5.5. Необходимость письменного двустороннего акта об оказании услуг

Прежде чем говорить об оформлении акта приемки результатов оказания услуг, необходимо подчеркнуть различия между категориями "услуга" и "работа".

Работа включает действия и их материальный результат, а под услугами, как правило, понимаются действия как таковые.

Примером выполнения работ является, например, строительство здания, а оказанием услуг - соответственно, его ремонт.

Для подтверждения обоснованности расходов по договорам возмездного оказания услуг необходимо оформлять смету (расчет стоимости работ или услуг), а также двусторонний письменный акт приемки результатов работ или услуг (п.3 ст.709, п.2 ст.720, 783 ГК).

Если предметом договора является юридическое или фактическое действие (поручение, комиссия, агентирование), подтверждением обоснованности платежей может служить отчет поверенного, комиссионера, агента, а также извещение комиссионера о реализации принадлежащего комитенту имущества (имущественных прав).

Обратите внимание, Гражданский кодекс РФ (ст.999) вменяет в обязанность комиссионера представить комитенту отчет, а Налоговый кодекс РФ (п.3 ст.271 НК РФ и ст.316 НК РФ) - извещение о реализации принадлежащего комитенту имущества (имущественных прав).

В связи с этим целесообразно включить в текст договора комиссии условие о представлении комиссионером в течение трех дней по окончании отчетного периода, в котором комиссионер реализовал имущество комитента, извещения о реализации принадлежащего комитенту имущества (имущественных прав).

В данном случае извещение будет является первичным документом налогового учета, подтверждающим правильность исчисления налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Поэтому рекомендуем в приложении к приказу по учетной политике для целей налогообложения утвердить форму такого извещения, содержащую реквизиты, предусмотренные ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Итак, услуги признаются оказанными в момент подписания сторонами двустороннего акта об оказании услуг или в момент подписания заказчиком иного документа, свидетельствующего об оказании услуг.

В ходе исполнения договора следует вести учет объемов услуг, времени их оказания.

Промежуточный и (или) окончательный результат оказания услуги необходимо определять в двустороннем акте, исходя из установленной договором формы учета (затраченное время на оказание услуги, реализованный объем услуг и т.п.). Расчеты по указанным договорам должны производиться исходя из результатов, отраженных в двустороннем акте.

Согласно рекомендациям Минфина России, данным в письме от 20 апреля 2000 г. N 04-02-05/1, акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг.

Таким образом, факт оказания услуг подтверждается двусторонним актом, в котором должна указываться самая подробная информация, например:

- ссылка на договор,

- место оказания услуг;

- указание на внутрипортового экспедитора, погрузчика, российского отправителя, фактического морского перевозчика, экспортера, декларанта по экспортируемому товару, иностранного получателя товара,

- название судна;

- страна назначения;

- наименование перевозимого груза;

- номера контейнеров;

- номера пломб;

- полное наименование услуги (или перечень оказанных услуг);

- последовательность дат оказания услуг или период оказания услуг;

- дата подписания акта;

- установленная сторонами стоимость услуг;

- указание на то, что заказчик не имеет претензий к качеству оказанных услуг и согласен с выставленной суммой.

Как показывает практика, нередко возникает необходимость следующей записи в текст акта: "Стороны соглашаются, что данный акт является неотъемлемой частью договора на оказание услуг от "__" ___ 2003 г. N __".

Составление акта об оказании услуг необходимо в следующих ситуациях:

- когда факт оказания услуг нельзя определить или подтвердить на основании иных документов, оформление которых предусмотрено договором или иными нормативно-правовыми актами;

- когда необходимо установить факт отсутствия у сторон претензий, связанных с исполнением договора.

Обратите внимание, что такой акт включен в Перечень документов, подтверждающих выполнение работ, предоставление услуг и прав на результаты интеллектуальной деятельности при совершении внешнеторговых сделок, утвержденный Минвнешэкономсвязи РФ (от 1 июля 1997 г. N 10-83/2508), ГТК РФ (от 8 июля 1997 г. N 01-23/13044), ФСВЭК (от 3 июля 1997 г. N 07-26/3628).

Как показывает аудиторская практика, налоговые органы в ходе проверки исполнения договоров возмездного оказания услуг требуют наличия подписанного сторонами акта об исполнении обязательства, а также итогового документа (как правило, в виде отчета) о выполненной работе.

Требование налоговых органов о необходимости предоставления документа, письменно фиксирующего исполнение обязательства, то есть факт оказания услуг, основано на норме п.1 ст.252 НК РФ.

