4.4. Облік розрахунків з підзвітними особами

Для здійснення окремих господарських операцій, які неможливо оплатити через касу підприємства або через поточний рахунок у банку, підприємство видає працівникам готівкові кошти під звіт.

Підзвітні особи — це працівники даного підприємства, які отримали грошові кошти в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. До таких операцій належать витрати, пов’язані з відрядженням, витрати на придбання інвентарю, незначних партій матеріалів (товарів), витрати на оплату транспортних послуг тощо.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунка 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Сальдо субрахунка 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим. Воно відображається розгорнуто і в балансі: дебетове сальдо показується в складі оборотних активів, а кредитове — у зобов’язаннях.

Найбільш поширеною є операція, пов’язана з видачею коштів на відрядження.

Службові відрядження регламентуються постановою Кабінету Мі­ністрів України від 23 квітня 1999 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» (далі — Інструкція № 663) зі змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2002 р. № 977, а також Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 р. № 218/2858 зі змінами та доповненнями (далі — Інструкція № 59).

Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення (завдання) поза місцем постійної роботи цього працівника.

Строк відрядження встановлюється керівником і не може перевищувати 30 календарних днів у межах України; для виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт він визначається за останнім днем завершення будівництва.

Відрядженому працівнику видається посвідчення про відрядження (зразок 4.4.1). Найважливішими реквізитами цього документа є: прізвище, ім’я, по батькові працівника; посада та місце роботи; пункт відрядження та його термін; відмітки про вибуття у відрядження; прибуття до пунктів призначення; вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи.

Форма посвідчення затверджена наказом ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р.
№ 260. Посвідчення реєструються в спеціальному Журналі, передбаченому Інструкцією № 59.

Примітка. При виїзді в кілька пунктів відмітки про прибуття і вибуття робляться окремо в кожному з них.

Відрядженому працівникові підприємство зобов’язане відшкодувати понесені витрати, на підставі наданих виправдовувальних документів виплатити добові, а також зберегти за час відрядження його середній заробіток.

Середній заробіток розраховується згідно з Постановою Кабінету Міністрів України «Порядок обчислення середнього заробіт­ку» від 8 лютого 1995 р. № 100.

Усі витрати з відрядження підтверджуються документально (документи повинні бути в оригіналі).

За час перебування у відрядженні працівнику виплачують добові та відшкодовують витрати на проїзд, проживання та деякі інші витрати, передбачені Інструкцією № 59.

Підприємство зобов’язане видавати аванс відрядженим у межах України та за кордон.

Сума авансу визначається способом розрахунку, виходячи з норм добових і розміру передбачуваних витрат на проживання, проїзд тощо. При складанні розрахунку (кошторису) витрат на відрядження за кордон у разі перевезення витрат у гривні та іноземну валюту застосовується офіційний курс НБУ на день одержання коштів з каси вповноваженого банку (Постанова № 977).

Якщо ж аванс із поважних причин не видавався, тоді працівнику відшкодовують усі фактичні витрати. Коли не було видано аванс в іноземній валюті або працівник для остаточного розрахунку за відрядження повинен сплатити додаткову суму, то кошти виплачуються в національній валюті України за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, встановленим НБУ на день погашення заборгованості, при цьому добові виплачуються в гривнях без перерахунку їх у долари США, в межах установлених норм. При цьому необхідно мати на увазі, що направляючи працівника у відрядження за кордон, підприємство зобов’язане забезпечити його коштами в національній валюті країни, куди направляють працівника, або у вільно конвертованій валюті.

Після повернення з відрядження, не пізніше трьох робочих днів (при використанні корпоративних пластикових карток — не пізніше ніж 10 днів, а з дозволу керівника з поважних причин — 20 робочих днів) підзвітна особа повинна подати до бухгалтерії авансовий звіт (зразок 4.4.2) з усіма підтверджувальними документами та повернути невикористаний аванс.

