Глава 13

Управління товарно-матеріальними ресурсами готелю

Товарно-матеріальні ресурси готелю

Розрахунок потреби в різних видах матеріальних ресурсів

Розрахунок запасів матеріальних ресурсів і методика їхнього нормування

Методика нормування запасів матеріальних ресурсів

Метод техніко-економічних розрахунків

Економіко-математичний метод

Шляхи економії і раціонального використання матеріальних ресурсів

 у готельному господарстві

Шляхи підвищення ефективності управління товарно-матеріальними

 ресурсами готелів

Функції та завдання служби з управління ТМР

(служби матеріально-технічного забезпечення)

Товарно-матеріальні ресурси готелю

Для успішної роботи готелю, надання комплексу основних і додаткових послуг він повинен мати необхідне для експлуа­тації обладнання та інвентар (меблі, посуд, постільну білизну, килимові вироби, миючі засоби тощо), а також мати у своєму розпорядженні обладнання, що забезпечує комплекс комуналь­них послуг, обов'язковий для обслуговування проживаючих у готелі (опалення, освітлення, водопостачання). Отже, у процесі свого функціонування готелю потрібен цілий комплекс матер­іальних і технічних засобів, а також такі ресурси, як паливо, вода та електроенергія.

Успішне вирішення цих питань покликана забезпечити служба матеріально-технічного забезпечення в готелі, що за­ймається розрахунком потреб готелю в різних матеріалах, а та­кож визначає джерела їхнього покриття.

Завдання матеріально-технічного забезпечення готелю по­лягає у визначенні його потреби в матеріальних і технічних ре­сурсах, вишукуванні можливостей покриття цієї потреби, а та­кож у проведенні контролю за правильним використанням ма­теріально-технічних ресурсів і сприяння в їхній економії. Усі ці функції виконує відділ матеріально-технічного забезпечення готелю.

Планування матеріально-технічного забезпечення (поста­чання) (МТЗ) готелів на сучасному етапі покликане вирішува­ти такі завдання:

1) забезпечення безперервності роботи готелю, що дося­гається шляхом правильної організації постачання матеріалів до нього у необхідній кількості та відповідної якості;

2) підвищення технічного рівня виробництва послуг, впро­вадження автоматизації, нових технологій, а також розширен­ня асортименту додаткових послуг, що, у свою чергу, є найваж­ливішим чинником збільшення прибутку готелю;

3) підвищення якості обслуговування шляхом закупівлі то­варів високої якості для найбільш повного задоволення клієнта;

4) підвищення продуктивності праці;

5) економія матеріальних ресурсів;

6) спрямованість плану матеріально-технічного постачан­ня на виконання плану прибутку.

Як уже відзначалося вище, план матеріально-технічного по­стачання готелю розробляється спеціальним відділом при бухгал­терії готелю, що містить у собі два основних підрозділи — з управ­ління закупівлями та з управління складами. Перед ними ставлять­ся такі завдання: організація контролю над постачанням в обсязі та асортименті згідно з укладеними договорами; дотримання нор­мативу і структури товарних запасів; знаходження шляхів знижен­ня товарних втрат при збереженні і транспортуванні. Але слід заз­начити, що найважливішим обов'язком цього відділу є розробка плану матеріально-технічного забезпечення готелю.

План МТЗ готелю є його матеріальним балансом, у якому зведені всі розрахунки потреби в матеріальних ресурсах, необ­хідних для забезпечення виробничого процесу (видаткова час­тина), наявність залишків на планований період, а також ви­значені джерела постачання (прибуткова частина). Основні показники плану МТЗ, а також зв'язок між ними можна відобразити таким рівнянням:

Пвен + Знор = Зоч+Е+В                 (13.1),

де:

Пвен — потреба в матеріальних ресурсах на виробничо-ек­сплуатаційні потреби;

Знор — запаси нормовані;

Зоч — залишки очікувані, тобто фактичні запаси, що існу­ють в готелі на якийсь визначений період;

Е — економія;

В - план ввезення.

У лівій частині рівняння відображується загальна потреба в матеріальних ресурсах, у правій його частині — джерела по­криття цієї потреби.

Процес розробки плану МТЗ містить у собі такі етапи:

1) розрахунок потреби в матеріальних ресурсах на вироб­ничо-експлуатаційні потреби;

2) розрахунок норм запасів ресурсів, необхідних для безпе­ребійного функціонування готелю, виходячи з існуючих потреб;

3) визначення джерел покриття потреби в матеріальних ре­сурсах, розробка плану ввезення матеріалів ззовні.

Зведений план матеріально-технічного постачання, що враховує загальну потребу в матеріалах для всіх потреб готель­ного підприємства, включаючи утворення запасів, а також дже­рела покриття потреби підприємства в матеріалах, здобуває на­ступний вигляд (див. табл. 13.1.):

Таблиця 13.1. План матеріально-технічного забезпечення готелю

Розрахунок потреби в різних видах матеріальних ресурсів.

Одним з найбільш відповідальних етапів розробки пла­ну МТЗ є визначення потреби в матеріальних ресурсах на майбутній плановий період. Розрахунки потреби в матері­альних ресурсах складають на основі питомих норм витрат. Під питомою нормою витрат матеріалів, палива, води ма­ють на увазі максимально припустиму витрату на одиницю виміру.

Частина матеріальних ресурсів, що використовуються в експлуатаційній діяльності готелю, не піддається точному нор­муванню через розмаїтість їхніх видів і використання в незнач­них кількостях. Це — мастильні, обтиральні та інші експлуа­таційні допоміжні матеріали. При їхньому плануванні керують­ся даними про фактичну витрату за попередній період, а також враховують фактори, що сприяють зменшенню витрат і знижен­ню їхньої вартості за рахунок використання нових, більш ефек­тивних синтетичних матеріалів.

Загальні потреби готелю в матеріальних ресурсах на вироб­ничо-експлуатаційні потреби розраховуються за допомогою такої формули:

Рвен =Росн + Рдс +Ррем+Ркап.буд.           (13.2),

де:

Росн — потреби надання основних послуг готелю. Сюди входять матеріальні ресурси, що необхідні для надання готелем комплексу основних послуг гостям. Це — меблі, електроосвіт­лювальні прилади, килимові покриття, постільна білизна, по­суд, миючі засоби, предмети гостинності і багато чого іншого.

Рдс — потреби допоміжних служб готелю. До них відносять­ся перукарня, косметичний кабінет, басейн, сауна, оранжерея таін.

Ррем — потреби в матеріальних ресурсах на ремонтно-екс­плуатаційні потреби. Сюди включаються потреби у воді, буді­вельних матеріалах, запасних частинах і електроенергії.

Ркап.буд. — потреба в матеріалах для здійснення капіталь­ного будівництва (якщо в цьому є необхідність).

Існує кілька методик розрахунку потреб готелю в матері­альних ресурсах.

Метод прямого рахунку — при використанні цього методу потреба в матеріально-технічних ресурсах розраховується, вихо­дячи з питомих нормативних витрат матеріалів на одиницю експ­луатаційних послуг. Розрахунок проводиться за такою формулою:

РІ = (Ni*В)                            (13.3),

де:

Рі — потреба в і-тому матеріалі;

Ni — норма витрати  і-того матеріалу на одиницю послу­ги;

В — об'єм наданих послуг.

Розглянемо розрахунок потреби в матеріалах, паливі, воді та електроенергії на основі цієї методики.

У готелях паливо витрачається на опалення приміщення і для забезпечення гарячого водопостачання. Його витрату об­числюють, виходячи із зовнішнього об'єму будівлі готелю і вста­новленої норми витрати на 1 м3 і будинку за формулою:

R = HV                                  (13.4),

де:

Н — норма витрати умовного палива на 1 м3 будівлі на весь опалювальний сезон для даної місцевості;

V — об'єм опалюваної будівлі готелю за зовнішнім вимірю­ванням, м3.

Норми витрати палива на опалення диференційовані за­лежно від градації кубатури будинку і місцевості.

Вартість води розраховують множенням необхідної на пла­нований період її кількості на діючий тариф, підсумований з тарифом на каналізацію.

Електроенергія в готелях використовується для освітлення (освітлювальна), а також для роботи електричних двигунів (си­лових установок) та електроприладів. Потребу в ній розрахову­ють окремо по кожному виду. При розрахунку потреби в освіт­лювальній електроенергії враховують кількість світлоточок та їхню потужність (у ватах), а також середнє число годин горіння в планованому періоді.

Помноживши добове споживання електроенергії на число днів роботи готелю, можна визначити потребу в ній на весь пла­нований період (рік, квартал, місяць). Для точного визначення потреби в освітлювальній електроенергії по окремих кварталах розрахунок ведуть кожний квартал, з огляду на різну тривалість горіння ламп залежно від пори року.

Потребу готелю в силовій електроенергії визначають так само, як і в освітлювальній, з огляду на те, що об'єктом розра­хунку є встановлені двигуни і їхня потужність. Потребу в елек­троенергії для роботи електроприладів (пилососів, прасок, фенів, телевізорів, комп'ютерів тощо) розраховують, виходячи з частоти користування ними і норм витрат електроенергії на їхню роботу.

Вартість електроенергії визначають множенням необхідної на планований період кількості освітлювальної і силової елек­троенергії в кіловат-годинах на діючий тариф.

Питомі норми витрат допоміжних матеріалів (мила, порош­ку, пасти, щіток) розробляють у кожному готелі окремо на підставі звітно-статистичного методу, тобто виходячи з фактич­них витрат у попередньому періоді з урахуванням їхнього мож­ливого зниження. Норми встановлюють на одиницю роботи, послуги. Відповідно до встановлених таким методом норм роз­раховують потребу в допоміжних матеріалах на плановий пері­од. Для більш правильного її визначення необхідно аналітично вивчити дані про витрату за ряд років, що дозволяє виявити можливі резерви економії допоміжних матеріалів.

Розрахунок запасів матеріальних ресурсів

і методика їхнього нормування

Для забезпечення нормальної роботи готель повинен мати в наявності матеріальні ресурси не лише в кількості, необхідній для його повсякденних потреб, але і мати певний запас. У зв'яз­ку з цим у плані матеріального постачання поряд з розрахунка­ми поточних потреб у матеріальних ресурсах враховують також розмір необхідних запасів та їх залишків на початок і кінець планованого періоду.

Запас матеріалів, що знаходяться в готелі, складається з трьох частин: поточного запасу, за рахунок якого досягається безперебійне забезпечення готелю матеріалами в період між черговими поставками, гарантійного (страхового) запасу, ство­рюваного у готелі на випадок порушення нормальних термінів постачання: і підготовчого запасу, що створюється на час роз­вантаження матеріалу, здійснення кількісного і якісного при­ймання, підготовки до споживання.

З метою визначення розміру поточного запасу всі матеріа­ли поділяються на чотири групи:

1) матеріали, що постійно і систематично споживаються в значних кількостях, які одержуються транзитом, із середньомісячним споживанням, що перевищує замовлену або транзит­ну норму, унаслідок чого виникає необхідність у регулярних великих поставках;

2) матеріали, що одержуються транзитом, постачання яких за умовами роботи постачальників здійснюється один раз на квартал, півріччя або рік і приурочене до певного місяця цього періоду;

3) матеріали, що одержуються транзитом, середньомісяч­на витрата яких менша від замовленої або транзитної норми;

4) матеріали, що одержуються зі збутових і постачальниць­ких баз.

