II. Г. ФУНКЦІЯ ПЛАНУВАННЯ

Третя й остання функція, що її ми розглянемо,— це планування організації. Цю функцію дуже часто нехтує державний керівник, що пояснюється необхідністю ведення поточних справ організації й представництва, а відтак залишається мало часу для того, щоб думати про планування. Ми розглянемо, що таке планування, процес планування і визначимо деякі завади ефективному плануванню.

(І. Г.  1. Визначення планування

Здавалося б, немає потреби визначати управління. Очевидно, що воно має на увазі ухвалення рішення щодо якоїсь майбутньої дії. На поверхневому рівні таке визначення задовольняє, але нам потрібно подивитися углиб функції планування та її складників.

Повнішим і ґрунтовнішим визначенням цієї функції може бути таке: «Планування — це визначення цілей, а потім з'ясування того, які дії мають бути вжиті, хто має діяти, коли, в який спосіб і яким коштом, аби досягти бажаної мети» (Dimock and Dimock, p. 131).

Ключові елементи планування включають цілі, дії, відповідальність, терміни, засоби чи ресурси, кошти. Ми бачимо, що планування — це широка й вичерпна діяльність. Воно охоплює багато складних дій, які лише ускладнюють здійснення функції планування. Одначе планування доконечне для здійснення організацією своїх завдань. Один автор охарактеризував трудність планування як «поєднання ухвалення рішень із спілкуванням, в яке вносять плутанину складнощі обох процесів» (Gross, p. 230).

53

>>>52>>>

//. Г. 2. Процес планування

Процес планування може складатися з багатьох кроків, процедур та нескінченних подробиць щодо того, що слід здійснити. У цьому параграфі буде подано огляд головних складників процесу планування та пов'язаних з ними дій (див. графік 1).

ГРАФІК  1.  Процес стратегічного управління

Визначити бажану стратегію

Вивчити середовище щодо можливої підтримки

Проаналізувати можливості організації

Оцінити адекватність ресурсів

Оцінити стратегію

Стратегія потребує перегляду

Впровадити стратегію

Джерело:  Rehfuss. The Job of the Public Manager, p. 21.

Перший крок у процесі стратегічного планування полягає у визначенні бажаної стратегії чи наслідків наших планованих зусиль. Цей крок може мати вигляд декларації про наміри чи поставлену мету. Визначення цілей чи намірів може спричинитися до складної й конфліктної ситуації, оскільки вони, зрештою, сперті на оцінки, судження та думки тих, хто займається плануванням.

Другий крок у процесі планування — оцінка зовнішнього середовища щодо підтримки чи опору, визначення спроможності організації здійснити стратегію й ототожнити наявні чи потрібні ресурси для досягнення мети.

Цей етап оцінки має бути ретельно й неквапливо зважений, аби переконатися у реальності досягнення намічених цілей. Планування недосяжного — неефективне планування.

Третій крок полягає в порівнянні нашої оцінки і стратегії. Результати нашої оцінки можуть змусити нас переглянути стратегію чи шукати інші ресурси чи можливості для досягнення цих цілей. Вади на цій стадії можуть означати повернення до початкового етапу розвитку стратегії.

54

>>>53>>>

Якщо наша стратегія і ресурси сумісні, тоді ми можемо перейти до завершального етапу впровадження. Саме впровадження є ще одним украй складним процесом. Найкращі плани неспроможні передбачити всі можливі конфлікти чи наслідки певних дій. Протягом впровадження керівник має постійно аналізувати стратегію та наявні ресурси, аби бачити, які корективи слід зробити, щоб досягти мети.

//. Г. 3. Перешкоди ефективному плануванню

Слід розглянути кілька перешкод, з якими стикається державний керівник при здійсненні функції планування. Відтак стане очевидним, що планування у вищою мірою політичній системі дуже ускладнює ефективне планування майбутніх дій організацій.

По-перше, державні організації майже не контролюють свою діяльність. Це пояснюється наслідками виборної політики, змінами в керівництві урядом та непевністю щодо потрібних фінансових і людських ресурсів. Те, що виборні та бюджетні цикли загалом короткотермінові, від одного до трьох років, означає, що державний керівник не може планувати за цими часовими рамками, а отже, розробка далекосяжного стратегічного плану є майже неможливою.

По-друге, планування часто поділене на частини всередині організації та між організаціями. Часто немає влади, яка б централізувала чи координувала з метою розвитку й насадження функції планування. Що більше людей та організацій займаються плануванням, то важче контролювати його наслідки.

І, нарешті, планування змушує організації робити важкий вибір й оцінювати свої показники. Такий самоаналіз часто буває болісним і часом його уникають, оскільки всередині організації може виникнути конфлікт. Альтернативи щодо кількості працівників, повноважень організації та інших питань можуть прямо впливати на людей, які бояться наслідків рішення. З цих причин планування шсом уникають або плани залишаються на папері. Планування порушує проблеми, яких багато людей хочуть уникнути.

Видно, що планування, яке є лиш одним істотним складником функцій державного керівника, одначе, вимагає зосереджених і цілеспрямованих зусиль для його цілковитого здійснення. Більшість керівників скаржаться, що вони зовсім не мають часу для планування, що просте виконання інших обов'язків не залишає місця для вимог процесу

55

>>>54>>>

планування. Як наслідок, планування є важливою, але знехтуваною функцією державних керівників.