Тема 4. Расчеты с подотчетными лицами

Краткая теория

Подотчетные лица – это работники предприятия, которым выданы наличные деньги из кассы предприятия под отчет для оплаты каких-либо расходов: по служебным командировкам, на закупку за наличные деньги товарно-материальных ценностей. Списки лиц, которым на предприятии выдаются суммы под отчет, утверждаются руководителем организации. Порядок выдачи денег под отчет работникам организации регулируется Центральным Банком России, размеры и сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем предприятия. Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки подотчетные лица обязаны отчитаться: составить авансовый отчет, приложить все оправдательные документы (чеки, накладные, квитанции, проездные документы и т.п.) и сдать в бухгалтерию предприятия. В бухгалтерии проверяют авансовый отчет на предмет законности произведенных расходов, наличия необходимых оправдательных документов, правильности арифметических расчетов. На основании утвержденного руководителем авансового отчета с подотчетным лицом производят окончательный расчет.

Новые авансы выдаются подотчетному лицу только при условии полного отчета по ранее полученным суммам или их возврата. Особое место в учете расчетов с подотчетными лицами занимает учет расходов на служебные командировки. Порядок расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам определяется нормативными документами.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность (вне места его постоянной работы) для выполнения поручения, связанного с деятельностью данной организации. Если предприятие имеет структурные подразделения в разных местностях, то местом постоянной работы работника считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Направление работника в командировку производится по распоряжению руководителя предприятия и оформляется командировочным удостоверением установленной формы. В командировочном удостоверении производят отметки о днях прибытия и убытия. Эти отметки ставят в каждом пункте пребывания работника, если это пребывание связано с командировочным заданием. Отметки о прибытии и убытии делаются на предприятии, на которое командирован работник, и заверяются печатью данного предприятия. На основании этих отметок определяется фактическое пребывание работника в командировке. Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении (прибытии) транспортного средства до 24 часов днем отправления (прибытия) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – следующие сутки. При этом необходимо учитывать время до пункта отправки транспортного средства, если оно находится за пределами населенного пункта.

Командированному работнику возмещают расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, по найму жилого помещения и выплачивают суточные. Возмещение расходов на проезд происходит на основании проездных документов, оплата жилья – по документам в пределах норм (без документов – по сниженным нормам), суточные – по нормам. По решению руководства предприятия суммы компенсаций могут быть выше нормативных. В этом случае суммы превышения должны быть включены в совокупный доход командированного работника для обложения подоходным налогом. Кроме того, на эти суммы увеличивается налогооблагаемая прибыль.

Оформление краткосрочных командировок за границу происходит на основании распорядительного документа руководителя организации с указанием цели, сроков командировки, страны пребывания. По загранкомандировкам выплачиваются суточные (по нормам и сверх норм), возмещаются расходы по найму жилья (при наличии оправдательных документов). Необходимо помнить, что в счета гостиниц нередко включают стоимость питания в гостиничных кафе и барах, другие личные услуги. Данные расходы необходимо отделить (они компенсируются за счет суточных) от стоимости проживания.

Кроме суточных и расходов по найму жилья, в затраты по загранкомандировкам включают расходы по оформлению загранпаспортов, виз и т.п.; комиссионные, уплаченные при мене валюты (подтвержденные документально). Авансовый отчет должен содержать следующие сведения: страна пребывания, сроки командировки, сумма выданной на руки под отчет иностранной валюты, пересчитанная в рубли по курсу ЦБ РФ на день выдачи, остаток неизрасходованных средств, пересчитанных в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета.

Для обобщения информации о расчетах с работниками предприятий по выданным под отчет суммам предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражают суммы, выданные под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы и на служебные командировки – Д 71 К 50, 51, 52.