Для кожної з цих груп по-різному визначається інтервал між двома черговими поставками.

Для матеріалів, що відносяться до першої групи, інтервал встановлюється на основі типових договірних термінів постав­ки за минулий період з урахуванням намічених змін в органі­зації постачання.

Для матеріалів другої групи інтервали постачань прийма­ються виходячи з умов роботи постачальників у 90, 180 або навіть 360 днів. За матеріалами третьої групи інтервал поста­чання визначається поділом їхньої транзитної норми на серед­ньодобову потребу в матеріалах.

За матеріалами четвертої групи інтервал постачання ви­значається доцільним розміром партії матеріалів, що доставля­ються готелю.

У першому випадку середній залишок матеріалів дорівнює половині терміну постачання, і коефіцієнт затримки матеріалів у запасі Кз буде складати 0,5.

У другому випадку середній запас залежить від термінів спо­живання матеріалів. Якщо періодичність споживання матері­алів визначена в 10 днів, рівними частками, то коефіцієнт за­тримки матеріалів у запасі складе:

(13.5)

Таким чином, поточний запас матеріалів Зпот дорівнює інтервалові постачань Іп, помноженому на середньодобову по­требу в матеріалах Мс і на величину Кз:

Зпот = Іп« Мс • Кз                         (13.6)

Отже, поточний запас повинний забезпечити готель відпо­відною кількістю матеріальних ресурсів, необхідних для його діяльності на період між двома черговими партіями поставок.

Однак у постачанні можуть траплятися перебої і зриви, по­в'язані з метеорологічними або іншими непередбаченими умо­вами. На випадок таких збоїв готель створює другий вид запасу — страховий. При визначенні страхового запасу варто ретельно продумати його граничний розмір (термін, на який він ство­рюється), оскільки його завищення приводить до «заморожу­вання» матеріальних і грошових ресурсів.

Методика нормування запасів матеріальних ресурсів

Насамперед, для розуміння сутності нормування запасів матеріальних ресурсів, необхідно дати визначення норми за­пасу. Під нормою запасу варто розглядати таку планову мінімальну кількість матеріальних ресурсів, що повинна зна­ходитися на підприємстві для нормального процесу матеріаль­но-технічного забезпечення. Характерною рисою норм мате­ріальних запасів є мінливість їх основної та поточної частини. Тому розрізняють максимальні, мінімальні та середні норми запасів.

Максимальними норми запасів стають тоді, коли поточна частина запасу досягає найбільшого значення. Ці норми вста­новлюються підсумовуванням максимального поточного запа­су, а також підготовчого і страхового запасів.

Мінімальними норми запасів будуть у момент повного ви­черпання поточного запасу. Визначаються вони як сума підго­товчого і страхового запасів.

Середні норми запасів використовуються в планах матері­ально-технічного постачання і називаються перехідними запа­сами. Знаходять їх підсумовуванням половини максимального поточного запасу, а також підготовчого і страхового запасів, взятих у повному обсязі.Розглянемо дві основні методики нормування матеріаль­но-технічних ресурсів.

Метод техніко-економічних розрахунків.

За цією методикою поточний запас визначається як поло­вина середнього інтервалу постачання (tl) між двома чергови­ми постачаннями.

3TeK = Stl                              (13.7)

Середній інтервал постачання, у свою чергу, знаходиться за допомогою наступної формули:

де:

tl — фактичні інтервали постачання, днів

Qi — кількість матеріальних ресурсів, що постачаються, відповідно до інтервалів постачання (у натуральних одиницях вимірювання).

Страхові запаси встановлюються, виходячи із середньоз­важеного відхилення інтервалів постачання, що перевищують середній інтервал. Цей метод базується на обліку фактичних інтервалів постачання за минулий період часу. Страхові запаси в цьому випадку визначаються за формулою ( у натуральних одиницях вимірювання):

де:

р — середньодобове споживання;

Ґ — фактичні інтервали постачання, що перевищують се­редній інтервал постачання tcp;

В'—величини партій матеріалу, що надходять з інтервалом t`;

п — кількість поставок з інтервалом, що перевищує се­редній.

Необхідність прийняття до розрахунку лише тих поставок, інтервали яких вищі від середньозважених, аргументується при­хильниками цього методу тим, що страхові запаси не потрібні, якщо інтервали поставок рівні або менші від середньозважених.

Більш обґрунтованим є метод знаходження страхового за­пасу за середньоквадратичним відхиленням фактичних інтер­валів (х) від середнього (х) за відомою у статистиці формулою:

де,

m — частота (кількість матеріалу, що надійшов). Якщо не можна побудувати ряд розподілу, то для розрахун­ку можна використовувати більш спрощений метод:

де,

п — кількість прийнятих до розрахунку відхилень від інтер­валів.

Середньоквадратичне відхилення можна застосувати для встановлення норми страхового запасу залежно від необхідно­го ступеня гарантійності забезпечення виробництва матеріала­ми. При цьому використовується відома в статистиці за­лежність, при якій х±у забезпечує виробництво, що гарантує 65%, х±2у - 96,4%, х±3у - 99,4%.

Відносна величина підготовчих запасів визначається ча­сом, який необхідний для здійснення операцій з підготовки матеріалів до використання або споживання. Звичайно він встановлюється в розмірі від 12 до 24 годин. Цього часу виста­чає на здійснення розсортовування матеріалів, що надійшли, організації кількісного і якісного приймання матеріалів, для розсортовування та розпакування і надання матеріалам і то­варам товарного вигляду. Наприклад, у готель надійшов но­вий посуд. Зрозуміло, що в запакованому вигляді він не може відразу піти у використання. Отже, персоналу готелю потрібен певний час для його приймання, розпакування та укомплек­тування.

Загальний запас визначається як сума поточного, страхо­вого та підготовчого запасів:

Ззаг=Зпот+Зстр+Зпідг                 (13.12)

Економіко-математичний метод

Цей метод застосовується для розрахунку оптимальної партії поставки. Під оптимальною партією поставки даного виду матеріального ресурсу розуміється такий розмір партії, при якому транспортні витрати на одиницю ресурсів, а також вит­рати на її утримання і зберігання будуть мінімальними.

Розраховується вона за формулою:

де:

q — транспортні витрати на одиницю (тонна, кг);

С — витрати на утримання і зберігання на одиницю;

2V — подвоєний річний обсяг споживання.

Отже, нормування запасів є дуже важливим етапом при розробці плану МТЗ готелю. Від правильно встановлених розмірів різних видів запасів залежить безперервність роботи готелю.

Джерела покриття потреб у матеріальних ресурсах.

Планова потреба в матеріалах покривається за рахунок очі­куваних залишків на початок планового періоду, внутрішніх ресурсів (які утворюються за рахунок економії матеріалів) і ве­личини завезення ззовні.

Величина очікуваних залишків на початок планового пе­ріоду визначається за формулою:

Зон = Зф+Ноч-Воч                     (13.14),

де:

Зоч — очікуваний залишок;

Зф - фактичний залишок на перше число місяця, у якому розроблявся план постачання (звітні дані);

Ноч - очікуване надходження за період віддати, на яку узя­тий фактичний залишок, і до початку планового періоду;

Воч — очікувана витрата за той же період.

Величина ввезення матеріалів ззовні може бути визначена шляхом розробки балансу матеріально-технічного забезпечен­ня за формулою:

Рвеп + Знор = Зоч + Е+В                     (13.15),

де:

Рвеп — потреба в матеріальних ресурсах на виробничо-ек­сплуатаційні потреби;

Знор — запаси нормовані;

Зоч - залишки очікувані;

Е — економія матеріалів за рахунок мобілізації внутрішніх ресурсів;

В — величина завезення матеріалів ззовні.

Звідси величина завезення матеріалів ззовні визначається за такою формулою:

У = Рвеп + Знор-Зоч-Е                   (13.16)

На цьому етапі укладають договори з постачальниками, що регламентують умови постачання: обсяг, якість, ціну товару, форму розрахунків, терміни доставки, відповідальність за по­рушення умов договору.

При виборі постачальників варто враховувати ряд факторів: територіальну віддаленість і оперативність поставок, відповідність виробничої потужності постачальників потребам готелю в мате­ріальних ресурсах, їхню якість, ціну, умови розрахунків, мож­ливість надання кредиту та ін. Перевага віддається тому партнеру, який забезпечує кращі умови з мінімальними витратами. Успіш­ний вибір постачальника залежить від того, наскільки готель може проаналізувати його діяльність у відношенні якості, доставки і ціни. Дані компоненти розглядаються в першу чергу при виборі.

Постачання матеріальних ресурсів у готель здійснюється через господарські зв'язки. Господарські зв'язки являють со­бою сукупність економічних, організаційних і правових взає­мин, що виникають між постачальниками і споживачами ма­теріальних ресурсів. Раціональна система господарських зв'язків забезпечує мінімізацію витрат виробництва і обігу, по­вну відповідність кількості, якості та асортименту продукції, що поставляється, потребам готелю, своєчасність і комплектність її надходження.

Господарські зв'язки між постачальниками і готелем мо­жуть бути прямими та опосередкованими (непрямими), трива­лими, і короткостроковими.

Прямі являють собою зв'язки, при яких відносини з поста­вок продукції встановлюються між готелем і підприємствами-постачальниками прямо, безпосередньо.

Опосередкованими вважаються зв'язки, коли між ними існує хоча б один посередник. Постачання продукції може здійснюватися змішаним шляхом, тобто як прямо, так і через посередників (дистриб'юторів, джобберів, агентів, брокерів)

Рис. 13.1. Схеми господарських зв 'язків МТЗ

прямий зв'язок; 2 — опосередкований зв'язок; 3 — змішаний (гнучкий) зв'язок)

Дистриб'ютори і джоббери - це фірми, що здійснюють збут на основі оптових закупівель у великих промислових підприємств - виробників готової продукції. Дистриб'ютори на відміну від джобберів — відносно великі фірми, що мають власні склади і встановлюють тривалі контрактні відносини з промис­ловими підприємствами. Джоббери, навпаки, скуповують ок­ремі великі партії товарів для швидкого перепродажу.

Агенти і брокери — це фірми або окремі підприємці, що здійснюють збут продукції промислового підприємства на ос­нові комісійної винагороди.

Прямі господарські зв'язки для готелів є найбільш еконо­мічними і прогресивними в порівнянні з непрямими, оскільки вони, за винятком посередників, зменшують документообіг, зміцнюють взаємини між готелем і постачальниками. Поста­чання продукції стає більш регулярним і стабільним.

Опосередковані господарські зв'язки є менш економічни­ми. Вони вимагають додаткових витрат на покриття витрат діяльності посередників між готелем і підприємствами-виготов-лювачами.

Потреба в непрямих зв'язках пояснюється тим, що прямі зв'язки вигідні і доцільні в умовах споживання матеріальних ресурсів у великих масштабах. Якщо ж готель споживає мате­ріали в незначних кількостях, що не досягають транзитної фор­ми відвантаження, то, щоб не створювати зайві запаси матері­альних коштовностей, доцільні зв'язки і через послуги посеред­ників.

