8.2. Кадровая безопасность семейного бизнеса. Правила увольнения сотрудников

Следующий ключевой момент в обеспечении безопасности вашего бизнеса – построение системы кадровой защиты. Ни одно из самых современных средств промышленного шпионажа не сможет столько рассказать о вашей фирме, как рядовой сотрудник компании. Ее уязвимые места, особенности производимого продукта, нюансы корпоративной культуры, образцы изделий, заработная плата сотрудников, заказчики и поставщики – все это становится известным человеку в ходе выполнения им своих должностных обязанностей. Каждый работник предприятия становится потенциальной угрозой разглашения информации о вашем бизнесе. И если на предприятии не введен режим коммерческой тайны и сохранения конфиденциальной информации, информация о вашей компании легко может стать доступной вашим конкурентам.

Но это только одно слагаемое угрозы со стороны персонала. Не меньшие убытки вашему бизнесу может нанести халатность сотрудника, его некомпетентность, и чем выше занимаемая им должность, чем весомей в экономическом смысле принимаемые им решения, тем выше ваша потенциальная угроза понести убытки из-за неправильно или не вовремя принятого решения.

Таким образом, кадровая безопасность вашей компании должна строиться по нескольким направлениям – соблюдение определенных мер при найме персонала, его адаптации и увольнении, обеспечение лояльности сотрудников к вашей фирме и разработке ряда мер по ведению конфиденциального делопроизводства и режима коммерческой тайны. Это в какой-то мере способно предотвратить возможность разглашения в интересах третьих лиц определенной части информации о вашем бизнесе.

Семейные фирмы в смысле кадровой безопасности – самые уязвимые. Нанимая чужого человека на работу, мы тщательно проверяем собранную о нем информацию. Анкетируем его, берем паспортные данные, можем проверить через органы внутренних дел, нет ли у него судимости и правонарушений, выяснить, не связан ли он с криминальными группировками, не появилась ли у него финансовая зависимость пред третьими лицами, не совершал ли он аморальных поступков. Нанимая на работу своего родственника, мы часто верим на слово, нам неудобно спрашивать его паспорт, а тем более выведывать про особенности его личной жизни и предыдущего опыта работы, о совершении каких-либо противоправных деяний. Это кажется нам недоверием к своему же члену семьи. И затем, доверив материальные ценности порой достаточно безответственному типу, удивляемся и обижаемся, как могли так ошибиться в человека. Рушатся родственные отношения не только с ним, но всей его семьей, всей родственной ветвью вашего семейного клана. Тогда как составленный психологический портрет, обычная проверка данных через знакомых или по другим каналам могла обезопасить не только ваш бизнес от экономических потерь, но и вас от подобного психологического потрясения.

Итак, при найме персонала обычно собираются следующие данные:

– паспортные данные, адрес прописки, место учебы, предыдущей работы;

– административные проступки, вплоть до штрафа за переход дороги в неположенном месте, что говорит по крайней мере о беспечности и неорганизованности будущего вашего сотрудника, о его весьма неуважительном отношении к действующему законодательству;

– невыполненные до конца финансовые обязательства. Любые кредиты увеличивают потенциальную возможность «вербовки» данного персонажа вашим конкурентом. И чем выше суммы, тем больше эта вероятность. Поэтому либо помогите вашему сотруднику рассчитаться с кредитами, либо не принимайте на ответственный пост;

– участие в религиозных или криминальных группировках. Эти данные очень важны. Представьте, вы назначаете вашего сына финансовым директором компании, с правом совершать без вашего согласования крупные финансовые сделки по продаже имущества и других активов. И совершенно не подозреваете о том, что он уже несколько лет, еще со студенческих времен, состоит тайным членом секты. Вероятность того, что он продаст вашу фирму по кусочкам, а деньги передаст на «благие» дела секты, достаточно велика. Поэтому не доверяйте бездумно даже самым близким вашим родственникам. Всегда помните, что партнерство в бизнес – как брак, вероятность развода сбрасывать со счетов не стоит;

