7.2. Цілі та завдання контролінгу при плануванні

Контролінг дозволяє виявити найбільш ефективні шляхи досяг­нення поставлених цілей. Цілі повинні ставитися реальні, такі, які можуть бути виконані своїми силами з використанням мінімальних витрат.

Існують два види цілей — макроцілі (цілі організації) і мікроцілі (індивідуальні цілі працівників). Виконання кожним співпрацівником своїх цілей забезпечує виконання поставленої мети організації в цілому. Тобто кожний працівник повинен бути відповідальним за виконання свого завдання. Метою є усунення причин, а не покарання винних. Це перш за все усунення причин помилок.

В організації часто відсутня поточна інформація про дійсне положення справ, на основі якої можна робити правильні висновки. Це слабке місце виявляється особливо чітко тоді, коли в організації достатня кількість фінансових ресурсів. Але саме в такій ситуації відсутня інформація мала б велике значення для раціонального використання коштів управління.

Передумовою точного і вивіреного керівництва є створення функціонально орієнтованої системи планування діяльності. Якщо конкретніше, то планування діяльності означає необхідність визначення цілей. Крім того, планування діяльності передбачає визначення кола питань, яким займається керівництво самостійно, а які вирішують інші співробітники для того, щоб реалізувати спільно визначені цілі.

Планування діяльності направлене на досягнення поставлених цілей. Це змушує осіб, відповідальних за планування і прийняття рішень, усвідомлювати поставлені цілі, формулювати і оптимізувати їх. Письмово оформлене планування являє собою вихідний документ для контролю і наступного за ним керування подіями.

Центральним інструментом адміністративного управління є планування. За допомогою контролінгу планувальні процеси мож­на координувати та реалізувати з орієнтацією на оптимальний результат. Контролінг має своїм завданням забезпечити основоположну інформацію для планування, виявляє слабкі місця в цьому процесі, узгоджує між собою планувальну діяльність і розділи планів різних відділів і бере на себе їх формальну перевірку. Свої дії він узгоджує з підрозділами, які здійснюють планування, та відділом інформаційних технологій.

Процес планування починається із законів, постанов, положень і інших матеріалів на основі яких складають плани по закупівлі, виробництву, інвестиціях, кадрах, видатках. Контролінг
керує цим процесом, оцінює альтернативи та забезпечує прийнят­ність цих планів на всіх рівнях, щоб спільно з адміністративним керівництвом затвердити їх.

При плануванні цілей проблема полягає в тому, що необхідно враховувати безліч найрізноманітніших, часом протилежних інтересів. Планування подає те, що цілі вже визначені. Контролінг спочатку визначає зміст цільових структур, аналізує і чітко їх визначає. Потім повинна бути чітко визначена цільова система
адміністрації. Контролер при цьому вказує адміністраторові на наслідки адміністративних дій. Цілі державної адміністрації фор­муються протягом багатоступінчастого процесу, оскільки часткові цілі відомств та відділів узгоджуються між собою. Контролінг вдосконалює процедуру цільового планування, документуючи методи, які застосовуються, обробляючи та забезпечуючи інформацію, перевіряючи цілі. До завдань контролінгу належать визначення показників, які необхідні для оцінки ступеня досягнення цілей.

Стратегічна вихідна позиція адміністрації є підставою для початку процесу планування. Для цього аналізуються процеси розвитку адміністрації за останні чотири-п’ять років і розглядається майбутній процес на такий же період. При аналізі розглядають внутрішні і зовнішні передумови планування. До внутрішніх передумов належать: організаційна структура, заміщення посад, укомплектованість штатними одиницями, структура керівництва, кваліфікаційний профіль співробітників, час роботи установи, структура витрат та ін. Зовнішні передумови випливають із соціального, економічного, законодавчого зовнішнього середовища. До них належать законодавство, структура населення та економіки, податкові надходження, розвиток кон’юнктури та інше.

Стратегічний контролінг прискорює стратегічне планування, веде та документує процес планування. При стратегічному плануванні постійно перевіряються актуальні цілі, заходи по виконанню завдань. Стратегічний контролінг переводить стратегічні розробки в оперативні і надає керівникам допомогу визначити етапні цілі та реалізувати їх згідно з планами.