Як прямі, так і опосередковані зв'язки можуть носити три­валий і короткостроковий характер. Тривалі господарські зв'яз­ки — прогресивна форма матеріально-технічного постачання. У цьому випадку готелі мають можливість розвивати на довго­строковій основі співробітництво з постачальниками.

З класифікацією зв'язків на прямі та непрямі тісно пов'я­заний розподіл їх за формами організації постачання продукції. З цього погляду розрізняють транзитну і складську форми по­стачань.

При транзитній формі постачання матеріальні ресурси пе­реміщаються від постачальника до готелю прямо, минаючи проміжні бази і склади посередницьких організацій. Крім того, готель, отримуючи матеріал безпосередньо від постачальника, прискорює доставку і скорочує транспортно-заготівельні ви­трати. Однак її використання обмежене транзитними нормами відпуску, менше яких постачальник не приймає замовлення до виконання. Використання цієї форми постачання для матері­алів, в яких готель має невелику потребу, призводить до збільшення запасів і пов'язаних з цим витрат.

При складській формі матеріальні ресурси завозяться на склади і бази посередницьких організацій, а потім з них відван­тажуються безпосередньо готелям.

Транзитну форму доцільно застосовувати в тих випадках, коли готелю потрібні матеріальні ресурси у великих кількостях, що дає можливість відвантажувати їх вагонами або іншими за­собами транспорту.

При транзитній формі завезення значно знижуються ви­трати, і підвищується швидкість обігу, поліпшується викорис­тання транспортних засобів.

Складська форма постачання відіграє велику роль у за­безпеченні готелів невеликих розмірів. Вона дозволяє їм за­мовляти необхідні матеріали в кількостях менше встанов­леної транзитної норми, під якою розуміється мінімально припустима загальна кількість продукції, що відвантажуєть­ся підприємством-виготовлювачем готелю за одним замов­ленням. При складській формі постачання продукція зі складів посередницьких організацій може завозитися мали­ми партіями і з більшою частотою, що сприяє скороченню запасів матеріальних ресурсів у готелів. Однак у цьому ви­падку останні несуть додаткові витрати за складську пере­робку, зберігання і транспортування з баз посередницьких організацій.

Також у практиці світового господарства відомі кілька ме­тодів поставок матеріальних ресурсів, що забезпечують раціо­нальне постачання готелів матеріальними ресурсами. Найціка­віший з них — метод «точно вчасно» (just-in-time), вперше зап­ропонований однією з японських фірм. Сутність методу полягає в доставці матеріальних ресурсів безпосередньо в той момент, коли в них є необхідність, і в обсязі, розрахованому на конк­ретний відрізок часу. При цьому методі забезпечується ритміч­не, безперебійне постачання готелю матеріальними ресурсами та їх ефективне використання.

Слід також відзначити, що на даний час з розвитком техно­логій і формуванням відповідних альянсів спостерігається пев­ний підйом у сфері електронних закупівель для постачання ТМР готелів. Ця сфера є досить перспективною для готелів.

Шляхи економії і раціонального використання

матеріальних ресурсів у готельному господарстві

Економія і раціональне використання матеріальних ре­сурсів є одним з істотних факторів підвищення прибутковості готелю. Головними джерелами економії, застосування яких дозволяє зменшити витрати таких дорогих матеріальних ре­сурсів, як вода та електроенергія, є застосування нових техно­логій. Однак, варто помітити, що перед впровадженням таких систем необхідно зіставити витрати, що понесе у зв'язку з цим готель, з тими вигодами, що будуть отримані надалі. Але майже завжди (особливо, якщо розглядаються великі готелі) застосу­вання нових ресурсозберігаючих технологій окупається, тобто досягається значна економія ресурсів, що покриває витрати.

Також з метою економії різних інших видів матеріальних ресурсів доцільно замінювати ті з них, використання яких кош­тує дорого і нераціональне, новими видами.

Наприклад, кускове мило, можна замінити на краплин­не. Його вистачає на довший час і воно виглядає більш есте­тично.

Можна з впевненістю сказати, що процес пошуку нових можливостей і шляхів економії матеріалів — це деякою мірою процес творчий, що потребує від керівництва готелю не лише доброго знання нових технологій та матеріалів, що присутні на ринку, але також іноді й неординарних рішень, що ведуть до успіху.

Складання зразкового плану забезпечення готелю ТМР

Наприклад, у готелі 50 номерів (40 - одномісних і 10 - дво­місних); плановий коефіцієнт завантаження — 0,8.

Через те, що предмети гостинності змінюються щодня про­тягом усього перебування гостя в готелі, потреба в них може бути визначена на основі експлуатаційної програми на рік.

Експлуатаційна програма = Кількість місць-днів • Кзав

Кількість місць-днів = 60 • 365 = 21900 м.-дн.

Експлуатац. програма = 21900 • 0,8 = 17520 м.-дн.

Якщо планове завантаження готелю складає 17520 місць-днів, значить, і потреба в комплектах предметів гостинності складе 17520 комплектів.

Виходячи з планової потреби, а також статистичних даних про постачання в базовому році, розрахуємо розміри поточно­го, страхового і підготовчого запасу методом техніко-економі-чних розрахунків.

Для розрахунку поточного запасу скористаємося формулою (13.7):

Зпот = S tcp

Середньозважений інтервал поставок розраховується за формулою (13.8):

tcp = 518490:17290 = 30 днів.

Знайдемо потребу в матеріалах на 1 місяць (30 днів) = 30:2=15дн.

17520 /12 = 1460 шт.( потреба на 1 міс.)

1460:30=48,6 шт.(потреба на 1 день)

Зпот = S 1460 = 730 шт.

Отже, для безперебійного функціонування готелю в період між двома черговими поставками предметів гостинності, необ­хідно створити поточний запас у розмірі 730 комплектів.

Тепер, коли ми розрахували поточний запас, можна знай­ти страховий запас, що розраховується за допомогою формули:

Зстрах = 0,5 Зпот,

Зстрах = 0,5- 730 = 365 шт.

Тепер знайдемо страховий запас за допомогою формули (13.10):

Для забезпечення безперервності надання послуг страхо­вий запас приймається в розмірі 2у - (11,3 х 2 = 22,6)

22,6-48,6= 1099 шт.

Підготовчий запас звичайно приймається в розмірі 0,5— 1 дня, що необхідні для приймання та розпакування. Отже, цей запас дорівнюватиме потребі готелю в предметах гостинності на 1 день, тобто

17520/365 = 48 шт. (комплектів).

Знайдемо загальний запас, що розраховується як сума всіх трьох видів запасів (формула 13.12):

Ззаг = Зпот+Зстр+Зпідг

Ззаг= 730+1098,36+48 = 1877 шт.

Для того, щоб розрахувати величину завезення матеріалу ззовні, скористаємося формулою (13.16):

У = Рвеп + Знор — Зоч — Е

Зоч = Зф+Ноч-Воч                        (13.14),

де: Зф — фактичний залишок на перше число місяця, у яко­му розроблявся план постачання (звітні дані);

Ноч — очікуване надходження у готель за період від дати, на яку взятий фактичний залишок, і до початку планового пе­ріоду;

Воч — очікувана витрата за той же період.

Зф = 35 шт.

Зоч = 35+1500 - 1460 = 125 шт.

Ноч = 1500 шт.

Воч = 1460 шт.

У= 17520+ 1876,36- 125 = 19272 шт.

Аналогічним чином можуть бути розраховані і потреби в інших матеріальних ресурсах.

Як видно з вищевикладеного, значення матеріально-тех­нічного постачання для готелю дуже велике. Від його правиль­ної організації багато в чому залежить стан справ у готелі, якість обслуговування гостей. Інакше кажучи, це не лише забезпечує нормальну роботу готелю, але в сукупності з іншими якісними характеристиками його діяльності визначає його положення на ринку готельних послуг.

Шляхи підвищення ефективності управління

товарно-матеріальними ресурсами готелів

В умовах жорсткої конкуренції, економічної нестабіль­ності, нестачі вільних фінансових коштів раціональне та ефек­тивне управління товарно-матеріальними ресурсами (ТМР) має дуже велике значення для підтримки необхідного рівня конкурентоздатності підприємств індустрії гостинності, як з погляду забезпечення поточної діяльності в ринкових умовах (велика частина господарських операцій полягає в русі товарно-матер­іальних потоків), так і для досягнення стратегічних цілей у май­бутньому (вивільнення фінансових коштів для впроваджен­ня сучасних технологій, диверсифікованості готельних послуг). Це обумовлено колом факторів, які впливають на тенденції зро­стання даної складової в собівартості готельних послуг. Рух ТМР, що цілком залежить від рівня та ефективності управлін­ня даним потоком, визначає рівень ефективності операційної системи готельного комплексу, її технічного і технологічного розвитку. Тому проблеми, що виникають у процесі споживан­ня і виробництва ТМР, в остаточному підсумку виходять на одне з ключових місць і формують імідж готелю не лише на внутріш­ньому, але і на зовнішньому ринках.

Управління запасами — це функціональна діяльність, мета якої — привести загальну суму річних витрат на утримання за­пасів до мінімуму за умови забезпечення якісного обслугову­вання гостей. Згідно з іншим визначенням управління запаса­ми - це забезпечення і підтримка оптимальної кількості і типів фізичних ресурсів, необхідних для реалізації стратегічного пла­ну готелю.

Запаси виконують кілька важливих функцій, що сприяють гнучкості системи управління готелем, а саме: функцію нагро­мадження, функцію захисту від зміни цін та інфляції, функцію управління витратами за допомогою використання дисконта, що залежить від розміру замовлення на ТМР.

Загальна схема управління ТМР готельного комплексу бу­дується так:

1. Вибір постачальників.

2. Закупівлі.

3. Контроль за станом ціни і якості.

4. Розміщення товарів і матеріалів.

5. Переміщення товарів і матеріалів.

6. Надання готельної послуги.

7. Реалізація готельної послуги.

Важливість ефективного управління ТМР на всіх етапах діяльності готелю пояснюється тим, що готельна послуга як остаточний продукт характеризується незбереженням, не­відчутністю, а це значною мірою ускладнює процес її надання і робить управління ТМР готелю однією з найвідповідальніших і складних ланок у системі надання послуг, що має на меті за­доволення потреб кожного конкретного гостя в конкретний час, з постійною високою якістю. Тому надзвичайно важливим є розвиток і удосконалення системи управління ТМР у готелі. Ця система повинна підтримувати оптимальний рівень ТМР, оскільки якщо цей рівень буде нижчий від необхідного, мож­ливі втрати фінансових коштів, надлишковий рівень ТМР при­зведе до зростання витрат на їхнє обслуговування. У більшості випадків, через неефективне і нераціональне використання ТМР в готелях виникає недостача оборотних коштів і виникає необхідність залучення додаткових для їх нормального функц­іонування, що у свою чергу приводить до додаткових витрат.