– связь с конкурентами. В российском бизнесе сохраняется достаточно много случаев, когда бывшие партнеры и супруги расходились, а часть бизнеса вместе с одним из партнеров уходила к конкуренту, поглощалась им и прекращала свое самостоятельное существование. Предусмотреть это невозможно, но при назначении жены на ответственный пост главного бухгалтера либо мужа в качестве коммерческого директора обезопасьте себя, проверив все его связи за последние несколько месяцев. Здесь не помешает даже частный детектив, если, конечно, есть, что терять. Особенно обратите внимание на неоднократное продолжительное посещения вашего родственника посторонними людьми на его рабочем месте, особенно, если эти посещения никак не связаны в характером его работы. Например, ваш племянник работает у вас коммерческим директором. К нему достаточно часто стало наведываться с «деловым» визитом некое лицо, которое при проверке не оказывается ни клиентом, ни поставщиком, ни деловым партнером. Есть повод призадуматься – а не передается ли ему часть информации о вашем производстве, не является ли он вашим конкурентом, не нашел ли он способ использовать должностные полномочия вашего родственника. Лучше всего напрямую спросить об этом вашего родственника и посмотреть на его реакцию. Если человеку скрывать нечего, он достаточно легко, без общих фраз, сумеет найти ответ на ваш вопрос;

– информация о вредных привычках, слабостях, психологический портрет сотрудника. Эту информацию необходимо получить до решения о приеме человека на работу. Прежде всего это необходимо для определения его командной роли, но не меньшее значение это имеет и с позиции кадровой безопасности. Есть определенные типы людей, которые достаточно легко поддаются влиянию чужих людей, болтливы, несдержанны и эмоциональны в разговорах. Такой сотрудник, обладающий достаточно секретной информацией, – настоящая находка для ваших конкурентов. Поэтому в ваших интересах не допустить подобного сотрудника к важной информации.

Нанимая работника, необходимо помнить, что такие качества, как любовь к деньгам, мстительность, эмоциональность, авантюризм, властность, религиозность, способность к сильным привязанностям, раздражительность, увеличивают потенциальную возможность сманивая и вербовки вашего работника.

Таким образом, на этапе найма персонала необходимо произвести отбор кадров и очень осторожно принимать к себе людей с перечисленными личностными особенностями. Для любых сотрудников, даже самых близких родственников, нужно устанавливать испытательный срок, в течение которого можно понаблюдать за поступками и действиями человека, проверить соответствие занимаемой должности (как с позиций профессионализма, так и по своим личностным характеристикам).

При заключении трудового договора со всеми категориями сотрудников необходимо подписать договор о неразглашении коммерческой тайны. При этом желательно ограничить свободный доступ к ценной информации, введя четкое разграничение должностей и полномочий. Например, на нашем комбинате у каждого подразделения был свой доступ к определенной части информации в общезаводской программе 1С: Предприятие. При этом ограничения налагались выдаваемым интерфейсом, т. е. каждый сотрудник, заходя в одну и ту же программу, видел только часть информации, необходимой ему для работы, но составить целую картину о финансовом или производственном состоянии предприятия не мог. Служба продаж знала цены, бухгалтерия – заказчиков и поставщиков, производство – количество производимой продукции.

Ряд предприятий вводит у себя проверку входящей и исходящей электронной почты, отслеживает работу сотрудников в локальной сети, проводит прослушивание телефонных звонков, ставит «жучки» в кабинетах.

Но всех этих действий явно недостаточно для сохранения кадровой безопасности вашего предприятия. Если людей только пугать и наказывать, вас будет одолевать «кадровый голод», который может привести к полной остановке деятельности предприятия. Как ни старались менеджеры всего мира, но лучше старого дедушкиного принципа, «кнута и пряника», до сих пор пока ничего не придумали.

Поэтому мало нанять персонал, надо воспитать в нем лояльность к вашему предприятию. Лояльного и благодарного сотрудника гораздо труднее переманить, практически невозможно подкупить. Для этого необходимо выстроить максимально эффективную систему мотивации персонала, как материальную, особо уделив внимание оказанию дополнительной материальной помощи в критические моменты, так и нематериальную. Для этого в анкете каждого вашего сотрудника проставьте его мотивы выбора вашей компании, это даст вам возможность понять, чем модно удержать сотрудника и завоевать его преданность и доверие. Способствует повышению лояльности работников и сильная корпоративная культура предприятия, которая проповедует идеологию преданности, семейственности фирмы.

И наконец, последнее, что необходимо соблюдать – грамотное увольнение работника. Хуже всего, когда сотрудник уходит с чувством обиды и затаенным гневом. Это как «бомба замедленного действия», никогда не знаешь, где и когда рванет.