Відповідно до Закону України «Про визначення розмірів збит­ків, заподіяних підприємству, установі, організації розкрадан-
ням, знищенням (псуванням); нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 6 червня 1995 року № 217/95-ВР у разі несвоєчасного повернення авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження, заборгованість стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі інвалюти, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості. Стягнена сума спрямовується на відшкодування збитків підприємства (у розмірі неповернутого авансу), а залишок перераховується до державного бюджету.

В авансовому звіті працівник зазначає фактичні витрати з відрядження, виходячи з діючих норм.

Добові — це витрати на особисті потреби працівника під час відрядження.

Добові виплачуються працівнику за кожний день перебування у відрядженні (включно день вибуття (виїзду) і день прибуття (приїзду)).

Якщо працівник за умовами відрядження має можливість щоденно повертатися з відрядження до місця основної роботи, тоді добові виплачуються у звичайному розмірі. Такі самі у разі відрядження на один день.

При виплаті добових з відряджень у межах України кількість днів перебування у відрядженні визначається на підставі відміток у посвідченні про прибуття та вибуття. Якщо такі позначки в посвідченні відсутні, тоді добові не виплачуються. За рішенням керівника підприємства вони можуть бути виплачені, але тоді добові збільшуватимуть сукупний дохід відрядженого та відповідно оподатковуватимуться всіма податками, зборами, внесками як додаткова зарплата.

Фактичний час перебування за кордоном визначається при відрядженні за позначками контрольно-пропускних пунктів у закордонному паспорті чи документі, що його заміняє. Цей порядок діє щодо країн, з якими Україною встановлено повний прикордонний контроль.

У разі відрядження до країн, з якими не встановлено спрощений прикордонний контроль, час відрядження визначається відповідно до позначок у посвідченні про відрядження.

У разі відрядження за кордон до авансового звіту доцільно додавати копії сторінок закордонного паспорта з печатками пропускних пунктів.

Норми добових при відрядженнях працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності затверджені Постановою № 663 зі змінами, внесеними Постановою № 974. Ці норми наведені в табл. 4.2.

Таблиця 4.2

З табл. 4.2 видно, що нарахування добових залежить від того, включені до рахунків готелів (мотелів) та інших місць проживання витрати на харчування, чи ні.

Зазначені в табл. 4.2 норми добових із закордонних відряджень не стосуються установ і організацій, що повністю або частково фінансуються з бюджету. Норми добових для державних службовців і працівників частково фінансуються за рахунок коштів бюджету і визначені в додатку до Постанови № 663 зі змінами, внесеними Постановою № 977.

Керівник підприємства може, виходячи з норм колективного договору, збільшити норму добових, але з додаванням цієї суми до сукупного доходу працівника.

Відповідно до Постанови № 977 розмір добових для працівників підприємств усіх форм власності (крім тих, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджету) не може бути нижчим норми добових витрат, установлених додатком до Постанови № 977.

Наприклад, у згаданому документі зазначено, що для працівників бюджетних організацій розмір добових при відрядженні до США становить 50 дол. США. Згідно з Постановою № 663 у разі, якщо сторона, яка приймає відрядженого, забезпечує його коштами у вигляді компенсації або добових, підприємство, що направляє у відрядження, виплату добових зменшує на суму таких компенсацій, а якщо вони дорівнюють або перевищують встановлені нормами добові, то підприємство добові взагалі не виплачує.

У разі відряджень за кордон за час проїзду територією України добові виплачуються за нормами, встановленими для відрядження в межах України.

За форс-мажорних обставин, що впливають на тривалість відрядження (хвороба, відсутність квитків, скасування авіарейсів тощо), керівник підприємства може дозволити продовжити термін відрядження (за наявності підтверджувальних документів), але в межах норм.

Витрати на проїзд є цілим комплексом. До них включають, зокрема, витрати на попереднє замовлення квитків до місця відрядження та назад. Причому, якщо вокзал, аеропорт або пристань розміщені за межами міста, то вартість квитків на проїзд до них також оплачують.