Відповідно до проведених нами досліджень у 2,3,4-зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р. мало місце щорічне зростання витрат, пов'язаних з використанням різних матеріалів і товарів для надання основних і додаткових послуг:

• у 2-зіркових готелях збільшення витрат відбулося приблиз­но на 12%;

• у 3-зіркових готелях — приблизно на 16%;

• у 4- зіркових — приблизно на 25%.

Значення коефіцієнтів оборотності ТМР, розрахованих за даними наших досліджень подані в таблиці 13.2. Основний вплив на значення коефіцієнтів оборотності ТМР у 2,3,4- зірко­вих готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р. справила низь­ка заповнюваність і прибутковість номерного фонду готелів.

ТМР — один з найбільш дорогих активів більшості готелів, що складає 8-10% загальних коштів, які інвестуються в надан­ня готельних послуг. Витрати на ТМР готелів можна класифі­кувати так:

• капітальні витрати (витрати, пов'язані з вкладанням ка­піталу в ТМР);

Таблиця 13.2. Значення коефіцієнтів оборотності ТМР у 2,З,4-зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003р.

•  витрати, пов'язані з оформленням замовлень на ТМР (підготовка та оформлення заявок на закупівлю необхід­них товарів і матеріалів);

• витрати зберігання (складське господарство, приймання товарів і матеріалів на склад, видача зі складу і переміщен­ня у складському приміщенні);

• витрати, пов'язані із знецінюванням ТМР (зміна власти­востей товарів і матеріалів, дрібні крадіжки, фізичний і мо­ральний знос);

• витрати, пов'язані зі страхуванням;

• витрати, пов'язані з податками;

• інші витрати (витрати, пов'язані з терміновою закупівлею ТМР, витрати від скорочення виробництва і реалізації то­варів і послуг);

• витрати, пов'язані з розміщенням замовлень;

• витрати, пов'язані з перевіркою та аналізом замовлень. Управління ТМР складається з ряду відособлених процесів і функцій, що носять суперечливий характер. Кожен функціо­нальний підрозділ діє відповідно до поставлених перед ним мети, завдань і критеріїв щодо збільшення прибутку і мінімізації витрат у собівартості готельних послуг. У цих умовах виникає необхідність комплексного, системного підходу до оптимізації параметрів ТМР, що надасть можливість забезпечити реальне і постійне зростання ефективності роботи операційної системи готелю за допомогою постачальницько-збутових операцій як ключового елемента у виробничо-господарській діяльності го­телю.

Існують різні підходи і шляхи удосконалення і підвищення ефективності управління ТМР готелів. Ми виділимо два взає­модоповнюючих підходи її удосконалення. Перший підхід по­в'язаний з поліпшенням взаємодії між різними підрозділами і службами готелю за рахунок підвищення координації діяльності підрозділів у процесі управління ТМР, а також за рахунок по­ліпшення та удосконалення фінансово-постачальницько-виробничо-збутових процедур і операцій. Іншим напрямком є впровадження у виробничо-господарську діяльність готелів су­часних інформаційних технологій, що дозволяють оптимізувати і полегшити щоденне виконання обліку і контролю ТМР.

Завдяки першому підходу увага приділяється забезпечен­ню більш тісної взаємодії між усіма службами і підрозділами прямо або побічно пов'язаними з процесом управління ТМР у готелі. Тобто основна увага приділяється підвищенню ефектив­ності управління товарно-матеріальними потоками на всіх ета­пах: закупівля, виробництво і надання послуг. Цей підхід забез­печується за рахунок підвищення ефективності роботи основ­них служб і підрозділів у сфері управління ТМР, а також спеціалізованого підрозділу (служба матеріально-технічного постачання), що контролює рух товарно-матеріальних потоків від моменту закупівлі матеріалів до моменту надання послуг гостям, забезпечуючи постійний синтез виробничих і збутових планів, оперативно вирішуючи конфлікти і труднощі, які ви­никають на всіх стадіях управління ТМР. У рамках даної систе­ми поєднуються і взаємопов'язуються усі види діяльності з уп­равління ТМР готелю. Цей підхід орієнтований на підвищення ефективності використання товарно-матеріальних ресурсів у всьому ланцюзі — постачання та надання послуг, більше всього прийнятний для готелів. Варіант інтегрованої структури, що складається з шести функціональних блоків, поданий у табл. 13.3.

Таблиця 13.3 Етапи управління товарно-матеріальними ресурсами готелю

Ця модель інтегрованої системи управління ТМР готелю концентрує в собі завдання аналізу, організації, контролю, пла­нування, дослідження, координації і регулювання роботи опе­раційної системи готелю в області управління ТМР, за допомо­гою лінійних і функціональних підрозділів готелю, які мають певні завдання та функції. Для досягнення найбільшої ефек­тивності функції управління матеріальними ресурсами мають бути розподілені між лінійними і функціональними підрозді­лами готелю (фінансовий відділ, відділ матеріально-технічно­го постачання, юридичний відділ, служба управління номерним фондом, інженерно-технічна служба, планово-економічний відділ) для проведення єдиної політики в цій сфері.

Функції та завдання служби з управління ТМР (служби ма­теріально-технічного забезпечення)

Нормальне функціонування готелю в умовах ринку перед­бачає обов'язкове включення до функцій і завдань служби з уп­равління ТМР (служби матеріально-технічного забезпечення) дослідницько-аналітичної роботи, що полягає в аналізі якості матеріалів, які придбаваються, заміні одних матеріалів іншими, виборі постачальників на умовах тендеру. Також необхідна ком­плектація даної служби висококваліфікованими фахівцями, що здобули спеціальну підготовку із економічного аналізу і уп­равління ТМР. До завдань та функцій служби з управління ТМР входять:

• аналіз, економічне дослідження і систематичне вивчення усіх факторів, що впливають на ефективність управління ТМР у ланцюзі постачання ТМР — надання послуг;

• аналіз витрат виробництва і цін (виявлення причин зміни цін, зіставлення вартостей аналогічних послуг, вивчення витрат виробництва і прибутку постачальника);

• визначення можливості ресурсного забезпечення вироб­ництва;

•  вивчення впливу розташування готелів і складів поста­чальників на вартість покупних товарів і матеріалів;

•  оцінка різних методів відвантажень, класифікація ван­тажів, пошук більш економічних методів;

• приймання і перевірка заявок;

• забезпечення мінімальних витрат по кожному виду товарів і матеріалів, конкретні споживчі властивості яких перед­бачається використовувати;

• аналіз витрат та їх облік;

•  дослідження, що здійснюються з метою удосконалення форм і змісту документів (документообігу), спрощення роботи з обліку;

• аналіз продуктивності праці (вибір і встановлення показ­ників продуктивності праці);

• аналіз впливу мотивації на рівень продуктивності;

• організація зберігання ТМР (зберігання готових виробів, контроль запасів готової продукції, отримання сировини і матеріалів, організація зберігання матеріалів у готелі). Нижче наведемо основні завдання і напрямки роботи ос­новних служб і підрозділів готелю в процесі взаємодії зі служ­бою матеріально-технічного забезпечення.

Служба маркетингу здійснює дослідження ринку збуту; проектування готельних послуг; аналіз потреб клієнтів і ефек­тивності обслуговування гостей; отримання статистичної інформації про споживані матеріали; дослідження ринку товарів і матеріалів; аналіз ефективності закупівельних операцій.

Інженерно-технічна служба здійснює аналіз заявок і вироб­лення варіантів, за якими можуть бути отримані більш сприятливі варіанти цін по певних групах товарів і матеріалів; якісно-вартісний аналіз товарів і матеріалів, що купуються (пошук більш економічних товарів і матеріалів, дослідження їхнього призначення і технічних характеристик); поширення відповід­них відомостей; проведення круглих столів за участю представ­ників різних служб і обслуговуючого персоналу для стимулю­вання формування нових ідей з метою сприяння зниженню витрат, пов'язаних з використанням ТМР.

Юридичний відділ здійснює відповідну інтерпретація дію­чих і нових законодавчих актів і розпоряджень, що стосуються питань формування ціни на ТМР і надання знижок.

Бухгалтерія здійснює аналіз найбільш раціональних форм і термінів оплати ТМР.

Фінансовий відділ здійснює загальноекономічний аналіз; вивчає вплив циклів економічного розвитку на потребу готелю в матеріалах; досліджує загальні тенденції руху цін на ТМР; до­сліджує вплив економічних змін на діяльність постачальників і конкурентів.

Плановий відділ здійснює стратегічне, тактичне та опера­тивне планування потреби готелю у різних групах товарів і ма­теріалів; деталізацію довгострокового планування.

Застосування сучасних інформаційних технологій на основі штрихового кодування дозволяє оптимізувати і полегшити що­денне виконання обліку і управління ТМР і надання послуг; підвищити ефективність взаємодії і взаємозв'язку між різними службами готелю; підвищити продуктивність і ефективність операційної системи готелю в цілому; зменшити кількість по­милок, що з'являються у економічній діяльності готелю; полег­шити контроль і облік (управління) ТМР готелю.

Розглянемо основні елементи і принципи побудови даної системи з використанням сучасних технологій штрихового ко­дування (автоматизованих за допомогою застосування у діяль­ності готелю активних контрольно-касових машин (Post- тер­міналів), сканерів, штрих-кодів, етикеткових принтерів і пор­тативних терміналів збору необхідної інформації)  Для побудови подібної системи необхідна наявність в готелі розгалуженої ком­п'ютерної мережі, яка повинна інтегрувати в собі:

• місця для введення та отримання інформації від різних функціональних підрозділів готелю (економічний відділ,

бухгалтерія, фінансовий відділ, плановий відділ, служба матеріально-технічного забезпечення, відділ маркетингу, інженерно-технічна служба, юридичний відділ);

• місця для введення та отримання інформації від різних струк­турних підрозділів готелю, що надають клієнтам різні послу­ги і товари (номерний фонд, служба портьє, казино, гаражна служба, оздоровчий центр, складське господарство).

Розглянемо основні моменти функціонування цієї систе­ми. При прийомі товарно-матеріальних цінностей, що на­дійшли, або їх відпусканні на початковому етапі здійснюється маркування товару лінійним штрих-кодом. Дана операція здійснюється централізовано на складі при надходженні ТМР і передачі їх до різних підсистем готелю. Штрих-код містить внут­рішню необхідну інформацію, зокрема номер складу і код то­вару. При передачі товару зі складу до функціональних підрозділів і служб готелю, що беруть особисту участь у наданні послуг, на відповідний Post-термінал надсилаються всі не­обхідні дані (відбувається переміщення товару одночасно з інформацією в реальному режимі часу). З пост-терміналів інформація про використання або реалізацію різних товарів і матеріалів надходить на сервер комп'ютерної інформаційної системи. З сервера необхідна інформація про товаропотік над­ходить до різних відділів готелю, де здійснюється її використан­ня та обробка. На підставі внутрішньої і зовнішньої інформації (співвідношення якості товару та його ціни, надійність поста­чальника, умови платежу) дирекція готелю здійснює вибір по­стачальників і способи постачання різних матеріалів і товарів.

 Рівень ефективності управління ТМР готелю є одним з ви­значальних чинників для підвищення рівня якості його послуг. Створення в готелі сучасних систем управління ТМР дає мож­ливість підвищити його рентабельність і конкурентоздатність, а також збільшити його завантаження.

