1.3.4. Первичные документы по учету товаров

Для получения товаров в месте нахождения поставщиков необходимо заполнить доверенность (см. раздел 1.1.11).

Основные унифицированные формы первичных документов по учету товаров утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря N 132 (далее - Постановление N 132).

Оприходование товара осуществляется на основании накладной поставщика.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов. Это накладная, товарно-транспортная накладная, железнодорожная накладная, счет или счет-фактура (п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5).

Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

Постановлением N 132 утверждена унифицированная форма N ТОРГ-12 "Товарная накладная", а постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78 унифицированная форма N 1-Т "Товарно-транспортная накладная".

Товарная накладная выписывается в двух экземплярах:

- первый экземпляр передается на склад для отпуска товаров;

- второй экземпляр передается получателю товаров.

Оформленную накладную кладовщик, отпустивший товары, должен передать в бухгалтерию.

Кроме того, для приемки товаров может применяться унифицированная форма N ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров".

Акт применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель (покупатель-посредник) обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией), вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте соответственно.

Количество составляемых актов и комплектность документов обосновывается фактической ситуацией.

Если количество или качество поступивших товаров не совпадает с данными сопроводительных документов поставщика, необходимо составить акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2 для отечественных товаров и форма N ТОРГ-3 для импортных товаров).

Акт по форме N ТОРГ-2 составляется в четырех экземплярах, а акт по форме N ТОРГ-3 - в пяти экземплярах.

Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и т. д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Если товары поступили без сопроводительных документов, то составляют акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма N ТОРГ-4). Этот же акт составляется, если товары приобретены у физического лица.

Акт составляют в день поступления товаров в двух экземплярах:

- первый экземпляр передают материально ответственному работнику, принявшему товары;

- второй экземпляр передают в бухгалтерию.

Акт подписывают члены комиссии, принимавшие товары, и утверждает руководитель организации.

Для складского учета товаров используются:

- журнал учета товаров на складе (форма N ТОРГ-18);

- карточка количественно-суммового учета (форма N ТОРГ-28);

- товарный отчет (форма N ТОРГ-29).

В журнале учета товаров на складе кладовщик отражает каждую операцию по приходу или расходу товаров. Для каждого наименования товаров в журнале отводится отдельная страница.

Бухгалтерия ежемесячно сверяет данные бухгалтерского учета товаров с данными, отраженными в журнале.

Карточка количественно-суммового учета применяется в организациях торговли (на складах, базах) для аналитического учета тех товаров, которые учитываются в количественно-стоимостном выражении.

Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. При количественно-стоимостном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться объединенно на одной карточке.

Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на основании проверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.

Товарный отчет применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации.

Он составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом с указанием номера, даты документов на поступление и выбытие товаров. Товарный отчет, как правило, составляется при сальдовом методе учета товаров и подписывается бухгалтером и материально ответственным лицом.

Первый экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

При перемещении товаров внутри организации (например, при передаче со склада на склад или со склада в торговый зал) составляется накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма N ТОРГ-13). Накладную составляет работник, выдающий товары со склада, в двух экземплярах:

- первый экземпляр остается на складе;

- второй - передается работнику, получающему товары.

Оба экземпляра накладной сдаются в бухгалтерию.

Порядок проведения инвентаризации товаров аналогичен порядку проведения инвентаризации материалов, приведенному в разделе 1.1.11, результаты инвентаризации оформляются теми же первичными документами.

Постановлением N 132 утверждены также первичные документы по учету операций в общественном питании. Это, в частности, накладная на отпуск товара (форма N ОП-4), которая применяется для оформления отпуска продуктов (товаров) и тары из кладовой организации в производство (кухню), буфеты, мелкорозничную сеть, а также при одноразовом отпуске готовых изделий с кухни в филиалы, буфеты, мелкорозничную сеть, раздаточную, если она отделена от основного производства.

Накладные выписываются на основании требований в кладовую (форма N ОП-3) и составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается у материально ответственного лица, получающего товар, второй - вместе с товарным отчетом сдается в бухгалтерию. Накладные подписываются заведующим производством и утверждаются руководителем организации.

Тем же Постановлением N 132 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и в комиссионной торговле.

А унифицированные формы первичных документов по учету товарно-материальных ценностей в местах хранения утверждены Постановлением N 66. К ним, в частности, относятся:

- акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма N МХ-1);

- журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-2);

- акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-3) и т. д.