38. Расчеты с подотчетными лицами
К оглавлению1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1617 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84
85 86 87 88 89 90
Подотчетные лица – это работники предприятия, получившие денежные суммы или чековую книжку под отчет для предстоящих расходов, и работники, которые должны отчитаться за полученную выручку наличными деньгами. На предприятии должен быть утвержден список подотчетных лиц.
Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером или платежным поручением на перечисление денег.
Направления, по которым может осуществляться расходование подотчетных сумм:
– командировочные расходы;
– расходы на хозяйственные нужды;
– расходы на получение и отгрузку продукции.
Независимо от направлений, по которым были получены суммы, подотчетное лицо обязано отчитаться в трехдневный срок после завершения работы с приложением оправдательных документов.
При отчете за командировочные расходы необходимо предъявление командировочного удостоверения, проездных билетов, квитанции об оплате гостиничных услуг, а также письменный отчет о командировке.
При хозяйственных расходах прилагаются счета на покупку товарно-материальных ценностей, квитанции, накладные и т. д.
Авансовый отчет проверяется бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и служит основанием для списания израсходованных сумм.
В бухгалтерском учете расходы с подотчетными лицами отражаются на основном активном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо может быть и кредитовым – отражается кредиторская задолженность организации перед подотчетным лицом в случае перерасхода полученных сумм. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере на основании отчетов кассира и авансовых отчетов.
Схема учета расчетов с подотчетными лицами происходит следующим образом. Оформляются первичные документы на выдачу денег под отчет и списание расходов по подотчетным суммам. Затем данные этих документов применяются в отчете кассира, авансовом отчете и в расчетной ведомости в случае удержания подотчетных сумм. Следующим этапом проходит сводка этих данных в журнале-ордере. Потом эти показатели поступают в Главную книгу, затем отражаются в балансе.
Ставки возмещения командировочных расходов определяются законодательством РФ.
Приведем ряд бухгалтерских проводок по учету расчетов с подотчетными лицами.
1. Бухгалтером получены деньги для командировки:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса».
2. По завершении командировки представлен авансовый отчет с оправдательными документами:
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
3. Возвращена неиспользованная сумма аванса:
Дебет 50 «Касса» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
4. Если подотчетное лицо не вернуло неиспользованную сумму:
– отражается недостача:
Дебет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71;
– удержание из заработной платы подотчетного лица: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
– если нет возможности удержать из заработной платы:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 66.
Подотчетные лица – это работники предприятия, получившие денежные суммы или чековую книжку под отчет для предстоящих расходов, и работники, которые должны отчитаться за полученную выручку наличными деньгами. На предприятии должен быть утвержден список подотчетных лиц.
Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером или платежным поручением на перечисление денег.
Направления, по которым может осуществляться расходование подотчетных сумм:
– командировочные расходы;
– расходы на хозяйственные нужды;
– расходы на получение и отгрузку продукции.
Независимо от направлений, по которым были получены суммы, подотчетное лицо обязано отчитаться в трехдневный срок после завершения работы с приложением оправдательных документов.
При отчете за командировочные расходы необходимо предъявление командировочного удостоверения, проездных билетов, квитанции об оплате гостиничных услуг, а также письменный отчет о командировке.
При хозяйственных расходах прилагаются счета на покупку товарно-материальных ценностей, квитанции, накладные и т. д.
Авансовый отчет проверяется бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и служит основанием для списания израсходованных сумм.
В бухгалтерском учете расходы с подотчетными лицами отражаются на основном активном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо может быть и кредитовым – отражается кредиторская задолженность организации перед подотчетным лицом в случае перерасхода полученных сумм. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере на основании отчетов кассира и авансовых отчетов.
Схема учета расчетов с подотчетными лицами происходит следующим образом. Оформляются первичные документы на выдачу денег под отчет и списание расходов по подотчетным суммам. Затем данные этих документов применяются в отчете кассира, авансовом отчете и в расчетной ведомости в случае удержания подотчетных сумм. Следующим этапом проходит сводка этих данных в журнале-ордере. Потом эти показатели поступают в Главную книгу, затем отражаются в балансе.
Ставки возмещения командировочных расходов определяются законодательством РФ.
Приведем ряд бухгалтерских проводок по учету расчетов с подотчетными лицами.
1. Бухгалтером получены деньги для командировки:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса».
2. По завершении командировки представлен авансовый отчет с оправдательными документами:
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
3. Возвращена неиспользованная сумма аванса:
Дебет 50 «Касса» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
4. Если подотчетное лицо не вернуло неиспользованную сумму:
– отражается недостача:
Дебет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71;
– удержание из заработной платы подотчетного лица: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
– если нет возможности удержать из заработной платы:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 66.