ГЛАВА 10

ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА

После планирования и реализации проекта, необходимо его завершить. Кто решает, когда и как должен быть окончен проект? Ниже дается логическое обоснование и описывается процесс завершения проекта. Конечный пункт основного плана должен указывать на окончание работ с точки зрения достижения поставленных целей проекта и получения ожидаемых конечных результатов. Приходит время официального и неофициального окончания процесса.

Процесс завершения проекта включает в себя следующие основные стадии:

приемка конечного продукта заказчиком,

документирование проекта,

проведение проверки после реализации проекта

выпуск окончательного отчета

В настоящей главе рассматриваются шаги по выполнению этих стадий в процессе фактического завершения работ по проекту.

ПОДГОТОВКА УСЛОВИЙ ДЛЯ ОКОНЧАНИЯ ПРОЕКТА

Основанием для окончания проекта являются:

официальное завершение работ по контрактам с поставщиками, производителями, заказчиками и другими бюджетниками.

официальное завершение заданий, выполняемых членами рабочей группы проекта;

приемка работы по проекту и конечных продуктов заказчиком;

обеспечение получения всех конечных результатов в установленные сроки, в рамках бюджета и в соответствии с требованиями к проекту;

надлежащее документирование проекта и предоставление базовой информации для облегчения процесса взаимодействия сотрудников или внесения изменений, которые могут потребоваться в будущем;

выпуск и визирование окончательного отчета или отчета о состоянии проекта, которое показывает, что ожидаемые конечные результаты получены;

прекращение всех работ по проекту как внутри организации, так и за ее пределами.

Результаты проведения проверки после реализации проекта могут быть представлены в окончательном отчете.

КТО ПРИНИМАЕТ РЕШЕНИЕ ОБ ОКОНЧАНИИ ПРОЕКТА И В КАКИЕ СРОКИ

Формальная дата окончания проекта должна быть назначена и подписана руководителем проекта и надзирающей администрацией головной организации. Эта дата завершения работ должна быть согласована с основным планом. Инициатором завершения проекта является его руководитель; он осуществляет этот процесс с одобрения и при участии администрации организации заказчика.

Три типа окончания проекта

Существуют следующие три типа окончания проекта:

посредством прекращения,

посредством включения,

посредством интеграции

Эти три типа дают представление о том, как проект выглядит со стороны, и показывают, что есть несколько способов его завершения.

Окончание проекта посредством прекращения означает, что запланированные работы по проекту либо успешно выполнены, либо не увенчались успехом, и было принято решение об его окончании. Однако подготовка окончательного отчета и завершение всех работ являются необходимыми. Этот тип окончания проекта может вызвать стресс, поскольку завершение работ запланировано, а поставленные цели проекта возможно не были достигнуты.

Окончание проекта посредством включения означает, что проект увенчался успехом, а его конечные продукты внедрены в организацию заказчика. Руководитель проекта должен позаботиться о том, чтобы процесс внедрения прошел гладко и безболезненно.

Окончание проекта посредством интеграции - это самый распространенный и самый сложный способ завершения успешных проектов. Оборудование, материалы и персонал должны быть возвращены в головную организацию. В отличие от окончания проекта посредством включения, проект не может рассматриваться как конкурент при интеграции ресурсов. Работа руководителя проекта важна для всех трех типов его окончания. Зная с самого начала, какой тип окончания проекта можно ожидать, можно лучше запланировать работы по его завершению посредством включения или интеграции.

Контрольный список для процесса окончания проекта

Следующий список может оказать помощь при определении готовности проекта к окончанию без учета опубликованных или запланированных дат и крайних сроков:

Согласуется ли все еще проект с поставленными целями?

Является ли он практичным? Полезным?

Достаточно ли руководство заинтересованно в проекте, чтобы поддержать его реализацию?

Имеет ли организация достаточно финансовых средств для реализации проекта?

Согласуется ли проект с понятием "сбалансированной" программы во всех сферах технического интереса организации? по "возрасту"? по стоимости?

Имеет ли проект поддержку со стороны всех отделов (например, финансового, производственного, маркетингового и т.п.), необходимую для его реализации?

Является ли поддержка проекта слишком "распыленной"?

Является ли поддержка данного проекта достаточной для его успешной реализации?

Представляет ли проект большой шаг вперед по отношению к современной технологии? Маленький шаг вперед?

Являются ли все еще члены группы, работающие над проектом, новаторами? Утратили ли они свежесть восприятия?

Можно ли защитить новые знания патентом или авторским правом?

Можно ли привлечь персонал для выполнения работ по проекту со стороны без потери качества?

