Тема 5. Документирование процессов движения кадров

К оглавлению 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17

Заполнение трудовой книжки

С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой

книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся

инструкции Минтруда. Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в

нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. №

225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией, утвер-

жденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 (далее –

постановление № 69).

Как завести новую трудовую книжку.

Новую трудовую книжку нужно оформлять при приеме на работу

граждан, у которых ее пока нет. А вот старые книжки менять на новые

не нужно.

Заводить трудовые книжки работникам могут только фирмы.

Предприниматели на это права не имеют.

Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который

проработал в организации больше пяти дней.

На работника, который впервые устроился на работу, трудовую

книжку заводят в его присутствии. Сделать это нужно в течение недели

с момента принятия его на работу. В этом случае с работника удержива-

ется плата. Она равна стоимости приобретения бланка трудовой книжки.

Как заполнить трудовую книжку.

Трудовая книжка состоит из трех частей:

– титульный лист;

– сведения о работе;

– сведения о награждении.

Титульный лист.

На титульном листе нужно указать следующие сведения о работ-

нике:

– фамилию, имя, отчество;

– дату рождения (число, месяц, год);

– образование, профессию, специальность.

Эти записи делаются на основании паспорта или другого докумен-

та, удостоверяющего личность (например, военного билета), а также до-

кументов об образовании или бумаг, которые подтверждают наличие

специальных знаний (например, аттестата).

В нижней части титульного листа ставится дата заполнения трудо-

вой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими подпи-

сями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек.

После этого нужно поставить печать фирмы.

Сведения о работе.

Данный раздел состоит из нескольких граф:

– графа 1 «Номер записи»;

– графа 2 «Дата (число, месяц, год)»;

– графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую по-

стоянную работу, квалификации, увольнении»;

– графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании

которого внесена запись».

При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка

нужно написать полное наименование фирмы. Кроме того, в эту графу

можно внести ее сокращенное название.

Строчкой ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи. В

графе 2 указывается дата приема сотрудника на работу.

Запись о должности, специальности, профессии с указанием ква-

лификации вносится в графу 3. В этой же графе нужно будет указывать

сведения о переводе на другую постоянную работу или увольнении ра-

ботника. Все эти записи вносятся в трудовую книжку на основании при-

каза руководителя. Дату и номер этого приказа нужно поставить в графе

Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений.

Если человек увольняется, то запись об этом нужно сделать непо-

средственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения

в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления прика-

за.

Обратите внимание, что сведения о работе по совместительству

вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.

Запись об увольнении сопровождается ссылкой на статью и пункт

Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Она заверяется

печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который

отвечает за ведение трудовых книжек. Кроме этого, должен поставить

свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознако-

мился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой

книжке за время работы на фирме.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее

записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из

его родственников под расписку. По заявлению родственников ее можно

выслать по почте.

Сведения о награждении.

В этом разделе делаются записи о вручении работнику государст-

венных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о раз-

личных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами.

Если фирма регулярно выплачивает своим сотрудникам премии,

которые предусмотрены системой оплаты труда (положением о заработ-

ной плате, трудовым договором), отражать это в трудовой книжке не на-

до.

Записи о взыскании не вносятся в трудовую книжку. Если, конеч-

но, оно не является основанием для увольнения работника.

Внесение изменений и исправлений.

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения

работника вносятся в трудовую книжку на основании паспорта, свиде-

тельства о рождении, браке, расторжении брака и т. д. В этом случае не-

обходимо сделать ссылку на номер и дату этих документов. Прежние

сведения надо зачеркнуть одной чертой, а рядом записать новые данные.

Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней сторо-

не обложки трудовой книжки. Каждая ссылка заверяется подписью ру-

ководителя или специально уполномоченного им лица. После этого

нужно поставить печать фирмы.

При обнаружении неправильной записи в разделе «Сведения о ра-

боте» или «Сведения о награждении» ее нужно исправить. Зачеркивать

ее нельзя. Нужно написать, что она недействительна. После этого необ-

ходимо сделать правильную запись.