По кредиту счета 71 отражают списание израсходованных подотчетных сумм с дебетованием счетов, на которых учитываются приобретенные через подотчетное лицо материальные ценности, произведенные затраты (в зависимости от их характера):

Д 10 – на сумму оприходованных материалов, расходов по командировке, связанной с заготовлением материалов;

Д 25 – на суммы командировочных расходов, общепроизводственных расходов;

Д 26 – на суммы командировочных расходов, общехозяйственных расходов;

Д 44 – на суммы командировочных расходов и расходов, относимых на издержки обращения торговли и общественного питания;

Д 60 – на сумму оплаченных счетов;

Д 50, 51, 52 – возврат неиспользованных подотчетных сумм;

Д 70 – удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы.

Дебетовое сальдо по счету 71 показывает задолженность работников перед предприятием по выданным подотчетным суммам, кредитовое – задолженность предприятия перед работниками по произведенным расходам. Сальдо в балансе показывают развернуто.

Контрольные вопросы

1. Какие счета используются для расчетов с подотчетными лицами?

2. Кому может быть выдана сумма под отчет?

3. На какой срок может быть выдана сумма под отчет?

4. Какими документами оформляется выдача денег под отчет?

5. Каким образом оформляется командировка?

6. Как рассчитывается аванс на командировку?

7. За какие суммы и какими документами отчитывается подотчетник за командировку?

8. Как учитывается бухгалтером проезд и проживание командированного подотчетника?

9. Каким учетным регистром оформляется учет расчетов с подотчетными лицами?

10. Что является основанием для заполнения этого регистра?

Условие задачи

В книге регистрации авансовых отчетов за январь сделано семь записей.

В феврале к бухгалтеру поступило три авансовых отчета следующего содержания.

Авансовый отчет №_______от 15 февраля 2001 г.

Авансовый отчет №_______от 15 февраля 2001 г.

Авансовый отчет №_______от 22 февраля 2001 г.

Согласно ЖО №7 за январь 2001 года на 1 февраля за подотчетными лицами остались долги:

 Смирнов К.М. – 1 руб.

 Васильев А.В. – 3 руб. 20 коп.

Задание

Проставить в авансовых отчетах номера и корреспонденции. На основании данных из авансовых отчетов и предыдущих регистров заполнить учетный регистр.

Учетные регистры

Краткая теория

Подотчетные лица – это работники предприятия, которым выданы наличные деньги из кассы предприятия под отчет для оплаты каких-либо расходов: по служебным командировкам, на закупку за наличные деньги товарно-материальных ценностей. Списки лиц, которым на предприятии выдаются суммы под отчет, утверждаются руководителем организации. Порядок выдачи денег под отчет работникам организации регулируется Центральным Банком России, размеры и сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем предприятия. Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки подотчетные лица обязаны отчитаться: составить авансовый отчет, приложить все оправдательные документы (чеки, накладные, квитанции, проездные документы и т.п.) и сдать в бухгалтерию предприятия. В бухгалтерии проверяют авансовый отчет на предмет законности произведенных расходов, наличия необходимых оправдательных документов, правильности арифметических расчетов. На основании утвержденного руководителем авансового отчета с подотчетным лицом производят окончательный расчет.

Новые авансы выдаются подотчетному лицу только при условии полного отчета по ранее полученным суммам или их возврата. Особое место в учете расчетов с подотчетными лицами занимает учет расходов на служебные командировки. Порядок расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам определяется нормативными документами.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность (вне места его постоянной работы) для выполнения поручения, связанного с деятельностью данной организации. Если предприятие имеет структурные подразделения в разных местностях, то местом постоянной работы работника считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Направление работника в командировку производится по распоряжению руководителя предприятия и оформляется командировочным удостоверением установленной формы. В командировочном удостоверении производят отметки о днях прибытия и убытия. Эти отметки ставят в каждом пункте пребывания работника, если это пребывание связано с командировочным заданием. Отметки о прибытии и убытии делаются на предприятии, на которое командирован работник, и заверяются печатью данного предприятия. На основании этих отметок определяется фактическое пребывание работника в командировке. Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении (прибытии) транспортного средства до 24 часов днем отправления (прибытия) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – следующие сутки. При этом необходимо учитывать время до пункта отправки транспортного средства, если оно находится за пределами населенного пункта.

