ГЛАВА 6
К оглавлению1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ ПО ПРОЕКТУ
Успешное планирование проекта и его выполнение зависит от руководителя проекта и рабочей группы. Создание эффективно работающей группы - это в одинаковой степени и искусство, и наука. В сущности, это можно назвать мастерством. Чтобы создать эффективно работающую группу, необходимо принимать во внимание не только техническую квалификацию руководителя проекта и членов рабочей группы, но также их критические роли и взаимоотношения между ними. Выбор руководителя проекта и членов группы не будет совершенным - в любом решении по кадровым вопросам всегда присутствует риск. В этой главе мы:
расскажем о важных качествах, которыми должны обладать руководитель проекта и эффективно работающая группа,
приведем контрольный список, который поможет вам при выборе и, наконец,
предложим инструкции по организации проекта в фирме.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К ПЕРСОНАЛУ: ВЫБОР РУКОВОДИТЕЛЯ ПРОЕКТА
Руководитель проекта - это один из самых важных сотрудников в проекте. Этот человек играет главную роль в планировании и выполнении проекта. Руководитель проекта также является "лицом" проекта в своей организации и для внешних групп. Гарольд Керзнер (Harold Kerzner, 1982) утверждает, что, поскольку роль и ответственность руководителя проекта столь велики, ответственность за его выбор должна лежать на администрации высшего уровня. В больших организациях обычно создается группа (или комитет), цель которой - помочь выбрать руководителя проекта из ряда кандидатов на эту должность. Этот комитет должен:
использовать ряд критериев отбора, среди которых не только профессиональная квалификация претендентов, но и критерии, направленные на достижение таких целей, как технические требования конечного продукта/услуг и получение прибыли;
получить предписания администрации корпорации относительно стратегии при выборе руководителя проекта;
запрашивать и получать поддержку администрации корпорации в процессе отбора.
Если вы - руководитель проекта или если перед вами стоит задача нанять его, эта глава может помочь вам упорядочить свои идеи касательно отбора и организационной процедуры для руководителя проекта и рабочей группы перед тем, как вы приступите к этой работе.
Время, затрачиваемое на выбор руководителя проекта, может быть разным. В более крупных организациях руководитель проекта может быть назначен после того, как задание, дающее "ход" проекту, подписано администрацией высшего уровня. Необходимо помнить одно правило: "Чем раньше руководитель и рабочая группа вовлекаются в планирование проекта, тем больше они совершат для его осуществления." (Это касается также и других работников организации, чьи силы и опыт необходимы для реализации проекта.)
Главная цель при выборе руководителя проекта - назначить на эту должность человека опытного, компетентного и способного получить конечную продукцию или услуги при соблюдении запланированных временного графика и финансовой сметы и в соответствии с техническим заданием. С этой точки зрения все основные качества эффективно работающего руководителя проекта можно отнести к одной из следующих пяти категорий:
Образование и опыт
Лидерство и стратегическое мышление
Техническая компетентность
Умение работать с людьми
Доказанные способности к управлению
Ряд хороших характеристик только по какой-либо одной категории не может быть достаточным основанием для найма на должность руководителя проекта. Перечисленные здесь категории обеспечивают сбалансированный набор основных характеристик для оценки кандидата. С помощью контрольного списка для проверки качества выбора руководителя проекта, приведенного в конце данной главы, можно детально рассмотреть те характеристики, сводка по которым приведена ниже.
Образование и опыт будущего руководителя проекта должна соответствовать характеру и требованиям проекта. Как говорится, "капля опыта может перевесить тонну теории". Итак, цель - назначить руководителем того, кто может выполнить работу в рамках выделенных средств. Руководитель проекта должен иметь хорошее базовое образование в дополнение к опыту работы в данной области. На практике вы должны искать кандидата, который показывает приемлемое сочетание фундаментальных знаний, аналитического мышления, теории управления и опыта практической работы.
