10. Договор на предоставление услуг по подбору персонала специализированными организациями

Практика показывает, что для большинства крупных компаний подбором персонала занимаются специализированные агентства (кадровые, рекрутинговые, консалтинговые и др.), имеющие в своем штате настоящих профессионалов, предоставляющих высококачественные услуги по подбору персонала, соответствующего определенным требованиям и критериям, с использованием самых современных технологий (проведение консультаций, специальных тренингов, тестирования, видеозаписей самопрезентации соискателя и пр.).

Это самый дорогой способ поиска кандидатов. Например, вознаграждение специализированного агентства по подбору кадров может составлять 20-25% годового дохода занятого сотрудника до выплаты налогов (при наличии гарантии в 100 дней).

Многие работодатели обращаются в специализированную организацию, когда самостоятельный подбор персонала оказался неэффективным - потрачено время на поиск, риск неправильного выбора, вероятность повторения всего цикла поиска, деньги на рекламу, косвенные издержки, связанные с потерей мотивации (если замещение вакансии связано с увольнением работника) и прочие причины, - а необходимый персонал найти так и не удалось.

На основании пп.8 п.1 ст.264 НК РФ стоимость услуг сторонних специализированных организаций по подбору персонала для участия в производственном процессе, в управлении производством или для выполнения иных функций, связанных с производством и реализацией, принимается в качестве прочих расходов для целей налогообложения прибыли при условии соблюдения требований, указанных в п.1 ст.252 НК РФ. То есть расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными.

В п.6 подраздела 5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС РФ от 20 декабря 2002 г. N БГ-3-02/729, подчеркивается, что расходы, связанные с набором персонала, не учитываются для целей налогообложения прибыли, если организация фактически не произвела набор работников, в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, представленных специализированными компаниями по подбору персонала.

По мнению налогового ведомства, подобные расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные расходы и учитывать для целей налогообложения прибыли.

Других ограничений, связанных, в частности, с наличием или отсутствием у организации собственной кадровой службы, Методическими рекомендациями не предусмотрено.

Напомним, что Методические рекомендации, не зарегистрированные в Минюсте России, относятся к документам методического, а не нормативного уровня. И как в этом случае поступать - организация должна решить самостоятельно.

Ведь на практике ни одна специализированная организация по подбору персонала не возьмет на себя обязательство о том, чтобы каждый предложенный ею кандидат будет обязательно принят на работу, поскольку это зависит только от работодателя и предполагаемого работника.

Например, работодателю, как правило, предоставляется от трех до пяти равноценных кандидатов. Специализированное агентство дает характеристику и рекомендации на каждого из представленных кандидатов. По желанию работодателя некоторые агентства представляют видеозапись самопрезентации кандидата, в этом случае работодатель получает не только письменные характеристики на соискателя, но и видеокассету, которая дает ему возможность увидеть кандидата еще до собеседования. Окончательный выбор о приеме на работу, конечно, всегда остается за работодателем. И он вправе выбрать лучших из лучших - например, одного из пяти.

Или другой пример.

Рекрутеры отобрали для работодателя каждого двадцатого соискателя, а работодатель из этих двадцатых выбрал себе каждого пятого.

По мнению автора, в случае, если организация фактически произвела набор не каждой кандидатуры, представленной специализированным агентством по подбору персонала, то для признания таких расходов для целей налогообложения прибыли следует воспользоваться текстом Налогового кодекса как нормативным документом прямого действия (пп.8 п.1 ст.264 НК РФ).

В случае, когда организация принимает на работу людей по всем заявленным в кадровое агенство вакансиям, даже если претендентов было больше, чем по одному на каждую вакансию, по мнению автора, организация имеет право отнести эти затраты на свои расходы, как обоснованные и экономически оправданные, так как цель достигнута.

При методе начисления согласно пп.3 п.7 ст.272 НК РФ такие расходы признаются в налоговом учете на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или на дату предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо на последний день отчетного (налогового) периода.

В бухгалтерском учете расходы по подбору персонала с помощью специализированных организаций также будут признаваться в полном объеме без каких-либо ограничений (в отличие от налогового учета) на основании п.5, 7, 9, 17, 18 ПБУ 10/99. При этом затраты на оплату услуг специализированной организации будут приняты к бухгалтерскому учету в том отчетном периоде, когда работник прошел испытательный срок с удовлетворительным результатом и принят на работу.