Является ли действующая рабочая группа достаточно квалифицированной для продолжения проекта?

Имеет ли организация требуемую квалификацию для реализации проекта?

Была ли предметная область проекта тщательно исследована?

Лишился ли проект ключевой фигуры или поддержки?

Заинтересована ли рабочая группа в успехе проекта?

Является ли необходимым привлечение сторонних организаций к работам или можно обойтись своими силами?

Какова вероятность достижения минимума поставленных целей проекта? Является ли он все еще прибыльным и своевременным?

Какую бы форму окончание работ не приняло, руководителю проекта все еще необходим процесс его завершения для структурирования и осуществления его окончания. После рассмотрения все пунктов контрольного списка, можно приступить к завершению проекта.

ПРОЦЕСС ЗАВЕРШЕНИЯ ПРОЕКТА

Сложность и продолжительность процесса завершения проекта определяются размером, сложностью и масштабом самого проекта. Поэтому руководителю проекта необходим систематический процесс для успешного окончания работ по контрактам. Основные этапы процесса завершения проекта показаны на рис. 10-1. Они включают в себя:

подготовку условий для окончания работ,

документирование проекта,

проверку после реализации проекта, а также подготовку и выпуск окончательного отчета,

согласование результатов с заказчиком и

фактическое завершение работ.

Рис. 10-1. Стадии окончания проекта

Рекомендуются следующие шаги, представленные на рис. 10-2, по структурированию процесса, который удовлетворяет конкретным требованиям руководителя проекта:

Составление плана окончания работ для организованного завершения проекта:

Назначение руководителя, отвечающего за завершение проекта.

Создание рабочей группы для оказания помощи руководителю.

Проведение совещания для рассмотрения состояния процесса окончания работ. Распределение обязанностей по завершению работ.

Подготовка отчетов об окончании работ персоналом рабочей группы.

Закрытие всех финансовых ведомостей;

прекращение всех выплат и расходов;

взыскание всех долгов;

подготовка финансового отчета об окончании проекта.

Завершение всех работ по контрактам с поставщиками и заказчиками.

Документирование процесса завершения работ и соответствия требованиям поставщиков и подрядчиков.

Закрытие всех рабочих мест и возвращение всего используемого в проекте оборудования.

Проведение проверки после реализации проекта. Составление окончательного отчета и его представление на рассмотрение заказчику.

Получение одобрения конечных результатов заказчиком.

Закрытие всех офисов и роспуск остальных сотрудников, работавших над проектом.

На протяжении этого процесса руководителю проекта необходимо быть в поле зрения заказчика и администрации головной организации. Завершение работ зависит от степени удовлетворенности заказчика конечным продуктом и от качества услуг, предоставляемых в рамках проекта.

Проведение проверки после реализации проекта и выпуск окончательного отчета

Задача проверки после реализации проекта - определить, достигнуты ли поставленные цели и выполнены ли все задания в соответствии с планом проекта, в рамках бюджета, и согласно графику, а также были ли получены ожидаемые конечные результаты, удовлетворены ли требования к проекту и доволен ли заказчик конечными продуктами. Протокол работ по проекту служит в качестве базовой информации для такой проверки. При этом необходимо ответить на следующие вопросы:

Достигнута ли цель проекта?

Выполнены ли работы по проекту в срок, в рамках бюджета и в соответствии с требованиями к нему?

Удовлетворен ли заказчик результатами проекта?

Окончательный отчет о проекте предоставляет информацию для будущих справок и описывает хронологию проекта. Этот документ позволяет всем заинтересованным лицам изучить ход выполнения рабочих заданий по проекту и препятствия на пути его реализации. Существует множество форматов, которые можно использовать для окончательного отчета. В отчет обычно включают следующие элементы:

Успех проекта в целом и его характеристики (на основе результатов проверки после реализации проекта)

Организационная структура и руководство проекта

Методика, использованная для получения результатов проекта

Оценка сильных и слабых сторон проекта

Рекомендации руководителя и рабочей группы проекта о том, продолжать ли реализацию проекта или прекратить его

Вознаграждение за успехи и извлечение уроков из неудач

Последнее, что должен сделать руководитель проекта, - это собрать рабочую группу вместе и провести анализ всего процесса реализации проекта от начала до конца. Это один из способов официального и неофициального завершения работ. Не все проекты заканчиваются на оптимистической ноте. Тем не менее, было извлечено множество полезных уроков из неудач. Заключительное совещание, праздничный обед или банкет ставит точку в жизненном цикле проекта.

