1.3. Оформление документов при увольнении работников

Общему порядку оформления прекращения трудового договора посвящена ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.

Как сказано в данной статье, прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Такой приказ составляется по унифицированной форме N Т-8, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Обратите внимание! Если увольняется сразу несколько работников, то можно использовать форму N Т-8а, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

В приказе указывают, на каком основании прекращаются трудовые отношения с работником, со ссылкой на норму трудового законодательства. При этом формулировка основания должна соответствовать той, что указана в Трудовом кодексе РФ. Например: "...на основании пункта 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (по соглашению сторон)..."

Кроме того, в приказе должны быть указаны реквизиты документа, на основании которого производится увольнение работника. Например, реквизиты соглашения работника и работодателя о прекращении трудового договора.

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись: "С приказом ознакомлен. От подписи отказался".

Затем вносится запись об увольнении в трудовую книжку работника. При этом следует руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 (далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек), а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила N 225).

Так, записи во всех разделах трудовой книжки следует производить перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. Цвет чернил (пасты, геля) может быть черным, синим или фиолетовым (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Трудовая книжка работника заполняется на основании приказа работодателя (формы N Т-8 или N Т-8а). В п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек даны следующие разъяснения по поводу заполнения трудовой книжки. Там сказано, что в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата увольнения (арабскими цифрами в следующем формате: 12 октября 2011 г.). В графе 3 указываются причины и основания для увольнения. Нужно учитывать, что запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи нормативно-правового акта. Такие правила закреплены в ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, а также в п. 10 Правил N 225. И наконец, в графе 4 проставляются реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении. Сокращения не допускаются (например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение").

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении работника.

Сведения о работе

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Об этом сказано в п. 35 Правил N 225. Подпись работника допускается не ставить, если выдать трудовую книжку на руки работнику невозможно.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность) (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан:

1) произвести с работником полный расчет. В том числе выплатить заработную плату за отработанный период, премии, надбавки, компенсацию за неиспользованные отпуска, иные компенсации, причитающиеся работнику (к примеру, выходное пособие). На основании ст. 140 Трудового кодекса РФ выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный выше срок выплатить не оспариваемую им сумму;

2) выдать работнику трудовую книжку.

Получая трудовую книжку при увольнении, сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил N 225). В данных документах для этого есть соответствующие графы.

Пример. Сидоров Иван Николаевич уволен из ООО "Вектор" 20 ноября 2011 г. в соответствии с приказом от 20 ноября 2011 г. N 34/11. В последний день работы трудовая книжка была выдана на руки работнику, о чем была сделана запись в книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Важно отнестись к обязанности выдать трудовую книжку работнику своевременно в день прекращения трудового договора особенно внимательно. Дело в том, что если данная обязанность будет нарушена, то работодатель может быть привлечен к:

- административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Ведь обязанность выдать трудовую книжку в день увольнения закреплена в Трудовом кодексе РФ;

- материальной ответственности. Дело в том, что если работодатель по своей вине не выдал трудовую книжку в день прекращения трудового договора, то у него возникает обязанность возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки. Об этом сказано в ст. 234 Трудового кодекса РФ, а также в п. 35 Правил N 225.

Обратите внимание! Такая же ответственность ждет работодателя и за внесение неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника. Поэтому важно отнестись к заполнению трудовой книжки очень ответственно.

Чтобы избежать неприятностей, работодателю важно знать несколько важных моментов о порядке выдаче трудовых книжек уволенным работникам. Выдать работнику документ не всегда возможно в последний день работы. Бывают ситуации, когда работник отсутствует на работе или попросту отказывается от получения трудовой книжки. Что делать в таких случаях?

Прежде всего нужно отметить, что материальная ответственность за задержку трудовой книжки не наступает в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении по следующим основаниям:

- за прогул (пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ);

- осуждение работника к наказанию (п. 4 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);

- увольнение женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности.

Также работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки со дня направления работнику, не получившему ее при увольнении, уведомления о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправление ее по почте. Поэтому, если выдать трудовую книжку по каким-то причинам невозможно, а основания увольнения работника не те, что указаны выше, работодатель в день прекращения трудовых отношений обязан направить такое уведомление работнику. Уведомление может выглядеть так:

Пример составления уведомления работнику

Никифоровой И.С.