Під час поїздки в закордонне відрядження на службовому автомобілі обов’язково підтверджують маршрут, і витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовують за чинними нормами за кілометр пробігу таким маршрутом. Відрядженому компенсують також витрати на технічне обслуговування, стоянку, паркування, а також збори за проїзд ґрунтовими дорогами та водними переправами. Окрім цього, до означеного комплексу включають витрати:

за користування постільними речами в поїздах;

на перев’язування багажу;

на оплату аеропортних зборів;

на проїзд країною відрядження, причому вид транспорту визначає працівник, якщо керівник підприємства не обмежив його у виборі. Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника;

на проїзд по місцю відрядження міським транспортом і рейсовими автобусами, метро, тролейбусами, трамваями (крім таксі), але тільки якщо у відрядженого немає безкоштовних засобів пересування.

Витрати на проїзд відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), квитанцій на постільні речі і т. д.

Витрати на проїзд у вагонах (каютах, салонах) особливого класу компенсуються з дозволу керівника підприємства.

Витрати на проживання — це витрати на:

оплату рахунків за місце в готелі (мотелі) або з наймання інших житлових приміщень;

харчування, включене в рахунок за проживання;

побутові послуги, також внесені в такий рахунок;

зазначене в цьому самому документі користування холодильником, телевізором, кондиціонером.

Інші витрати — це витрати на:

оплату телефонних рахунків та інших операцій зв’язку, якщо вони пов’язані з вирішенням виробничих питань і підтверджені документально;

оформлення закордонних паспортів і дозволів на в’їзд (увезення);

компенсаційні при обміні валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження;

на обов’язкове страхування;

інші документально оформлені витрати, без яких не можна виконати завдання з відрядження.

Якщо в документах про витрати з відрядження виділено податок на додану вартість і відрядження пов’язане з виробничою діяльністю, то сума ПДВ відноситься до податкового кредиту
(дебет рахунка 641/ПДВ) без підтвердження податковими наклад­ними — тільки за транспортними квитками та рахунками го-
телів.

Якщо рахунок на проживання виписано не готелем, тоді для віднесення суми ПДВ до податкового кредиту підприємству необхідно мати податкову накладну за умови, що сума сплати за проживання становить більше ніж 20 грн.

За відсутності накладної податковий кредит відсутній і суму ПДВ відносять у дебет субрахунка 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Якщо підприємство здійснює оплату проїзних квитків і проживання в готелі в безготівковій формі (при цьому документи, що підтверджують їхню вартість, повинні бути в оригіналі). Працівник, направлений у відрядження, складає авансовий звіт тільки про одержання ним добових.

Наказом Головної податкової адміністрації України від 19.09.2003 р. № 440 затверджена нова форма авансового звіту (зразок 4.2). Він тепер називається інакше — «Звіт про використання коштів, наданих на відрядження, або підзвіт». Це викликано тим, що введено штраф і податок за несвоєчасне повернення невитрачених коштів, одержаних на відрядження, і порядок складання цього звіту.

Розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

При несвоєчасності повернення суми надміру сплачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну:

Сума штрафу ___ (грн) = несвоєчасно повернута сума ___ (грн) ´ 15 : 100.

При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін повернення:

Сума податку ___ (грн) = не повернута сума ___ (грн) ´ ставка оподаткування (п. 7.1 ст. 7 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб»: 100.

Сума штрафу ____ (грн) = не повернута сума ___ (грн) ´ 15: 100.

Підпис особи, що склала розрахунок___________

ата складання розрахунку ____________ 200__ р.

З розрахунком ознайомлений: підпис _____________________

(прізвище, ім’я, по батькові)

Дата ___________

Розглянемо відображення операцій з відрядження на прикладах.

Було затверджено кошторис і працівнику видано аванс на витрати з відрядження й посвідчення про відрядження.