Управління товарно-матеріальними ресурсами готелю

Товарно-матеріальні ресурси готелю

Розрахунок потреби в різних видах матеріальних ресурсів

Розрахунок запасів матеріальних ресурсів і методика їхнього нормування

Методика нормування запасів матеріальних ресурсів

Метод техніко-економічних розрахунків

Економіко-математичний метод

Шляхи економії і раціонального використання матеріальних ресурсів

 у готельному господарстві

Шляхи підвищення ефективності управління товарно-матеріальними

 ресурсами готелів

Функції та завдання служби з управління ТМР

(служби матеріально-технічного забезпечення)

Товарно-матеріальні ресурси готелю

Для успішної роботи готелю, надання комплексу основних і додаткових послуг він повинен мати необхідне для експлуа­тації обладнання та інвентар (меблі, посуд, постільну білизну, килимові вироби, миючі засоби тощо), а також мати у своєму розпорядженні обладнання, що забезпечує комплекс комуналь­них послуг, обов'язковий для обслуговування проживаючих у готелі (опалення, освітлення, водопостачання). Отже, у процесі свого функціонування готелю потрібен цілий комплекс матер­іальних і технічних засобів, а також такі ресурси, як паливо, вода та електроенергія.

Успішне вирішення цих питань покликана забезпечити служба матеріально-технічного забезпечення в готелі, що за­ймається розрахунком потреб готелю в різних матеріалах, а та­кож визначає джерела їхнього покриття.

Завдання матеріально-технічного забезпечення готелю по­лягає у визначенні його потреби в матеріальних і технічних ре­сурсах, вишукуванні можливостей покриття цієї потреби, а та­кож у проведенні контролю за правильним використанням ма­теріально-технічних ресурсів і сприяння в їхній економії. Усі ці функції виконує відділ матеріально-технічного забезпечення готелю.

Планування матеріально-технічного забезпечення (поста­чання) (МТЗ) готелів на сучасному етапі покликане вирішува­ти такі завдання:

1) забезпечення безперервності роботи готелю, що дося­гається шляхом правильної організації постачання матеріалів до нього у необхідній кількості та відповідної якості;

2) підвищення технічного рівня виробництва послуг, впро­вадження автоматизації, нових технологій, а також розширен­ня асортименту додаткових послуг, що, у свою чергу, є найваж­ливішим чинником збільшення прибутку готелю;

3) підвищення якості обслуговування шляхом закупівлі то­варів високої якості для найбільш повного задоволення клієнта;

4) підвищення продуктивності праці;

5) економія матеріальних ресурсів;

6) спрямованість плану матеріально-технічного постачан­ня на виконання плану прибутку.

Як уже відзначалося вище, план матеріально-технічного по­стачання готелю розробляється спеціальним відділом при бухгал­терії готелю, що містить у собі два основних підрозділи — з управ­ління закупівлями та з управління складами. Перед ними ставлять­ся такі завдання: організація контролю над постачанням в обсязі та асортименті згідно з укладеними договорами; дотримання нор­мативу і структури товарних запасів; знаходження шляхів знижен­ня товарних втрат при збереженні і транспортуванні. Але слід заз­начити, що найважливішим обов'язком цього відділу є розробка плану матеріально-технічного забезпечення готелю.

План МТЗ готелю є його матеріальним балансом, у якому зведені всі розрахунки потреби в матеріальних ресурсах, необ­хідних для забезпечення виробничого процесу (видаткова час­тина), наявність залишків на планований період, а також ви­значені джерела постачання (прибуткова частина). Основні показники плану МТЗ, а також зв'язок між ними можна відобразити таким рівнянням:

Пвен + Знор = Зоч+Е+В                 (13.1),

де:

Пвен — потреба в матеріальних ресурсах на виробничо-ек­сплуатаційні потреби;

Знор — запаси нормовані;

Зоч — залишки очікувані, тобто фактичні запаси, що існу­ють в готелі на якийсь визначений період;

Е — економія;

В - план ввезення.

У лівій частині рівняння відображується загальна потреба в матеріальних ресурсах, у правій його частині — джерела по­криття цієї потреби.

Процес розробки плану МТЗ містить у собі такі етапи:

1) розрахунок потреби в матеріальних ресурсах на вироб­ничо-експлуатаційні потреби;

2) розрахунок норм запасів ресурсів, необхідних для безпе­ребійного функціонування готелю, виходячи з існуючих потреб;

3) визначення джерел покриття потреби в матеріальних ре­сурсах, розробка плану ввезення матеріалів ззовні.

Зведений план матеріально-технічного постачання, що враховує загальну потребу в матеріалах для всіх потреб готель­ного підприємства, включаючи утворення запасів, а також дже­рела покриття потреби підприємства в матеріалах, здобуває на­ступний вигляд (див. табл. 13.1.):

Таблиця 13.1. План матеріально-технічного забезпечення готелю

Розрахунок потреби в різних видах матеріальних ресурсів.

Одним з найбільш відповідальних етапів розробки пла­ну МТЗ є визначення потреби в матеріальних ресурсах на майбутній плановий період. Розрахунки потреби в матері­альних ресурсах складають на основі питомих норм витрат. Під питомою нормою витрат матеріалів, палива, води ма­ють на увазі максимально припустиму витрату на одиницю виміру.

Частина матеріальних ресурсів, що використовуються в експлуатаційній діяльності готелю, не піддається точному нор­муванню через розмаїтість їхніх видів і використання в незнач­них кількостях. Це — мастильні, обтиральні та інші експлуа­таційні допоміжні матеріали. При їхньому плануванні керують­ся даними про фактичну витрату за попередній період, а також враховують фактори, що сприяють зменшенню витрат і знижен­ню їхньої вартості за рахунок використання нових, більш ефек­тивних синтетичних матеріалів.

Загальні потреби готелю в матеріальних ресурсах на вироб­ничо-експлуатаційні потреби розраховуються за допомогою такої формули:

Рвен =Росн + Рдс +Ррем+Ркап.буд.           (13.2),

де:

Росн — потреби надання основних послуг готелю. Сюди входять матеріальні ресурси, що необхідні для надання готелем комплексу основних послуг гостям. Це — меблі, електроосвіт­лювальні прилади, килимові покриття, постільна білизна, по­суд, миючі засоби, предмети гостинності і багато чого іншого.

Рдс — потреби допоміжних служб готелю. До них відносять­ся перукарня, косметичний кабінет, басейн, сауна, оранжерея таін.

Ррем — потреби в матеріальних ресурсах на ремонтно-екс­плуатаційні потреби. Сюди включаються потреби у воді, буді­вельних матеріалах, запасних частинах і електроенергії.

Ркап.буд. — потреба в матеріалах для здійснення капіталь­ного будівництва (якщо в цьому є необхідність).

Існує кілька методик розрахунку потреб готелю в матері­альних ресурсах.

Метод прямого рахунку — при використанні цього методу потреба в матеріально-технічних ресурсах розраховується, вихо­дячи з питомих нормативних витрат матеріалів на одиницю експ­луатаційних послуг. Розрахунок проводиться за такою формулою:

РІ = (Ni*В)                            (13.3),

де:

Рі — потреба в і-тому матеріалі;

Ni — норма витрати  і-того матеріалу на одиницю послу­ги;

В — об'єм наданих послуг.

Розглянемо розрахунок потреби в матеріалах, паливі, воді та електроенергії на основі цієї методики.

У готелях паливо витрачається на опалення приміщення і для забезпечення гарячого водопостачання. Його витрату об­числюють, виходячи із зовнішнього об'єму будівлі готелю і вста­новленої норми витрати на 1 м3 і будинку за формулою:

R = HV                                  (13.4),

де:

Н — норма витрати умовного палива на 1 м3 будівлі на весь опалювальний сезон для даної місцевості;

V — об'єм опалюваної будівлі готелю за зовнішнім вимірю­ванням, м3.

Норми витрати палива на опалення диференційовані за­лежно від градації кубатури будинку і місцевості.

Вартість води розраховують множенням необхідної на пла­нований період її кількості на діючий тариф, підсумований з тарифом на каналізацію.

Електроенергія в готелях використовується для освітлення (освітлювальна), а також для роботи електричних двигунів (си­лових установок) та електроприладів. Потребу в ній розрахову­ють окремо по кожному виду. При розрахунку потреби в освіт­лювальній електроенергії враховують кількість світлоточок та їхню потужність (у ватах), а також середнє число годин горіння в планованому періоді.

Помноживши добове споживання електроенергії на число днів роботи готелю, можна визначити потребу в ній на весь пла­нований період (рік, квартал, місяць). Для точного визначення потреби в освітлювальній електроенергії по окремих кварталах розрахунок ведуть кожний квартал, з огляду на різну тривалість горіння ламп залежно від пори року.

Потребу готелю в силовій електроенергії визначають так само, як і в освітлювальній, з огляду на те, що об'єктом розра­хунку є встановлені двигуни і їхня потужність. Потребу в елек­троенергії для роботи електроприладів (пилососів, прасок, фенів, телевізорів, комп'ютерів тощо) розраховують, виходячи з частоти користування ними і норм витрат електроенергії на їхню роботу.

Вартість електроенергії визначають множенням необхідної на планований період кількості освітлювальної і силової елек­троенергії в кіловат-годинах на діючий тариф.

Питомі норми витрат допоміжних матеріалів (мила, порош­ку, пасти, щіток) розробляють у кожному готелі окремо на підставі звітно-статистичного методу, тобто виходячи з фактич­них витрат у попередньому періоді з урахуванням їхнього мож­ливого зниження. Норми встановлюють на одиницю роботи, послуги. Відповідно до встановлених таким методом норм роз­раховують потребу в допоміжних матеріалах на плановий пері­од. Для більш правильного її визначення необхідно аналітично вивчити дані про витрату за ряд років, що дозволяє виявити можливі резерви економії допоміжних матеріалів.

Розрахунок запасів матеріальних ресурсів

і методика їхнього нормування

Для забезпечення нормальної роботи готель повинен мати в наявності матеріальні ресурси не лише в кількості, необхідній для його повсякденних потреб, але і мати певний запас. У зв'яз­ку з цим у плані матеріального постачання поряд з розрахунка­ми поточних потреб у матеріальних ресурсах враховують також розмір необхідних запасів та їх залишків на початок і кінець планованого періоду.

Запас матеріалів, що знаходяться в готелі, складається з трьох частин: поточного запасу, за рахунок якого досягається безперебійне забезпечення готелю матеріалами в період між черговими поставками, гарантійного (страхового) запасу, ство­рюваного у готелі на випадок порушення нормальних термінів постачання: і підготовчого запасу, що створюється на час роз­вантаження матеріалу, здійснення кількісного і якісного при­ймання, підготовки до споживання.

З метою визначення розміру поточного запасу всі матеріа­ли поділяються на чотири групи:

1) матеріали, що постійно і систематично споживаються в значних кількостях, які одержуються транзитом, із середньомісячним споживанням, що перевищує замовлену або транзит­ну норму, унаслідок чого виникає необхідність у регулярних великих поставках;

2) матеріали, що одержуються транзитом, постачання яких за умовами роботи постачальників здійснюється один раз на квартал, півріччя або рік і приурочене до певного місяця цього періоду;

3) матеріали, що одержуються транзитом, середньомісяч­на витрата яких менша від замовленої або транзитної норми;

4) матеріали, що одержуються зі збутових і постачальниць­ких баз.

