Список литературы- из реферата Подготовка документов к докладу руководителю

  1. Энговатова О. 500 cоветов секретарю [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.gramotey.com/?open_file=1269034270#TOC_id2695353, свободный. — (Дата обращения — 25.04.2013)
  2. Быкова Т.А. Основные правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. № 3.
  3. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: «Юстицинформ», 2011.
  4. Михайлов Ю.М. Секретарь руководителя. Универсальный справочник. М.: Альфа-Пресс, 2010.
  5. Быкова Т.А. Технология обработки документов при их получении и отправке // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. № 9.
  6. Доронина Л. Функции топ-менеджеров по работе с документами // Кадровик. Кадровое делопроизводство, 2009, N 4.
  7. Доронина Л.А. Организация документооборота. Учебно-методическое пособие. — М.: ГУУ, 2005.
  8. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. М.: Налоговый вестник, 2011.
  9. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М.: Альфа-Пресс, 2008.
  10. Рогожин М.Ю. Документы кадровой службы предприятия. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008.

Заключение — из реферата Подготовка документов к докладу руководителю

Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает:

а) доставку и прием документов;

б) первичную обработку документов;

в) предварительное рассмотрение документов;

г) рассмотрение документов руководством предприятия;

д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

е) осуществление контроля за исполнением документов;

ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;

з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности

Предварительное рассмотрение полученных документов проводится секретарем-референтом с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые материалы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также — проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь должен осуществлять «фильтрацию» полученных документов, направляемых руководителю, которому должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти материалы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада начальнику. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Секретарь может докладывать руководителю замечания к документам устно или составлять короткие резюме, которые могут приобщаться к документу. В случае информационных документов возможно составление обзора, в котором могут быть кратко охарактеризованы проблемы, затрагиваемые в документах.

Правильная подготовка документов к рассмотрению их руководителем может серьезно ускорить процесс принятия важных управленческих решений.

 

3 Подготовка проектов документов для представления руководителю — из реферата Подготовка документов к докладу руководителю

Подготовка проектов документов производится с соблюдением требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформления.

Под содержанием документа следует понимать всю включенную в него информацию. Основным информационным компонентом документа является его текст — выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированного в документе управленческого решения и вытекающих из него действий. Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться[1]:

  • Сведения об авторе.
  • Сведения об адресате.
  • Сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (в зависимости от его функционального назначения).
  • Сведения, обеспечивающие юридическую силу документа.
  • Сведения вспомогательного характера.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта РФ, используемом в качестве государственного наряду с русским. Последнее требование распространяется на документы компаний, осуществляющих свою деятельность в соответствующих субъектах РФ. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.

В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде так называемого связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или их комбинации.

Связный текст — грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией ее деятельности. Связный текст образует упорядоченная последовательность предложений, как правило объединенных в абзацы.

Примечание. В отдельных документах наиболее значимый по смыслу текст может излагаться в основной части (в составе основного текста), а второстепенные (вспомогательные) фрагменты текста — в составе приложений.

Анкетный способ представления текста применяется, как правило, в случаях, когда в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект (вопрос).

Табличный способ представления текста применяется, как правило, в случаях, когда в содержании документа по определенным признакам (одному или нескольким) характеризуются два и более объекта (вопроса) одновременно.

В необходимых случаях для подготовки текстов документов допускается использовать унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов, а также текстовые формуляры (шаблоны, трафареты) и текстовые образцы.

Подготовка содержания документа во всех случаях должна начинаться с изучения существа вопроса (направления деятельности компании), излагаемого в данном документе, положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, имеющих отношение к излагаемому направлению деятельности компании, а также имеющихся в распоряжении компании материалов деловой переписки. Содержание документа должно:

  • Включать достоверную и аргументированную информацию, т.е. основываться на фактах (событиях).
  • Увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными — например, в рамках деловой переписки) по данному направлению деятельности компании, но при этом не дублировать их содержание, а при необходимости иметь соответствующие ссылки на них.
  • Не противоречить законодательным и нормативным правовым актам, локальным нормативным актам и организационно-распорядительным документам компании, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности (ее направления, отдельного вопроса), освещаемого в документе.
  • Излагаться ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко.
  • Соответствовать правилам грамматики и орфографии используемого для его изложения языка.

Рассмотрим особенности подготовки проектов наиболее распространенных видов документов компании. К их числу, безусловно, относятся приказы и распоряжения по основной деятельности.