Операции, связанные с подбором персонала с помощью специализированных агентств, отражаются в учете организации аналогично операциям по подбору персонала собственными силами с той лишь существенной разницей, что при этом надо учитывать тот арсенал услуг, который будет предложен кадровым агентством и закреплен в соответствующих пунктах договора, заключенного с ним.

Кстати, во избежании конфликтов с налоговой инспекцией рекомендуем формулировки договора, касающиеся конкретных услуг, оказываемых кадровым агентством, максимально приблизить (а в тех случаях, когда это возможно, и точно повторить) к формулировкам из Налогового кодекса РФ.

Это особенно актуально, поскольку услуги по подбору персонала очень разнообразны:

1) объявления в специализированных изданиях об имеющихся вакансиях;

2) помощь в составлении резюме;

3) прием резюме;

4) создание информационной базы (сведений о соискателях);

5) проверка рекомендаций с прежнего места работы;

6) кадровый консалтинг;

7) собеседование с соискателями на замещение вакансий;

8) биографическое интервью, используемое для того, чтобы воссоздать факты, не отраженные в резюме, или прояснить те из них, которые вызывают сомнения;

9) ситуационное интервью, строящееся на "примерах из жизни";

10) критериальное интервью, используемое для проверки того, насколько кандидат соответствует нужному профилю;

11) профессиональное тестирование;

12) психологическое тестирование;

13) проведение тренингов;

14) проведение рейтингов и оценки работающих;

15) предоставление видеокассет с самопрезентацией соискателя;

16) представление письменной характеристики и рекомендации на каждого кандидата;

17) представление работодателю кандидатов, соответствующих его требованиям;

18) гарантийное сопровождение и др.

От того, насколько правильно квалифицированы в договоре и акте об оказании услуг те или иные услуги по подбору персонала, зависят финансовое благополучие работодателя и оптимизация его налоговых рисков.

Смысл текста "расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала" (пп.8 п.1 ст.264 НК РФ) не соответствует, например, кадровому консалтингу.

Поэтому, на основании пп.15 п.1 ст.264 НК РФ "расходы на консультационные и иные аналогичные услуги" расходы по кадровому консалтингу могут уменьшать налогооблагаемую прибыль работодателя, если в акте приемки-сдачи услуг по подбору персонала отдельной строкой будет указана стоимость "консультационных услуг по подбору персонала".

При этом надо помнить, что целью оказания консультационных услуг является привязка информации к конкретному объекту (подбору персонала), разъяснение существующих норм применительно к заданному объекту (подбору персонала), выработка рекомендаций для определенного объекта (поиска и подбора персонала) и т.п.

То есть отличительной чертой консультационных услуг является их конкретизация применительно к условиям заказчика. Так, например, в постановлении федерального арбитражного суда от 17 октября 2000 г. по делу N КГ-А40/4709-00 подчеркнуто, что оказание консультационных услуг предусматривает и выработку необходимых рекомендаций, что должно подтверждаться первичными документами.

Оплата услуг кадровых агентств на проведение тренингов и тестирования не может быть квалифицирована для целей налогообложения прибыли в качестве расходов на подготовку и переподготовку кадров, так как не соответствует критериям, приведенным в п.3 ст.264 НК РФ и пп.23 п.1 ст.264 НК РФ.

Следовательно, такие расходы должны быть учтены на субсчете 91-2-2 "Прочие внереализационные расходы, не уменьшающие налогооблагаемую прибыль".

Аналогичный подход должен применяться ко всему арсеналу услуг, предлагаемых специализированными агентствами по подбору кадров.

Услуги специализированных агентств по подбору персонала оплачивает фирма-работодатель.

Как правило, это оплата по конечному результату. На каждую из позиций существует определенная тарифная ставка. Окончательное решение стоимости заказа агентство принимает после изучения требований к вакансии. При этом стоимость зависит от таких факторов, как количество и сложность оказываемых услуг в процессе подбора персонала, сложность выполнения заказа, срок исполнения, условия найма, имидж фирмы-заказчика и др. Другой вариант оплаты - это определенный процент от годового дохода нанятого работника до выплаты налогов.

