели до месяца, в то время как действующим законодательством предусмотрено, что путевой лист выписывается диспетчером или уполномоченным лицом только на один день или смену. Путевой лист выдается на более длительный срок только в исключительных случаях - при командировке, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Кроме того, при заполнении оборотной стороны путевого листа о маршрутах передвижения автомобиля следует избегать таких общих фраз, как "Езда по городу", "Выполнение служебного задания" и т.п., и указывать конкретные пункты следования (адреса и названия организаций).

Для контроля за движением путевых листов, выданных водителям специализированных автотранспортных предприятий, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию предназначена типовая форма N 8 "Журнал учета движения путевых листов", также утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78. В приложении N 4 приказа Минтранса РФ от 30 июня 2000 г. N 68 утверждена форма Журнала регистрации путевых листов автотранспортных средств индивидуального предпринимателя. На основе этих двух форм неспециализированным организациям целесообразно разработать свой образец формы Журнала.

Обратите внимание, что отсутствие грифа "Утверждаю" на образце "Путевого листа" или образце "Журнала учета движения путевых листов" может стать формальной причиной непринятия затрат по списанию топлива к бухгалтерскому и налоговому учету.

Пробег автомобиля, являющийся одним из основных показателей для определения количества израсходованного бензина, определяется на основании показаний спидометра, которые в обязательном порядке отражаются в путевом листе.

В связи с этим организации должны вести журналы учета показаний спидометра, составлять акты снятия показаний спидометра и ежемесячные акты замеров остатков бензина в топливных баках.

Это требование п.7.8 вышеназванной Инструкции по учету поступления и расходования горюче-смазочных материалов и единых талонов на отпуск нефтепродуктов на предприятиях, в организациях, колхозах и совхозах, действующей в части, не противоречащей современному законодательству.

При этом необходимо иметь в виду, что использование литровых топливных карт при заправке на АЗС позволяет обеспечивать полное заполнение бензобака автомобиля (как уже отмечалось выше, в случаях, когда заказанное количество бензина не поместилось в бак, водителю выдается чек возврата). Обычно для измерения количества бензина используется погружаемый в бензобак (при определенной температуре окружающего воздуха) специальный щуп с нанесенной шкалой, который должен регулярно подвергаться калибровке. Однако конструктивные особенности бензобаков многих современных автомобилей (в частности, Шкода Фабия, Шкода Октавия и др.) не позволяют использовать традиционные способы замера остатков бензина. В связи с этим такие замеры должны производиться соответствующими специалистами организации, использующими специальную технику замера.

Кроме того, специалистам организации необходимо также учитывать определенные погрешности, возникающие при снятии показаний спидометра с традиционного стрелочного прибора, поскольку показания счетчика суточного пробега, установленного в "ноль", позволяет автомобилю продолжать процесс движения еще некоторое время.

В целях налогового учета затрат на бензин рекомендуем ежегодно заполнять журнал снятия показаний спидометра по следующей форме.

Журнал учета показаний спидометра ООО "Ирика"

за октябрь 2003 г.

Марка автомобиля: Шкода Фабия. Гос рег.номер ______ Водитель ______

———————————————————————————————————————————————————————————————————————

| |путевого|——————————————————————————|пробег | | ние |

|—————————|————————|—————————————|————————————|———————|———————|—————————|

|01.10.03.| 155 | 40 700 | 40 900 | 200 | | |

|02.10.03.| 156 | 40 900 | 41 200 | 300 | | |

| ... | | | | | | |

|Итого за| х | х | х | 2 150 | х | |

В данном журнале целесообразно на каждую марку автомобиля открывать несколько страниц с таким расчетом, чтобы вести записи по каждому конкретному автомобилю в течение года. По окончании года журнал закрывается, а информация о показаниях спидометра на 31 декабря должна быть перенесена в новый журнал.

Конечно, идеальным способом контроля за использованием бензина является оборудование автомобилей системой электронной навигации, позволяющей получать оперативную информацию о месторасположении автомобиля по всему маршруту следования с точностью до 10 см, о состоянии дорог, о заправках автомобиля, об автомобильных пробках и т.д.

Применение таких крайне дорогостоящих систем позволяет экономить порядка 30% от суммы всех затрат на содержание автотранспорта. Поэтому применение такой системы оправдано только для специализированных организаций, имеющих большой автотранспортный парк и занимающихся коммерческими грузоперевозками.

В настоящее время ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством не установлены какие-либо ограничения на расходы, связанные с использованием бензина для коммерческих и служебных поездок.

В соответствии с нормами ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 33н, затраты на содержание служебного автотранспорта, фактически произведенные организацией (в том числе затраты на бензин), в полном объеме признаются в составе расходов по обычным видам деятельности.

На сегодняшний день имеются нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Департаментом автомобильного транспорта Минтранса РФ от 29 апреля 2003 г. Р3112194-03660-03, срок действия которых установлен в пределах с 1 июля 2003 г. по 31 декабря 2007 г. Этот документ носит рекомендательный характер.

Для целей налогообложения по прибыли согласно пп.11 п.1 ст.264 НК РФ в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, включаются расходы на содержание служебного (в том числе автомобильного) транспорта при условии их соответствия критериям, установленным п.1 ст.252 НК РФ, то есть затраты должны быть обоснованными и документально подтвержденными.