Рис. 10-2. Процесс окончания проекта

ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА

После планирования и реализации проекта, необходимо его завершить. Кто решает, когда и как должен быть окончен проект? Ниже дается логическое обоснование и описывается процесс завершения проекта. Конечный пункт основного плана должен указывать на окончание работ с точки зрения достижения поставленных целей проекта и получения ожидаемых конечных результатов. Приходит время официального и неофициального окончания процесса.

Процесс завершения проекта включает в себя следующие основные стадии:

приемка конечного продукта заказчиком,

документирование проекта,

проведение проверки после реализации проекта

выпуск окончательного отчета

В настоящей главе рассматриваются шаги по выполнению этих стадий в процессе фактического завершения работ по проекту.

ПОДГОТОВКА УСЛОВИЙ ДЛЯ ОКОНЧАНИЯ ПРОЕКТА

Основанием для окончания проекта являются:

официальное завершение работ по контрактам с поставщиками, производителями, заказчиками и другими бюджетниками.

официальное завершение заданий, выполняемых членами рабочей группы проекта;

приемка работы по проекту и конечных продуктов заказчиком;

обеспечение получения всех конечных результатов в установленные сроки, в рамках бюджета и в соответствии с требованиями к проекту;

надлежащее документирование проекта и предоставление базовой информации для облегчения процесса взаимодействия сотрудников или внесения изменений, которые могут потребоваться в будущем;

выпуск и визирование окончательного отчета или отчета о состоянии проекта, которое показывает, что ожидаемые конечные результаты получены;

прекращение всех работ по проекту как внутри организации, так и за ее пределами.

Результаты проведения проверки после реализации проекта могут быть представлены в окончательном отчете.

КТО ПРИНИМАЕТ РЕШЕНИЕ ОБ ОКОНЧАНИИ ПРОЕКТА И В КАКИЕ СРОКИ

Формальная дата окончания проекта должна быть назначена и подписана руководителем проекта и надзирающей администрацией головной организации. Эта дата завершения работ должна быть согласована с основным планом. Инициатором завершения проекта является его руководитель; он осуществляет этот процесс с одобрения и при участии администрации организации заказчика.

Три типа окончания проекта

Существуют следующие три типа окончания проекта:

посредством прекращения,

посредством включения,

посредством интеграции

Эти три типа дают представление о том, как проект выглядит со стороны, и показывают, что есть несколько способов его завершения.

Окончание проекта посредством прекращения означает, что запланированные работы по проекту либо успешно выполнены, либо не увенчались успехом, и было принято решение об его окончании. Однако подготовка окончательного отчета и завершение всех работ являются необходимыми. Этот тип окончания проекта может вызвать стресс, поскольку завершение работ запланировано, а поставленные цели проекта возможно не были достигнуты.

Окончание проекта посредством включения означает, что проект увенчался успехом, а его конечные продукты внедрены в организацию заказчика. Руководитель проекта должен позаботиться о том, чтобы процесс внедрения прошел гладко и безболезненно.

Окончание проекта посредством интеграции - это самый распространенный и самый сложный способ завершения успешных проектов. Оборудование, материалы и персонал должны быть возвращены в головную организацию. В отличие от окончания проекта посредством включения, проект не может рассматриваться как конкурент при интеграции ресурсов. Работа руководителя проекта важна для всех трех типов его окончания. Зная с самого начала, какой тип окончания проекта можно ожидать, можно лучше запланировать работы по его завершению посредством включения или интеграции.

Контрольный список для процесса окончания проекта

Следующий список может оказать помощь при определении готовности проекта к окончанию без учета опубликованных или запланированных дат и крайних сроков:

Согласуется ли все еще проект с поставленными целями?

Является ли он практичным? Полезным?

Достаточно ли руководство заинтересованно в проекте, чтобы поддержать его реализацию?

Имеет ли организация достаточно финансовых средств для реализации проекта?

Согласуется ли проект с понятием "сбалансированной" программы во всех сферах технического интереса организации? по "возрасту"? по стоимости?

Имеет ли проект поддержку со стороны всех отделов (например, финансового, производственного, маркетингового и т.п.), необходимую для его реализации?

Является ли поддержка проекта слишком "распыленной"?

Является ли поддержка данного проекта достаточной для его успешной реализации?

Представляет ли проект большой шаг вперед по отношению к современной технологии? Маленький шаг вперед?

Являются ли все еще члены группы, работающие над проектом, новаторами? Утратили ли они свежесть восприятия?

Можно ли защитить новые знания патентом или авторским правом?

Можно ли привлечь персонал для выполнения работ по проекту со стороны без потери качества?