Командированному работнику возмещают расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, по найму жилого помещения и выплачивают суточные. Возмещение расходов на проезд происходит на основании проездных документов, оплата жилья – по документам в пределах норм (без документов – по сниженным нормам), суточные – по нормам. По решению руководства предприятия суммы компенсаций могут быть выше нормативных. В этом случае суммы превышения должны быть включены в совокупный доход командированного работника для обложения подоходным налогом. Кроме того, на эти суммы увеличивается налогооблагаемая прибыль.

Оформление краткосрочных командировок за границу происходит на основании распорядительного документа руководителя организации с указанием цели, сроков командировки, страны пребывания. По загранкомандировкам выплачиваются суточные (по нормам и сверх норм), возмещаются расходы по найму жилья (при наличии оправдательных документов). Необходимо помнить, что в счета гостиниц нередко включают стоимость питания в гостиничных кафе и барах, другие личные услуги. Данные расходы необходимо отделить (они компенсируются за счет суточных) от стоимости проживания.

Кроме суточных и расходов по найму жилья, в затраты по загранкомандировкам включают расходы по оформлению загранпаспортов, виз и т.п.; комиссионные, уплаченные при мене валюты (подтвержденные документально). Авансовый отчет должен содержать следующие сведения: страна пребывания, сроки командировки, сумма выданной на руки под отчет иностранной валюты, пересчитанная в рубли по курсу ЦБ РФ на день выдачи, остаток неизрасходованных средств, пересчитанных в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета.

Для обобщения информации о расчетах с работниками предприятий по выданным под отчет суммам предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражают суммы, выданные под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы и на служебные командировки – Д 71 К 50, 51, 52.

По кредиту счета 71 отражают списание израсходованных подотчетных сумм с дебетованием счетов, на которых учитываются приобретенные через подотчетное лицо материальные ценности, произведенные затраты (в зависимости от их характера):

Д 10 – на сумму оприходованных материалов, расходов по командировке, связанной с заготовлением материалов;

Д 25 – на суммы командировочных расходов, общепроизводственных расходов;

Д 26 – на суммы командировочных расходов, общехозяйственных расходов;

Д 44 – на суммы командировочных расходов и расходов, относимых на издержки обращения торговли и общественного питания;

Д 60 – на сумму оплаченных счетов;

Д 50, 51, 52 – возврат неиспользованных подотчетных сумм;

Д 70 – удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы.

Дебетовое сальдо по счету 71 показывает задолженность работников перед предприятием по выданным подотчетным суммам, кредитовое – задолженность предприятия перед работниками по произведенным расходам. Сальдо в балансе показывают развернуто.

Контрольные вопросы

1. Какие счета используются для расчетов с подотчетными лицами?

2. Кому может быть выдана сумма под отчет?

3. На какой срок может быть выдана сумма под отчет?

4. Какими документами оформляется выдача денег под отчет?

5. Каким образом оформляется командировка?

6. Как рассчитывается аванс на командировку?

7. За какие суммы и какими документами отчитывается подотчетник за командировку?

8. Как учитывается бухгалтером проезд и проживание командированного подотчетника?

9. Каким учетным регистром оформляется учет расчетов с подотчетными лицами?

10. Что является основанием для заполнения этого регистра?

Условие задачи

В книге регистрации авансовых отчетов за январь сделано семь записей.

В феврале к бухгалтеру поступило три авансовых отчета следующего содержания.

Авансовый отчет №_______от 15 февраля 2001 г.

Авансовый отчет №_______от 15 февраля 2001 г.

Авансовый отчет №_______от 22 февраля 2001 г.

Согласно ЖО №7 за январь 2001 года на 1 февраля за подотчетными лицами остались долги:

 Смирнов К.М. – 1 руб.

 Васильев А.В. – 3 руб. 20 коп.

Задание

Проставить в авансовых отчетах номера и корреспонденции. На основании данных из авансовых отчетов и предыдущих регистров заполнить учетный регистр.

Учетные регистры