Для кожної з цих груп по-різному визначається інтервал між двома черговими поставками.

Для матеріалів, що відносяться до першої групи, інтервал встановлюється на основі типових договірних термінів постав­ки за минулий період з урахуванням намічених змін в органі­зації постачання.

Для матеріалів другої групи інтервали постачань прийма­ються виходячи з умов роботи постачальників у 90, 180 або навіть 360 днів. За матеріалами третьої групи інтервал поста­чання визначається поділом їхньої транзитної норми на серед­ньодобову потребу в матеріалах.

За матеріалами четвертої групи інтервал постачання ви­значається доцільним розміром партії матеріалів, що доставля­ються готелю.

У першому випадку середній залишок матеріалів дорівнює половині терміну постачання, і коефіцієнт затримки матеріалів у запасі Кз буде складати 0,5.

У другому випадку середній запас залежить від термінів спо­живання матеріалів. Якщо періодичність споживання матері­алів визначена в 10 днів, рівними частками, то коефіцієнт за­тримки матеріалів у запасі складе:

(13.5)

Таким чином, поточний запас матеріалів Зпот дорівнює інтервалові постачань Іп, помноженому на середньодобову по­требу в матеріалах Мс і на величину Кз:

Зпот = Іп« Мс • Кз                         (13.6)

Отже, поточний запас повинний забезпечити готель відпо­відною кількістю матеріальних ресурсів, необхідних для його діяльності на період між двома черговими партіями поставок.

Однак у постачанні можуть траплятися перебої і зриви, по­в'язані з метеорологічними або іншими непередбаченими умо­вами. На випадок таких збоїв готель створює другий вид запасу — страховий. При визначенні страхового запасу варто ретельно продумати його граничний розмір (термін, на який він ство­рюється), оскільки його завищення приводить до «заморожу­вання» матеріальних і грошових ресурсів.

Методика нормування запасів матеріальних ресурсів

Насамперед, для розуміння сутності нормування запасів матеріальних ресурсів, необхідно дати визначення норми за­пасу. Під нормою запасу варто розглядати таку планову мінімальну кількість матеріальних ресурсів, що повинна зна­ходитися на підприємстві для нормального процесу матеріаль­но-технічного забезпечення. Характерною рисою норм мате­ріальних запасів є мінливість їх основної та поточної частини. Тому розрізняють максимальні, мінімальні та середні норми запасів.

Максимальними норми запасів стають тоді, коли поточна частина запасу досягає найбільшого значення. Ці норми вста­новлюються підсумовуванням максимального поточного запа­су, а також підготовчого і страхового запасів.

Мінімальними норми запасів будуть у момент повного ви­черпання поточного запасу. Визначаються вони як сума підго­товчого і страхового запасів.

Середні норми запасів використовуються в планах матері­ально-технічного постачання і називаються перехідними запа­сами. Знаходять їх підсумовуванням половини максимального поточного запасу, а також підготовчого і страхового запасів, взятих у повному обсязі.Розглянемо дві основні методики нормування матеріаль­но-технічних ресурсів.

Метод техніко-економічних розрахунків.

За цією методикою поточний запас визначається як поло­вина середнього інтервалу постачання (tl) між двома чергови­ми постачаннями.

3TeK = Stl                              (13.7)

Середній інтервал постачання, у свою чергу, знаходиться за допомогою наступної формули:

де:

tl — фактичні інтервали постачання, днів

Qi — кількість матеріальних ресурсів, що постачаються, відповідно до інтервалів постачання (у натуральних одиницях вимірювання).

Страхові запаси встановлюються, виходячи із середньоз­важеного відхилення інтервалів постачання, що перевищують середній інтервал. Цей метод базується на обліку фактичних інтервалів постачання за минулий період часу. Страхові запаси в цьому випадку визначаються за формулою ( у натуральних одиницях вимірювання):

де:

р — середньодобове споживання;

Ґ — фактичні інтервали постачання, що перевищують се­редній інтервал постачання tcp;

В'—величини партій матеріалу, що надходять з інтервалом t`;

п — кількість поставок з інтервалом, що перевищує се­редній.

Необхідність прийняття до розрахунку лише тих поставок, інтервали яких вищі від середньозважених, аргументується при­хильниками цього методу тим, що страхові запаси не потрібні, якщо інтервали поставок рівні або менші від середньозважених.

Більш обґрунтованим є метод знаходження страхового за­пасу за середньоквадратичним відхиленням фактичних інтер­валів (х) від середнього (х) за відомою у статистиці формулою:

де,

m — частота (кількість матеріалу, що надійшов). Якщо не можна побудувати ряд розподілу, то для розрахун­ку можна використовувати більш спрощений метод:

де,

п — кількість прийнятих до розрахунку відхилень від інтер­валів.

Середньоквадратичне відхилення можна застосувати для встановлення норми страхового запасу залежно від необхідно­го ступеня гарантійності забезпечення виробництва матеріала­ми. При цьому використовується відома в статистиці за­лежність, при якій х±у забезпечує виробництво, що гарантує 65%, х±2у - 96,4%, х±3у - 99,4%.

Відносна величина підготовчих запасів визначається ча­сом, який необхідний для здійснення операцій з підготовки матеріалів до використання або споживання. Звичайно він встановлюється в розмірі від 12 до 24 годин. Цього часу виста­чає на здійснення розсортовування матеріалів, що надійшли, організації кількісного і якісного приймання матеріалів, для розсортовування та розпакування і надання матеріалам і то­варам товарного вигляду. Наприклад, у готель надійшов но­вий посуд. Зрозуміло, що в запакованому вигляді він не може відразу піти у використання. Отже, персоналу готелю потрібен певний час для його приймання, розпакування та укомплек­тування.

Загальний запас визначається як сума поточного, страхо­вого та підготовчого запасів:

Ззаг=Зпот+Зстр+Зпідг                 (13.12)

Економіко-математичний метод

Цей метод застосовується для розрахунку оптимальної партії поставки. Під оптимальною партією поставки даного виду матеріального ресурсу розуміється такий розмір партії, при якому транспортні витрати на одиницю ресурсів, а також вит­рати на її утримання і зберігання будуть мінімальними.

Розраховується вона за формулою:

де:

q — транспортні витрати на одиницю (тонна, кг);

С — витрати на утримання і зберігання на одиницю;

2V — подвоєний річний обсяг споживання.

Отже, нормування запасів є дуже важливим етапом при розробці плану МТЗ готелю. Від правильно встановлених розмірів різних видів запасів залежить безперервність роботи готелю.

Джерела покриття потреб у матеріальних ресурсах.

Планова потреба в матеріалах покривається за рахунок очі­куваних залишків на початок планового періоду, внутрішніх ресурсів (які утворюються за рахунок економії матеріалів) і ве­личини завезення ззовні.

Величина очікуваних залишків на початок планового пе­ріоду визначається за формулою:

Зон = Зф+Ноч-Воч                     (13.14),

де:

Зоч — очікуваний залишок;

Зф - фактичний залишок на перше число місяця, у якому розроблявся план постачання (звітні дані);

Ноч - очікуване надходження за період віддати, на яку узя­тий фактичний залишок, і до початку планового періоду;

Воч — очікувана витрата за той же період.

Величина ввезення матеріалів ззовні може бути визначена шляхом розробки балансу матеріально-технічного забезпечен­ня за формулою:

Рвеп + Знор = Зоч + Е+В                     (13.15),

де:

Рвеп — потреба в матеріальних ресурсах на виробничо-ек­сплуатаційні потреби;

Знор — запаси нормовані;

Зоч - залишки очікувані;

Е — економія матеріалів за рахунок мобілізації внутрішніх ресурсів;

В — величина завезення матеріалів ззовні.

Звідси величина завезення матеріалів ззовні визначається за такою формулою:

У = Рвеп + Знор-Зоч-Е                   (13.16)

На цьому етапі укладають договори з постачальниками, що регламентують умови постачання: обсяг, якість, ціну товару, форму розрахунків, терміни доставки, відповідальність за по­рушення умов договору.

При виборі постачальників варто враховувати ряд факторів: територіальну віддаленість і оперативність поставок, відповідність виробничої потужності постачальників потребам готелю в мате­ріальних ресурсах, їхню якість, ціну, умови розрахунків, мож­ливість надання кредиту та ін. Перевага віддається тому партнеру, який забезпечує кращі умови з мінімальними витратами. Успіш­ний вибір постачальника залежить від того, наскільки готель може проаналізувати його діяльність у відношенні якості, доставки і ціни. Дані компоненти розглядаються в першу чергу при виборі.

Постачання матеріальних ресурсів у готель здійснюється через господарські зв'язки. Господарські зв'язки являють со­бою сукупність економічних, організаційних і правових взає­мин, що виникають між постачальниками і споживачами ма­теріальних ресурсів. Раціональна система господарських зв'язків забезпечує мінімізацію витрат виробництва і обігу, по­вну відповідність кількості, якості та асортименту продукції, що поставляється, потребам готелю, своєчасність і комплектність її надходження.

Господарські зв'язки між постачальниками і готелем мо­жуть бути прямими та опосередкованими (непрямими), трива­лими, і короткостроковими.

Прямі являють собою зв'язки, при яких відносини з поста­вок продукції встановлюються між готелем і підприємствами-постачальниками прямо, безпосередньо.

Опосередкованими вважаються зв'язки, коли між ними існує хоча б один посередник. Постачання продукції може здійснюватися змішаним шляхом, тобто як прямо, так і через посередників (дистриб'юторів, джобберів, агентів, брокерів)

Рис. 13.1. Схеми господарських зв 'язків МТЗ

прямий зв'язок; 2 — опосередкований зв'язок; 3 — змішаний (гнучкий) зв'язок)

Дистриб'ютори і джоббери - це фірми, що здійснюють збут на основі оптових закупівель у великих промислових підприємств - виробників готової продукції. Дистриб'ютори на відміну від джобберів — відносно великі фірми, що мають власні склади і встановлюють тривалі контрактні відносини з промис­ловими підприємствами. Джоббери, навпаки, скуповують ок­ремі великі партії товарів для швидкого перепродажу.

Агенти і брокери — це фірми або окремі підприємці, що здійснюють збут продукції промислового підприємства на ос­нові комісійної винагороди.

Прямі господарські зв'язки для готелів є найбільш еконо­мічними і прогресивними в порівнянні з непрямими, оскільки вони, за винятком посередників, зменшують документообіг, зміцнюють взаємини між готелем і постачальниками. Поста­чання продукції стає більш регулярним і стабільним.

Опосередковані господарські зв'язки є менш економічни­ми. Вони вимагають додаткових витрат на покриття витрат діяльності посередників між готелем і підприємствами-виготов-лювачами.

Потреба в непрямих зв'язках пояснюється тим, що прямі зв'язки вигідні і доцільні в умовах споживання матеріальних ресурсів у великих масштабах. Якщо ж готель споживає мате­ріали в незначних кількостях, що не досягають транзитної фор­ми відвантаження, то, щоб не створювати зайві запаси матері­альних коштовностей, доцільні зв'язки і через послуги посеред­ників.