Лидерство и стратегическое мышление
Руководитель проекта - это лидер, который помогает разрабатывать, координировать, контролировать и выполнять план работ. Руководитель проекта остается "на руле" до тех пор, пока не достигнут этап сдачи конечной продукции по проекту. Руководящая роль и стратегическое мышление означают способность представлять себе и реально воплощать "общую картину", или все стадии планирования и осуществления проекта, в то время, когда идет работа над отдельными задачами. Это означает способность видеть лес за деревьями. Стратегическое мышление также предполагает способность формулировать "наводящие вопросы", которые контролируют промежуточные цели и запланированный конечный результат по всему критическому пути. Руководитель проекта должен уметь отделить стратегические размышления, планирование и решения от тактических или текущих аспектов проекта. И снова повторим, что умение кандидата ориентироваться на конечный результат есть один из лучших показателей того, что он способен к стратегическому планированию и к осуществлению проекта.
Нет ни одного руководителя проекта, техническая подготовка которого была бы столь совершенна, что позволяла бы ему до тонкостей разбираться во всех технических вопросах, возникающих при выполнении сложного проекта. Однако вы ищете человека, который в состоянии контролировать, оценивать и принимать правильные решения по техническим проблемам, связанным с проектом. Руководитель проекта, следовательно, должен иметь технический опыт, который состоит в обладании знаниями и навыками как в области, связанной с поднятыми в проекте проблемами, так и в области управления проектами, в средствах и умении управлять им. Керзнер (1982) установил, что требуемая специальная подготовка - и здесь мы фокусируем внимание на инженерных проектах - должна включать в себя:
Знание используемых в проекте технологий
Знание технических инструментов и методов
Знание соответствующих рынков, заказчиков и требований
Знание о применениях продукции
Знание тенденций развития технологии
Знакомство со смежными техническими областями
Знакомство со людьми, составляющими часть "технического сообщества"
Каков бы ни был характер проекта, руководители проекта должны иметь опыт работы в одной из его основных областей, будь то строительство, технология, аппаратное или программное обеспечение, методы обучения или подготовка конференций. Руководители проекта должны разбираться в рынках, клиентуре и технологии, касающихся проекта; они должны быть связаны с кругом профессионалов в своей сфере деятельности. Как может показаться на первый взгляд, приведенный ниже контрольный список требует от кандидата такого совершенства и компетентности, что не найдется никого, достойного стать руководителем проекта; поэтому помните, что это общее руководство.
Руководитель проекта должен уметь:
заинтересовывать, внушать, ободрять и обучать;
внимательно выслушивать предложения и поддерживать "обратную связь"
настойчиво - но не агрессивно или покорно - соотносить с другими и выделять среди других чувства, потребности, заботы и межличностные конфликты, связанные с проектом;
предотвращать, а также разрешать конфликты;
сообщать жесткие решения, даже если они задевают интересы других; и
проявлять гибкость - правильно вести себя в различных ситуациях (уметь хорошо играть разные роли).
Минтцберг (Mintzberg 1973) выделяет такие роли, как формальный лидер; лицо, связывающее команду в одно целое; распространитель информации; посредник по найму рабочей силы; лицо, участвующее в переговорах; лицо, разрешающее конфликты; и, наконец, лицо, распределяющее ресурсы. Другие важные роли: политик, торговый агент, поверенный в делах, помощник, контролер и советник. Признаки умения работать с людьми включают в себя благоприятные отзывы работников, которые работали вместе или под руководством кандидата над успешно закончившимся предыдущим проектом.
Доказанные на практике способности к управлению
Прошлое - один из лучших указателей будущего. Способность управлять, очевидно, состоит в том, чтобы получить конечный продукт или услуги, оставаясь при этом в установленных пределах по финансам, времени и ресурсам. Чтобы добиться этого, руководитель проекта должен владеть основами управления, то есть понимать, как следует организовывать работу, определять потребность в персонале, формулировать потребности проекта, взаимодействовать с другими уровнями руководства, связывать цель проекта с деятельностью предприятия и, наконец, награждать и наказывать служащих.
