ГЛАВА 7

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПАКЕТОВ РАБОЧИХ ЗАДАНИЙ

После завершения стадий планирования и организации проекта, наступает время его реализации. На первом этапе проводится распределение обязанностей по выполнению работ, составляющих проект. Некоторые из этих работ известны, поскольку они или подобные им работы, уже выполнялись ранее. Распределение обязанностей по их выполнению не представляет особых трудностей и проводится в соответствии с установившейся практикой. Для наших целей эти работы можно рассматривать как "пакеты рабочих заданий", которые являются темой данной главы. Пакеты рабочих заданий

- основная единица работы, выполняемой в рамках проекта,

- подобны "соглашениям" между руководителем проекта и руководителем пакета рабочих заданий, который отвечает за выполнение составляющих его задач.

Вначале определим, что такое пакет рабочих заданий. После рассмотрения его характеристик, обсудим вопросы назначения лица, ответственного за его выполнение в срок, в рамках выделенных финансовых средств и в соответствии с требованиями к проекту. Управление пакетами рабочих заданий осуществляется с помощью простых форм, которые определяют, что конкретно должно быть сделано, к какому сроку и кем. Ту же форму можно использовать для отслеживания состояния пакетов рабочих заданий. Форма легка в использовании и, при необходимости, может быть модифицирована с целью обеспечить большую детализацию в зависимости от правил и процедур, принятых в вашей организации.

ЧТО ТАКОЕ ПАКЕТ РАБОЧИХ ЗАДАНИЙ?

Напомним, что с помощью схемы разбиения на рабочие задания (СРРЗ) проект подразделяется на составные части. Каждая часть состоит из конкретных задач, подлежащих выполнению. Выполнение этих задач может быть поручено нескольким лицам. До некоторой степени они могут представляться сотруднику, на которого возложена обязанность по их выполнению, как самостоятельные проекты.

Пакет рабочих заданий состоит из одного непрерывного действия, например, использование отдельного компонента оборудования, которое продолжается до тех пор, пока все рабочие задания, входящие в состав пакета, не будут выполнены. Реализация пакета рабочих заданий поручается одному лицу, который наделяется соответствующими полномочиями и имеет доступ к ресурсам, необходимым для выполнения работы. Для успешного выполнения пакета рабочих заданий, необходимо его четко определить. Он должен включать корректно поставленные начальные и конечные задачи для того, чтобы его окончание можно было бы легко определить и проконтролировать. На рис. 7-1 приведен пример проекта планирования конференции. Как показано на рис. 7-1, одной из важнейших частей пакета рабочих заданий является описание каждой составляющей его задачи. Следует отметить, что описание этих задач позволяет четко сформулировать ожидаемые конечные результаты. Каждая задача считается выполненной (и, следовательно, пакет заданий считается выполненным), когда получены все ожидаемые конечные результаты.

Рис. 7-1 Отчет о характеристиках пакета рабочих заданий

Пакеты рабочих заданий необходимо также документировать и другими способами. Поскольку эти пакеты являются составными частями системы взаимосвязанных пакетов рабочих заданий, руководитель проекта и лица, отвечающие за их реализацию, должны быть осведомлены о них. Документация на пакеты рабочих заданий должна быть стандартизирована для всего проекта и служить следующим шести целям:

Информировать всех лиц, работающих над текущим заданием, а также над предшествующими и последующими заданиями, о конечных результатах, которые предполагается получить, и об ожидаемых сроках окончания работ.

Протоколировать проект и представлять ценность не только для действующего руководителя проекта, но и для будущих руководителей проектов.

Предоставить достаточно детальную информацию о всех задачах, составляющих пакет рабочих заданий, и описать его связь с другими пакетами рабочих заданий и с проектом в целом.

Быть представленной в формате, который, при необходимости, можно изменять, и служить в качестве источника информации для составления регулярных отчетов о состоянии проекта.

Возложить ответственность за успешное выполнение задач, составляющих пакет рабочих заданий, на руководителя, которому поручена его реализация.

Служить в качестве справки для выяснения спорных вопросов и разрешения конфликтов, которые могут возникнуть.

СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА РАБОТ

Дата начала выполнения пакетов рабочих заданий назначается исходя из доступности ресурсов и ограничений на сроки реализации, налагаемых структурой проекта. Для любого заданного проекта требуется свой набор ресурсов (людских, материальных и т.п.). Каждый из ресурсов должен быть рассмотрен отдельно при планировании пакетов рабочих заданий, которые их используют. Для пояснения вышесказанного составим график работ для проекта планирования конференции исходя из доступных людских ресурсов. Наша цель - равномерно распределить людские ресурсы для выполнения проекта посредством смещения сроков начала реализации заданий в пределах допустимого времени. Для руководителя проекта предпочтительным является сбалансированное использование ресурсов в жизненном цикле проекта.

На рис. 7-2 определены пять пакетов рабочих заданий, выполнение которых поручено трем сотрудникам исходя из их профессиональных навыков и участия в организации предыдущей конференции.

Рис. 7-2 Таблица назначенных рабочих заданий

Рис. 7-3 Предварительный график рабочих заданий

На рис. 7-3 графически представлено распределение рабочей нагрузки между членами группы, реализующей проект, в том случае, если начало работ по проекту намечено на самую раннюю дату. Эта схема построена непосредственно на основе рис. 4-7. Отметим, что, согласно плану-графику, задания E и F выполняются одновременно. Это означает, что Карл вынужден одновременно работать над двумя заданиями. Задание F не находится на критическом пути, поэтому дату начала его выполнения можно сместить на более поздний срок. К сожалению, резерв времени для задания F недостаточен для переноса начала его реализации с целью предоставления Карлу возможности закончить задание E и перейти к заданию F, не задерживая проект в целом. Альтернативное решение - задержать выполнение задания H и позволить Бет работать над заданием F. На рис. 7-4 показано, как распределяется рабочая нагрузка в случае внесения этого изменения в график работ. Руководителю проекта следует рассмотреть эти альтернативные планы-графики для заданий, которые не находятся на критическом пути, с целью обеспечить сбалансированное использование ресурсов для всего проекта.

Рис. 7-4 График пакетов рабочих заданий с учетом выравнивания рабочей загрузки

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПАКЕТОВ РАБОЧИХ ЗАДАНИЙ ДЛЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКИ ПЕРСОНАЛА

Перед руководителем проекта постоянно стоит проблема стимулирования членов группы, работающей над проектом. Одним из способов, проверенных на практике, является такой подбор персонала для реализации задач, при котором члену рабочей группы пришлось бы осваивать новые навыки для успешного выполнения пакета рабочих заданий в установленные сроки. Большинство профессионалов захотят освоить что-нибудь новое, что само по себе является стимулом. Хотя при этом руководитель проекта подвергается некоторому риску, можно предположить, что, в конечном счете, задачи можно использовать в качестве средств обучения для продвижения по службе и повышения профессионального уровня. При распределении обязанностей, необходимо принять во внимание мастерство и квалификацию сотрудников, требуемых для выполнения данного задания.

Контрольный список для проверки качества выполнения пакета рабочих заданий проекта

ДА или НЕТ

__1. Пакет рабочих заданий состоит из задач, каждая их которых представляет собой непрерывное действие, выполнение которого может быть поручено одному лицу.

__2. Конечные результаты, ожидаемые от выполнения каждой задачи, входящей в состав пакета рабочих заданий, являются четко определенными и измеримыми в соответствии с установленными стандартами и средствами контроля.

__3. В документации на пакет рабочих заданий указываются все предшествующие и последующие пакеты рабочих заданий.

__4. Формат отчета о выполнении пакета рабочих заданий можно легко модифицировать и использовать в качестве отчета о состоянии дел.

__5. Сроки начала и окончания выполнения каждой задачи, составляющей пакет рабочих заданий, установлены.

__6. Руководители пакетов рабочих заданий ясно понимают, какие конечные результаты ожидается получить и к какому сроку.

__7. Ресурсы, необходимые для каждого пакета рабочих заданий, выделены и доступны в соответствии с графиком работ по проекту.

__8. Описание задач было проанализировано руководителями пакета рабочих заданий и проекта на предмет полноты и одобрено.

__9. Лица, отвечающие за выполнение задач, составляющих пакет рабочих заданий, знают и понимают свои обязанности, ожидаемые конечные результаты и сроки окончания работ.

Окончательный тест для пакета рабочих заданий проекта

Пакет рабочих заданий определяет задачи, выполнение которых гарантирует успешное завершение работ.

Руководители пакетов рабочих заданий имеют необходимые профессиональные навыки для выполнения своей работы.