Кошторис розраховано в такий спосіб:

вартість квитків        240 грн

добові за 5 днів          90 грн

проживання   600 грн

Усього Іванову І. І. Видано 930 грн

Після повернення з відрядження Іванов І. І. подав авансовий звіт з такими сумами:

1) проїзд         240 грн

у тому числі ПДВ (ПДВ, виділений у квитках)    40 грн

2) постільна білизна  9 грн

у тому числі ПДВ     1,50 грн

3) добові (5 днів по 10 грн 80 коп.) 54 грн

4) проживання з дворазовим харчуванням            572 грн

(проживання — 400 грн, харчування — 10 грн,

готельний збір 20 % — 80 грн, ПДВ 20 % — 82 грн)

Усього            875 грн

Операції на рахунках і субрахунках бухгалтерського обліку буде відображено відповідними записами (табл. 4.3).

Таблиця 4.3

З авансовим звітом працівник підприємства подає звіт про відрядження.

Звертаємо увагу, що згідно з П(С)БО 21 дебіторська заборгованість за виданим на витрати з відрядження авансом визнається немонетарною та визначається за валютним курсом на дату одержання авансу із включенням до адміністративних, загальновиробничих витрат, витрат на збут. Якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті в затвердженому авансовому звіті більші від авансу, то таке перевищення підлягає перерахунку та включенню до витрат за валютним курсом на дату затвердження авансового звіту, а кредиторська заборгованість, що утворилася, уважатиметься монетарною та підлягатиме перерахунку на кожну дату балансу до погашення боргу перед працівником.

Монетарні статті — статті балансу про кошти, активи й зобов’язання, що будуть отримані чи оплачені у фіксованій (або визначеній) сумі грошей чи їхніх еквівалентів. Немонетарні статті виникають, якщо дебіторська або кредиторська заборгованість є наслідком перерахування чи одержання авансу.

Відповідно до Інструкції № 283 вивезення іноземної валюти, чеків за межі України фізичними особами, що від’їжджають у службові відрядження, дозволено:

за умови усного декларування митному органу фізичними особами — резидентами та нерезидентами — іноземної валюти готівкою і/або дорожніми чеками на суму до 1000 дол. США чи еквівалента цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним валютним курсом, установленим Національним банком на день перетинання митного кордону;

з обов’язковою вказівкою в митній декларації фізичними особами — резидентами та нерезидентами:

іноземної валюти, чеків, що завезені раніше в Україну на законних підставах (за наявності митної декларації на їх увезення);

коштів загальною сумою до 10 000 дол. США чи еквівалента цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день оформлення митної декларації, готівки і/або дорож­ніх чеків за довідкою вповноваженого банку на вивезення
іноземної валюти та чеків, виражених в іноземній валюті, при виїзді в службове відрядження за кордон України за формою № 01 с; а фізичними особами — нерезидентами, крім того, — чеків, що були надіслані в Україну з додержанням вимог законодавства України.

ТОВ «Надія» відряджає Сидоренка І. І. в місто Вашингтон (США) з 5 по 16 серпня 2002 р. строком на 12 днів для укладення договору на постачання продукції. Квитки на літак придбано за безготівковим рахунком на суму 6000 грн.

Складено кошторис витрат:

добові (12 × 280 грн: 5,3)       634 дол.

(52,83 дол. за кожний день

проживання) 1000 дол.

Разом  1634 дол.

Видано аванс 2 серпня 2003 р. в сумі 1634 дол.

Відрядження відбулося, договір підписано, до бухгалтерії подано 19 серпня 2002 р. авансовий звіт на суму:

добові 634 дол.

проживання   1500 дол.

Разом 2134 дол.

На рахунках бухгалтерського обліку операції буде відображено так, як це показано в табл. 4.3

Таблиця 4.3

Якщо аванс працівнику не видавався, то в бухгалтерському обліку операції буде відображено так, як це показано в табл. 4.4:

добові (12 днів × 280,00)       3360,00 грн

проживання (1500 дол.; курс на дату звіту 5,31 грн за 1 дол. США)      7965,00 грн

Разом 11 325,00 грн

Таблиця 4.4

Для здійснення окремих господарських операцій, які неможливо оплатити через касу підприємства або через поточний рахунок у банку, підприємство видає працівникам готівкові кошти під звіт.