Исправление вносит та фирма, которая допустила ошибку. В слу-

чае реорганизации фирмы правильную запись сделают на том предпри-

ятии, на котором сотрудник работает в настоящее время.

Когда выдается дубликат или вкладыш

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

– трудовая книжка потеряна;

– в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным;

– книжка пришла в негодность.

В случае потери трудовой книжки работник должен немедленно

заявить об этом в ту фирму, которая вносила в нее последнюю запись.

Эта фирма выдаст дубликат. Для этого в новую трудовую книжку вно-

сятся только те сведения, которые можно подтвердить документально.

Записи по каждому прежнему месту работы не делаются. Нужно указы-

вать только общее число лет, месяцев и дней трудового стажа, а также

сведения о последнем месте работы. Фирма обязана выдать работнику

новую трудовую книжку не позднее 15 дней с момента подачи им заяв-

ления.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, которая

признана незаконной, по заявлению работника фирма выдает ему дуб-

ликат. В нем повторяются все записи, кроме той, которая признана неза-

конной. Также поступают и в том случае, если трудовая книжка пришла

в негодность.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разде-

лов, то необходимо завести вкладыш. В самой трудовой книжке ставится

штамп «Вкладыш выдан» и указываются его серия и номер.

Обратим внимание, что без трудовой книжки вкладыш недействи-

телен.

Хранение трудовых книжек

Руководитель своим приказом назначает ответственного за хране-

ние трудовых книжек. Чаще всего это работник отдела кадров или бух-

галтер. В их обязанности входит ведение книги учета движения трудо-

вых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все при-

нятые от сотрудников трудовые книжки. Забирая свою трудовую книж-

ку, работник расписывается в книге учета и личной карточке.

Бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков

трудовых книжек и вкладышей к ним. Чтобы получить эти бланки, от-

ветственный за их ведение подает в бухгалтерию заявку. В конце месяца

он должен отчитаться за полученные бланки.

Форма бланка учета движения трудовых книжек и вкладышей к

ним, а также форма бланка приходно-расходной книги утверждены по-

становлением № 69.

Процесс документирования учета и отчетности по кадрам

В процессе документирования учета и отчетности в кадровой

службе решается комплекс задач по целевой обработке концентриро-

ванных массивов информации, отражающих многообразие персональ-

ных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Ста-

дии этого процесса, как правило, носят технический или формально-

логический характер и выполняются с использованием трудоемкой тра-

диционной (ручной) технологии или автоматизированными методами.

При любой применяемой технологии процесс включает в себя следую-

щие стадии:

• формирование учетных массивов информации;

• обновление учетных массивов, внесение изменений и дополне-

ний в учетные персональные данные работников (ведение учетных мас-

сивов);

• составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача

справочной и справочно-аналитической информации по разовым запро-

сам.

Учетные массивы информации о работниках можно условно раз-

делить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исход-

ные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, доку-

ментах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной

карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные

персональные данные, систематизированные по определенным темати-

ческим признакам.

Формирование учетных массивов информации

В основе формирования справочного картотечного учетного аппа-

рата лежит заполнение граф и зон традиционных или электронных учет-

ных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показа-

телей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты

и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше доку-

ментов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граж-

дан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой.

Стадия обновления (ведения) учетных массивов

Обилие традиционных многоаспектных вторичных учетных доку-

ментов, в свою очередь, значительно осложняет следующую стадию ве-

дения учетной работы - стадию обновления сформированных учетных

массивов, внесения изменений и дополнений в учетные персональные

данные сотрудников.

Анализ учетной кадровой информации показывает, что 90-95%

персональных сведений о сотрудниках изменяются в процессе их жизни

и трудовой деятельности. Меняются: должность, уровень образования,

разряд, оклад, сроки отпуска, домашний адрес и т.п. Из учетных показа-

телей стабильны только пол, национальность, место и дата рождения.