Адрес: 117588, Москва, Профсоюзная 176 - 116

Уведомление

от 20 ноября 2011 г. N 134

о необходимости явиться за трудовой книжкой

или дать согласие на отправление ее по почте

Уважаемая Ирина Семеновна,

Общество с ограниченной ответственностью "Ласточка" уведомляет Вас о том, что в связи с прекращением 20 ноября 2011 г. срока действия срочного трудового договора, заключенного между Вами и ООО "Ласточка", Вам необходимо явиться для получения Вашей трудовой книжки в отдел кадров ООО "Ласточка" 20 ноября 2011 г. (последний день работы).

В случае невозможности получения Вами трудовой книжки в отделе кадров просим Вас сообщить в письменной форме о своем согласии на отправление ее по почте.

Сообщаю также, что со дня уведомления о необходимости получения трудовой книжки работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

20 ноября 2011 г.

Генеральный директор

ООО "Ласточка"                   Васильев                 А.П. Васильев

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация (учреждение) должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника), невостребованные - 75 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены п. 43 Правил N 225.

Кроме всего прочего, согласно требованиям ст. 84.1 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Также в соответствии с пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 225-ФЗ) работнику должна быть выдана справка о сумме заработка за два календарных года, предшествовавшие году прекращения работы (службы, иной деятельности). Форма такой справки утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 17 января 2011 г. N 4н.

Обратите внимание! С просьбой выдать указанную справку может обратиться и ранее уволенный работник. В этом случае работодатель должен выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Заявление работник может подать лично или через своего законного представителя (доверенное лицо) или направить по почте. Учтите, работодатель несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в справке (ст. 15.1 Закона N 255-ФЗ).

Согласно п. 4 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" работодатель также должен передавать в день увольнения сведения по начисленным и уплаченным страховым взносам обязательного пенсионного страхования.

Важно иметь в виду, что при увольнении работника, подлежащего воинскому учету, работодатель обязан в течение двух недель направить в военкомат сведения об увольнении по установленной форме. Учтите, если такая обязанность не будет выполнена, должностное лицо организации может быть привлечено к административной ответственности на основании п. 3 ст. 21.4 КоАП РФ. Штраф за такое нарушение составляет от 300 до 1 тыс. руб.

Общему порядку оформления прекращения трудового договора посвящена ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.

Как сказано в данной статье, прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Такой приказ составляется по унифицированной форме N Т-8, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Обратите внимание! Если увольняется сразу несколько работников, то можно использовать форму N Т-8а, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

В приказе указывают, на каком основании прекращаются трудовые отношения с работником, со ссылкой на норму трудового законодательства. При этом формулировка основания должна соответствовать той, что указана в Трудовом кодексе РФ. Например: "...на основании пункта 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (по соглашению сторон)..."

Кроме того, в приказе должны быть указаны реквизиты документа, на основании которого производится увольнение работника. Например, реквизиты соглашения работника и работодателя о прекращении трудового договора.

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись: "С приказом ознакомлен. От подписи отказался".

Затем вносится запись об увольнении в трудовую книжку работника. При этом следует руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 (далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек), а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила N 225).

Так, записи во всех разделах трудовой книжки следует производить перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. Цвет чернил (пасты, геля) может быть черным, синим или фиолетовым (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Трудовая книжка работника заполняется на основании приказа работодателя (формы N Т-8 или N Т-8а). В п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек даны следующие разъяснения по поводу заполнения трудовой книжки. Там сказано, что в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата увольнения (арабскими цифрами в следующем формате: 12 октября 2011 г.). В графе 3 указываются причины и основания для увольнения. Нужно учитывать, что запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи нормативно-правового акта. Такие правила закреплены в ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, а также в п. 10 Правил N 225. И наконец, в графе 4 проставляются реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении. Сокращения не допускаются (например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение").

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении работника.

Сведения о работе

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Об этом сказано в п. 35 Правил N 225. Подпись работника допускается не ставить, если выдать трудовую книжку на руки работнику невозможно.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность) (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан:

1) произвести с работником полный расчет. В том числе выплатить заработную плату за отработанный период, премии, надбавки, компенсацию за неиспользованные отпуска, иные компенсации, причитающиеся работнику (к примеру, выходное пособие). На основании ст. 140 Трудового кодекса РФ выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный выше срок выплатить не оспариваемую им сумму;

2) выдать работнику трудовую книжку.