Является ли действующая рабочая группа достаточно квалифицированной для продолжения проекта?

Имеет ли организация требуемую квалификацию для реализации проекта?

Была ли предметная область проекта тщательно исследована?

Лишился ли проект ключевой фигуры или поддержки?

Заинтересована ли рабочая группа в успехе проекта?

Является ли необходимым привлечение сторонних организаций к работам или можно обойтись своими силами?

Какова вероятность достижения минимума поставленных целей проекта? Является ли он все еще прибыльным и своевременным?

Какую бы форму окончание работ не приняло, руководителю проекта все еще необходим процесс его завершения для структурирования и осуществления его окончания. После рассмотрения все пунктов контрольного списка, можно приступить к завершению проекта.

ПРОЦЕСС ЗАВЕРШЕНИЯ ПРОЕКТА

Сложность и продолжительность процесса завершения проекта определяются размером, сложностью и масштабом самого проекта. Поэтому руководителю проекта необходим систематический процесс для успешного окончания работ по контрактам. Основные этапы процесса завершения проекта показаны на рис. 10-1. Они включают в себя:

подготовку условий для окончания работ,

документирование проекта,

проверку после реализации проекта, а также подготовку и выпуск окончательного отчета,

согласование результатов с заказчиком и

фактическое завершение работ.

Рис. 10-1. Стадии окончания проекта

Рекомендуются следующие шаги, представленные на рис. 10-2, по структурированию процесса, который удовлетворяет конкретным требованиям руководителя проекта:

Составление плана окончания работ для организованного завершения проекта:

Назначение руководителя, отвечающего за завершение проекта.

Создание рабочей группы для оказания помощи руководителю.

Проведение совещания для рассмотрения состояния процесса окончания работ. Распределение обязанностей по завершению работ.

Подготовка отчетов об окончании работ персоналом рабочей группы.

Закрытие всех финансовых ведомостей;

прекращение всех выплат и расходов;

взыскание всех долгов;

подготовка финансового отчета об окончании проекта.

Завершение всех работ по контрактам с поставщиками и заказчиками.

Документирование процесса завершения работ и соответствия требованиям поставщиков и подрядчиков.

Закрытие всех рабочих мест и возвращение всего используемого в проекте оборудования.

Проведение проверки после реализации проекта. Составление окончательного отчета и его представление на рассмотрение заказчику.

Получение одобрения конечных результатов заказчиком.

Закрытие всех офисов и роспуск остальных сотрудников, работавших над проектом.

На протяжении этого процесса руководителю проекта необходимо быть в поле зрения заказчика и администрации головной организации. Завершение работ зависит от степени удовлетворенности заказчика конечным продуктом и от качества услуг, предоставляемых в рамках проекта.

Проведение проверки после реализации проекта и выпуск окончательного отчета

Задача проверки после реализации проекта - определить, достигнуты ли поставленные цели и выполнены ли все задания в соответствии с планом проекта, в рамках бюджета, и согласно графику, а также были ли получены ожидаемые конечные результаты, удовлетворены ли требования к проекту и доволен ли заказчик конечными продуктами. Протокол работ по проекту служит в качестве базовой информации для такой проверки. При этом необходимо ответить на следующие вопросы:

Достигнута ли цель проекта?

Выполнены ли работы по проекту в срок, в рамках бюджета и в соответствии с требованиями к нему?

Удовлетворен ли заказчик результатами проекта?

Окончательный отчет о проекте предоставляет информацию для будущих справок и описывает хронологию проекта. Этот документ позволяет всем заинтересованным лицам изучить ход выполнения рабочих заданий по проекту и препятствия на пути его реализации. Существует множество форматов, которые можно использовать для окончательного отчета. В отчет обычно включают следующие элементы:

Успех проекта в целом и его характеристики (на основе результатов проверки после реализации проекта)

Организационная структура и руководство проекта

Методика, использованная для получения результатов проекта

Оценка сильных и слабых сторон проекта

Рекомендации руководителя и рабочей группы проекта о том, продолжать ли реализацию проекта или прекратить его

Вознаграждение за успехи и извлечение уроков из неудач

Последнее, что должен сделать руководитель проекта, - это собрать рабочую группу вместе и провести анализ всего процесса реализации проекта от начала до конца. Это один из способов официального и неофициального завершения работ. Не все проекты заканчиваются на оптимистической ноте. Тем не менее, было извлечено множество полезных уроков из неудач. Заключительное совещание, праздничный обед или банкет ставит точку в жизненном цикле проекта.

Рис. 10-2. Процесс окончания проекта