Другой практический способ подбора способных администраторов заключается в поиске лиц, которые могут:
руководить предпринимателями,
использовать организационные средства, не делая их чрезмерно бюрократическими,
эффективно и удобно осуществлять в больших организациях взаимодействие с вышестоящими, нижестоящими и равными по рангу
дать, а также и взять кредит для выполняемых заданий.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К ПЕРСОНАЛУ: ПОДБОР РАБОЧЕЙ ГРУППЫ
Если руководитель проекта уже найден, он может помочь выбрать персонал, который составит ядро рабочей группы. Выбор рабочей группы зависит от ряда факторов:
от задачи и целей проекта
от характера работы, которая должна быть сделана
от квалификации, необходимой для найма, назначения, получения полномочий, контроля, связи и выполнения требуемой работы на каждом из этапов проекта
наличия соответствующих кадров в организации, где будет выполняться проект
Чтобы найти членов рабочей группы, пользуются такими же критериями, как при выборе ее руководителя. Меньший акцент делается на способность к стратегическому мышлению и больший - на конкретную специализацию. Важной является способность к общению, а перечисленные выше характеристики можно использовать и в этом случае, правда, с меньшим акцентом на функции лидера и формального лидера.
В качестве части наших рекомендаций по управлению проектами мы составили список качеств члена рабочей группы, который нашли удачным, в частности, инженеры - специалисты по высоким технологиям. Независимо от характера проектов, из опыта разных рабочих групп родился следующий список:
способность посвятить себя проекту и его выполнению
способность передавать и делить права и ответственность
гибкость; способность переходить от одного вида работы к другому в зависимости от графика работ и необходимости
компетентность в данной области
готовность признавать ошибки и погрешности и принимать замечания
ориентированность на выполнение задачи
способность к пониманию планов и работе в соответствии с графиками и лимитом ресурсов; готовность к сверхурочной работе, если необходимо
способность доверять, помогать другим и принимать помощь
умение быть игроком в команде, а не героем-одиночкой
предприимчивость, но при этом восприятие советов и предложений
способность работать с двумя и более начальниками
способность работать без и вне формальных иерархий и систем полномочий
знания и опыт в области средств управления проектами
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТА И ВЫДЕЛЕНИЕ РАБОЧИХ ПЛОЩАДЕЙ
Теперь, когда руководитель проекта и рабочая группа готовы приступить к осуществлению проекта, как они будут организованы и где они будут располагаться? Нет единого, оптимального во всех случаях, способа организовать проект. В зависимости от характера проекта, необходимых ресурсов, а также от того, с кем и как часто необходимо взаимодействовать, будут определяться формы организации и положение проекта в более крупной организации. Возможно, Ваш проект не будет зависеть от более крупной организации, или Вы планируете работать отдельно от организации. В таком случае вопрос организации работ менее сложен.
Часто проектное бюро или "офис для проекта" (Kerzner, 1982) организуется и управляется руководителем проекта. Рабочая группа состоит из служащих, обеспечивающих работу бюро, и непосредственных исполнителей проекта. Проектное бюро является основным местом, где работники могут взаимодействовать с клиентами и с другими подразделениями организации.
Если Вы должны связать свой проект с более крупной организацией, Мередит и Ментел (Meredith and Mantel, 1989) предлагают следующие критерии для определения положения в организации:
Составьте список главных ожидаемых результатов проекта, упорядочив его по целям.
Составьте список ключевых задач, упорядочив его по целям, и определите для каждой задачи организационные единицы, которые будут ее решать.
Разделите ключевые задачи на рабочие задания.
Определите, какие подразделения организации необходимо привлечь в проект для выполнения рабочих заданий, и какие из них будут тесно сотрудничать с другими исполнителями.
Составьте список характерных особенностей проекта (технологии, персонал и т.д.).
Выберите структуру и местонахождение в соответствии с проведенным выше анализом.
Имея в виду эти рекомендации, руководитель проекта может затем распределить членов рабочей группы по разным рабочим участкам в организации, не советуясь с руководителями этих участков. Однако, если руководитель проекта решает организовать рабочую группу совместно с другими организационными единицами, это должно быть сделано с разрешения высшей администрации. Помните, что цель заключается в том, чтобы завершить проект вовремя, в рамках сметы и в соответствии с техническими условиями. Организация и размещение проекта являются средствами для достижения этой цели; но сами по себе они не обеспечивают ее достижения.