Итак, что необходимо сделать, если ваш работник поставил вас в известность о своем предстоящем увольнении:

– по возможности достаточно быстро организовать передачу дел, скопировать его рабочую папку со всеми данными на случай ее возможного повреждения. На моей памяти были случаи полной очистки данных из рабочих папок, пропадали все сделанные отчеты, проведенные исследования, клиентская база. Это была своего рода маленькая месть увольняющегося обиженного сотрудника. Пришлось всю работу, за которую он ни один месяц получал зарплату, полностью повторять;

– выяснить реальную причину увольнения. Для этого можно расспросить родственников, знакомых, поговорить с друзьями и коллегами. Желательно узнать, куда именно уходит ваш работник;

– определить степень лояльности сотрудника к вашей фирме и объем известной ему информации, особенно дело касается конфиденциальных данных;

– просчитать возможные риски, связанные с разглашением известных работнику сведений, чтобы успеть выработать меры по предотвращению возможных последствий. Например, ваш сотрудник работал над заключением крупного контракта с новым клиентом. В ваших интересах заключить этот контракт до ухода сотрудника, иначе клиент вместе с работником может переместиться к конкуренту;

– сменить все известные увольняющемуся сотруднику пароли и коды доступа к ценной информации, чтобы он не успел прихватить с собой эти данные. Слова и запомненная информация тоже могут принести вам достаточно хлопот, но это многократно усилится, если скопированные точные данные «уйдут» вместе с работником. Например, ваш экономист прихватит с собой пару расчетов вашей себестоимости, химик-технолог – разработанную формулу уникального вкуса прохладительного напитка;

– провести беседу с увольняющимся сотрудником, напомнив ему об ответственности за разглашение коммерческой тайны и иные неправомерные действия;

– провести беседу с персоналом, друзьями, коллегами с объяснением причин увольнения. Эту процедуру необходимо проводить, чтобы избежать сплетен и домыслов;

– сообщить всем клиентам, с которыми работал ваш сотрудник, о его увольнении;

– проверить, нет ли пропажи документов, все ли пароли и ключи сданы.

Соблюдение этих простых правил позволит вам заблаговременно подготовиться к возможным последствиям увольнения вашего сотрудника, даже если эти последствия окажутся весьма непростыми для вас.

Следующий ключевой момент в обеспечении безопасности вашего бизнеса – построение системы кадровой защиты. Ни одно из самых современных средств промышленного шпионажа не сможет столько рассказать о вашей фирме, как рядовой сотрудник компании. Ее уязвимые места, особенности производимого продукта, нюансы корпоративной культуры, образцы изделий, заработная плата сотрудников, заказчики и поставщики – все это становится известным человеку в ходе выполнения им своих должностных обязанностей. Каждый работник предприятия становится потенциальной угрозой разглашения информации о вашем бизнесе. И если на предприятии не введен режим коммерческой тайны и сохранения конфиденциальной информации, информация о вашей компании легко может стать доступной вашим конкурентам.

Но это только одно слагаемое угрозы со стороны персонала. Не меньшие убытки вашему бизнесу может нанести халатность сотрудника, его некомпетентность, и чем выше занимаемая им должность, чем весомей в экономическом смысле принимаемые им решения, тем выше ваша потенциальная угроза понести убытки из-за неправильно или не вовремя принятого решения.

Таким образом, кадровая безопасность вашей компании должна строиться по нескольким направлениям – соблюдение определенных мер при найме персонала, его адаптации и увольнении, обеспечение лояльности сотрудников к вашей фирме и разработке ряда мер по ведению конфиденциального делопроизводства и режима коммерческой тайны. Это в какой-то мере способно предотвратить возможность разглашения в интересах третьих лиц определенной части информации о вашем бизнесе.

Семейные фирмы в смысле кадровой безопасности – самые уязвимые. Нанимая чужого человека на работу, мы тщательно проверяем собранную о нем информацию. Анкетируем его, берем паспортные данные, можем проверить через органы внутренних дел, нет ли у него судимости и правонарушений, выяснить, не связан ли он с криминальными группировками, не появилась ли у него финансовая зависимость пред третьими лицами, не совершал ли он аморальных поступков. Нанимая на работу своего родственника, мы часто верим на слово, нам неудобно спрашивать его паспорт, а тем более выведывать про особенности его личной жизни и предыдущего опыта работы, о совершении каких-либо противоправных деяний. Это кажется нам недоверием к своему же члену семьи. И затем, доверив материальные ценности порой достаточно безответственному типу, удивляемся и обижаемся, как могли так ошибиться в человека. Рушатся родственные отношения не только с ним, но всей его семьей, всей родственной ветвью вашего семейного клана. Тогда как составленный психологический портрет, обычная проверка данных через знакомых или по другим каналам могла обезопасить не только ваш бизнес от экономических потерь, но и вас от подобного психологического потрясения.