Підзвітні особи — це працівники даного підприємства, які отримали грошові кошти в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. До таких операцій належать витрати, пов’язані з відрядженням, витрати на придбання інвентарю, незначних партій матеріалів (товарів), витрати на оплату транспортних послуг тощо.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунка 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Сальдо субрахунка 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим. Воно відображається розгорнуто і в балансі: дебетове сальдо показується в складі оборотних активів, а кредитове — у зобов’язаннях.

Найбільш поширеною є операція, пов’язана з видачею коштів на відрядження.

Службові відрядження регламентуються постановою Кабінету Мі­ністрів України від 23 квітня 1999 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» (далі — Інструкція № 663) зі змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2002 р. № 977, а також Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 р. № 218/2858 зі змінами та доповненнями (далі — Інструкція № 59).

Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення (завдання) поза місцем постійної роботи цього працівника.

Строк відрядження встановлюється керівником і не може перевищувати 30 календарних днів у межах України; для виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт він визначається за останнім днем завершення будівництва.

Відрядженому працівнику видається посвідчення про відрядження (зразок 4.4.1). Найважливішими реквізитами цього документа є: прізвище, ім’я, по батькові працівника; посада та місце роботи; пункт відрядження та його термін; відмітки про вибуття у відрядження; прибуття до пунктів призначення; вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи.

Форма посвідчення затверджена наказом ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р.
№ 260. Посвідчення реєструються в спеціальному Журналі, передбаченому Інструкцією № 59.

Примітка. При виїзді в кілька пунктів відмітки про прибуття і вибуття робляться окремо в кожному з них.

Відрядженому працівникові підприємство зобов’язане відшкодувати понесені витрати, на підставі наданих виправдовувальних документів виплатити добові, а також зберегти за час відрядження його середній заробіток.

Середній заробіток розраховується згідно з Постановою Кабінету Міністрів України «Порядок обчислення середнього заробіт­ку» від 8 лютого 1995 р. № 100.

Усі витрати з відрядження підтверджуються документально (документи повинні бути в оригіналі).

За час перебування у відрядженні працівнику виплачують добові та відшкодовують витрати на проїзд, проживання та деякі інші витрати, передбачені Інструкцією № 59.

Підприємство зобов’язане видавати аванс відрядженим у межах України та за кордон.

Сума авансу визначається способом розрахунку, виходячи з норм добових і розміру передбачуваних витрат на проживання, проїзд тощо. При складанні розрахунку (кошторису) витрат на відрядження за кордон у разі перевезення витрат у гривні та іноземну валюту застосовується офіційний курс НБУ на день одержання коштів з каси вповноваженого банку (Постанова № 977).

Якщо ж аванс із поважних причин не видавався, тоді працівнику відшкодовують усі фактичні витрати. Коли не було видано аванс в іноземній валюті або працівник для остаточного розрахунку за відрядження повинен сплатити додаткову суму, то кошти виплачуються в національній валюті України за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, встановленим НБУ на день погашення заборгованості, при цьому добові виплачуються в гривнях без перерахунку їх у долари США, в межах установлених норм. При цьому необхідно мати на увазі, що направляючи працівника у відрядження за кордон, підприємство зобов’язане забезпечити його коштами в національній валюті країни, куди направляють працівника, або у вільно конвертованій валюті.

Після повернення з відрядження, не пізніше трьох робочих днів (при використанні корпоративних пластикових карток — не пізніше ніж 10 днів, а з дозволу керівника з поважних причин — 20 робочих днів) підзвітна особа повинна подати до бухгалтерії авансовий звіт (зразок 4.4.2) з усіма підтверджувальними документами та повернути невикористаний аванс.

