Тема 4. Ведение и оформление кадровой документации

К оглавлению 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17

Договорная документация

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует

правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реа-

лизации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотно-

шения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом

договоре. При невозможности прийти к согласию по каким-либо пунк-

там в ходе переговоров составляется протокол разногласий.

Соглашение — правовой акт, устанавливающий __________общие принципы

регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними эко-

номических отношений между полномочными представителями работ-

ников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом

(межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетен-

ции.

Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социаль-

но-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и

работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, по-

рядок разработки и заключения коллективного договора определяется

сторонами. В договоре, например, закрепляются обязанности работода-

теля по поводу обеспечения необходимых условий и оплаты труда, тех-

ники безопасности, гарантий соблюдения трудового законодательства,

защиты конфиденциальной информации и т.п. Коллективный договор и

соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответст-

вующий орган по труду.

Трудовой договор {контракт) является соглашением между ра-

ботником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответ-

ствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим

соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной

должности, специальности, профессии), соблюдать действующие в ор-

ганизации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель

обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу,

обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном

размере производить оплату труда работника. Условия трудового дого-

вора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в

письменной форме.

Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное со-

держание и вступает в силу с момента его подписания работником и ра-

ботодателем, если иное не оговорено в самом договоре. Если работник

не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин

в течение недели, трудовой договор аннулируется путем издания соот-

ветствующего приказа.

Трудовой договор (контракт)

Трудовой договор — это один из центральных институтов трудо-

вого права, в который входят правовые нормы, регулирующие прием

граждан на работу, переводы на другую работу и увольнение с работы.

Согласно ст. 56 Трудового кодекса РФ трудовой договор есть со-

глашение между работодателем и работником, в соответствии с кото-

рым:

• работодатель обязуется:

− предоставить работнику работу по обусловленной трудовой

функции;

− обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодек-

сом РФ, иными нормативными правовыми актами, коллективным дого-

вором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащи-

ми нормы трудового права;

− своевременно и в полном размере выплачивать работнику зара-

ботную плату;

• а работник обязуется:

− лично выполнять определенную этим соглашением трудовую

функцию,

− соблюдать действующие в организации правила внутреннего

трудового распорядка.

Трудовой договор следует отличать от смежных гражданско-

правовых договоров, связанных с применением труда (подряда, оказания

услуг, поручения, авторского договора и др.). При работе по трудовому

договору работник:

− выполняет определенную трудовую функцию;

− входит в штат (в списочный состав) организации;

− подчиняется внутреннему трудовому распорядку работодателя;

− лично участвует в деятельности работодателя;

− получает заработную плату систематически и за сам процесс

труда.

Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.

Основные функции трудового договора в том, что он является:

− основанием возникновения трудовых правоотношений и дейст-

вия их во времени;

− основной правовой формой реализации права на труд;

− организационно-правовой формой реализации принципа свобо-

ды труда;

− организационно-правовой формой привлечения, распределения,

закрепления и рационального использования трудовых ресурсов, а также

распределения труда внутри конкретной организации.

Кроме того, трудовой договор индивидуализирует трудовое пра-

воотношение применительно к конкретному работнику.

Заключение трудового договора

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме в

двух подлинных экземплярах. Подписывается руководителем организа-

ции и работником. Роспись руководителя заверяется гербовой печатью

организации. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у

работодателя. В зарубежной практике существуют понятия «временный

контракт», «контракт на испытательный срок».

В отличие от приказа по личному составу трудовой договор дета-

лизирует все типовые и индивидуальные стороны трудового договора, а

также устанавливает временные границы этого договора. Трудовой до-

говор должен содержать следующие основные положения:

• наименование работника и работодателя, место работы;

• дата вступления в силу трудового договора;

• наименование должности, специальности, профессии с указани-

ем квалификации в соответствии со штатным расписанием организации

или конкретная трудовая функция;

• права и обязанности работника и работодателя;

• достоверные характеристики условий труда, компенсации и

льготы работнику; режим труда и отдыха;

• условия оплаты труда;

• иные существенные условия.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об уста-

новлении испытательного срока, о неразглашении государственной,

служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны, об обя-

занности работника отработать после обучения не менее установленного

договором срока, если обучение производилось за счет средств работо-

дателя, и другие условия, не ухудшающие положения работника по

сравнению с законами, иными нормативными правовыми актами, со-

глашением и коллективным договором.

Распорядительная документация

В комплекс распорядительной документации входит набор раз-

личных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу,

предназначенных для юридического оформления заключенного трудо-

вого договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая документа-

ция входит составной частью в УСОРД. В соответствии с требованиями

этой системы регламентируется состав реквизитов документов, порядок

их оформления, расположения и построения формуляра каждого доку-

мента.

Издание приказов по личному составу обязательно: при назна-

чении работников на должность (даже при наличии контракта), освобо-

ждении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощ-

рений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и

типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных

справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты

труда работников; в случаях премирования работников и выплаты еди-

новременных денежных вознаграждений; при приобретении и повыше-

нии квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при пре-

доставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других слу-

чаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответст-

вующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.