Рекомендуем экономическую оправданность затрат, связанных со списанием конкретного объема расхода топлива, подтвердить технически обоснованными эксплуатационными нормами расхода топлива на зимний и летний период, разработанными организацией самостоятельно и утвержденными внутренним организационно-распорядительным документом.

При разработке такого документа целесообразно учитывать:

- рекомендательные Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Департаментом автомобильного транспорта Минтранса РФ от 29 апреля 2003 г. Р3112194-03660-03, срок действия которых установлен в пределах с 1 июля 2003 г. по 31 декабря 2007 г.;

- информацию о нормах расхода бензина, указанную в техническом паспорте автомобиля, в соответствии с его конструктивными особенностями;

- техническое состояние для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей;

- конкретные условия эксплуатации автомобиля, а именно: необходимость служебных разъездов в силу специфики деятельности организации и необходимость коммерческих поездок с учетом технологических особенностей предпринимательской деятельности;

- режим движения (скорость, нагрузка, дальность и частота поездок);

- дорожно-транспортные, климатические и другие факторы.

У налоговых органов во время проверки могут возникать вопросы по поводу возможных отклонений фактических расходов от разработанных организацией норм расхода топлива. Для урегулирования этих вопросов на каждый выявленный факт перерасхода топлива должен быть составлен акт по форме, утвержденной в приложении к приказу по учетной политике, с указанием соответствующих причин повышенного потребления бензина.

К таким причинам можно отнести, в частности, наличие конструктивных дефектов автомобиля, подтвержденных работниками автосервиса или механиком самой организации (при наличии таковых в штате); зафиксированный факт аварийной ситуации на дороге на определенную дату; факты вынужденной работы двигателя на холостом ходу (медленное движение в автомобильных пробках на дорогах, соответствующих маршруту следования, частые остановки у светофоров, прогрев и др.).

Таким образом, в целях налогообложения прибыли основанием для списания топлива являются:

- наличие приказа руководителя организации, устанавливающего режим работы автомобилей;

- путевые листы, оформленные в соответствии с требованиями действующего законодательства;

- ежемесячный отчет процессингового центра о получении по топливным картам бензина на АЗС;

- авансовые отчеты водителей - держателей топливных карт;

- подтвержденная внутренним организационно-распорядительным документом (правилами внутреннего трудового распорядка или графиками сменности) продолжительность ежедневной работы (смены) водителей (с учетом требований Трудового кодекса РФ и Положения о рабочем времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденного постановлением Минтруда РФ от 25 июня 1999 г. N 16 (в ред. от 23 октября 2001 г. N 77);

- договор на заправку нефтепродуктами и мойку автотранспорта или договор поставки топлива, заключенный с процессинговым центром;

- чеки терминалов АЗС, подтверждающие в количественном выражении объем заправленного в автомобильный бак топлива;

- прайс-лист прессингового центра, содержащий информацию о цене топлива, по которой организацией была произведена оплата:

Прайс-лист

Фирма "Прессинговый центр"

на нефтепродукты, производимые __________ НПЗ,

потребляемые по топливным картам "____"

Аи-95 Гост 2084-77 ТУ 38.001165-97

АИ-92 Гост Р 51313-99 ТУ 38.001165-97

Аи-80 Гост Р 51313-99 ТУ 38.001165-97

ДТ ТУ 38301-41-193-00

Цена на топливо с 1 октября 2003 г. устанавливается в размере:

| Наименование | Цена, в т.ч. НДС |

| | (руб./литр) |

|————————————————————————————————|——————————————————————————————————————|

| Аи-95 | 14,40 |

| Аи-92 | 12,00 |

| Аи-80 | 8,40 |

| Дизельное топливо | 8,64 |

| Мойка | 100 руб./у.м. |

| Карта пластиковая | 156 руб./шт. |

- заявка организации на приобретение топлива по следующей форме.

Настоящим ООО "Ирика" в лице генерального директора Смирнова В.А., действующего на основании Устава, просит:

1) поставить топливо в следующем объеме и ассортименте:

| Тип топлива | Количество | Количество литров |

| | (в литрах) | (прописью) |

|——————————————————————————|————————————————————|———————————————————————|

|Аи-95 | | |

|Аи-92 | | |

|Аи-80 | | |

|Дизельное топливо | | |

2) направить счет-фактуру по адресу:

————————————————————————————————————————————————————————————————————

- заявка организации на получение топливных карт по следующей форме:

| N | N | N | Тип топлива | Вид лимита | Мойка |

| | | | | | (у.м.) |—————————————|

| | | | | | | сут. | мес. |

|———|—————|——————————|—————————————|————————————|—————————|——————|——————|

| | | | | | | | |

Таким образом, при наличии всех вышеперечисленных документов организации имеют право уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение бензина, а также учесть затраты, связанные с поддержанием автомобиля в рабочем состоянии (услуги мойки и др.).

«все книги «к разделу «содержание Глав: 45 Главы: < 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. >

5rik.ru

Материалы для учебы и работы

11.5. Признание затрат на приобретение бензина по топливным картам для целей бухгалтерского