Як прямі, так і опосередковані зв'язки можуть носити три­валий і короткостроковий характер. Тривалі господарські зв'яз­ки — прогресивна форма матеріально-технічного постачання. У цьому випадку готелі мають можливість розвивати на довго­строковій основі співробітництво з постачальниками.

З класифікацією зв'язків на прямі та непрямі тісно пов'я­заний розподіл їх за формами організації постачання продукції. З цього погляду розрізняють транзитну і складську форми по­стачань.

При транзитній формі постачання матеріальні ресурси пе­реміщаються від постачальника до готелю прямо, минаючи проміжні бази і склади посередницьких організацій. Крім того, готель, отримуючи матеріал безпосередньо від постачальника, прискорює доставку і скорочує транспортно-заготівельні ви­трати. Однак її використання обмежене транзитними нормами відпуску, менше яких постачальник не приймає замовлення до виконання. Використання цієї форми постачання для матері­алів, в яких готель має невелику потребу, призводить до збільшення запасів і пов'язаних з цим витрат.

При складській формі матеріальні ресурси завозяться на склади і бази посередницьких організацій, а потім з них відван­тажуються безпосередньо готелям.

Транзитну форму доцільно застосовувати в тих випадках, коли готелю потрібні матеріальні ресурси у великих кількостях, що дає можливість відвантажувати їх вагонами або іншими за­собами транспорту.

При транзитній формі завезення значно знижуються ви­трати, і підвищується швидкість обігу, поліпшується викорис­тання транспортних засобів.

Складська форма постачання відіграє велику роль у за­безпеченні готелів невеликих розмірів. Вона дозволяє їм за­мовляти необхідні матеріали в кількостях менше встанов­леної транзитної норми, під якою розуміється мінімально припустима загальна кількість продукції, що відвантажуєть­ся підприємством-виготовлювачем готелю за одним замов­ленням. При складській формі постачання продукція зі складів посередницьких організацій може завозитися мали­ми партіями і з більшою частотою, що сприяє скороченню запасів матеріальних ресурсів у готелів. Однак у цьому ви­падку останні несуть додаткові витрати за складську пере­робку, зберігання і транспортування з баз посередницьких організацій.

Також у практиці світового господарства відомі кілька ме­тодів поставок матеріальних ресурсів, що забезпечують раціо­нальне постачання готелів матеріальними ресурсами. Найціка­віший з них — метод «точно вчасно» (just-in-time), вперше зап­ропонований однією з японських фірм. Сутність методу полягає в доставці матеріальних ресурсів безпосередньо в той момент, коли в них є необхідність, і в обсязі, розрахованому на конк­ретний відрізок часу. При цьому методі забезпечується ритміч­не, безперебійне постачання готелю матеріальними ресурсами та їх ефективне використання.

Слід також відзначити, що на даний час з розвитком техно­логій і формуванням відповідних альянсів спостерігається пев­ний підйом у сфері електронних закупівель для постачання ТМР готелів. Ця сфера є досить перспективною для готелів.

Шляхи економії і раціонального використання

матеріальних ресурсів у готельному господарстві

Економія і раціональне використання матеріальних ре­сурсів є одним з істотних факторів підвищення прибутковості готелю. Головними джерелами економії, застосування яких дозволяє зменшити витрати таких дорогих матеріальних ре­сурсів, як вода та електроенергія, є застосування нових техно­логій. Однак, варто помітити, що перед впровадженням таких систем необхідно зіставити витрати, що понесе у зв'язку з цим готель, з тими вигодами, що будуть отримані надалі. Але майже завжди (особливо, якщо розглядаються великі готелі) застосу­вання нових ресурсозберігаючих технологій окупається, тобто досягається значна економія ресурсів, що покриває витрати.

Також з метою економії різних інших видів матеріальних ресурсів доцільно замінювати ті з них, використання яких кош­тує дорого і нераціональне, новими видами.

Наприклад, кускове мило, можна замінити на краплин­не. Його вистачає на довший час і воно виглядає більш есте­тично.

Можна з впевненістю сказати, що процес пошуку нових можливостей і шляхів економії матеріалів — це деякою мірою процес творчий, що потребує від керівництва готелю не лише доброго знання нових технологій та матеріалів, що присутні на ринку, але також іноді й неординарних рішень, що ведуть до успіху.

Складання зразкового плану забезпечення готелю ТМР

Наприклад, у готелі 50 номерів (40 - одномісних і 10 - дво­місних); плановий коефіцієнт завантаження — 0,8.

Через те, що предмети гостинності змінюються щодня про­тягом усього перебування гостя в готелі, потреба в них може бути визначена на основі експлуатаційної програми на рік.

Експлуатаційна програма = Кількість місць-днів • Кзав

Кількість місць-днів = 60 • 365 = 21900 м.-дн.

Експлуатац. програма = 21900 • 0,8 = 17520 м.-дн.

Якщо планове завантаження готелю складає 17520 місць-днів, значить, і потреба в комплектах предметів гостинності складе 17520 комплектів.

Виходячи з планової потреби, а також статистичних даних про постачання в базовому році, розрахуємо розміри поточно­го, страхового і підготовчого запасу методом техніко-економі-чних розрахунків.

Для розрахунку поточного запасу скористаємося формулою (13.7):

Зпот = S tcp

Середньозважений інтервал поставок розраховується за формулою (13.8):

tcp = 518490:17290 = 30 днів.

Знайдемо потребу в матеріалах на 1 місяць (30 днів) = 30:2=15дн.

17520 /12 = 1460 шт.( потреба на 1 міс.)

1460:30=48,6 шт.(потреба на 1 день)

Зпот = S 1460 = 730 шт.

Отже, для безперебійного функціонування готелю в період між двома черговими поставками предметів гостинності, необ­хідно створити поточний запас у розмірі 730 комплектів.

Тепер, коли ми розрахували поточний запас, можна знай­ти страховий запас, що розраховується за допомогою формули:

Зстрах = 0,5 Зпот,

Зстрах = 0,5- 730 = 365 шт.

Тепер знайдемо страховий запас за допомогою формули (13.10):

Для забезпечення безперервності надання послуг страхо­вий запас приймається в розмірі 2у - (11,3 х 2 = 22,6)

22,6-48,6= 1099 шт.

Підготовчий запас звичайно приймається в розмірі 0,5— 1 дня, що необхідні для приймання та розпакування. Отже, цей запас дорівнюватиме потребі готелю в предметах гостинності на 1 день, тобто

17520/365 = 48 шт. (комплектів).

Знайдемо загальний запас, що розраховується як сума всіх трьох видів запасів (формула 13.12):

Ззаг = Зпот+Зстр+Зпідг

Ззаг= 730+1098,36+48 = 1877 шт.

Для того, щоб розрахувати величину завезення матеріалу ззовні, скористаємося формулою (13.16):

У = Рвеп + Знор — Зоч — Е

Зоч = Зф+Ноч-Воч                        (13.14),

де: Зф — фактичний залишок на перше число місяця, у яко­му розроблявся план постачання (звітні дані);

Ноч — очікуване надходження у готель за період від дати, на яку взятий фактичний залишок, і до початку планового пе­ріоду;

Воч — очікувана витрата за той же період.

Зф = 35 шт.

Зоч = 35+1500 - 1460 = 125 шт.

Ноч = 1500 шт.

Воч = 1460 шт.

У= 17520+ 1876,36- 125 = 19272 шт.

Аналогічним чином можуть бути розраховані і потреби в інших матеріальних ресурсах.

Як видно з вищевикладеного, значення матеріально-тех­нічного постачання для готелю дуже велике. Від його правиль­ної організації багато в чому залежить стан справ у готелі, якість обслуговування гостей. Інакше кажучи, це не лише забезпечує нормальну роботу готелю, але в сукупності з іншими якісними характеристиками його діяльності визначає його положення на ринку готельних послуг.

Шляхи підвищення ефективності управління

товарно-матеріальними ресурсами готелів

В умовах жорсткої конкуренції, економічної нестабіль­ності, нестачі вільних фінансових коштів раціональне та ефек­тивне управління товарно-матеріальними ресурсами (ТМР) має дуже велике значення для підтримки необхідного рівня конкурентоздатності підприємств індустрії гостинності, як з погляду забезпечення поточної діяльності в ринкових умовах (велика частина господарських операцій полягає в русі товарно-матер­іальних потоків), так і для досягнення стратегічних цілей у май­бутньому (вивільнення фінансових коштів для впроваджен­ня сучасних технологій, диверсифікованості готельних послуг). Це обумовлено колом факторів, які впливають на тенденції зро­стання даної складової в собівартості готельних послуг. Рух ТМР, що цілком залежить від рівня та ефективності управлін­ня даним потоком, визначає рівень ефективності операційної системи готельного комплексу, її технічного і технологічного розвитку. Тому проблеми, що виникають у процесі споживан­ня і виробництва ТМР, в остаточному підсумку виходять на одне з ключових місць і формують імідж готелю не лише на внутріш­ньому, але і на зовнішньому ринках.

Управління запасами — це функціональна діяльність, мета якої — привести загальну суму річних витрат на утримання за­пасів до мінімуму за умови забезпечення якісного обслугову­вання гостей. Згідно з іншим визначенням управління запаса­ми - це забезпечення і підтримка оптимальної кількості і типів фізичних ресурсів, необхідних для реалізації стратегічного пла­ну готелю.

Запаси виконують кілька важливих функцій, що сприяють гнучкості системи управління готелем, а саме: функцію нагро­мадження, функцію захисту від зміни цін та інфляції, функцію управління витратами за допомогою використання дисконта, що залежить від розміру замовлення на ТМР.

Загальна схема управління ТМР готельного комплексу бу­дується так:

1. Вибір постачальників.

2. Закупівлі.

3. Контроль за станом ціни і якості.

4. Розміщення товарів і матеріалів.

5. Переміщення товарів і матеріалів.

6. Надання готельної послуги.

7. Реалізація готельної послуги.

Важливість ефективного управління ТМР на всіх етапах діяльності готелю пояснюється тим, що готельна послуга як остаточний продукт характеризується незбереженням, не­відчутністю, а це значною мірою ускладнює процес її надання і робить управління ТМР готелю однією з найвідповідальніших і складних ланок у системі надання послуг, що має на меті за­доволення потреб кожного конкретного гостя в конкретний час, з постійною високою якістю. Тому надзвичайно важливим є розвиток і удосконалення системи управління ТМР у готелі. Ця система повинна підтримувати оптимальний рівень ТМР, оскільки якщо цей рівень буде нижчий від необхідного, мож­ливі втрати фінансових коштів, надлишковий рівень ТМР при­зведе до зростання витрат на їхнє обслуговування. У більшості випадків, через неефективне і нераціональне використання ТМР в готелях виникає недостача оборотних коштів і виникає необхідність залучення додаткових для їх нормального функц­іонування, що у свою чергу приводить до додаткових витрат.