Итак, при найме персонала обычно собираются следующие данные:

– паспортные данные, адрес прописки, место учебы, предыдущей работы;

– административные проступки, вплоть до штрафа за переход дороги в неположенном месте, что говорит по крайней мере о беспечности и неорганизованности будущего вашего сотрудника, о его весьма неуважительном отношении к действующему законодательству;

– невыполненные до конца финансовые обязательства. Любые кредиты увеличивают потенциальную возможность «вербовки» данного персонажа вашим конкурентом. И чем выше суммы, тем больше эта вероятность. Поэтому либо помогите вашему сотруднику рассчитаться с кредитами, либо не принимайте на ответственный пост;

– участие в религиозных или криминальных группировках. Эти данные очень важны. Представьте, вы назначаете вашего сына финансовым директором компании, с правом совершать без вашего согласования крупные финансовые сделки по продаже имущества и других активов. И совершенно не подозреваете о том, что он уже несколько лет, еще со студенческих времен, состоит тайным членом секты. Вероятность того, что он продаст вашу фирму по кусочкам, а деньги передаст на «благие» дела секты, достаточно велика. Поэтому не доверяйте бездумно даже самым близким вашим родственникам. Всегда помните, что партнерство в бизнес – как брак, вероятность развода сбрасывать со счетов не стоит;

– связь с конкурентами. В российском бизнесе сохраняется достаточно много случаев, когда бывшие партнеры и супруги расходились, а часть бизнеса вместе с одним из партнеров уходила к конкуренту, поглощалась им и прекращала свое самостоятельное существование. Предусмотреть это невозможно, но при назначении жены на ответственный пост главного бухгалтера либо мужа в качестве коммерческого директора обезопасьте себя, проверив все его связи за последние несколько месяцев. Здесь не помешает даже частный детектив, если, конечно, есть, что терять. Особенно обратите внимание на неоднократное продолжительное посещения вашего родственника посторонними людьми на его рабочем месте, особенно, если эти посещения никак не связаны в характером его работы. Например, ваш племянник работает у вас коммерческим директором. К нему достаточно часто стало наведываться с «деловым» визитом некое лицо, которое при проверке не оказывается ни клиентом, ни поставщиком, ни деловым партнером. Есть повод призадуматься – а не передается ли ему часть информации о вашем производстве, не является ли он вашим конкурентом, не нашел ли он способ использовать должностные полномочия вашего родственника. Лучше всего напрямую спросить об этом вашего родственника и посмотреть на его реакцию. Если человеку скрывать нечего, он достаточно легко, без общих фраз, сумеет найти ответ на ваш вопрос;

– информация о вредных привычках, слабостях, психологический портрет сотрудника. Эту информацию необходимо получить до решения о приеме человека на работу. Прежде всего это необходимо для определения его командной роли, но не меньшее значение это имеет и с позиции кадровой безопасности. Есть определенные типы людей, которые достаточно легко поддаются влиянию чужих людей, болтливы, несдержанны и эмоциональны в разговорах. Такой сотрудник, обладающий достаточно секретной информацией, – настоящая находка для ваших конкурентов. Поэтому в ваших интересах не допустить подобного сотрудника к важной информации.

Нанимая работника, необходимо помнить, что такие качества, как любовь к деньгам, мстительность, эмоциональность, авантюризм, властность, религиозность, способность к сильным привязанностям, раздражительность, увеличивают потенциальную возможность сманивая и вербовки вашего работника.

Таким образом, на этапе найма персонала необходимо произвести отбор кадров и очень осторожно принимать к себе людей с перечисленными личностными особенностями. Для любых сотрудников, даже самых близких родственников, нужно устанавливать испытательный срок, в течение которого можно понаблюдать за поступками и действиями человека, проверить соответствие занимаемой должности (как с позиций профессионализма, так и по своим личностным характеристикам).