Во многих случаях после заключения договора с кадровым агентством и оформления заказа между работодателем и исполнителем на некоторое время теряется всякая связь. А на телефонные звонки можно услышать стандартное обещание связаться, когда кандидат будет найден. Поскольку работодатель покупает у кадрового агентства услугу по подбору кадров, то он имеет право знать, на какой стадии находится сейчас ее формирование. В связи с этим настоятельно рекомендуем предусмотреть отдельный пункт договора, обязывающий кадровое агентство представлять работодателю еженедельный отчет об исполнении договора. Как показывает практика, это лучший способ контролировать работу кадрового агентства.

Одновременное сотрудничество с несколькими кадровыми агентствами приведет к дополнительным затратам работодателя, экономическую обоснованность которых согласно требованиям п.1 ст.252 НК РФ будет трудно подтвердить налоговым органам.

Некоторые кадровые агентства в тексте договоров предусматривают возможность бесплатной замены работника, если он не прошел установленный договором испытательный срок (как правило, три месяца). Согласно п.8 ст.250 НК РФ внереализационными доходами налогоплательщика признаются, в частности, доходы в виде безвозмездно полученных услуг. Поэтому в тексте договора, а также первичных документов, подтверждающих его исполнение, не должно быть формулировок, касающихся безвозмездных услуг. Ведь никто ничего не делает безвозмездно! Поэтому в тексте договора в рассматриваемой ситуации необходимо записать: "Расходы на замену работника, не прошедшего 3-месячный испытательный срок, включены в стоимость вознаграждения кадрового агентства за услуги по подбору персонала".

Есть еще один нюанс, касающийся признания в учете отдельных видов расходов самих кадровых агентств.

Для осуществления своей деятельности они используют собственную базу данных соискателей, каналы прямого поиска (собственная информационная сеть, позволяющая выйти на профессионала), а также размещают объявления в средствах массовой информации об имеющихся вакансиях.

В соответствии с письмом УМНС России по г.Москве от 23 мая 2002 г. N 23-10/6/23845 для организации, являющейся агентством по подбору персонала, основной деятельностью которой является оказание услуг по подбору персонала по заявкам компаний-заказчиков на вакантные должности в этих компаниях (то есть трудоустройство), объявления в печати об имеющихся в банке данных организации вакансиях считается рекламой, так как расходы на публикацию такого рода объявлений способствуют целенаправленному информационному воздействию на потребителя для продвижения услуг организации по подбору персонала на основании ст.2 Федерального закона от 18 июля 1995 г. N 108-ФЗ "О рекламе" и п.1 и 2 ст.4 Закона города Москвы от 21 ноября 2001 г. N 59 "О налоге на рекламу".

Соответственно, стоимость таких объявлений подлежит обложению налогом на рекламу.

В соответствии с п.1 ст.4 Закона города Москвы "О налоге на рекламу" объектом налогообложения признаются:

- приобретение организацией или индивидуальным предпринимателем рекламных услуг (работ), состоящих в изготовлении и распространении с коммерческой целью (в интересах экономической деятельности рекламодателя) информации о товарах (работах, услугах) и (или) о покупателях этих рекламных услуг (работ);

- рекламные работы, выполняемые рекламодателем самостоятельно, в том числе с привлечением рекламопроизводителя.

Распространением информации в целях данного Закона признается ее продвижение (информационное воздействие) при помощи средств массовой информации, каталогов, прейскурантов, справочников, листовок, афиш, плакатов, рекламных щитов, календарей, световых газет (бегущая строка или световая фиксированная строка) или при помощи других рекламных носителей.

При этом распространением информации признается, в частности, распространение объявлений, извещений или сообщений (п.2 ст.4 Закона города Москвы "О налоге на рекламу").

С учетом всех перечисленных налоговых последствий рекомендуем следующий вариант заключения договора с кадровым агентством.

Договор N ___

на оказание услуг по поиску и подбору персонала

 г.Москва                                               20 ноября 2003 г.