Госкомстатом России не разработана унифицированная форма акта приемки-передачи услуг, в связи с чем организация, оказывающая услуги, вправе самостоятельно разработать форму такого документа и утвердить ее в приложении к приказу по учетной политике. Разработанная форма акта должна отвечать требованиям к первичным документам, установленным п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 30 июня 2003 г. N 86-ФЗ).

Пример 4

ООО "Ирика" заключило договор с юридической фирмой о юридическом консультационном обслуживании, согласно которому Исполнитель предоставляет юридическое консультационное обслуживание Заказчику по конкретным вопросам (проектам) после получения соответствующих поручений Заказчика, а также обеспечивает выполнение иных видов правовой работы, которые необходимы для осуществления уставной деятельности Заказчика.

Условиями договора предусмотрено, что оплата услуг производится исходя из того, что почасовые ставки специалистов Исполнителя составляют следующее количество условных единиц (условная единица соответствует рублевому эквиваленту одного доллара США по курсу ЦБ РФ на день оплаты):

старший партнер 500;

партнер 400;

эксперт 200;

старший юрисконсульт 150;

юрисконсульт 100.

Почасовые ставки специалистов Исполнителя не включают налог на добавленную стоимость. Оплата услуг производится путем перечисления на банковский счет Исполнителя акцептованной Заказчиком суммы в российских рублях по курсу ЦБ РФ на день оплаты.

ООО "Ирика" был представлен отчет о юридических услугах, предоставленных за период с 1 по 31 октября 2003 г. в соответствии с заключенным договором следующего содержания.

Отчет

о юридических услугах, предоставленных

за период с 1 по 31 октября 2003 г.

 31 октября 2003 г. N 08ю-156/45                                 г.Москва

     В соответствии с условиями договора от 22 сентября 2003 г. N  345/26

за период с 1 по  31  октября  2003  г.  Юридической  фирмой  проводилась

следующая работа по юридическому сопровождению деятельности ООО "Ирика".

     1.  Встречи  по  юридическим,  налоговым   и   таможенным   аспектам

прохождения танкеров через Каспий и работы танкеров на Каспии:

     старший партнер 12 ч.;

     партнер 10 ч.;

     эксперт 6,5 ч.

     2. Консультирование по вопросам формирования  комплекта  документов,

необходимых для оформления купли-продажи недвижимости в ЦАО РУ "Якиманка"

г.Москвы:

     старший юрисконсульт 7 ч.

     ООО "Ирика"                                        Юридическая фирма

     М.П.                                               М.П.

Согласно рекомендациям Минфина России, данным в письме от 20 апреля 2000 г. N 04-02-05/1, акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг.

Таким образом, факт оказания услуг подтверждается двусторонним актом, фиксирующим конкретный перечень и стоимость оказанных услуг.

Пример 5

Организация намерена заключить договор на услуги по реализации информационной продукции WordNews (еженедельный аналитический бюллетень) за период с 1 июля 2003 г. по 31 июля 2004 г.

Электронная рассылка www.WordNews.ru. Проектом договора предусматривается выставление одного акта приемки-сдачи оказанных информационных услуг и одного счета-фактуры за весь период обслуживания по окончании действия договора, охватывающий как второе полугодие 2003 г., так и первое полугодие 2004 г.

В данном случае речь идет по существу об абонентском информационном обслуживании, период действия которого установлен с 1 июля 2003 г. по 31 июля 2004 г., то есть охватывает два налоговых периода - 2003 и 2004 гг. - и несколько отчетных периодов. Кроме того, еженедельный аналитический бюллетень WordNews согласно Закону РФ от 27 декабря 1991 г. N 2124-1 "О средствах массовой информации" (в ред. от 25 июля 2002 г. N 116-ФЗ) признается периодическим печатным изданием.

В соответствии с п.3 ст.14 Федерального закона "О бухгалтерском учете" и п.29 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н организация должна составлять бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал и год нарастающим итогом с начала отчетного года, а представлять ее в налоговую инспекцию ежеквартально.

В связи с этим данные затраты подлежат включению в бухгалтерскую и налоговую себестоимость услуг организации по мере истечения периодов обслуживания, то есть ежемесячно.

В связи с этим в договор на услуги по реализации информационной продукции WordNews необходимо включить пункт следующего содержания:

"Услуги по реализации информационной продукции WordNews, передаваемой Исполнителем по электронной почте, подтверждаются ежемесячно (за каждый календарный месяц) путем составления акта сдачи-приемки оказанных услуг по распространению информации и счета-фактуры".