Не существует единого, простого и всегда верного способа организовать рабочую группу. Ключ к успеху это гибкость, а работа внутри и вне организационных единиц является нормой. Именно руководитель проекта вместе с рабочей группой разрабатывает и систему взаимоотношений, и письменные контракты, что помогает распределить производственные роли и ответственность.
Контрольный список для проверки качества выбора руководителя проекта
ДА ИЛИ НЕТ
Руководитель проекта
__1. достаточно опытен в области, связанной с проектом, чтобы принять на себя ответственность за успешное выполнению проекта по графику, в рамках сметы и в соответствии с техническими условиями;
__2. обладает стратегической способностью представлять себе общую картину и делать правильные умозаключения о ходе всего проекта на любом из его этапов;
__3. является достаточно компетентным технически, чтобы оказывать помощь при разработке и реализации плана всего проекта;
__4. умеет общаться с персоналом и достаточно опытен, чтобы вдохновлять, побуждать, наказывать, разрешать конфликты, находить компромиссы между конкурирующими интересами и достойно представлять проект как перед руководителями корпорации, так и в других случаях;
__5. проявляет следующие способности и качества: гибкость; инициативность; энергичность; организованность; бдительность; понятливость; самодисциплину; умение слушать собеседника; способность блестяще решать проблемы; искушенность в политике; уравновешенность; чуткость; политический здравый смысл; соблюдение правил этики; способность представлять идеи или планы; способность выражать энтузиазм; бодрость; умение быть наставником; ораторские способности и умение держаться как перед правлением, так и среди рядовых членов коллектива; умение действовать в чрезвычайных ситуациях.
__6. проявляет способность действовать эффективно и быстро в следующих ролях:
формальный лидер; лицо, связывающее команду в одно целое; распространитель информации; контролер; оратор; посредник по найму рабочей силы; лицо, разрешающее конфликты; лицо, прекращающее беспорядки; лицо, распределяющее ресурсы и лицо, участвующее в переговорах.
__7. проявляет умение и опыт в таких вопросах, как понимание и взаимодействие с клиентами и конечными потребителями, ведение собраний, ведение переговоров по контрактам, понимание всех стадий стратегического и технического планирования, составление сметы, получение и распределение ресурсов; умеет завязывать и прекращать профессиональные и личные отношения; разбирается в сложных организационных, групповых и межличностных спорах и проблемах; способен признавать свои ошибки и погрешности; признает и приветствует достижения других сотрудников.
Контрольный список проверки качества подбора рабочей группы
ДА ИЛИ НЕТ
Члены рабочей группы
__1. принимают на себя обязательство участвовать в планировании и выполнении проекта на всех его этапах;
__2. имеют специальную подготовку в своей области, чтобы способствовать успешному завершению проекта по графику, в рамках сметы и в соответствии с техническими условиями;
__3. понимают и принимают принципы и способы руководства проектом;
__4. способны делиться информацией и опытом с коллегами по работе, сообща разрешать конфликты, ставить и решать задачи вместе с другими, умеют выслушать собеседника, выполнять и отдавать распоряжения, не тратя времени на лишнее обсуждение, могут тесно взаимодействовать друг с другом;
__5. способны работать с двумя и более начальниками;
__6. инициативны и предприимчивы, но не являются эгоистами;
__7. гибки;
__8. ответственны и умеют признавать как свои ошибки, так и свои достижения;
__9. разделяют награды и неудачи;
__10. готовы передавать свои полномочия и принимать на себя новые обязанности; и
__11. умеют хорошо работать и в чрезвычайных ситуациях, и при изменении сроков.
Окончательный тест для выбора руководителя проекта и рабочей группы
Рабочая группа руководителя проекта создается, когда:
Высшая администрация корпорации проводит соответствующую политику, назначает процедуру или издает распоряжение о выборе/найме руководителя проекта и рабочей группы.
Высшая администрация корпорации получает необходимую информацию и непосредственно участвует в процессе выбора.
Высшая администрация корпорации нанимает или выбирает руководителя проекта и членов рабочей группы и извещает о назначениях на должности.
Создается и размещается "проектное бюро", взаимодействующее с более крупной организацией.
Администрация корпорации объявляет о создании и поддержке организационного подразделения и уровней полномочий для рабочей группы.
Руководитель проекта и члены рабочей группы начинают выполнение проекта.