Відповідно до проведених нами досліджень у 2,3,4-зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р. мало місце щорічне зростання витрат, пов'язаних з використанням різних матеріалів і товарів для надання основних і додаткових послуг:

• у 2-зіркових готелях збільшення витрат відбулося приблиз­но на 12%;

• у 3-зіркових готелях — приблизно на 16%;

• у 4- зіркових — приблизно на 25%.

Значення коефіцієнтів оборотності ТМР, розрахованих за даними наших досліджень подані в таблиці 13.2. Основний вплив на значення коефіцієнтів оборотності ТМР у 2,3,4- зірко­вих готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р. справила низь­ка заповнюваність і прибутковість номерного фонду готелів.

ТМР — один з найбільш дорогих активів більшості готелів, що складає 8-10% загальних коштів, які інвестуються в надан­ня готельних послуг. Витрати на ТМР готелів можна класифі­кувати так:

• капітальні витрати (витрати, пов'язані з вкладанням ка­піталу в ТМР);

Таблиця 13.2. Значення коефіцієнтів оборотності ТМР у 2,З,4-зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003р.

•  витрати, пов'язані з оформленням замовлень на ТМР (підготовка та оформлення заявок на закупівлю необхід­них товарів і матеріалів);

• витрати зберігання (складське господарство, приймання товарів і матеріалів на склад, видача зі складу і переміщен­ня у складському приміщенні);

• витрати, пов'язані із знецінюванням ТМР (зміна власти­востей товарів і матеріалів, дрібні крадіжки, фізичний і мо­ральний знос);

• витрати, пов'язані зі страхуванням;

• витрати, пов'язані з податками;

• інші витрати (витрати, пов'язані з терміновою закупівлею ТМР, витрати від скорочення виробництва і реалізації то­варів і послуг);

• витрати, пов'язані з розміщенням замовлень;

• витрати, пов'язані з перевіркою та аналізом замовлень. Управління ТМР складається з ряду відособлених процесів і функцій, що носять суперечливий характер. Кожен функціо­нальний підрозділ діє відповідно до поставлених перед ним мети, завдань і критеріїв щодо збільшення прибутку і мінімізації витрат у собівартості готельних послуг. У цих умовах виникає необхідність комплексного, системного підходу до оптимізації параметрів ТМР, що надасть можливість забезпечити реальне і постійне зростання ефективності роботи операційної системи готелю за допомогою постачальницько-збутових операцій як ключового елемента у виробничо-господарській діяльності го­телю.

Існують різні підходи і шляхи удосконалення і підвищення ефективності управління ТМР готелів. Ми виділимо два взає­модоповнюючих підходи її удосконалення. Перший підхід по­в'язаний з поліпшенням взаємодії між різними підрозділами і службами готелю за рахунок підвищення координації діяльності підрозділів у процесі управління ТМР, а також за рахунок по­ліпшення та удосконалення фінансово-постачальницько-виробничо-збутових процедур і операцій. Іншим напрямком є впровадження у виробничо-господарську діяльність готелів су­часних інформаційних технологій, що дозволяють оптимізувати і полегшити щоденне виконання обліку і контролю ТМР.

Завдяки першому підходу увага приділяється забезпечен­ню більш тісної взаємодії між усіма службами і підрозділами прямо або побічно пов'язаними з процесом управління ТМР у готелі. Тобто основна увага приділяється підвищенню ефектив­ності управління товарно-матеріальними потоками на всіх ета­пах: закупівля, виробництво і надання послуг. Цей підхід забез­печується за рахунок підвищення ефективності роботи основ­них служб і підрозділів у сфері управління ТМР, а також спеціалізованого підрозділу (служба матеріально-технічного постачання), що контролює рух товарно-матеріальних потоків від моменту закупівлі матеріалів до моменту надання послуг гостям, забезпечуючи постійний синтез виробничих і збутових планів, оперативно вирішуючи конфлікти і труднощі, які ви­никають на всіх стадіях управління ТМР. У рамках даної систе­ми поєднуються і взаємопов'язуються усі види діяльності з уп­равління ТМР готелю. Цей підхід орієнтований на підвищення ефективності використання товарно-матеріальних ресурсів у всьому ланцюзі — постачання та надання послуг, більше всього прийнятний для готелів. Варіант інтегрованої структури, що складається з шести функціональних блоків, поданий у табл. 13.3.

Таблиця 13.3 Етапи управління товарно-матеріальними ресурсами готелю

Ця модель інтегрованої системи управління ТМР готелю концентрує в собі завдання аналізу, організації, контролю, пла­нування, дослідження, координації і регулювання роботи опе­раційної системи готелю в області управління ТМР, за допомо­гою лінійних і функціональних підрозділів готелю, які мають певні завдання та функції. Для досягнення найбільшої ефек­тивності функції управління матеріальними ресурсами мають бути розподілені між лінійними і функціональними підрозді­лами готелю (фінансовий відділ, відділ матеріально-технічно­го постачання, юридичний відділ, служба управління номерним фондом, інженерно-технічна служба, планово-економічний відділ) для проведення єдиної політики в цій сфері.

Функції та завдання служби з управління ТМР (служби ма­теріально-технічного забезпечення)

Нормальне функціонування готелю в умовах ринку перед­бачає обов'язкове включення до функцій і завдань служби з уп­равління ТМР (служби матеріально-технічного забезпечення) дослідницько-аналітичної роботи, що полягає в аналізі якості матеріалів, які придбаваються, заміні одних матеріалів іншими, виборі постачальників на умовах тендеру. Також необхідна ком­плектація даної служби висококваліфікованими фахівцями, що здобули спеціальну підготовку із економічного аналізу і уп­равління ТМР. До завдань та функцій служби з управління ТМР входять:

• аналіз, економічне дослідження і систематичне вивчення усіх факторів, що впливають на ефективність управління ТМР у ланцюзі постачання ТМР — надання послуг;

• аналіз витрат виробництва і цін (виявлення причин зміни цін, зіставлення вартостей аналогічних послуг, вивчення витрат виробництва і прибутку постачальника);

• визначення можливості ресурсного забезпечення вироб­ництва;

•  вивчення впливу розташування готелів і складів поста­чальників на вартість покупних товарів і матеріалів;

•  оцінка різних методів відвантажень, класифікація ван­тажів, пошук більш економічних методів;

• приймання і перевірка заявок;

• забезпечення мінімальних витрат по кожному виду товарів і матеріалів, конкретні споживчі властивості яких перед­бачається використовувати;

• аналіз витрат та їх облік;

•  дослідження, що здійснюються з метою удосконалення форм і змісту документів (документообігу), спрощення роботи з обліку;

• аналіз продуктивності праці (вибір і встановлення показ­ників продуктивності праці);

• аналіз впливу мотивації на рівень продуктивності;

• організація зберігання ТМР (зберігання готових виробів, контроль запасів готової продукції, отримання сировини і матеріалів, організація зберігання матеріалів у готелі). Нижче наведемо основні завдання і напрямки роботи ос­новних служб і підрозділів готелю в процесі взаємодії зі служ­бою матеріально-технічного забезпечення.

Служба маркетингу здійснює дослідження ринку збуту; проектування готельних послуг; аналіз потреб клієнтів і ефек­тивності обслуговування гостей; отримання статистичної інформації про споживані матеріали; дослідження ринку товарів і матеріалів; аналіз ефективності закупівельних операцій.

Інженерно-технічна служба здійснює аналіз заявок і вироб­лення варіантів, за якими можуть бути отримані більш сприятливі варіанти цін по певних групах товарів і матеріалів; якісно-вартісний аналіз товарів і матеріалів, що купуються (пошук більш економічних товарів і матеріалів, дослідження їхнього призначення і технічних характеристик); поширення відповід­них відомостей; проведення круглих столів за участю представ­ників різних служб і обслуговуючого персоналу для стимулю­вання формування нових ідей з метою сприяння зниженню витрат, пов'язаних з використанням ТМР.

Юридичний відділ здійснює відповідну інтерпретація дію­чих і нових законодавчих актів і розпоряджень, що стосуються питань формування ціни на ТМР і надання знижок.

Бухгалтерія здійснює аналіз найбільш раціональних форм і термінів оплати ТМР.

Фінансовий відділ здійснює загальноекономічний аналіз; вивчає вплив циклів економічного розвитку на потребу готелю в матеріалах; досліджує загальні тенденції руху цін на ТМР; до­сліджує вплив економічних змін на діяльність постачальників і конкурентів.

Плановий відділ здійснює стратегічне, тактичне та опера­тивне планування потреби готелю у різних групах товарів і ма­теріалів; деталізацію довгострокового планування.

Застосування сучасних інформаційних технологій на основі штрихового кодування дозволяє оптимізувати і полегшити що­денне виконання обліку і управління ТМР і надання послуг; підвищити ефективність взаємодії і взаємозв'язку між різними службами готелю; підвищити продуктивність і ефективність операційної системи готелю в цілому; зменшити кількість по­милок, що з'являються у економічній діяльності готелю; полег­шити контроль і облік (управління) ТМР готелю.

Розглянемо основні елементи і принципи побудови даної системи з використанням сучасних технологій штрихового ко­дування (автоматизованих за допомогою застосування у діяль­ності готелю активних контрольно-касових машин (Post- тер­міналів), сканерів, штрих-кодів, етикеткових принтерів і пор­тативних терміналів збору необхідної інформації)  Для побудови подібної системи необхідна наявність в готелі розгалуженої ком­п'ютерної мережі, яка повинна інтегрувати в собі:

• місця для введення та отримання інформації від різних функціональних підрозділів готелю (економічний відділ,

бухгалтерія, фінансовий відділ, плановий відділ, служба матеріально-технічного забезпечення, відділ маркетингу, інженерно-технічна служба, юридичний відділ);

• місця для введення та отримання інформації від різних струк­турних підрозділів готелю, що надають клієнтам різні послу­ги і товари (номерний фонд, служба портьє, казино, гаражна служба, оздоровчий центр, складське господарство).

Розглянемо основні моменти функціонування цієї систе­ми. При прийомі товарно-матеріальних цінностей, що на­дійшли, або їх відпусканні на початковому етапі здійснюється маркування товару лінійним штрих-кодом. Дана операція здійснюється централізовано на складі при надходженні ТМР і передачі їх до різних підсистем готелю. Штрих-код містить внут­рішню необхідну інформацію, зокрема номер складу і код то­вару. При передачі товару зі складу до функціональних підрозділів і служб готелю, що беруть особисту участь у наданні послуг, на відповідний Post-термінал надсилаються всі не­обхідні дані (відбувається переміщення товару одночасно з інформацією в реальному режимі часу). З пост-терміналів інформація про використання або реалізацію різних товарів і матеріалів надходить на сервер комп'ютерної інформаційної системи. З сервера необхідна інформація про товаропотік над­ходить до різних відділів готелю, де здійснюється її використан­ня та обробка. На підставі внутрішньої і зовнішньої інформації (співвідношення якості товару та його ціни, надійність поста­чальника, умови платежу) дирекція готелю здійснює вибір по­стачальників і способи постачання різних матеріалів і товарів.

 Рівень ефективності управління ТМР готелю є одним з ви­значальних чинників для підвищення рівня якості його послуг. Створення в готелі сучасних систем управління ТМР дає мож­ливість підвищити його рентабельність і конкурентоздатність, а також збільшити його завантаження.