Стадия обновления сведений о работниках, предназначенная для

поддержания информационных массивов в постоянно достоверном со-

стоянии, осуществляется или регулярно - по мере возникновения кон-

кретных изменений, дополнений, или периодически - по мере нако-

пления таких изменений за определенный промежуток времени (месяц,

квартал). Текущее накопление изменяющихся сведений находит отра-

жение в специальной учетной форме - ведомости изменений, которая

ведется как для традиционной, так и автоматизированной справочно-

информационной системы.

Информация о необходимых изменениях и дополнениях в

учетных сведениях работников поступает, прежде всего, из договор-

ных, персональных и организационно-распорядительных докумен-

тов или от самих работников. В кадровых службах сложилась практи-

ка уточнения данных рабочих и служащих при ознакомлении их с соот-

ветствующими приказами (распоряжениями) по личному составу, с за-

писями в трудовых книжках, при оформлении отпусков, переводов,

увольнений. Изменения и дополнения часто вносятся по инициативе са-

мих сотрудников при изменении образовательного или квалификацион-

ного уровня, семейного положения, оформлении пенсии и т.п. Все из-

менения и дополнения, вносимые в учетные формы, должны быть

подтверждены соответствующими документами.

Новые записи в учетных документах вписываются в специальные

строки (зоны) или над старой записью. Старая запись аккуратно зачер-

кивается одной чертой. Основание новой записи (вид, дата, серия, номер

документа) может указываться на поле учетного документа. После вне-

сения изменения или дополнения учетный документ возвращается в со-

ответствующую картотеку.

Обязательным условием правильной организации работы по

внесению изменений и дополнений в учетные документы является

одновременное изменение идентичных показателей сразу во всех

видах карточек, журналов и баз данных, в которых эта запись име-

ется. Осуществление подобных трудоемких технических операций в

крупных организациях ручными методами приводит к задержкам в об-

новлении информационных ресурсов, старению информации и сниже-

нию достоверности справочных и отчетных документов. Наиболее ра-

ционально первоначально вносить необходимые изменения и дополне-

ния в электронный экземпляр карточки и затем распечатывать на прин-

тере указанные изменения и дополнения в бумажные экземпляры стра-

ховых карточек и карточки, не имеющие электронного аналога. Карточ-

ка может также перепечатываться заново, а старый экземпляр уничтожа-

ется.

Составление регламентированной отчетности и выдачи справочной

и справочно-аналитической информации

Конечной целью обработки учетных массивов информации явля-

ется составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача

справочной и справочно-аналитической информации на разовые запро-

сы.

Регламентированная отчетность по кадрам имеет заранее обу-

словленный состав информационных показателей. Справочная и спра-

вочно-отчетная (справочно-аналитическая) информация обеспечивает

разовые, непериодические запросы, поступающие с различных уровней

управления, характеризуется произвольным содержанием и формой до-

кументирования. Запрашиваемые справочно-аналитические сведе-

ния всегда отличаются большим разнообразием: половой, возрастной и

национальный состав кадров, распределение кадров по стажу работы,

образовательному уровню, категориям, должностям, наличию прави-

тельственных наград и т.д. Справочная информация в большинстве

случаев индивидуальна и выдается по запросам, касающимся отдельных

работников.

К справочной информации можно отнести справки, подтвер-

ждающие место работы и должность (профессию, специальность), кото-

рые выдаются кадровой службой по требованию работника, и состав-

ляемые на основе учетной карточки формы № Т-2. Справки выдаются в

срок не более 3 дней. По просьбе работника ему выдается заверенная

копия касающегося его приказа (распоряжения).

В последние годы ведение учетной, отчетной, справочно-

аналитической и справочной работы по персоналу учреждений, органи-

заций, предприятий и фирм в большинстве случаев основывается на

автоматизированной технологии. Подобная технология резко повы-

шает эффективность управления персоналом за счет оперативного полу-

чения полных и достоверных данных по всем функциям, включая не

только статистический и персональный поиск необходимых сведений,

но и логический анализ состава и движения личного состава для целей

прогнозирования и планирования перспективных направлений подбора,

подготовки, переподготовки, расширения или сокращения численности

персонала и расстановки кадров.