Письменный приказ — это документированное управленческое решение руководителя компании, регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности.

Письменное распоряжение — это документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя компании его заместителем (помощником), и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

Проект приказа (распоряжения) во исполнение указания руководителя компании должен быть подготовлен в течение 10 рабочих дней, если не установлен другой срок. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя компании (лица, уполномоченного отдавать соответствующее распоряжение от имени руководителя) во исполнение документа, поступившего компании, либо в инициативном порядке.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение распоряжения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указывается также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю». Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте проекта.

В качестве исполнителей в документе указываются структурные подразделения (должностные лица) компании. Последний пункт распорядительной части документа может также содержать сведения о том, на кого возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения). Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

Секретарь может готовить для доклада руководителю проекты основных видов документов, образующих корпоративную переписку. К таким документам, на наш взгляд, относятся деловые письма и телеграммы. Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией[2]:

  • как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
  • как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
  • как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
  • как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

Служебная записка — краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности компании для обеспечения оперативного обмена письменной информацией между сотрудниками (структурными подразделениями).

Содержание служебной записки обычно состоит из двух частей — вводной и основной.

Во вводной части указывается тема документа (вопрос или группа вопросов деятельности компании), поясняются причины, которые послужили поводом для подготовки документа.

В основной части служебной записки, начинающейся с абзаца, как правило, содержатся:

  • аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения, т.е. обоснование этого решения;
  • основные результаты изучения вопросов, непосредственно связанных с принятием, подготовкой и реализацией указанного решения;
  • расчеты, подкрепляющие обоснование;
  • предложения и выводы.

 

[1] Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. М.: Налоговый вестник, 2011. С. 45.

[2] Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М.: Альфа-Пресс, 2008. С. 97.

2 Организация работы с документами для доклада руководителю — из реферата Подготовка документов к докладу руководителю

Руководителю обычно необходимо докладывать три  типа входящих документов, это:

  • документы, требующие немедленного решения вопроса;
  • документы, которые в принципе требуют реакции действием, но в данный момент руководитель этого сделать не может в силу каких-либо причин или обстоятельств (например, требуется сбор дополнительной информации или согласование этого вопроса с внешними организациями);
  • информационные документы, рассчитанные только на прочтение, т.е. не требующие ответа[1].

Безусловно, без четкой организации рабочего дня все начинания потерпят фиаско. Поэтому, прежде чем научиться работать производительнее с документацией, необходимо организовать дело так, чтобы подчиненные обращались к руководителю только в строго определенные часы, чтобы было время изучить входящие документы спокойно.

Справиться с беспорядком на рабочем столе может помочь заведение таких папок, как «Срочное», «Диктовать», «Сделать», «Просмотреть», «В дело», «Выбросить». Естественно, что подобные наименования папок условны, а сами папки не относятся к официальным делам, формируемым в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения или организации. Если всю поступающую корреспонденцию секретарь будете раскладывать по этим папкам, то горы бумаг на столе руководителя значительно уменьшатся. В папке «Срочное», например, следует хранить наиболее срочные дела, требующие немедленного действия. В папке «Просмотреть» — документы, представляющие интерес, но не имеющие важного значения. В папке «В дело» — документы, предназначенные только для личной информации, которые после просмотра можно отправить в дело. Папка «Выбросить» предназначается для тех материалов, которые хранить не надо, но которые все же лучше просмотреть, прежде чем выбросить. Однако работа по принципу «утро вечера мудренее» не всегда дает положительный результат. Попытайтесь решить возникшую задачу по частям, и тогда, может быть, необходимая информация будет собрана на вашем столе незаметно для вас к нужному сроку[2].

В первую очередь нужно обратить внимание на документы, требующие немедленного действия. Необходимо внимательно изучить документ, а потом уже решить как его представить руководителю. Секретарю в отдельных случаях можно самому подготовить ответ, предварительно записав ключевые его положения на отдельном листе для заметок и приложить к документу.

Если вопросы, затронутые в письме, можно решить с помощью телефонного звонка, то нужно прикрепить номер телефона к документу.

Все информационные материалы лучше читать и вычленить ключевую информацию. Затем необходимо подготовить для руководителя общий обзор документов в виде резюме либо доложить о содержании документов устно.