Сроки реализации пакета рабочих заданий реалистичны.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПАКЕТОВ РАБОЧИХ ЗАДАНИЙ

После завершения стадий планирования и организации проекта, наступает время его реализации. На первом этапе проводится распределение обязанностей по выполнению работ, составляющих проект. Некоторые из этих работ известны, поскольку они или подобные им работы, уже выполнялись ранее. Распределение обязанностей по их выполнению не представляет особых трудностей и проводится в соответствии с установившейся практикой. Для наших целей эти работы можно рассматривать как "пакеты рабочих заданий", которые являются темой данной главы. Пакеты рабочих заданий

- основная единица работы, выполняемой в рамках проекта,

- подобны "соглашениям" между руководителем проекта и руководителем пакета рабочих заданий, который отвечает за выполнение составляющих его задач.

Вначале определим, что такое пакет рабочих заданий. После рассмотрения его характеристик, обсудим вопросы назначения лица, ответственного за его выполнение в срок, в рамках выделенных финансовых средств и в соответствии с требованиями к проекту. Управление пакетами рабочих заданий осуществляется с помощью простых форм, которые определяют, что конкретно должно быть сделано, к какому сроку и кем. Ту же форму можно использовать для отслеживания состояния пакетов рабочих заданий. Форма легка в использовании и, при необходимости, может быть модифицирована с целью обеспечить большую детализацию в зависимости от правил и процедур, принятых в вашей организации.

ЧТО ТАКОЕ ПАКЕТ РАБОЧИХ ЗАДАНИЙ?

Напомним, что с помощью схемы разбиения на рабочие задания (СРРЗ) проект подразделяется на составные части. Каждая часть состоит из конкретных задач, подлежащих выполнению. Выполнение этих задач может быть поручено нескольким лицам. До некоторой степени они могут представляться сотруднику, на которого возложена обязанность по их выполнению, как самостоятельные проекты.

Пакет рабочих заданий состоит из одного непрерывного действия, например, использование отдельного компонента оборудования, которое продолжается до тех пор, пока все рабочие задания, входящие в состав пакета, не будут выполнены. Реализация пакета рабочих заданий поручается одному лицу, который наделяется соответствующими полномочиями и имеет доступ к ресурсам, необходимым для выполнения работы. Для успешного выполнения пакета рабочих заданий, необходимо его четко определить. Он должен включать корректно поставленные начальные и конечные задачи для того, чтобы его окончание можно было бы легко определить и проконтролировать. На рис. 7-1 приведен пример проекта планирования конференции. Как показано на рис. 7-1, одной из важнейших частей пакета рабочих заданий является описание каждой составляющей его задачи. Следует отметить, что описание этих задач позволяет четко сформулировать ожидаемые конечные результаты. Каждая задача считается выполненной (и, следовательно, пакет заданий считается выполненным), когда получены все ожидаемые конечные результаты.

Рис. 7-1 Отчет о характеристиках пакета рабочих заданий

Пакеты рабочих заданий необходимо также документировать и другими способами. Поскольку эти пакеты являются составными частями системы взаимосвязанных пакетов рабочих заданий, руководитель проекта и лица, отвечающие за их реализацию, должны быть осведомлены о них. Документация на пакеты рабочих заданий должна быть стандартизирована для всего проекта и служить следующим шести целям:

Информировать всех лиц, работающих над текущим заданием, а также над предшествующими и последующими заданиями, о конечных результатах, которые предполагается получить, и об ожидаемых сроках окончания работ.

Протоколировать проект и представлять ценность не только для действующего руководителя проекта, но и для будущих руководителей проектов.

Предоставить достаточно детальную информацию о всех задачах, составляющих пакет рабочих заданий, и описать его связь с другими пакетами рабочих заданий и с проектом в целом.

Быть представленной в формате, который, при необходимости, можно изменять, и служить в качестве источника информации для составления регулярных отчетов о состоянии проекта.

Возложить ответственность за успешное выполнение задач, составляющих пакет рабочих заданий, на руководителя, которому поручена его реализация.

Служить в качестве справки для выяснения спорных вопросов и разрешения конфликтов, которые могут возникнуть.

СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА РАБОТ

Дата начала выполнения пакетов рабочих заданий назначается исходя из доступности ресурсов и ограничений на сроки реализации, налагаемых структурой проекта. Для любого заданного проекта требуется свой набор ресурсов (людских, материальных и т.п.). Каждый из ресурсов должен быть рассмотрен отдельно при планировании пакетов рабочих заданий, которые их используют. Для пояснения вышесказанного составим график работ для проекта планирования конференции исходя из доступных людских ресурсов. Наша цель - равномерно распределить людские ресурсы для выполнения проекта посредством смещения сроков начала реализации заданий в пределах допустимого времени. Для руководителя проекта предпочтительным является сбалансированное использование ресурсов в жизненном цикле проекта.

На рис. 7-2 определены пять пакетов рабочих заданий, выполнение которых поручено трем сотрудникам исходя из их профессиональных навыков и участия в организации предыдущей конференции.

Рис. 7-2 Таблица назначенных рабочих заданий

Рис. 7-3 Предварительный график рабочих заданий

На рис. 7-3 графически представлено распределение рабочей нагрузки между членами группы, реализующей проект, в том случае, если начало работ по проекту намечено на самую раннюю дату. Эта схема построена непосредственно на основе рис. 4-7. Отметим, что, согласно плану-графику, задания E и F выполняются одновременно. Это означает, что Карл вынужден одновременно работать над двумя заданиями. Задание F не находится на критическом пути, поэтому дату начала его выполнения можно сместить на более поздний срок. К сожалению, резерв времени для задания F недостаточен для переноса начала его реализации с целью предоставления Карлу возможности закончить задание E и перейти к заданию F, не задерживая проект в целом. Альтернативное решение - задержать выполнение задания H и позволить Бет работать над заданием F. На рис. 7-4 показано, как распределяется рабочая нагрузка в случае внесения этого изменения в график работ. Руководителю проекта следует рассмотреть эти альтернативные планы-графики для заданий, которые не находятся на критическом пути, с целью обеспечить сбалансированное использование ресурсов для всего проекта.

Рис. 7-4 График пакетов рабочих заданий с учетом выравнивания рабочей загрузки

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПАКЕТОВ РАБОЧИХ ЗАДАНИЙ ДЛЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКИ ПЕРСОНАЛА

Перед руководителем проекта постоянно стоит проблема стимулирования членов группы, работающей над проектом. Одним из способов, проверенных на практике, является такой подбор персонала для реализации задач, при котором члену рабочей группы пришлось бы осваивать новые навыки для успешного выполнения пакета рабочих заданий в установленные сроки. Большинство профессионалов захотят освоить что-нибудь новое, что само по себе является стимулом. Хотя при этом руководитель проекта подвергается некоторому риску, можно предположить, что, в конечном счете, задачи можно использовать в качестве средств обучения для продвижения по службе и повышения профессионального уровня. При распределении обязанностей, необходимо принять во внимание мастерство и квалификацию сотрудников, требуемых для выполнения данного задания.

Контрольный список для проверки качества выполнения пакета рабочих заданий проекта

ДА или НЕТ

__1. Пакет рабочих заданий состоит из задач, каждая их которых представляет собой непрерывное действие, выполнение которого может быть поручено одному лицу.

__2. Конечные результаты, ожидаемые от выполнения каждой задачи, входящей в состав пакета рабочих заданий, являются четко определенными и измеримыми в соответствии с установленными стандартами и средствами контроля.

__3. В документации на пакет рабочих заданий указываются все предшествующие и последующие пакеты рабочих заданий.

__4. Формат отчета о выполнении пакета рабочих заданий можно легко модифицировать и использовать в качестве отчета о состоянии дел.

__5. Сроки начала и окончания выполнения каждой задачи, составляющей пакет рабочих заданий, установлены.

__6. Руководители пакетов рабочих заданий ясно понимают, какие конечные результаты ожидается получить и к какому сроку.

__7. Ресурсы, необходимые для каждого пакета рабочих заданий, выделены и доступны в соответствии с графиком работ по проекту.

__8. Описание задач было проанализировано руководителями пакета рабочих заданий и проекта на предмет полноты и одобрено.

__9. Лица, отвечающие за выполнение задач, составляющих пакет рабочих заданий, знают и понимают свои обязанности, ожидаемые конечные результаты и сроки окончания работ.

Окончательный тест для пакета рабочих заданий проекта

Пакет рабочих заданий определяет задачи, выполнение которых гарантирует успешное завершение работ.

Руководители пакетов рабочих заданий имеют необходимые профессиональные навыки для выполнения своей работы.

Сроки реализации пакета рабочих заданий реалистичны.