Приказы составляются совместно отделом (управлением) кадров и

заинтересованными структурными подразделениями. В установленных

законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюз-

ным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером,

юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных

структурных подразделений. Обязательна виза руководителя службы

персонала (начальника отдела кадров). Приказ подписывается обычно

первым руководителем или в соответствии с распределением полномо-

чий между заместителями первого руководителя - его заместителем по

кадрам (персоналу).

В приказе по личному составу нет вводной части и слова «Прика-

зываю». Распорядительное действие обозначается словами: принять, на-

значить__________, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командиро-

вать, премировать и т.д.

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и

сложными. Простой приказ состоит из одного распорядительного раз-

дела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить,

уволить и т.д. Если приказ касается одного лица, то он называется инди-

видуальным, если охватывает круг лиц - сводным.

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов

делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления

сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не

только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска ин-

формации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при

значительных объемах этого вида документов,, но и затрудняют исполь-

зование автоматизированных систем обработки кадровой информации.

Для обеспечения автоматизированных информационных Кадро-

вых систем все более интенсивно внедряются структурно простые при-

казы по личному составу и, как правило, индивидуальные.

К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе

даются наименование и сведения о документе, послужившем основани-

ем для включения этого пункта в приказ, например: личное заявление

работника, контракт, докладная записка руководителя структурного

подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в

командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины),

письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их ор-

ганизацию, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фами-

лии работника и др. Ниже пункта пишется: «Основание».

Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими циф-

рами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для

внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознаком-

лен», далее роспись лица, дата.

В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные

сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и

продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок,

либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатно-

му расписанию» или «...разряду ... ETC».

Схематически можно указать следующую постоянную информа-

цию любого пункта приказа: распорядительное действие, фамилия, имя,

отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления

в силу данного пункта приказа, обязательные условия. В тексте пункта

приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, долж-

ностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

При составлении сложных приказов следует учитывать, что в од-

ном документе не должно быть информации с разными сроками хране-

ния. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков,

командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о прие-

ме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).

Индивидуальный характер всегда имеют приказы о поощрениях и

взысканиях. Они содержат также вводную часть.

Составление текстовых традиционных приказов по личному со-

ставу, даже простых по структуре, сопровождается значительными тру-

дозатратами работников отдела кадров за счет необходимости обработки

множества дополнительных документов (заявлений, докладных и слу-

жебных записок, листов согласования, листов медицинского осмотра и

т.д.).

Отличительной особенностью приказа по личному составу являет-

ся то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования

конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет,

подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения

или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является рас-

порядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистриру-

ет этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и по-

рождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадро-

вых документов.

Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид доку-

мента, может быть отнесен одновременно не только к УСОРД, но и к

унифицированным формам первичной учетной документации по учету

труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность при-

каза по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий

не только особую значимость этого вида документа для кадровой рабо-

ты, но и единый комплекс требований к информационному содержанию

этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных

систем документации.

Унифицированные формы приказов по личному составу

Общероссийский классификатор управленческой документации

(ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру прика-

зов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоря-

жений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организа-

ционно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования

рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юриди-

ческие лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме

бюджетных учреждений.

6 апреля 2001 г. Госкомстат России постановлением № 26 утвер-

дил следующие унифицированные формы первичной учетной докумен-

тации по учету кадров:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-

1, индивидуальная);

• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-

1а, сводная);

• личная карточка работника (форма № Т-2);

• личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);

• учетная карточка научного, научно-педагогического работника

(форма № Т-4);

• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

(форма № Т-5);

• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу

(форма № Т-5а, сводная);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (фор-

ма № Т-б);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам

(форма № Т-6а,свод-ная);

• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового догово-

ра (контракта) с работником (форма № Т-8);

• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового догово-

ра (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

(форма № Т-9);

• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку

(форма № Т-9а, сводная);

• командировочное удостоверение (форма № Т-10);

• служебное задание для направления в командировку и отчет о его

выполнении (форма №Т-10а);

• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);

• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11 а,

сводная).

Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь элек-

тронную форму и заполняться на экране дисплея с последующей распе-

чаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначен-

ного для проставления виз согласования и росписи руководителя.

Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются,

рассылаются и хранятся службой документационного обеспечения

управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству органи-

зации и отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровую

службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая

конфиденциальный характер приказов по личному составу, более целе-

сообразно все указанные выше технологические процедуры осуществ-

лять в кадровой службе.

Приказы регистрируются в традиционной или электронной кар-

точке. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень дейст-

вий и фамилий) и кем подписан. Далее указываются рассылка приказа и

сведения о включении подлинника приказа, всех приложений И основа-

ний в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда

передаются под роспись ответственного лица.

К номеру приказа добавляется буква «К» - прием, увольнение и

т.п., «КМ» — О командировках, «КО» - отпуска, «КП» - о поощрениях и

т.д.

Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземп-

ляре приказа, находящемся в отделе кадров. Роспись ставится в специ-

альной зоне ниже каждого пункта приказа.

Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих

документов или включаются в личное дело работника, или образуют са-

мостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.