Следует иметь ввиду классификацию содержания документов для упорядочения работы на ними. Под содержанием документа следует понимать всю включенную в документ информацию. Основным информационным компонентом документа является его текст — выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированного в документе управленческого решения и вытекающих из него действий. Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:

  • сведения об авторе документа;
  • сведения об адресате;
  • сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (в зависимости от его функционального назначения);
  • сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;
  • сведения вспомогательного характера.

Справиться с большим объемом документов поможет, кроме того, соблюдение некоторых принципов работы. Так, следует:

  • отказаться от привычки накапливать копии документов на случай, если они вдруг понадобятся;
  • хранить только важные документы (не копить документы про запас, выбрасывать ненужные бумаги);
  • оставлять наиболее интересные и приятные дела и документы на конец рабочего дня;
  • всегда контролировать выполнение поручений;
  • приобрести навык и использовать принцип скорочтения.

Соблюдение этих правил поможет руководителю высвободить дополнительное время, необходимое для принятия решений.

[1] Доронина Л. Функции топ-менеджеров по работе с документами // Кадровик. Кадровое делопроизводство, 2009, N 4.

[2] Доронина Л.А. Организация документооборота. Учебно-методическое пособие. — М.: ГУУ, 2005. С. 56.

1 Особенности отбора документов для доклада руководителю — из реферата Подготовка документов к докладу руководителю

Прежде чем сформировать пакет документов для доклада руководителю необходимо выполнить ряд операций над входящими документами. Обработка входящих документов проходит следующие этапы[1]:

  • прием и первичная обработка документов;
  • предварительное рассмотрение и распределение;
  • регистрация документов;
  • рассмотрение документов руководителем и принятие решения об их исполнителях, сроках и характере исполнения;
  • направление на исполнение;
  • исполнение документов;
  • помещение исполненного документа в дело.

Входящие документы начинают свое движение по организации после первичной обработки. Количество инстанций, которые они должны пройти от момента поступления в организацию до исполнения, определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общей организацией делопроизводства.

В небольших организациях документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой сроки прохождения документов от получения до исполнителя будут заметно увеличены.

Входящий документ — это документ, поступающий на предприятие из-за его пределов (от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию): по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов. Организация работы с входящими традиционными документами предполагает[2]:

  1. Прием документов.
  2. Проверку целостности конвертов (упаковки) и вложений.
  3. Проверку правильности адресования.
  4. Вскрытие конвертов (упаковок).
  5. Систематизацию (сортировку) документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
  6. Регистрацию, за исключением документов, не подлежащих регистрации.
  7. Предварительное рассмотрение.
  8. Передачу документов на рассмотрение (исполнение).

Мероприятия, перечисленные в подп. 1-6, в своей совокупности представляют обработку входящих документов. Началу обработки предшествует их доставка (поступление по каналам электрической связи) предприятию. По рабочим дням доставка входящих традиционных документов из соответствующего почтового отделения производится курьером предприятия (как правило, до обеда).

Ниже приведен примерный перечень входящих документов, не подлежащих регистрации.

Примерный перечень входящих документов, не подлежащих регистрации[3]:

  1. Копии (вторые и последующие экземпляры) документов, поступивших ранее компании и зарегистрированных в установленном порядке.
  2. Статистические бюллетени, сборники, обзоры, пресс-дайджесты.
  3. Приглашения: билеты, извещения, уведомления.
  4. Поздравления: письма, открытки и телеграммы.
  5. Книги, брошюры и периодические издания: газеты, журналы, альманахи.
  6. Прейскуранты и каталоги.
  7. Ведомственные (отраслевые) технические (научно-технические) издания.
  8. Рекламные материалы.
  9. Программы проведения мероприятий, поступившие вместе с приглашениями (см. п. 3) или в дополнение к ним.
  10. Нормативно-технические документы общего назначения: федеральные, региональные, отраслевые и ведомственные стандарты, нормы, нормативы, условия.
  11. Документы, адресованные сотрудникам компании с пометкой «Лично».
  12. Документы без подписи.

Обработанные документы (в том числе не подлежащие регистрации) могут передаваться на предварительное рассмотрение. Эта процедура позволяет распределить документы на две группы: требующие обязательного рассмотрения руководством предприятия и направляемые непосредственно в структурные подразделения (работникам). Поступившие в адрес предприятия письменные обращения граждан направляются в секретариат (передаются секретарю) руководителя, где в установленном порядке готовятся к рассмотрению.