Контролінг дозволяє виявити найбільш ефективні шляхи досяг­нення поставлених цілей. Цілі повинні ставитися реальні, такі, які можуть бути виконані своїми силами з використанням мінімальних витрат.

Існують два види цілей — макроцілі (цілі організації) і мікроцілі (індивідуальні цілі працівників). Виконання кожним співпрацівником своїх цілей забезпечує виконання поставленої мети організації в цілому. Тобто кожний працівник повинен бути відповідальним за виконання свого завдання. Метою є усунення причин, а не покарання винних. Це перш за все усунення причин помилок.

В організації часто відсутня поточна інформація про дійсне положення справ, на основі якої можна робити правильні висновки. Це слабке місце виявляється особливо чітко тоді, коли в організації достатня кількість фінансових ресурсів. Але саме в такій ситуації відсутня інформація мала б велике значення для раціонального використання коштів управління.

Передумовою точного і вивіреного керівництва є створення функціонально орієнтованої системи планування діяльності. Якщо конкретніше, то планування діяльності означає необхідність визначення цілей. Крім того, планування діяльності передбачає визначення кола питань, яким займається керівництво самостійно, а які вирішують інші співробітники для того, щоб реалізувати спільно визначені цілі.

Планування діяльності направлене на досягнення поставлених цілей. Це змушує осіб, відповідальних за планування і прийняття рішень, усвідомлювати поставлені цілі, формулювати і оптимізувати їх. Письмово оформлене планування являє собою вихідний документ для контролю і наступного за ним керування подіями.

Центральним інструментом адміністративного управління є планування. За допомогою контролінгу планувальні процеси мож­на координувати та реалізувати з орієнтацією на оптимальний результат. Контролінг має своїм завданням забезпечити основоположну інформацію для планування, виявляє слабкі місця в цьому процесі, узгоджує між собою планувальну діяльність і розділи планів різних відділів і бере на себе їх формальну перевірку. Свої дії він узгоджує з підрозділами, які здійснюють планування, та відділом інформаційних технологій.

Процес планування починається із законів, постанов, положень і інших матеріалів на основі яких складають плани по закупівлі, виробництву, інвестиціях, кадрах, видатках. Контролінг
керує цим процесом, оцінює альтернативи та забезпечує прийнят­ність цих планів на всіх рівнях, щоб спільно з адміністративним керівництвом затвердити їх.

При плануванні цілей проблема полягає в тому, що необхідно враховувати безліч найрізноманітніших, часом протилежних інтересів. Планування подає те, що цілі вже визначені. Контролінг спочатку визначає зміст цільових структур, аналізує і чітко їх визначає. Потім повинна бути чітко визначена цільова система
адміністрації. Контролер при цьому вказує адміністраторові на наслідки адміністративних дій. Цілі державної адміністрації фор­муються протягом багатоступінчастого процесу, оскільки часткові цілі відомств та відділів узгоджуються між собою. Контролінг вдосконалює процедуру цільового планування, документуючи методи, які застосовуються, обробляючи та забезпечуючи інформацію, перевіряючи цілі. До завдань контролінгу належать визначення показників, які необхідні для оцінки ступеня досягнення цілей.

Стратегічна вихідна позиція адміністрації є підставою для початку процесу планування. Для цього аналізуються процеси розвитку адміністрації за останні чотири-п’ять років і розглядається майбутній процес на такий же період. При аналізі розглядають внутрішні і зовнішні передумови планування. До внутрішніх передумов належать: організаційна структура, заміщення посад, укомплектованість штатними одиницями, структура керівництва, кваліфікаційний профіль співробітників, час роботи установи, структура витрат та ін. Зовнішні передумови випливають із соціального, економічного, законодавчого зовнішнього середовища. До них належать законодавство, структура населення та економіки, податкові надходження, розвиток кон’юнктури та інше.

Стратегічний контролінг прискорює стратегічне планування, веде та документує процес планування. При стратегічному плануванні постійно перевіряються актуальні цілі, заходи по виконанню завдань. Стратегічний контролінг переводить стратегічні розробки в оперативні і надає керівникам допомогу визначити етапні цілі та реалізувати їх згідно з планами.