Відповідно до Закону України «Про визначення розмірів збит­ків, заподіяних підприємству, установі, організації розкрадан-
ням, знищенням (псуванням); нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 6 червня 1995 року № 217/95-ВР у разі несвоєчасного повернення авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження, заборгованість стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі інвалюти, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості. Стягнена сума спрямовується на відшкодування збитків підприємства (у розмірі неповернутого авансу), а залишок перераховується до державного бюджету.

В авансовому звіті працівник зазначає фактичні витрати з відрядження, виходячи з діючих норм.

Добові — це витрати на особисті потреби працівника під час відрядження.

Добові виплачуються працівнику за кожний день перебування у відрядженні (включно день вибуття (виїзду) і день прибуття (приїзду)).

Якщо працівник за умовами відрядження має можливість щоденно повертатися з відрядження до місця основної роботи, тоді добові виплачуються у звичайному розмірі. Такі самі у разі відрядження на один день.

При виплаті добових з відряджень у межах України кількість днів перебування у відрядженні визначається на підставі відміток у посвідченні про прибуття та вибуття. Якщо такі позначки в посвідченні відсутні, тоді добові не виплачуються. За рішенням керівника підприємства вони можуть бути виплачені, але тоді добові збільшуватимуть сукупний дохід відрядженого та відповідно оподатковуватимуться всіма податками, зборами, внесками як додаткова зарплата.

Фактичний час перебування за кордоном визначається при відрядженні за позначками контрольно-пропускних пунктів у закордонному паспорті чи документі, що його заміняє. Цей порядок діє щодо країн, з якими Україною встановлено повний прикордонний контроль.

У разі відрядження до країн, з якими не встановлено спрощений прикордонний контроль, час відрядження визначається відповідно до позначок у посвідченні про відрядження.

У разі відрядження за кордон до авансового звіту доцільно додавати копії сторінок закордонного паспорта з печатками пропускних пунктів.

Норми добових при відрядженнях працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності затверджені Постановою № 663 зі змінами, внесеними Постановою № 974. Ці норми наведені в табл. 4.2.

Таблиця 4.2

З табл. 4.2 видно, що нарахування добових залежить від того, включені до рахунків готелів (мотелів) та інших місць проживання витрати на харчування, чи ні.

Зазначені в табл. 4.2 норми добових із закордонних відряджень не стосуються установ і організацій, що повністю або частково фінансуються з бюджету. Норми добових для державних службовців і працівників частково фінансуються за рахунок коштів бюджету і визначені в додатку до Постанови № 663 зі змінами, внесеними Постановою № 977.

Керівник підприємства може, виходячи з норм колективного договору, збільшити норму добових, але з додаванням цієї суми до сукупного доходу працівника.

Відповідно до Постанови № 977 розмір добових для працівників підприємств усіх форм власності (крім тих, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджету) не може бути нижчим норми добових витрат, установлених додатком до Постанови № 977.

Наприклад, у згаданому документі зазначено, що для працівників бюджетних організацій розмір добових при відрядженні до США становить 50 дол. США. Згідно з Постановою № 663 у разі, якщо сторона, яка приймає відрядженого, забезпечує його коштами у вигляді компенсації або добових, підприємство, що направляє у відрядження, виплату добових зменшує на суму таких компенсацій, а якщо вони дорівнюють або перевищують встановлені нормами добові, то підприємство добові взагалі не виплачує.

У разі відряджень за кордон за час проїзду територією України добові виплачуються за нормами, встановленими для відрядження в межах України.

За форс-мажорних обставин, що впливають на тривалість відрядження (хвороба, відсутність квитків, скасування авіарейсів тощо), керівник підприємства може дозволити продовжити термін відрядження (за наявності підтверджувальних документів), але в межах норм.

Витрати на проїзд є цілим комплексом. До них включають, зокрема, витрати на попереднє замовлення квитків до місця відрядження та назад. Причому, якщо вокзал, аеропорт або пристань розміщені за межами міста, то вартість квитків на проїзд до них також оплачують.