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ ПО ПРОЕКТУ
Успешное планирование проекта и его выполнение зависит от руководителя проекта и рабочей группы. Создание эффективно работающей группы - это в одинаковой степени и искусство, и наука. В сущности, это можно назвать мастерством. Чтобы создать эффективно работающую группу, необходимо принимать во внимание не только техническую квалификацию руководителя проекта и членов рабочей группы, но также их критические роли и взаимоотношения между ними. Выбор руководителя проекта и членов группы не будет совершенным - в любом решении по кадровым вопросам всегда присутствует риск. В этой главе мы:
расскажем о важных качествах, которыми должны обладать руководитель проекта и эффективно работающая группа,
приведем контрольный список, который поможет вам при выборе и, наконец,
предложим инструкции по организации проекта в фирме.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К ПЕРСОНАЛУ: ВЫБОР РУКОВОДИТЕЛЯ ПРОЕКТА
Руководитель проекта - это один из самых важных сотрудников в проекте. Этот человек играет главную роль в планировании и выполнении проекта. Руководитель проекта также является "лицом" проекта в своей организации и для внешних групп. Гарольд Керзнер (Harold Kerzner, 1982) утверждает, что, поскольку роль и ответственность руководителя проекта столь велики, ответственность за его выбор должна лежать на администрации высшего уровня. В больших организациях обычно создается группа (или комитет), цель которой - помочь выбрать руководителя проекта из ряда кандидатов на эту должность. Этот комитет должен:
использовать ряд критериев отбора, среди которых не только профессиональная квалификация претендентов, но и критерии, направленные на достижение таких целей, как технические требования конечного продукта/услуг и получение прибыли;
получить предписания администрации корпорации относительно стратегии при выборе руководителя проекта;
запрашивать и получать поддержку администрации корпорации в процессе отбора.
Если вы - руководитель проекта или если перед вами стоит задача нанять его, эта глава может помочь вам упорядочить свои идеи касательно отбора и организационной процедуры для руководителя проекта и рабочей группы перед тем, как вы приступите к этой работе.
Время, затрачиваемое на выбор руководителя проекта, может быть разным. В более крупных организациях руководитель проекта может быть назначен после того, как задание, дающее "ход" проекту, подписано администрацией высшего уровня. Необходимо помнить одно правило: "Чем раньше руководитель и рабочая группа вовлекаются в планирование проекта, тем больше они совершат для его осуществления." (Это касается также и других работников организации, чьи силы и опыт необходимы для реализации проекта.)
Главная цель при выборе руководителя проекта - назначить на эту должность человека опытного, компетентного и способного получить конечную продукцию или услуги при соблюдении запланированных временного графика и финансовой сметы и в соответствии с техническим заданием. С этой точки зрения все основные качества эффективно работающего руководителя проекта можно отнести к одной из следующих пяти категорий:
Образование и опыт
Лидерство и стратегическое мышление
Техническая компетентность
Умение работать с людьми
Доказанные способности к управлению
Ряд хороших характеристик только по какой-либо одной категории не может быть достаточным основанием для найма на должность руководителя проекта. Перечисленные здесь категории обеспечивают сбалансированный набор основных характеристик для оценки кандидата. С помощью контрольного списка для проверки качества выбора руководителя проекта, приведенного в конце данной главы, можно детально рассмотреть те характеристики, сводка по которым приведена ниже.
Образование и опыт будущего руководителя проекта должна соответствовать характеру и требованиям проекта. Как говорится, "капля опыта может перевесить тонну теории". Итак, цель - назначить руководителем того, кто может выполнить работу в рамках выделенных средств. Руководитель проекта должен иметь хорошее базовое образование в дополнение к опыту работы в данной области. На практике вы должны искать кандидата, который показывает приемлемое сочетание фундаментальных знаний, аналитического мышления, теории управления и опыта практической работы.