При заключении трудового договора со всеми категориями сотрудников необходимо подписать договор о неразглашении коммерческой тайны. При этом желательно ограничить свободный доступ к ценной информации, введя четкое разграничение должностей и полномочий. Например, на нашем комбинате у каждого подразделения был свой доступ к определенной части информации в общезаводской программе 1С: Предприятие. При этом ограничения налагались выдаваемым интерфейсом, т. е. каждый сотрудник, заходя в одну и ту же программу, видел только часть информации, необходимой ему для работы, но составить целую картину о финансовом или производственном состоянии предприятия не мог. Служба продаж знала цены, бухгалтерия – заказчиков и поставщиков, производство – количество производимой продукции.

Ряд предприятий вводит у себя проверку входящей и исходящей электронной почты, отслеживает работу сотрудников в локальной сети, проводит прослушивание телефонных звонков, ставит «жучки» в кабинетах.

Но всех этих действий явно недостаточно для сохранения кадровой безопасности вашего предприятия. Если людей только пугать и наказывать, вас будет одолевать «кадровый голод», который может привести к полной остановке деятельности предприятия. Как ни старались менеджеры всего мира, но лучше старого дедушкиного принципа, «кнута и пряника», до сих пор пока ничего не придумали.

Поэтому мало нанять персонал, надо воспитать в нем лояльность к вашему предприятию. Лояльного и благодарного сотрудника гораздо труднее переманить, практически невозможно подкупить. Для этого необходимо выстроить максимально эффективную систему мотивации персонала, как материальную, особо уделив внимание оказанию дополнительной материальной помощи в критические моменты, так и нематериальную. Для этого в анкете каждого вашего сотрудника проставьте его мотивы выбора вашей компании, это даст вам возможность понять, чем модно удержать сотрудника и завоевать его преданность и доверие. Способствует повышению лояльности работников и сильная корпоративная культура предприятия, которая проповедует идеологию преданности, семейственности фирмы.

И наконец, последнее, что необходимо соблюдать – грамотное увольнение работника. Хуже всего, когда сотрудник уходит с чувством обиды и затаенным гневом. Это как «бомба замедленного действия», никогда не знаешь, где и когда рванет.

Итак, что необходимо сделать, если ваш работник поставил вас в известность о своем предстоящем увольнении:

– по возможности достаточно быстро организовать передачу дел, скопировать его рабочую папку со всеми данными на случай ее возможного повреждения. На моей памяти были случаи полной очистки данных из рабочих папок, пропадали все сделанные отчеты, проведенные исследования, клиентская база. Это была своего рода маленькая месть увольняющегося обиженного сотрудника. Пришлось всю работу, за которую он ни один месяц получал зарплату, полностью повторять;

– выяснить реальную причину увольнения. Для этого можно расспросить родственников, знакомых, поговорить с друзьями и коллегами. Желательно узнать, куда именно уходит ваш работник;

– определить степень лояльности сотрудника к вашей фирме и объем известной ему информации, особенно дело касается конфиденциальных данных;

– просчитать возможные риски, связанные с разглашением известных работнику сведений, чтобы успеть выработать меры по предотвращению возможных последствий. Например, ваш сотрудник работал над заключением крупного контракта с новым клиентом. В ваших интересах заключить этот контракт до ухода сотрудника, иначе клиент вместе с работником может переместиться к конкуренту;

– сменить все известные увольняющемуся сотруднику пароли и коды доступа к ценной информации, чтобы он не успел прихватить с собой эти данные. Слова и запомненная информация тоже могут принести вам достаточно хлопот, но это многократно усилится, если скопированные точные данные «уйдут» вместе с работником. Например, ваш экономист прихватит с собой пару расчетов вашей себестоимости, химик-технолог – разработанную формулу уникального вкуса прохладительного напитка;

– провести беседу с увольняющимся сотрудником, напомнив ему об ответственности за разглашение коммерческой тайны и иные неправомерные действия;

– провести беседу с персоналом, друзьями, коллегами с объяснением причин увольнения. Эту процедуру необходимо проводить, чтобы избежать сплетен и домыслов;

– сообщить всем клиентам, с которыми работал ваш сотрудник, о его увольнении;

– проверить, нет ли пропажи документов, все ли пароли и ключи сданы.

Соблюдение этих простых правил позволит вам заблаговременно подготовиться к возможным последствиям увольнения вашего сотрудника, даже если эти последствия окажутся весьма непростыми для вас.