Під час поїздки в закордонне відрядження на службовому автомобілі обов’язково підтверджують маршрут, і витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовують за чинними нормами за кілометр пробігу таким маршрутом. Відрядженому компенсують також витрати на технічне обслуговування, стоянку, паркування, а також збори за проїзд ґрунтовими дорогами та водними переправами. Окрім цього, до означеного комплексу включають витрати:

за користування постільними речами в поїздах;

на перев’язування багажу;

на оплату аеропортних зборів;

на проїзд країною відрядження, причому вид транспорту визначає працівник, якщо керівник підприємства не обмежив його у виборі. Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника;

на проїзд по місцю відрядження міським транспортом і рейсовими автобусами, метро, тролейбусами, трамваями (крім таксі), але тільки якщо у відрядженого немає безкоштовних засобів пересування.

Витрати на проїзд відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), квитанцій на постільні речі і т. д.

Витрати на проїзд у вагонах (каютах, салонах) особливого класу компенсуються з дозволу керівника підприємства.

Витрати на проживання — це витрати на:

оплату рахунків за місце в готелі (мотелі) або з наймання інших житлових приміщень;

харчування, включене в рахунок за проживання;

побутові послуги, також внесені в такий рахунок;

зазначене в цьому самому документі користування холодильником, телевізором, кондиціонером.

Інші витрати — це витрати на:

оплату телефонних рахунків та інших операцій зв’язку, якщо вони пов’язані з вирішенням виробничих питань і підтверджені документально;

оформлення закордонних паспортів і дозволів на в’їзд (увезення);

компенсаційні при обміні валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження;

на обов’язкове страхування;

інші документально оформлені витрати, без яких не можна виконати завдання з відрядження.

Якщо в документах про витрати з відрядження виділено податок на додану вартість і відрядження пов’язане з виробничою діяльністю, то сума ПДВ відноситься до податкового кредиту
(дебет рахунка 641/ПДВ) без підтвердження податковими наклад­ними — тільки за транспортними квитками та рахунками го-
телів.

Якщо рахунок на проживання виписано не готелем, тоді для віднесення суми ПДВ до податкового кредиту підприємству необхідно мати податкову накладну за умови, що сума сплати за проживання становить більше ніж 20 грн.

За відсутності накладної податковий кредит відсутній і суму ПДВ відносять у дебет субрахунка 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Якщо підприємство здійснює оплату проїзних квитків і проживання в готелі в безготівковій формі (при цьому документи, що підтверджують їхню вартість, повинні бути в оригіналі). Працівник, направлений у відрядження, складає авансовий звіт тільки про одержання ним добових.

Наказом Головної податкової адміністрації України від 19.09.2003 р. № 440 затверджена нова форма авансового звіту (зразок 4.2). Він тепер називається інакше — «Звіт про використання коштів, наданих на відрядження, або підзвіт». Це викликано тим, що введено штраф і податок за несвоєчасне повернення невитрачених коштів, одержаних на відрядження, і порядок складання цього звіту.

Розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

При несвоєчасності повернення суми надміру сплачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну:

Сума штрафу ___ (грн) = несвоєчасно повернута сума ___ (грн) ´ 15 : 100.

При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін повернення:

Сума податку ___ (грн) = не повернута сума ___ (грн) ´ ставка оподаткування (п. 7.1 ст. 7 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб»: 100.

Сума штрафу ____ (грн) = не повернута сума ___ (грн) ´ 15: 100.

Підпис особи, що склала розрахунок___________

ата складання розрахунку ____________ 200__ р.

З розрахунком ознайомлений: підпис _____________________

(прізвище, ім’я, по батькові)

Дата ___________

Розглянемо відображення операцій з відрядження на прикладах.

Було затверджено кошторис і працівнику видано аванс на витрати з відрядження й посвідчення про відрядження.