Лидерство и стратегическое мышление
Руководитель проекта - это лидер, который помогает разрабатывать, координировать, контролировать и выполнять план работ. Руководитель проекта остается "на руле" до тех пор, пока не достигнут этап сдачи конечной продукции по проекту. Руководящая роль и стратегическое мышление означают способность представлять себе и реально воплощать "общую картину", или все стадии планирования и осуществления проекта, в то время, когда идет работа над отдельными задачами. Это означает способность видеть лес за деревьями. Стратегическое мышление также предполагает способность формулировать "наводящие вопросы", которые контролируют промежуточные цели и запланированный конечный результат по всему критическому пути. Руководитель проекта должен уметь отделить стратегические размышления, планирование и решения от тактических или текущих аспектов проекта. И снова повторим, что умение кандидата ориентироваться на конечный результат есть один из лучших показателей того, что он способен к стратегическому планированию и к осуществлению проекта.
Нет ни одного руководителя проекта, техническая подготовка которого была бы столь совершенна, что позволяла бы ему до тонкостей разбираться во всех технических вопросах, возникающих при выполнении сложного проекта. Однако вы ищете человека, который в состоянии контролировать, оценивать и принимать правильные решения по техническим проблемам, связанным с проектом. Руководитель проекта, следовательно, должен иметь технический опыт, который состоит в обладании знаниями и навыками как в области, связанной с поднятыми в проекте проблемами, так и в области управления проектами, в средствах и умении управлять им. Керзнер (1982) установил, что требуемая специальная подготовка - и здесь мы фокусируем внимание на инженерных проектах - должна включать в себя:
Знание используемых в проекте технологий
Знание технических инструментов и методов
Знание соответствующих рынков, заказчиков и требований
Знание о применениях продукции
Знание тенденций развития технологии
Знакомство со смежными техническими областями
Знакомство со людьми, составляющими часть "технического сообщества"
Каков бы ни был характер проекта, руководители проекта должны иметь опыт работы в одной из его основных областей, будь то строительство, технология, аппаратное или программное обеспечение, методы обучения или подготовка конференций. Руководители проекта должны разбираться в рынках, клиентуре и технологии, касающихся проекта; они должны быть связаны с кругом профессионалов в своей сфере деятельности. Как может показаться на первый взгляд, приведенный ниже контрольный список требует от кандидата такого совершенства и компетентности, что не найдется никого, достойного стать руководителем проекта; поэтому помните, что это общее руководство.
Руководитель проекта должен уметь:
заинтересовывать, внушать, ободрять и обучать;
внимательно выслушивать предложения и поддерживать "обратную связь"
настойчиво - но не агрессивно или покорно - соотносить с другими и выделять среди других чувства, потребности, заботы и межличностные конфликты, связанные с проектом;
предотвращать, а также разрешать конфликты;
сообщать жесткие решения, даже если они задевают интересы других; и
проявлять гибкость - правильно вести себя в различных ситуациях (уметь хорошо играть разные роли).
Минтцберг (Mintzberg 1973) выделяет такие роли, как формальный лидер; лицо, связывающее команду в одно целое; распространитель информации; посредник по найму рабочей силы; лицо, участвующее в переговорах; лицо, разрешающее конфликты; и, наконец, лицо, распределяющее ресурсы. Другие важные роли: политик, торговый агент, поверенный в делах, помощник, контролер и советник. Признаки умения работать с людьми включают в себя благоприятные отзывы работников, которые работали вместе или под руководством кандидата над успешно закончившимся предыдущим проектом.
Доказанные на практике способности к управлению
Прошлое - один из лучших указателей будущего. Способность управлять, очевидно, состоит в том, чтобы получить конечный продукт или услуги, оставаясь при этом в установленных пределах по финансам, времени и ресурсам. Чтобы добиться этого, руководитель проекта должен владеть основами управления, то есть понимать, как следует организовывать работу, определять потребность в персонале, формулировать потребности проекта, взаимодействовать с другими уровнями руководства, связывать цель проекта с деятельностью предприятия и, наконец, награждать и наказывать служащих.