Документы, адресованные структурным подразделениям (работникам), передаются непосредственно этим структурным подразделениям (работникам). Документы, не имеющие конкретной адресации либо адресованные руководителю предприятия (за исключением письменных обращений граждан, см. выше), передаются последнему для принятия решения о порядке последующей работы с документом.

Обычно на рассмотрение руководителя предприятия (вне зависимости от адресации) передаются[4]:

  • документы, поступившие из вышестоящих органов управления (власти);
  • документы, содержащие информацию по важнейшим направлениям деятельности предприятия: финансовым, кадровым, экологическим и т.п.
  • документы, требующие решения руководителя предприятия по иным причинам.

Передача документов на рассмотрение руководителя предприятия производится с простановкой соответствующей отметки в журнале, передача документов непосредственно структурным подразделениям (работникам) предприятия — под роспись лица, получившего документ, в журнале.

Рассмотренные документы возвращаются службе ДОУ с соответствующей резолюцией. Содержание резолюции вносится в журнал, а документ, в зависимости от содержания резолюции, передается на исполнение либо (в том случае, если документ носит сугубо информационный характер) помещается в дело.

Следует заострить внимание на особенности обращения с двумя группами документов: судебными актами (независимо от формы их представления), а также всеми видами электронных документов (ЭД).

Судебные акты (определения, постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявления или жалобы в суд, представления и протесты прокурора, документы иных надзирающих и контролирующих органов, полученные предприятием, регистрируются в день поступления и незамедлительно докладываются руководителю предприятия. Копии перечисленных документов передаются юрисконсульту руководителя (иному лицу с соответствующими полномочиями). Дальнейшая работа с судебными актами организуется в соответствии с заключением юрисконсульта, рассмотренным руководителем предприятия.

Прием ЭД по каналам электронной почты производится в рабочее время на официальный электронный почтовый адрес предприятия. ЭД на автономных небумажных носителях доставляются на предприятие по почте (курьером (экспедитором)) вместе с соответствующей документацией, сопроводительным письмом и распечаткой.

[1] Быкова Т.А.  Основные правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. № 3.

[2] Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: «Юстицинформ», 2011.

[3] Михайлов Ю.М. Секретарь руководителя. Универсальный справочник. М.: Альфа-Пресс, 2010. С. 51.

[4] Быкова Т.А. Технология обработки документов при их получении и отправке // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. № 9.

Введение — из реферата Подготовка документов к докладу руководителю

Актуальность темы работы заключается в том, что в современных условиях

глобализации и информатизации значительно усилилось внимание к изучению проблем менеджмента, связанных подготовкой оптимальных управленческих решений в управлении, требующих согласования и объединения усилий подразделений и их работников для достижения общих целей организации. Одной из важных сфер подготовки оптимальных управленческих решений для организаций любых отраслей является подготовка документов для доклада руководителю, в ходе которого проводится прием и классификация документов с целью донесения до руководителя в сжатом виде как можно большего объема информации без потери ее качества.

Поскольку секретарь – правая рука шефа, он играет большую роль в организации рабочего дня руководителя. Секретарь запоминает и приносит ту информацию своему шефу, которую он сам не сможет заметить в коллективе[1].

Условно работу любого секретаря при подготовке документов для доклада руководителю можно разделить на следующие части:

  • прием, сортировка документов;
  • подготовка аннотаций, резюме обзоров к некоторым документам;
  • подготовка проектов документов.

В соответствии с данным порядком и проходило изучение темы работы.

Цель работы – изучить порядок подготовки документов для доклада руководителю.

Объектом работы является документооборот в организациях.

Предметом работы является процесс подготовки документов для доклада руководителю.

Методическую основу работы составили методы классификации и категоризации документов, моделирования бизнес-процессов.

Теоретической основой работы послужили законодательные и нормативные акты, относящиеся к процессам получения, обработки, хранения и передачи информации, государственные отечественные стандарты, информационные ресурсы Интернет, данные монографических изданий и периодической печати, труды российских и зарубежных исследователей в области ДОУ, среди которых следует особо выделить работы В.Ф. Янковой, Т.В. Кузнецовой, Е.А. Степанова, М.В. Ларина, М.П. Бобылевой и других.

[1] Энговатова  О. 500 cоветов секретарю [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.gramotey.com/?open_file=1269034270#TOC_id2695353, свободный. — (Дата обращения — 25.04.2013)