     ООО "Кадровое агентство "Элит", именуемое в дальнейшем  Исполнитель,

в лице директора Иванова И.И., действующего на основании Устава, с  одной

стороны, и ООО "Солей", именуемое в дальнейшем Заказчик, в  лице  Петрова

П.П., действующего на  основании  Устава,  с  другой  стороны,  заключили

настоящий Договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

     1.1.  Заказчик   поручает,   а   Исполнитель   принимает   на   себя

обязательство в соответствии с требованиями Заказчика подбирать для  него

управленческий персонал из числа российских граждан на постоянную работу,

а Заказчик обязуется оплачивать услуги Исполнителя в порядке и  в  сроки,

определяемые Договором.

2. Права и обязанности сторон

     Исполнитель принимает на себя следующие обязательства:

     2.1.  Прием  письменного  заказа  от  Заказчика   на   бланке-заказе

Исполнителя с полным набором четких требований к кандидатам  и  условиями

их найма.

     2.2.  Поиск  необходимых   специалистов,   проведение   интервью   с

кандидатами, их оценка и  квалифицированный  отбор  на  основе  личных  и

деловых   качеств.   При   этом   количество,   разновидности    интервью

(биографическое,  провокативное,  ситуационное,   критериальное)   и   их

чередование Исполнитель определяет самостоятельно.

     2.3. Представление  еженедельного  письменного  отчета  Заказчику  о

проделанной работе (срок - пятый рабочий день каждой недели).

     2.4. Представление заказчику 3  равноценных  кандидатов  по  каждому

конкретному заказу с приложением характеристик и рекомендаций на  каждого

из представленных кандидатов.

     2.5. Представление Заказчику равноценной замены в тех случаях, когда

кандидат не пройдет испытательный срок. Расходы на замену  работника,  не

прошедшего  3-месячный   испытательный   срок,   включены   в   стоимость

вознаграждения Исполнителя за услуги по поиску и подбору персонала.

     2.6. Отправление кандидатам  письменного  приглашения  о  выходе  на

работу на определенных условиях.

     2.7.  3-месячное  гарантийное  сопровождение  отобранных  Заказчиком

кандидатов.

     Заказчик принимает на себя следующие обязательства.

     2.8. Представление Исполнителю бланка-заказа с полным набором четких

требований к кандидатам и условиями их найма;

     2.9. Представление Исполнителю письменной  информации  о  приеме  на

работу каждого кандидата не позднее 3 дней с момента начала его работы.

     2.10. Представление Исполнителю письменной информации о  расторжении

трудового  договора   с   каждым   работником,   направленным   Заказчику

Исполнителем, а также о конкретных причинах расторжения договора.

3. Порядок расчетов

     3.1. Заказчик выплачивает вознаграждение Исполнителю  за  услуги  по

поиску и подбору персонала в размере 25% объема годовой заработной  платы

по каждой заполненной вакантной должности.

     3.2.  Вознаграждение  выплачивается  путем   перечисления   денежных

средств на расчетный счет Исполнителя не позднее пяти рабочих дней  после

истечения 3-месячного гарантийного срока на основании счета Исполнителя.

     3.2.Исполнение  обязательств  перед  Заказчиком  оформляется   актом

сдачи-приемки оказанных услуг по поиску и подбору персонала.

4. Срок действия договора

     4.1.  Договор  действителен  в  течение  трех  месяцев  с  даты  его

подписания.

     4.2. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, по  одному  для

каждой из сторон, и имеющих одинаковую юридическую силу.

5. Ответственность сторон

     5.1. За неисполнение обязательств  по  настоящему  договору  стороны

несут ответственность  в  соответствии  с  действующим  законодательством

Российской Федерации.

6. Урегулирование споров

     6.1. Стороны условились, что примут все меры к разрешению  споров  и

разногласий, которые могут возникнуть из настоящего договора или в  связи

с ним, путем переговоров.

     6.2. В случае,  если  стороны  не  могут  достигнуть  соглашения  по

спорным вопросам, связанным  с  выполнением  обязательств  по  настоящему

договору, то споры и разногласия подлежат  урегулированию  в  арбитражном

порядке  в  соответствии  с  действующим   законодательством   Российской

Федерации.

7. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон

     Исполнитель:                                             Заказчик:

     ООО "Кадровое агентство "Элит"                           ООО "Солей"

     ———————————                                              ———————————

     И.И. Иванов                                              П.П. Петров

     М.П.                                                     М.П.