Другой практический способ подбора способных администраторов заключается в поиске лиц, которые могут:
руководить предпринимателями,
использовать организационные средства, не делая их чрезмерно бюрократическими,
эффективно и удобно осуществлять в больших организациях взаимодействие с вышестоящими, нижестоящими и равными по рангу
дать, а также и взять кредит для выполняемых заданий.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К ПЕРСОНАЛУ: ПОДБОР РАБОЧЕЙ ГРУППЫ
Если руководитель проекта уже найден, он может помочь выбрать персонал, который составит ядро рабочей группы. Выбор рабочей группы зависит от ряда факторов:
от задачи и целей проекта
от характера работы, которая должна быть сделана
от квалификации, необходимой для найма, назначения, получения полномочий, контроля, связи и выполнения требуемой работы на каждом из этапов проекта
наличия соответствующих кадров в организации, где будет выполняться проект
Чтобы найти членов рабочей группы, пользуются такими же критериями, как при выборе ее руководителя. Меньший акцент делается на способность к стратегическому мышлению и больший - на конкретную специализацию. Важной является способность к общению, а перечисленные выше характеристики можно использовать и в этом случае, правда, с меньшим акцентом на функции лидера и формального лидера.
В качестве части наших рекомендаций по управлению проектами мы составили список качеств члена рабочей группы, который нашли удачным, в частности, инженеры - специалисты по высоким технологиям. Независимо от характера проектов, из опыта разных рабочих групп родился следующий список:
способность посвятить себя проекту и его выполнению
способность передавать и делить права и ответственность
гибкость; способность переходить от одного вида работы к другому в зависимости от графика работ и необходимости
компетентность в данной области
готовность признавать ошибки и погрешности и принимать замечания
ориентированность на выполнение задачи
способность к пониманию планов и работе в соответствии с графиками и лимитом ресурсов; готовность к сверхурочной работе, если необходимо
способность доверять, помогать другим и принимать помощь
умение быть игроком в команде, а не героем-одиночкой
предприимчивость, но при этом восприятие советов и предложений
способность работать с двумя и более начальниками
способность работать без и вне формальных иерархий и систем полномочий
знания и опыт в области средств управления проектами
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТА И ВЫДЕЛЕНИЕ РАБОЧИХ ПЛОЩАДЕЙ
Теперь, когда руководитель проекта и рабочая группа готовы приступить к осуществлению проекта, как они будут организованы и где они будут располагаться? Нет единого, оптимального во всех случаях, способа организовать проект. В зависимости от характера проекта, необходимых ресурсов, а также от того, с кем и как часто необходимо взаимодействовать, будут определяться формы организации и положение проекта в более крупной организации. Возможно, Ваш проект не будет зависеть от более крупной организации, или Вы планируете работать отдельно от организации. В таком случае вопрос организации работ менее сложен.
Часто проектное бюро или "офис для проекта" (Kerzner, 1982) организуется и управляется руководителем проекта. Рабочая группа состоит из служащих, обеспечивающих работу бюро, и непосредственных исполнителей проекта. Проектное бюро является основным местом, где работники могут взаимодействовать с клиентами и с другими подразделениями организации.
Если Вы должны связать свой проект с более крупной организацией, Мередит и Ментел (Meredith and Mantel, 1989) предлагают следующие критерии для определения положения в организации:
Составьте список главных ожидаемых результатов проекта, упорядочив его по целям.
Составьте список ключевых задач, упорядочив его по целям, и определите для каждой задачи организационные единицы, которые будут ее решать.
Разделите ключевые задачи на рабочие задания.
Определите, какие подразделения организации необходимо привлечь в проект для выполнения рабочих заданий, и какие из них будут тесно сотрудничать с другими исполнителями.
Составьте список характерных особенностей проекта (технологии, персонал и т.д.).
Выберите структуру и местонахождение в соответствии с проведенным выше анализом.
Имея в виду эти рекомендации, руководитель проекта может затем распределить членов рабочей группы по разным рабочим участкам в организации, не советуясь с руководителями этих участков. Однако, если руководитель проекта решает организовать рабочую группу совместно с другими организационными единицами, это должно быть сделано с разрешения высшей администрации. Помните, что цель заключается в том, чтобы завершить проект вовремя, в рамках сметы и в соответствии с техническими условиями. Организация и размещение проекта являются средствами для достижения этой цели; но сами по себе они не обеспечивают ее достижения.
Не существует единого, простого и всегда верного способа организовать рабочую группу. Ключ к успеху это гибкость, а работа внутри и вне организационных единиц является нормой. Именно руководитель проекта вместе с рабочей группой разрабатывает и систему взаимоотношений, и письменные контракты, что помогает распределить производственные роли и ответственность.
