Проблеми внутрішньоорганізаційної комунікації

Ефективний менеджмент залежить від бачення керівником мети, способів її досягнення та вміння донести це бачення через спілкування всім членам організації, щоб спонукати їх до необхідних дій.

Менеджер кожної ланки використовує комунікацію для визначення мети, прогнозування, планування, організації, спрямування, координації, контролю, управління виробничим процесом, а також управління людьми або людськими ресурсами.

Нобелівський лауреат економіст Т. Шульц "людський капітал" вважав сукупністю освітніх і професійних знань, індивідуальних здібностей, талантів і нахилів, які невіддільні від особистості, від носія людського капіталу. Назва "капітал" випливає з факторів довготривалого використання та продуктивного характеру. Людський капітал не може бути відокремлений від його носія — конкретної людини, індивідуальності.

У провідних країнах світу людський капітал вважають найціннішим виробничим (продуктивним) ресурсом, який порівняно з іноді занадто зношеним основним капіталом невпинно оновлюється, вдосконалюється, є могутнім фактором економічного та соціального прогресу.

Теорія і практика менеджменту людських ресурсів сприяли в 70-80-х роках поступовому відходу від управління на матеріальній базі підприємства і зосередженню на організаційному розвитку та особистості працівника. Протягом наступного десятиліття дедалі більше уваги приділяли віддачі від людей та їхній участі в досягненні корпоративних завдань, а також урахуванню та використанню потреб особистостей у саморозвитку через перепідготовку та неперервне навчання, тобто збільшенню людського капіталу. Ці явища узагальнив американський вчений В. Томас: "Цінністю компанії є її люди. Якщо ви спалите всі наші заводи, але залишите людей та документацію, ми зможемо швидко стати на ноги. Заберіть наших людей, і ми вже ніколи не зможемо підвестися" [56].

Традиційні капіталовкладення є необхідною умовою прогресу виробництва, але не панацеєю. Сьогодні нові підходи до управління і новий погляд на робочу силу є основними джерелами вдосконалення виробництва, єдиною можливою передумовою тривалого успіху.

56

Людські ресурси є першопричиною економічного зростання, а людський капітал — нематеріальною та невичерпною його першопричиною.

Управління людськими ресурсами не є функцією окремого підрозділу компанії (наприклад, відділу кадрів). Це сукупність дій усіх працівників компанії та процесів, до яких цих працівників залучено. Запорукою успіху у використанні людського капіталу компанії, своєрідним людським капіталом вищого рівня, який управляє рештою людського капіталу організації, є системна та ефективна управлінська діяльність менеджерів усіх рівнів знизу доверху.

Ефективне використання людського капіталу забезпечує організаційний успіх загалом, а саме:

•   атмосферу співробітництва;

•   інноваційність;

•   постійний саморозвиток.

Вище керівництво, яке дотримується цих принципів, розвиває усе талановите, що є в організації. Обдаровані працівники не бажають працювати в компаніях, які не підтримують їхнього потягу досягати вищих результатів роботи.

Традиційно система управління організацією будується за принципом піраміди: вища ланка — президент, віце-президенти (з виробництва, фінансів, маркетингу, кадрів тощо), середня ланка — керівники управлінь і завідувачі відділів тощо. За такої системи інформація рухається зверху вниз і навпаки. Ефективного менеджменту можна досягти, забезпечивши комунікацію в різних напрямках. Наприклад, працівникові одного відділу необхідно отримати інформацію з іншого. Існуюча ієрархічна система часто не дає змоги здійснити це напряму, адже працівник може не знати, до кого конкретно йому звертатися, або для цього потрібна санкція тощо. Природний шлях — звернутися до власного керівника, який, у свою чергу, зробить запит керівникові потрібного відділу, а той дасть вказівку підготувати необхідну інформацію. Нарешті, рух інформації відбудеться у зворотному порядку. Зрозуміло, такі дії потребують додаткових витрат часу й сили, а отже, є неефективними. І в цьому разі спеціаліст з корпоративної комунікації або "внутрішніх відносин" має запропонувати способи якнайшвидкішого обміну інформацією.

Розглянемо основні способи обміну інформацією.

Спеціальні робочі зустрічі, на яких керівники підрозділів повідомляють про останні події та нову інформацію про свою діяльність.

57

Неформальні вечори після робочого дня у невимушеній атмосфері, де під час розмови можна запропонувати різні напої з легкою перекускою. Конференції колективу (незалежно від чисельності працівників — від прибиральниці до президента), на яких керівництво звертається до підлеглих і вислуховує їхні пропозиції та скарги.

Команди з розв'язання виробничих проблем. Найуспішніші компанії вже тривалий час заохочують створення неформальних команд (наприклад, команди з підвищення якості), в яких працівники дістають змогу реалізувати власну ініціативу та пропозиції.

Інформаційні бюлетені. Періодичні інформаційні листки дають змогу кожному працівникові своєчасно отримати останню інформацію з усіх підрозділів організації.

Спеціаліст з паблік рилейшнз досліджує і виявляє недоліки комунікаційного процесу. Можуть виникати такі проблеми:

•   відсутність інформації призводить до появи недостовірної інформації (коли керівник, від якого підлеглі очікують відповіді, мовчить, це породжує поголоси та плітки);

•   збої в передаванні інформації, тобто зрив у комунікаційному ланцюжку (один працівник забув або не захотів передати повідомлення іншому); вільна інтерпретація повідомлення — так званий ефект зіпсованого телефону;

•   надмірне завантаження комунікаційних каналів. Окремі працівники готують надто багато меморандумів, доповідних записок, довідок тощо, з якими інші просто фізично не встигають ознайомитися. Зайві папери створюють так званий гамір у комунікаційних каналах.

Відповідальний за "внутрішні відносини" в організації активно сприяє реалізації функції управління — управління людськими ресурсами. Нагадаємо, що ця функція покликана забезпечити максимальну віддачу від кожного працівника та сприяти його професійному зростанню. Постійне і всебічне інформування працівника про життєдіяльність організації сприяє його "акліматизації" до норм і вимог, підвищенню мотивації його діяльності, сприйняттю ним планів організації й навіть вивченню професійних символів і сленгу, прийнятих в організації.

Отже, стратегічним завданням "внутрішніх відносин" в організації є створення атмосфери довіри, яка тримається на засвоєних усіма принципах. Коли працівники мають спільні ідеали, вони відкриті для співробітництва й партнерства, працюють однією командою, діяльність якої спрямована на досягнення спільної мети.

58

Місце спеціалістів корпоративної комунікації в загальній системі життєдіяльності організації ілюструє схема критеріїв бізнесового успіху, розроблена на основі досвіду провідних американських компаній.

Стратегія та план дій, орієнтованих на споживача/клієнта

Стратегічне планування

Розвиток та управління людськими ресурсами

Лідерство                                                    Виробничі результати

Орієнтація на ринок і споживача                  Управління процесом

Корпоративна комунікація Внутрішні відносини / Паблік рилейшнз

Питання для самоконтролю

1. Доведіть, що ефективний менеджмент персоналу залежить від комунікації.

2. Характерні проблеми, що виникають у внутрішньоорганізаційній комунікації.

3.  Методи підвищення ефективності внутрішньоорганізаційної комунікації та залучення працівників до розв'язання виробничих проблем.

59