Получая трудовую книжку при увольнении, сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил N 225). В данных документах для этого есть соответствующие графы.

Пример. Сидоров Иван Николаевич уволен из ООО "Вектор" 20 ноября 2011 г. в соответствии с приказом от 20 ноября 2011 г. N 34/11. В последний день работы трудовая книжка была выдана на руки работнику, о чем была сделана запись в книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Важно отнестись к обязанности выдать трудовую книжку работнику своевременно в день прекращения трудового договора особенно внимательно. Дело в том, что если данная обязанность будет нарушена, то работодатель может быть привлечен к:

- административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Ведь обязанность выдать трудовую книжку в день увольнения закреплена в Трудовом кодексе РФ;

- материальной ответственности. Дело в том, что если работодатель по своей вине не выдал трудовую книжку в день прекращения трудового договора, то у него возникает обязанность возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки. Об этом сказано в ст. 234 Трудового кодекса РФ, а также в п. 35 Правил N 225.

Обратите внимание! Такая же ответственность ждет работодателя и за внесение неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника. Поэтому важно отнестись к заполнению трудовой книжки очень ответственно.

Чтобы избежать неприятностей, работодателю важно знать несколько важных моментов о порядке выдаче трудовых книжек уволенным работникам. Выдать работнику документ не всегда возможно в последний день работы. Бывают ситуации, когда работник отсутствует на работе или попросту отказывается от получения трудовой книжки. Что делать в таких случаях?

Прежде всего нужно отметить, что материальная ответственность за задержку трудовой книжки не наступает в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении по следующим основаниям:

- за прогул (пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ);

- осуждение работника к наказанию (п. 4 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);

- увольнение женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности.

Также работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки со дня направления работнику, не получившему ее при увольнении, уведомления о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправление ее по почте. Поэтому, если выдать трудовую книжку по каким-то причинам невозможно, а основания увольнения работника не те, что указаны выше, работодатель в день прекращения трудовых отношений обязан направить такое уведомление работнику. Уведомление может выглядеть так:

Пример составления уведомления работнику

Никифоровой И.С.

Адрес: 117588, Москва, Профсоюзная 176 - 116

Уведомление

от 20 ноября 2011 г. N 134

о необходимости явиться за трудовой книжкой

или дать согласие на отправление ее по почте

Уважаемая Ирина Семеновна,

Общество с ограниченной ответственностью "Ласточка" уведомляет Вас о том, что в связи с прекращением 20 ноября 2011 г. срока действия срочного трудового договора, заключенного между Вами и ООО "Ласточка", Вам необходимо явиться для получения Вашей трудовой книжки в отдел кадров ООО "Ласточка" 20 ноября 2011 г. (последний день работы).

В случае невозможности получения Вами трудовой книжки в отделе кадров просим Вас сообщить в письменной форме о своем согласии на отправление ее по почте.

Сообщаю также, что со дня уведомления о необходимости получения трудовой книжки работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

20 ноября 2011 г.

Генеральный директор

ООО "Ласточка"                   Васильев                 А.П. Васильев

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация (учреждение) должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника), невостребованные - 75 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены п. 43 Правил N 225.

Кроме всего прочего, согласно требованиям ст. 84.1 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Также в соответствии с пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 225-ФЗ) работнику должна быть выдана справка о сумме заработка за два календарных года, предшествовавшие году прекращения работы (службы, иной деятельности). Форма такой справки утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 17 января 2011 г. N 4н.

Обратите внимание! С просьбой выдать указанную справку может обратиться и ранее уволенный работник. В этом случае работодатель должен выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Заявление работник может подать лично или через своего законного представителя (доверенное лицо) или направить по почте. Учтите, работодатель несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в справке (ст. 15.1 Закона N 255-ФЗ).

Согласно п. 4 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" работодатель также должен передавать в день увольнения сведения по начисленным и уплаченным страховым взносам обязательного пенсионного страхования.

Важно иметь в виду, что при увольнении работника, подлежащего воинскому учету, работодатель обязан в течение двух недель направить в военкомат сведения об увольнении по установленной форме. Учтите, если такая обязанность не будет выполнена, должностное лицо организации может быть привлечено к административной ответственности на основании п. 3 ст. 21.4 КоАП РФ. Штраф за такое нарушение составляет от 300 до 1 тыс. руб.