Контрольный список для проверки качества выбора руководителя проекта
ДА ИЛИ НЕТ
Руководитель проекта
__1. достаточно опытен в области, связанной с проектом, чтобы принять на себя ответственность за успешное выполнению проекта по графику, в рамках сметы и в соответствии с техническими условиями;
__2. обладает стратегической способностью представлять себе общую картину и делать правильные умозаключения о ходе всего проекта на любом из его этапов;
__3. является достаточно компетентным технически, чтобы оказывать помощь при разработке и реализации плана всего проекта;
__4. умеет общаться с персоналом и достаточно опытен, чтобы вдохновлять, побуждать, наказывать, разрешать конфликты, находить компромиссы между конкурирующими интересами и достойно представлять проект как перед руководителями корпорации, так и в других случаях;
__5. проявляет следующие способности и качества: гибкость; инициативность; энергичность; организованность; бдительность; понятливость; самодисциплину; умение слушать собеседника; способность блестяще решать проблемы; искушенность в политике; уравновешенность; чуткость; политический здравый смысл; соблюдение правил этики; способность представлять идеи или планы; способность выражать энтузиазм; бодрость; умение быть наставником; ораторские способности и умение держаться как перед правлением, так и среди рядовых членов коллектива; умение действовать в чрезвычайных ситуациях.
__6. проявляет способность действовать эффективно и быстро в следующих ролях:
формальный лидер; лицо, связывающее команду в одно целое; распространитель информации; контролер; оратор; посредник по найму рабочей силы; лицо, разрешающее конфликты; лицо, прекращающее беспорядки; лицо, распределяющее ресурсы и лицо, участвующее в переговорах.
__7. проявляет умение и опыт в таких вопросах, как понимание и взаимодействие с клиентами и конечными потребителями, ведение собраний, ведение переговоров по контрактам, понимание всех стадий стратегического и технического планирования, составление сметы, получение и распределение ресурсов; умеет завязывать и прекращать профессиональные и личные отношения; разбирается в сложных организационных, групповых и межличностных спорах и проблемах; способен признавать свои ошибки и погрешности; признает и приветствует достижения других сотрудников.
Контрольный список проверки качества подбора рабочей группы
ДА ИЛИ НЕТ
Члены рабочей группы
__1. принимают на себя обязательство участвовать в планировании и выполнении проекта на всех его этапах;
__2. имеют специальную подготовку в своей области, чтобы способствовать успешному завершению проекта по графику, в рамках сметы и в соответствии с техническими условиями;
__3. понимают и принимают принципы и способы руководства проектом;
__4. способны делиться информацией и опытом с коллегами по работе, сообща разрешать конфликты, ставить и решать задачи вместе с другими, умеют выслушать собеседника, выполнять и отдавать распоряжения, не тратя времени на лишнее обсуждение, могут тесно взаимодействовать друг с другом;
__5. способны работать с двумя и более начальниками;
__6. инициативны и предприимчивы, но не являются эгоистами;
__7. гибки;
__8. ответственны и умеют признавать как свои ошибки, так и свои достижения;
__9. разделяют награды и неудачи;
__10. готовы передавать свои полномочия и принимать на себя новые обязанности; и
__11. умеют хорошо работать и в чрезвычайных ситуациях, и при изменении сроков.
Окончательный тест для выбора руководителя проекта и рабочей группы
Рабочая группа руководителя проекта создается, когда:
Высшая администрация корпорации проводит соответствующую политику, назначает процедуру или издает распоряжение о выборе/найме руководителя проекта и рабочей группы.
Высшая администрация корпорации получает необходимую информацию и непосредственно участвует в процессе выбора.
Высшая администрация корпорации нанимает или выбирает руководителя проекта и членов рабочей группы и извещает о назначениях на должности.
Создается и размещается "проектное бюро", взаимодействующее с более крупной организацией.
Администрация корпорации объявляет о создании и поддержке организационного подразделения и уровней полномочий для рабочей группы.
Руководитель проекта и члены рабочей группы начинают выполнение проекта.