Кошторис розраховано в такий спосіб:

вартість квитків        240 грн

добові за 5 днів          90 грн

проживання   600 грн

Усього Іванову І. І. Видано 930 грн

Після повернення з відрядження Іванов І. І. подав авансовий звіт з такими сумами:

1) проїзд         240 грн

у тому числі ПДВ (ПДВ, виділений у квитках)    40 грн

2) постільна білизна  9 грн

у тому числі ПДВ     1,50 грн

3) добові (5 днів по 10 грн 80 коп.) 54 грн

4) проживання з дворазовим харчуванням            572 грн

(проживання — 400 грн, харчування — 10 грн,

готельний збір 20 % — 80 грн, ПДВ 20 % — 82 грн)

Усього            875 грн

Операції на рахунках і субрахунках бухгалтерського обліку буде відображено відповідними записами (табл. 4.3).

Таблиця 4.3

З авансовим звітом працівник підприємства подає звіт про відрядження.

Звертаємо увагу, що згідно з П(С)БО 21 дебіторська заборгованість за виданим на витрати з відрядження авансом визнається немонетарною та визначається за валютним курсом на дату одержання авансу із включенням до адміністративних, загальновиробничих витрат, витрат на збут. Якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті в затвердженому авансовому звіті більші від авансу, то таке перевищення підлягає перерахунку та включенню до витрат за валютним курсом на дату затвердження авансового звіту, а кредиторська заборгованість, що утворилася, уважатиметься монетарною та підлягатиме перерахунку на кожну дату балансу до погашення боргу перед працівником.

Монетарні статті — статті балансу про кошти, активи й зобов’язання, що будуть отримані чи оплачені у фіксованій (або визначеній) сумі грошей чи їхніх еквівалентів. Немонетарні статті виникають, якщо дебіторська або кредиторська заборгованість є наслідком перерахування чи одержання авансу.

Відповідно до Інструкції № 283 вивезення іноземної валюти, чеків за межі України фізичними особами, що від’їжджають у службові відрядження, дозволено:

за умови усного декларування митному органу фізичними особами — резидентами та нерезидентами — іноземної валюти готівкою і/або дорожніми чеками на суму до 1000 дол. США чи еквівалента цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним валютним курсом, установленим Національним банком на день перетинання митного кордону;

з обов’язковою вказівкою в митній декларації фізичними особами — резидентами та нерезидентами:

іноземної валюти, чеків, що завезені раніше в Україну на законних підставах (за наявності митної декларації на їх увезення);

коштів загальною сумою до 10 000 дол. США чи еквівалента цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день оформлення митної декларації, готівки і/або дорож­ніх чеків за довідкою вповноваженого банку на вивезення
іноземної валюти та чеків, виражених в іноземній валюті, при виїзді в службове відрядження за кордон України за формою № 01 с; а фізичними особами — нерезидентами, крім того, — чеків, що були надіслані в Україну з додержанням вимог законодавства України.

ТОВ «Надія» відряджає Сидоренка І. І. в місто Вашингтон (США) з 5 по 16 серпня 2002 р. строком на 12 днів для укладення договору на постачання продукції. Квитки на літак придбано за безготівковим рахунком на суму 6000 грн.

Складено кошторис витрат:

добові (12 × 280 грн: 5,3)       634 дол.

(52,83 дол. за кожний день

проживання) 1000 дол.

Разом  1634 дол.

Видано аванс 2 серпня 2003 р. в сумі 1634 дол.

Відрядження відбулося, договір підписано, до бухгалтерії подано 19 серпня 2002 р. авансовий звіт на суму:

добові 634 дол.

проживання   1500 дол.

Разом 2134 дол.

На рахунках бухгалтерського обліку операції буде відображено так, як це показано в табл. 4.3

Таблиця 4.3

Якщо аванс працівнику не видавався, то в бухгалтерському обліку операції буде відображено так, як це показано в табл. 4.4:

добові (12 днів × 280,00)       3360,00 грн

проживання (1500 дол.; курс на дату звіту 5,31 грн за 1 дол. США)      7965,00 грн

Разом 11 325,00 грн

Таблиця 4.4